會議與商務活動-03會中工作

會議與商務活動會議與商務活動

第3章會中工作

了解會間服務的工作內(nèi)容及重要性；明確多種會間服務的方法、多種會議記錄的方法以及安排會間文化活動的方法；熟知會間服務的多種技巧及常用的會議記錄方法，能完成基本的會議記錄；掌握基本的會議主持方法及技巧，能根據(jù)議程獨立主持會議。了解會議中主持人需要做的工作；明確會議主持人如何做開場白、串詞與總結(jié)；熟知會議主持人的管理技巧；掌握會議主持時間安排、議事進度安排以及會議意外情況處理的技巧。學習目標3.3會場服務工作3.2報到與簽到3.4會議記錄3.7會議主持人3.8會中文書服務3.6會間食、宿工作3.5會間文化娛樂活動的安排第3章會中工作3.1接站技巧

3.1接站技巧

一.接站工作要素（1）掌握需接站人員的人數(shù)、身份、職務、級別、年齡、性別等情況。（2）確定需接待人員所乘的交通工具，弄清楚航班號、抵達日期和具體時間，提早安排接待人員和車輛，以保證準確無誤、安全及時地做好接站工作。（3）在接站現(xiàn)場樹起醒目的標志，以便讓與會者辨識。（4）當與會者抵達后，接站人員要主動上前詢問，握手致意，并介紹其他接站人員的姓名、身份、職位等。（5）出站時主動幫助對方提行李，并為對方引路。（6）乘車返回時，須有主人陪車。工作人員要引導客人上車，為其打開車門，準確安排主客的座位。二.接站工作要求及服務技巧（1）提前到達，做好迎接準備工作，這能讓對方感覺到自己被重視和受尊敬。（2）對來賓禮貌熱情，細致周到，凡事替對方考慮，可幫助減少對方對陌生環(huán)境的不適感。（3）一般采用對等接待或高規(guī)格接待，即根據(jù)對方來人的職務（級別），安排我方同等職務或級別的人員前往接站，以示尊重（4）用語禮貌恭敬，態(tài)度親切自然。（5）接站現(xiàn)場要對雙方人員作簡單的相互介紹。樣板3.2報到與簽到

（一）報到（1）設置報到處和路標（2）查驗有效證件（3）登記與會人員的個人信息（4）接收和發(fā)放材料（5）預收費用（6）安排住宿3.2報到與簽到

（二）簽到會議簽到工作的要求常見的簽到的方法（1）認真準備。（2）有序組織。（3）及時統(tǒng)計。（1）簿式簽到。（2）卡片簽到。（3）會議工作人員代為簽到。（4）電子簽到。

3.3會場服務工作

會場服務具體的工作內(nèi)容一般包括：（1）引導座位、維持會場秩序（2）保持會場內(nèi)外的聯(lián)絡（3）保持會議上下的溝通（4）做好會議值班、電話接聽工作（5）操作與維護會議設備（6）會場保衛(wèi)工作（7）會場的清潔衛(wèi)生工作（8）會間茶水點心等的供應工作會間點心會場保衛(wèi)3.4會議記錄

（一）會議記錄的定義

（二）會議記錄的作用（1）會議記錄是研究和總結(jié)會議的重要依據(jù)。（2）會議記錄經(jīng)整理可作為向下傳達的文件，也可以作為向上級匯報的原始材料。（3）會議記錄可作為編寫會議紀要和會議簡報的基礎材料和重要的參考佐證資料。（4）會議記錄是重要的檔案資料，在編史修志、查證組織沿革、考核使用干部以及落實政策、核實歷史事實等方面，可起到無法替代的憑證作用。（5）一些法定性會議，會議記錄經(jīng)發(fā)言者和會議領導人確認簽字后，具有法律效力。（6）圖片類、音頻類的會議記錄，可適當用于報刊報道和影視制作。3.4.2會議記錄的分類（1）按記錄的手段分，有手工記錄和機器記錄兩種。（2）按會議記錄的載體分，有書面記錄、音頻記錄和視頻記錄三種。（3）按會議記錄的詳略分，有詳細記錄和摘要記錄兩種。3.4.3會議記錄的要求及注意事項一.會議記錄的要求二.會議記錄的注意事項（1）記錄的項目要完整。（2）記錄內(nèi)容要客觀、準確、真實、完整。（3）及時整理會議記錄。整理時要實事求是，忠實于講話人、發(fā)言人的原意，盡可能采用原話；原話意思不完整的，可以作一些技術(shù)加工，但不能在內(nèi)容和意思上作隨意的增減或刪改。（4）會議記錄一般不公開發(fā)表。如需發(fā)表，必須征得上級領導同意以及發(fā)言者本人審閱、同意方可進行。3.4.4會議記錄的基本格式一.第一部分基本情況（1）會議名稱（2）性質(zhì)（3）次數(shù)（4）出席會議的人數(shù)（人名）和缺席人數(shù)（人名）（5）開會的時間、地點（6）主持人（7）記錄人二.第二部分會議內(nèi)容和會場情況三.第三部分結(jié)尾3.4.5會議記錄的記錄方法一.會議記錄的常用方法（1）摘要性記錄。（2）詳細記錄。（3）“速記法”。二.整理會議文字記錄的技巧（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強分析和理解能力。（2）善于對發(fā)言人講話中的不足之處進行補正。（3）加強平時的寫作訓練，提高表達能力和寫作水平。樣板3.5會間文化娛樂活動的安排一.會間活動的作用二.組織會間活動的原則

（1）健康、輕松的原則（2）安全至上原則（3）組織有序原則（4）自愿參與原則（5）從簡節(jié)約原則三.會間娛樂活動的種類和形式（1）會間娛樂活動的種類（2）常見的五種會間活動形式四.組織會間活動的注意事項（1）適當照顧與會者的興趣和要求（2）尊重與會者的宗教信仰和風俗習慣（3）活動能體現(xiàn)地方風俗或特色3.6會間食、宿工作（一）會議餐飲工作安排會議餐飲需要注意以下幾個方面：第一，會議餐飲安排的首要原則就是量入為出。第二，會議餐飲食品特別強調(diào)的是安全衛(wèi)生。第三，在具體菜式的選擇上，工作餐要體現(xiàn)顧全大局的原則。第四，注意餐桌禮儀。（二）會間住宿工作安排會間住宿需要注意以下事項：（1）要了解住宿賓館的檔次（2）要了解房間的設施設備（3）要了解賓館提供的相關(guān)服務（4）要了解住宿者有無特殊要求3.7會議主持人

3.7.1會議主持人工作概述（一）引領會議進入程序

（1）將與會者引入會議狀態(tài)（2）準時開會（3）介紹會議目的（4）開場白要簡潔、明快、扣人心弦（二）推進會議（1）防止冷場（2）合理讓與會人員發(fā)言（3）要限制超時和超次的發(fā)言（4）引導與會人員實現(xiàn)會議目標（5）澄清混亂模糊的信息（6）時常做簡短概括（三）結(jié)束會議（1）通報取得的成果（2）指出分歧（3）明確今后的行動方法3.7.2會議主持人的語言（一）會議主持的語言要求

（1）音調(diào)正確，舉止適當（2）突出中心，緊扣議題（3）準確鮮明，精練概括（4）嚴謹靈活，通俗易懂（5）評述得體，幽默生動（二）開場白（1）開場白的基本類型①開門見山式。②迂回入題式。③引發(fā)思考式。（2）開場白的技巧①常見會議的開場白要實說巧說。②晚會類的開場白通常是先造氛圍，后入主題。（三）連接詞（1）會議連接詞（2）晚會串詞（四）會后小結(jié)3.7.3會議時間安排的改進（一）“壓縮法”加“限時制”

推行會議“壓縮法”、“限時制”，要采取以下措施：（1）加強教育，樹立正確的會議“質(zhì)量觀”。（2）嚴格限時。（3）設置“限時器”。（4）簡化會議程序。貫徹會議“壓縮法”，要特別注意從復雜的會議程序中解脫出來。（5）開會準時。（6）控制發(fā)言時間。3.7.4掌握議事進度一.語言方式二.非語言方式3.7.5達成會議決策達成會議決策是很多會議的重要內(nèi)容，例如黨、團員代表大會。達成決議可以有以下決策方式。圖

四種群體決策

3.7.6處理會議中的意外情況一.可能出現(xiàn)的危機會議開始前和進行中，可能會出現(xiàn)下列“危機”：（1）時間到了，答應到會的人還沒有來，也許他根本就沒打算來。（2）會議已經(jīng)在進行中了，某位重要的嘉賓才匆忙趕到會場，讓他坐哪里，要不要中止正在進行的議程，向大會介紹這位嘉賓。（3）進入會議室，才發(fā)現(xiàn)實物投影儀不能使用，或者是軟件出了問題，或者電源界線板有了故障，或者是屏幕沒有地方懸掛等等。（4）需要臨時調(diào)換會議室。（5）夏季開會，會議室內(nèi)的空調(diào)啟動不了。（6）來賓單位臨時更換或增加了人員，導致主席臺上的某個座位前沒有座位卡。二.危機與應對3.8會中文書服務（一）會中文書概述一.會議記錄（1）會議記錄工作方法。（2）會議記錄準備工作。（3）會議記錄的重點。二.會議簡報（1）會議簡報的概念。（2）會議簡報的作用。（3）會議簡報的編寫方法。三.會議宣傳（二）會中文書的擬寫一.會議記錄（1）寫作要點。（2）會議記錄的寫法。二.會議簡報●知識掌握1.說說會議報到和會議簽到的區(qū)別。2.你知道怎樣才能做好會議記錄嗎？你常用哪些快記法記錄？3.你參加的會議有沒有組織一些