工程公司檔案管理規(guī)定樣本

工程公司檔案管理規(guī)定1目加強檔案管理和收集管理工作，保證檔案機密性、完整性和精確性，有效保護和充分運用檔案為都市建設和公司經(jīng)營發(fā)展服務。2范疇合用于以文字圖表、聲像資料、榮譽實物等各種形式構(gòu)成公司科技檔案，行政檔案，也涉及營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。3定義3.1公司檔案工作基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室除外)尋常使用保管分別由關于部門管理，以便于及時運用，維護檔案完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具備參照價值文獻、材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完文獻、資料及時歸檔。3.2歸檔文書涉及：1)公司與關于單位來往信件、各種合同書、合同等。2)公司會議原始記錄、紀要和決定(涉及發(fā)布告知、通報、機構(gòu)調(diào)節(jié)、任免、獎懲以及全公司規(guī)章制度)。3)公司制定籌劃、記錄、預決算、工作總結(jié)。4)公司主持召開各種專業(yè)會議形成領導發(fā)言、文獻和會議總結(jié)紀要。5)國際國內(nèi)同行業(yè)交流和合伙公司來往文獻、合同、報告和會談紀要等文獻材料。6)公司各部門發(fā)文。7)其她具備保存價值文獻材料、重要工作經(jīng)驗材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門抄送信件。9)我司歷史沿革、大事記及反映我司重要活動剪報、照片、錄音、錄像等。10)我司關于員工勞動、工資、福利方面文獻材料。11)我司科技檔案。4權(quán)責4.1公司行政部設立專門檔案工作，受上級檔案部門業(yè)務指引、監(jiān)督和檢查，負責管理公司文書、科技檔案，其任務是：1)收集、整頓、立卷、鑒定、保管公司文書檔案；2)積極開展檔案提供運用工作；3)進行檔案鑒定；4)進行檔案記錄；5)保管某些科技檔案；6)認真學習《中華人民共和國檔案法》關于制度、檔案工作理論、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔基本辦法，保證檔案質(zhì)量。4.2各部門協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5內(nèi)容5.1檔案管理工作流程見圖1。5.2檔案管理工作闡明見表1。5.3歸檔規(guī)定5.3在一種卷內(nèi)要按問題或文獻形成時間，系統(tǒng)地排列。5.35.35.4檔案保存期限文獻保存期限除政府關于法令或本公司其她規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文獻；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其她債權(quán)憑證；（8）工程設計圖；（9）其她經(jīng)核定須永久保存文書。2)保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)籌劃資料；（4）其她經(jīng)核定須保存文書。3)5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其她經(jīng)核定保存5年文書。4)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6有關資料6.1有關文獻6.1.1《中華人民共和國檔案法》6.1.2《南京市檔案管理辦法》6.2附件6.2.1卷內(nèi)文獻目錄6.2.2圖1檔案管理工作流程流程名稱檔案管理流程任務概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門節(jié)點ABCD123456789審批審批審批審批審批審批審批審批開始檔案運用保管維護分類整頓檔案鑒定檔案收集檔案運用保管維護分類整頓檔案鑒定檔案收集檔案更新檔案更新檔案銷毀檔案銷毀結(jié)束檔案運用檔案運用任務名稱節(jié)點任務程序、重點及原則時限有關資料檔案收集鑒定C2C3B3A3程序公司經(jīng)營管理手冊☆各單位結(jié)合實際狀況，制定歸檔文獻范疇。對哪些文獻應當歸檔、哪些文獻不應當歸檔，做出相應規(guī)定，能反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營管理活動職能，具備查考運用價值文獻材料等屬于歸檔范疇☆在歸檔中應當收集齊全文獻訂稿、正本和關于材料，保證檔案完整性☆在檔案文獻收集過程中，對資料進行去粗取精等工作，擬定資料運用價值1個工作日☆收集檔案文獻通過鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點☆檔案收集和鑒定原則☆收集及時、齊全、完整檔案保管維護C4C5程序1.公司經(jīng)營管理手冊2.卷內(nèi)文獻目錄3.卷末備考表☆通過審批后，行政人員對收集之檔案文獻進行整頓2個工作日☆整頓基本任務是把零散、需要修改檔案進行分類、組織和編目，使其構(gòu)成一種體系，固定下來，以便檔案使用，其過程如下:☆區(qū)別全宗：按照全宗整頓檔案，能完整反映公司或個人活動所有內(nèi)容和過程，便于檔案保管和運用☆分類：檔案分類就是依照立檔單位內(nèi)檔案來源、時間、內(nèi)容或形式異同，按照一定體系，分門別類、有系統(tǒng)地區(qū)別檔案和整頓檔案，使其構(gòu)成有機整體，以反映立檔單位歷史面貌☆立卷：立卷是整頓和保存文獻一種辦法，即將解決完畢文獻進行系統(tǒng)整頓，組合為一種案卷☆編目：編目涉及編制卷內(nèi)文獻目錄、卷末備考表、案卷封面編目和案卷目錄編制☆整頓后檔案文獻開始保管，檔案保管指依照檔案成分和狀況，采用存儲和安全保護辦法，維護檔案完整與安全，延長檔案壽命重點☆檔案保管和維護原則☆保管合理、對的(續(xù)表)檔案存檔銷毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司經(jīng)營管理手冊☆對資料進行保管維護后，行政人員依照檔案內(nèi)容和成分，記錄、報道編制檔案文獻檢索工具，其她部門運用各種檢索工具查找檔案☆檢索工具制作后，定期對檔案文獻進行資料更新活動，刪除沒有運用價值和已被損壞檔案文獻，將其進行報廢解決☆通過鑒定，那些無繼續(xù)保存價值檔案應在一定期間內(nèi)銷毀☆進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)行政經(jīng)理審核總