營運資料管理制度樣本

內(nèi)部文獻內(nèi)部文獻禁止外傳深圳市益田商業(yè)管理有限公司營運資料管理制度 編制部門:營運部編制時間:二○○七年十月二十日深圳市益田商業(yè)管理有限公司營運資料管理制度制度名稱營運資料管理制度編號SY-ZD-YY--004目錄TOC\o"1-2"\h\z\u一、目 1二、需歸檔文獻資料 1三、文獻收、發(fā)管理 1四、文獻傳閱、借閱管理 2五、文獻保管、保存 2六、文獻保密 3七、文獻銷毀 3八、附件： 3九、制度制定、監(jiān)督與執(zhí)行 3附件：《發(fā)文登記表》、《收文登記表》修改時間修改頁碼修改狀態(tài)修改人審批人編制人：洪淑芝、王曉紅日期：.10.20審核人：日期：批準人：日期：版本號-1營運資料管理制度一、目 為了加強對營運部工作中往來文獻資料進行及時歸檔和管理，全面提高資料管理工作效率，使營運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。二、需歸檔文獻資料政府下發(fā)重要文獻及有關(guān)部門來函；公司下發(fā)重要文獻；商戶資料：商戶基本信息資料（營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生允許證等）；商戶尋常往來文獻（涉及傳真、函件、申請表等）；文獻：與商家洽談會議紀要、各種問題解決方案等；部門文獻：會議紀要、工作聯(lián)系單、請示、報告、函件等；內(nèi)部管理資料（客戶投訴登記、營運日記、各類報表報告總結(jié)）；其他重要資料。三、文獻收、發(fā)管理部門員工在收到文獻后應(yīng)及時到資料管理員處進行登記，當(dāng)面填寫收文登記表，與資料管理員辦理好交接手續(xù)資料管理員在接到文獻時應(yīng)及時進行登記，并做好電子文檔備份；部門文獻需對外發(fā)放時需經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字承認后，方可對外發(fā)送；資料管理員需將對外發(fā)送文獻進行詳細登記，復(fù)印備份后發(fā)送給有關(guān)單位或部門并簽收；需對外發(fā)送文獻資料工作聯(lián)系單、傳真、會議紀要；部門回函；四、文獻傳閱、借閱管理傳閱程序、范疇和借閱程序、范疇：文獻需在部門內(nèi)傳閱時，由資料管理員將文獻交部門經(jīng)理閱核，簽字承認后發(fā)放部門員工進行傳閱；部門員工在看過文獻后需簽字確認，由最后簽字員工將文獻交回資料管理員處進行歸檔；部門及其他部門員工需借閱本部門文獻資料、專業(yè)書籍等，需在資料管理員處填寫《文獻借閱登記表》，并由部門經(jīng)理（審批人）簽字承認，方可借閱；文獻、書籍歸還時資料管理員應(yīng)認真進行檢查，如無問題需簽字確認；文獻、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進行催還；部門及其他部門員工借閱檔案后應(yīng)妥善保管，并準時歸還；建立文獻網(wǎng)上發(fā)布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門員工發(fā)布部門性文獻周一網(wǎng)上發(fā)布部門周小結(jié)及本周籌劃、部門周例會紀要等發(fā)布人：部門長發(fā)布程序：所有發(fā)布文獻須經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后方可進行發(fā)布五、文獻保管、保存設(shè)立獨立資料柜保存本部門重要資料；所有資料嚴格按照類別實行分類管理，統(tǒng)一對文獻進行規(guī)范編號，并建立文獻目錄，以便日后文獻迅速查找（報告、分析、總結(jié)、數(shù)據(jù)、制度、辦法、規(guī)定、會議紀要要有電子文檔備份）；商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)或樓層為單位對資料進行分類歸檔保管；租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進行為整頓、裝訂、保存；跟進新租戶有關(guān)資料，并做好歸檔工作；資料保存時間（每年10月—12月對部門所有文獻進行修理，對需歸檔文獻進行歸檔，保存日期以部門長界定；）保管方式：規(guī)定書面文檔(原件或復(fù)印件)六、文獻保密機密文獻系指：租戶與公司合伙條件；涉及詳細數(shù)據(jù)有關(guān)資料；對租戶和公司有重要影響文獻等；依照文獻重要性設(shè)立不同密級及保密時效；機密文獻調(diào)閱需經(jīng)部門長審批批準后方可調(diào)閱；資料管理員與借閱檔案人員要嚴格遵守公司保密制度，樹立高度責(zé)任心，加強保密意識；七、文獻銷毀對于超過保存期限檔案，由資料管理員登記造冊，經(jīng)管理員和部門長共同簽字承認后，方可進行銷毀；銷毀文獻需由專人負責(zé)銷毀，禁止將銷毀文獻作為它用或作廢紙解決。八、附件：附件1：《發(fā)文登記表》附件2：《收文登記表》九、制度制定、監(jiān)督與執(zhí)行1．本制度由益田商業(yè)管理有限公司營運部制定，并負責(zé)修改、解釋；2．本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件1：發(fā)文登記表序號日期編號文獻名稱份數(shù)發(fā)至部門簽收備注附件2：收文登記表NO編號文獻名稱份數(shù)發(fā)文部門發(fā)放人收文部門收文人收文日期備