秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)復(fù)習(xí)考試資料

第一章緒論

（4%）單項(xiàng)選擇*4

主要觀察秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)、工作內(nèi)容、秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象等。查核形式為客觀題。

一、秘書(shū)的性質(zhì)

秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身旁的綜合輔助工作人員和公事服務(wù)人員。他們以輔助決議，綜

合協(xié)調(diào)，交流信息，辦文、辦會(huì)、做事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的顧問(wèn)和助手。

秘書(shū)服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者；

秘書(shū)活動(dòng)基本方式是辦理信息和事務(wù)；

秘書(shū)活動(dòng)的根天性質(zhì)是輔助性。

二、秘書(shū)工作的內(nèi)容

（-）輔助辦公

（二）決議顧問(wèn)

（三）管理協(xié)調(diào)

（一）輔助辦公

這是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)部分，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的助手，要輔助領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成各項(xiàng)工作。詳細(xì)可分為

辦文、辦會(huì)、做事【（1）平時(shí)事務(wù)（辦公室事務(wù)；招待；商務(wù)旅游；商務(wù)活動(dòng)）（2）隨機(jī)性事

務(wù)（3）受權(quán)理事三部分?！?/p>

三、秘書(shū)工作的特點(diǎn)

I.領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助性（基本屬性）

2.角色意識(shí)多重性（人）

3.公共事務(wù)籌辦性（事）

4.職能活動(dòng)中介性（空）

5.作息界限模糊性心（時(shí)）

6.主輔運(yùn)作共同性（關(guān)系）

7.工作績(jī)效隱透性（成效）

第二章秘書(shū)工作的發(fā)源與沿革

（1%）單項(xiàng)選擇*1

主要觀察我國(guó)秘書(shū)的發(fā)源與發(fā)展、新期間秘書(shū)工作的新要求等。查核形式為選擇題、

判斷題。

第三章秘書(shū)工作職能與職能環(huán)境建設(shè)

（15%）單項(xiàng)選擇*2,多項(xiàng)選擇*3,判斷*1,簡(jiǎn)答*1

主要觀察秘書(shū)的工作職能、秘書(shū)職能的自然環(huán)境和人際環(huán)境等。查核時(shí)以簡(jiǎn)答題、選擇題

和判斷題為主。

一、秘書(shū)職能的自然環(huán)境

（一）辦公環(huán)境的部署

1、辦公環(huán)境部署的因素

辦公室空間面積；辦公家具；燈光；空氣；綠色植物。

2、辦公室部署的原則

健康；安全；便于工作。

3、辦公室部署需注意的問(wèn)題

(1)表現(xiàn)職業(yè)氣氛和公司文化；

(2)照料健康和安全；

(3)吻合工作流程；

(4)利于保密。

4、辦公環(huán)境的保護(hù)與管理

(1)個(gè)人工作區(qū)整齊有序

電腦、打印機(jī)、電話、電話本、紙張、筆、印章、釘書(shū)機(jī)、文件夾、檔案盒等

的合理擺放。

(2)公共地區(qū)的保護(hù)與管理

墻壁、走廊、通道等公共地區(qū)的保護(hù)與管理，如飲水機(jī)、綠色植物等。

5、辨別辦公場(chǎng)所和常用設(shè)施的隱患

(1)健康隱患

溫度、水、燈光、綠色植物、辦公家具等。

(2)安全隱患

人身安全隱患、失密隱患，如電話線、物件擺放中的安全、信息傳達(dá)方式中的保密

問(wèn)題等。

(二)辦宣布局的設(shè)計(jì)

1、設(shè)計(jì)辦公構(gòu)造和布局要考慮的因素

(1)員工的人數(shù)；

(2)購(gòu)置或租用的面積；

(3)機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類(lèi)；

(4)組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)和內(nèi)容；

(5)部門(mén)間的工作聯(lián)系；

(6)辦公室的間隔方式；

(7)走廊、樓梯和通道要吻合安全需要。

2、開(kāi)放辦公室與關(guān)閉辦公室

(1)開(kāi)放辦公室的優(yōu)弊端及采納原則；

(2)關(guān)閉辦公室的優(yōu)弊端及采納原則；

(3)開(kāi)放辦公室與關(guān)閉辦辦公室聯(lián)合使用。

三、秘書(shū)職能的人際環(huán)境

(1)社會(huì)認(rèn)知

指?jìng)€(gè)人對(duì)他人的心理狀態(tài)、行為動(dòng)機(jī)和意愿作出推斷和判斷的過(guò)程。

社會(huì)認(rèn)識(shí)的范圍：表情范圍、性格范圍、關(guān)系范圍等。

(四)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的辦理

5、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)中幾種關(guān)系的掌握

(1)為主要領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)與為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)

(2)為中心工作服務(wù)與為平時(shí)工作服務(wù)

(3)正確辦理多頭指示，防止釀成矛盾

(4)增強(qiáng)交流，促使領(lǐng)導(dǎo)班子的親密合作

（5）對(duì)口請(qǐng)示,防止交錯(cuò)請(qǐng)示

（6）逐級(jí)請(qǐng)示,防止越級(jí)請(qǐng)示

（7）增強(qiáng)交流,防止產(chǎn)生誤解

（8）挑選信息,防止說(shuō)是道非

（五）秘書(shū)與同事關(guān)系的辦理

1、秘書(shū)與同事關(guān)系的特點(diǎn)

in秘書(shū)與同事是一種同等的工作合作關(guān)系一一向心力

（2）秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)與同事之間傳達(dá)指示，形成同事視秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)的替身，領(lǐng)導(dǎo)視秘書(shū)

為同事的代言人的狀況一一離心力

2、秘書(shū)辦理與同事關(guān)系的原則

（1）認(rèn)識(shí)尊敬同事是相處的基礎(chǔ)

（2）主動(dòng)靠近同事是相處的開(kāi)始

（3）真摯關(guān)懷同事是相處的要點(diǎn)

（4）同等對(duì)待同事是相處的準(zhǔn)則

（5）熱忱贊嘆同事是相處的調(diào)劑

（6）公私分明、盡量防止?fàn)幎恕⒑蠒r(shí)退步

3、秘書(shū)辦理與下級(jí)同事關(guān)系的原則

（1）同等相處，沒(méi)有官架子

（2）誠(chéng)心真意為民眾服務(wù)

（3）做好聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與民眾間的橋梁與紐帶

第四章秘書(shū)的修養(yǎng)與悟性

（5%）單項(xiàng)選擇*2,判斷*2

主要觀察秘書(shū)的知識(shí)構(gòu)造和能力要求、秘書(shū)性格對(duì)工作的影響等。查核時(shí)以選擇題、

判斷題為主。

第一節(jié)秘書(shū)的智能構(gòu)造

一、秘書(shū)的知識(shí)構(gòu)造

（一）“T”型知識(shí)構(gòu)造

（二）“圖釘”型知識(shí)構(gòu)造

（三）“X”型知識(shí)構(gòu)造

（一）“T”型知識(shí)構(gòu)造

此中“T”字的“橫”代表基礎(chǔ)知識(shí)，“T”字的“豎”代表秘書(shū)學(xué)知識(shí)、某一專(zhuān)業(yè)或

學(xué)科知識(shí)。

這是我國(guó)從前長(zhǎng)時(shí)間培育的秘書(shū)人員的知識(shí)構(gòu)造。

（二）“圖釘”型知識(shí)構(gòu)造

知識(shí)面：基礎(chǔ)知識(shí)

知識(shí)干：秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)

知識(shí)核：秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)中的中心能力

這是當(dāng)前我們專(zhuān)業(yè)培育的秘書(shū)人員的知識(shí)構(gòu)造。

（三）“X”型知識(shí)構(gòu)造

“X”的兩區(qū)分別為秘書(shū)學(xué)知識(shí)與未來(lái)從事行業(yè)的特意知識(shí)。

這是最為合理的秘書(shū)人員的知識(shí)構(gòu)造，但在學(xué)校階段無(wú)法形成，只好形成秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)知

識(shí)，至于未來(lái)從事行業(yè)的行業(yè)知識(shí)一定在工作中形成。

5、對(duì)非智力因素方面的要求

(1)寬泛的興趣喜好

(2)內(nèi)外兼?zhèn)涞膬芍匦愿?/p>

(3)優(yōu)雅的氣質(zhì)風(fēng)采

(4)堅(jiān)毅的意志

(5)健康的體魄

(6)秘書(shū)的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)

第四節(jié)秘書(shū)工作的悟性

一、悟性的含義

即知性、理智、理解力，區(qū)分知識(shí)能力或認(rèn)識(shí)能力發(fā)展階段的用語(yǔ)，指理解的性能，包

含規(guī)定、判斷、剖析、推論、差別、比較等認(rèn)識(shí)的性能或求知的能力在內(nèi)。一一《辭?！?/p>

悟性是一種剖析理解能力。

秘書(shū)的悟性：

能將信息與感性資料組織起來(lái)，使之構(gòu)成有條理的知識(shí)的能力；

辯證思想能力和敏銳的洞察力；

快速正確理解上級(jí)企圖，快速形成建議和方法的能力；

創(chuàng)建性、高質(zhì)量獨(dú)立達(dá)成工作的能力等。

第五章秘書(shū)的商務(wù)交流與談判

(10%)單項(xiàng)選擇*5,簡(jiǎn)答*1

主要查核商務(wù)交流的策略和方法、商務(wù)談判的策略與技巧等，以簡(jiǎn)答題和選擇題查核

為主。

一、橫向交流

橫向交流一般是部門(mén)內(nèi)部員工之間和不一樣部門(mén)間員工的交流，不存在直接的上下級(jí)關(guān)

系之間。

橫向交流的目的是為了增強(qiáng)部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)間的合作，減少磨擦。

(一)橫向交流可采納的形式

部門(mén)會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議、員工面談、備忘錄等

(二)橫向交流可能碰到的阻礙

1、部門(mén)“本位主義”和員工“短視偏向”；

2、“一葉障目”，對(duì)組織構(gòu)造認(rèn)識(shí)中存在貴賤或等級(jí)成見(jiàn)；

3、員工性格差別或知識(shí)水平差別；

4、對(duì)某些政策的認(rèn)識(shí)存在猜疑、懼怕、感覺(jué)威迫。

交流過(guò)程表示圖

(三)橫向交流的策略

1、選擇針對(duì)性的交流形式；

2、建立“內(nèi)部客戶”的理念；

3、耐心傾聽(tīng)；

4、換位思慮。

二、縱向交流

縱向交流分為自上而下和自下而上兩種交流形式。

下行交流為主體。上行交流是要點(diǎn)。

(一)縱向交流可采納的形式

1、上行交流可采納的形式

建議系統(tǒng)、申述和懇求程序、員工會(huì)談會(huì)、設(shè)置巡視員等。

2、下行交流可采納的形式

常有的表現(xiàn)形式有：公司政策、指令、報(bào)告、公告、備忘錄、信函、講話、口頭指

示、會(huì)議、傳真、電子信箱等。

(二)縱向交流可能碰到的阻礙

1、接收者交流技術(shù)上的阻礙；

2、交流各方心理活動(dòng)惹起的阻礙；

3、交流的一方不善傾聽(tīng)；

4、信息接受方輕率評(píng)判；

5、語(yǔ)義表達(dá)和理解方面的歧義。

(三)縱向交流的策略

1、上行交流的策略

(1)成立相信；

(2)合時(shí)采納走動(dòng)管理，安排非正式的上行交流(品茶、進(jìn)餐、參加晚會(huì)等)

(3)保護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的一致性。

2、下行交流的策略

(1)擬訂交流計(jì)劃；

(2)減少交流環(huán)節(jié)，提升交流效率；

(3)減少、分流交流的任務(wù)；

(4)要言不煩，倡導(dǎo)簡(jiǎn)潔交流；

(5)啟用反應(yīng)，鼓舞接受者對(duì)信息進(jìn)行評(píng)論；

(6)多介質(zhì)組合，如書(shū)面形式和電話相聯(lián)

合。三、團(tuán)隊(duì)交流

(三)團(tuán)隊(duì)交流可能碰到的阻礙

1、團(tuán)隊(duì)交流阻礙產(chǎn)生的原由；

(1)信息傳達(dá)不夠精準(zhǔn)或不夠完好；

(2)目標(biāo)不合，難以合作；

(3)責(zé)任不明，缺少效率；

(4)團(tuán)隊(duì)成員個(gè)性矛盾或其余負(fù)面的感覺(jué)。

2、團(tuán)隊(duì)交流存在阻礙的表現(xiàn)形式；

(1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在令人情緒惡劣的情緒，士氣低下；

(2)同事間互相防范或不肯意談話；

(3)總有人發(fā)布悲觀、惡劣的言論；

(4)組織內(nèi)間接交流方式增添，同事之間當(dāng)面的談話減少。

(四)團(tuán)隊(duì)交流技巧

交流技術(shù)方面的技巧(聽(tīng)、說(shuō)、問(wèn))

交流心理方面的技巧(尊敬、同等、相信)

交流渠道方面的技巧（多樣、暢達(dá)、反應(yīng)）

交流各方構(gòu)成的技巧（相像、互補(bǔ)）

1.講故事法

2.聊天法

3.越級(jí)報(bào)告法

4.口頭夸獎(jiǎng)法

5.參加決議法

（五）解決團(tuán)隊(duì)交流阻礙的方法

☆成立正面的態(tài)度

☆成立交流的渠道

☆注意聽(tīng)與說(shuō)的技巧（先聽(tīng)他人的建議；聽(tīng)人把話說(shuō)完；咨詢與責(zé)備的技巧）

☆常常自我檢查四周有無(wú)訴苦或不滿的聲音

☆培育優(yōu)秀的EQ

☆化被動(dòng)為主動(dòng)交流

☆增強(qiáng)個(gè)人的綜合交流能力

第六章秘書(shū)信息與檢查研究工作

（15%）單項(xiàng)選擇*3,多項(xiàng)選擇*2,判斷*3,簡(jiǎn)答*1

主要觀察秘書(shū)信息工作的程序、信息的安全與保密工作、秘書(shū)檢查研究的過(guò)程及要求

等。查核以主觀題為主，客觀題為輔。

一、秘書(shū)信息工作的作用與要求

信息工作指對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需資料數(shù)據(jù)的采集、整理、傳達(dá)、儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)利用等管理工作。

（一）信息工作在秘書(shū)工作中的重要性

1.是秘書(shū)部門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)決議的重要基礎(chǔ)

2.是秘書(shū)做好其余業(yè)務(wù)工作的重要基礎(chǔ)

（二）秘書(shū)信息工作的基本要求

正確；實(shí)時(shí)；完好；合用。

3.信息采集主要方法

閱讀法；察看法一一第一手資料；咨詢法（可能獲取第一手資料）；問(wèn)卷

法；互換法；投書(shū)討取法；

會(huì)議法；購(gòu)置法；拜托法；網(wǎng)絡(luò)法。

（三）信息傳達(dá)工作

1、信息傳達(dá)的基本形式

（I）內(nèi)向傳達(dá)：

備忘錄；通知或通告；傳閱單；公司內(nèi)部刊物、電子郵件等。

（2）外向傳達(dá)：

信函；新聞稿；新聞公布會(huì)；申明；直接郵件和電子郵件等。

2.信息傳達(dá)的基本方式

（1）口頭傳達(dá)

(2)書(shū)面?zhèn)鬟_(dá)：文本、圖表、框圖等

(3)電訊傳達(dá)：電話、對(duì)講機(jī)等

(4)可視化輔助物傳達(dá)：投影、安全表記、展現(xiàn)架、通告欄等

(5)電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳達(dá)

(6)實(shí)物傳達(dá)：機(jī)要互換和專(zhuān)人傳遞等。

三、信息的安全和保密工作

(一)口頭信息的安全及保密工作

1.注意討論保密信息的場(chǎng)合；

2.注意講話對(duì)方能否被受權(quán)了解保密信息；

3.在沒(méi)有確認(rèn)對(duì)方身份和能否被受權(quán)獲取信息從前，不要經(jīng)過(guò)電話、手機(jī)或答錄機(jī)等給

出保密信息；

4.只向外來(lái)者供給組織同意供給的信息。

(二)紙面信息的安全及保密工作

1.接收任何保密文件、資料都要簽收登記；

2.保密的書(shū)面信息只發(fā)給或傳閱到被受權(quán)的人，并要自己簽收；

3.在傳達(dá)保密書(shū)面信息時(shí)，要放在文件盒或文件夾中，以防失密或散落丟掉；

4.全部保密信息應(yīng)歸類(lèi)在專(zhuān)用文件夾中，注明“機(jī)密”，保留在帶鎖防火的柜子中;

5.離創(chuàng)辦公室時(shí)，保密紙面信息要保證寄存安全；

6.復(fù)印達(dá)成后將保密原件實(shí)時(shí)帶走；

7.傳真保密信息時(shí)要求接收人在傳真機(jī)旁即時(shí)收取；

8.高密級(jí)信息可由工作人員親身送到；

9.不再需要的保密文檔要粉碎。

(三)電子信息的安全及保密工作

I.顯示器應(yīng)擱置在他人不可以直接看到屏幕的地方；

2.打印保密資料時(shí)要人不離機(jī)；

3.計(jì)算機(jī)要使用密碼，并常常改換；保密文件也要設(shè)置密碼；

4.計(jì)算機(jī)要設(shè)置防火墻，常常進(jìn)行查毒、殺毒；

5.儲(chǔ)存保密信息的計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連結(jié)互聯(lián)網(wǎng)；

6.重要的電子文件要做備份，特別重要的電子文件可儲(chǔ)存紙質(zhì)備份。

(四)信息工作中應(yīng)特別注意保密的信息

1.人事信息

2.客戶信息

3.財(cái)務(wù)信息

4.產(chǎn)品信息

5.科技信息

第七章秘書(shū)事務(wù)辦理

(25%)多項(xiàng)選擇*3,判斷*3,資料剖析*1

是期末考試的要點(diǎn)查核部分。主要觀察秘書(shū)辦公室平時(shí)事務(wù)、招待事務(wù)和商務(wù)事務(wù)。

查核以主觀題為主，客觀題為輔。

第一節(jié)：辦公室平時(shí)事務(wù)

二、印章、介紹信和證明的管理

（一）印章的管理

印章是印和章的合稱(chēng)，古代稱(chēng)為印信。

秘書(shū)部門(mén)掌管的印章主要有三種：?jiǎn)挝挥≌拢ê撚。?；單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章；

秘書(shū)部門(mén)的公章。

1、印章的作用

標(biāo)記作用；威望作用；

法律作用；憑據(jù)作用。

2、印章的刻制

印章的刻制，一定嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家規(guī)定辦理，要有上級(jí)單位同意的正式公函，到公安部門(mén)

登記，到指定刻字單位刻制，不得擅自刻制公章。

3、印章的啟用和停止

印章在正式頒發(fā)啟用前，應(yīng)備文通知有關(guān)單位；要做印記；印模除留底外，同時(shí)上報(bào)上

級(jí)主管部門(mén)存案。

如機(jī)構(gòu)改動(dòng)、撤除或更更名稱(chēng)，印章應(yīng)立刻停止使用，封好后交原頒發(fā)單位注銷(xiāo)。

4、印章的保留和作用

印章往常由秘書(shū)保留，保留者即便用者；

保留者不得拜托他人代蓋章章；

蓋公章要正直、清楚、蓋在簽字中間，上不壓正文，下要騎年壓月。

（二）介紹信的管理

介紹信是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)集體、企事業(yè)單位派人到其余單位聯(lián)系工作、認(rèn)識(shí)狀況或參

加有關(guān)活動(dòng)時(shí)，由派出人員隨身攜帶的專(zhuān)用信函，屬于證明一類(lèi)。應(yīng)注意寫(xiě)明被介紹人的姓名，職

務(wù)、接洽事項(xiàng)、要求、接洽單位名稱(chēng)等。印刷的介紹信還要填上有效限期，留好存根。

2、介紹信管理制度

（1）出具介紹信要經(jīng)過(guò)審批；

（2）介紹信要填寫(xiě)清楚與存根一致；

（3）介紹信要標(biāo)明清楚有效期；

（4）印制的介紹信要加蓋騎縫章。

四、辦公用品的采買(mǎi)和庫(kù)存控制

（三）辦公設(shè)施和用品的采買(mǎi)、保留和發(fā)放

1、選擇辦公設(shè)施和辦公用品的供貨商應(yīng)綜合考慮：

價(jià)錢(qián)和花費(fèi)；質(zhì)量和交貨；服務(wù)和地點(diǎn)；安全和靠譜性等各方面的因素。

2、辦公設(shè)施和辦公用品接收的程序

要求訂貨單、供貨單和庫(kù)存卡三卡一致。

五、辦公效率與時(shí)間管理

（一）判斷工作優(yōu)先次序

1、明確自己工作的任務(wù)和職責(zé)；

2、區(qū)分慣例工作和特別規(guī)工作；

3、勤于思慮，分清工作的輕重緩急；

4、奇妙運(yùn)用方法，合理分派精力，提升工作效率。

第二節(jié)：招待事務(wù)(資料剖析題)

一、招待的內(nèi)容與種類(lèi)

(―?)平時(shí)招待與專(zhuān)題招待

(二)判斷招待規(guī)格：

主陪人與主賓的地位對(duì)照

1、高規(guī)格招待：表示對(duì)對(duì)方的重視

2、平等招待：最常用的招待規(guī)格

3、低規(guī)格招待：逼不得已時(shí)采納

二、招待的程序

(一)招待準(zhǔn)備階段事務(wù)

1、招待環(huán)境準(zhǔn)備：

硬件環(huán)境：室外環(huán)境與室內(nèi)環(huán)境的部署(整齊、熱忱、擁有行業(yè)或單位特點(diǎn)。

軟件環(huán)境：會(huì)客室工作氣氛；招待人員氣質(zhì)涵養(yǎng)等。

2、招待物質(zhì)準(zhǔn)備

3、招待有關(guān)知識(shí)的準(zhǔn)備

4、擬訂招待計(jì)劃

(1)確立招待規(guī)格

規(guī)格決定人員、日程和經(jīng)費(fèi)，波及到主陪人員；住宿地址和標(biāo)準(zhǔn)；宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)和人數(shù)；

會(huì)商地址和人員。

(2)明確招待任務(wù)并制定日程

招待日程應(yīng)當(dāng)提早與對(duì)方磋商，并在對(duì)方到達(dá)后最后確立。包含日期、詳細(xì)時(shí)間、活動(dòng)、

地址、人員等。

(3)招待人員的分工與組織

包含招待總負(fù)責(zé)人確實(shí)定，包含業(yè)務(wù)招待和生活招待兩大類(lèi)型。

(4)招待時(shí)間和場(chǎng)所確實(shí)定與安排

時(shí)間包含招待活動(dòng)中每一個(gè)子活動(dòng)的時(shí)間；場(chǎng)所包含會(huì)見(jiàn)會(huì)商場(chǎng)所、觀光場(chǎng)所、宴請(qǐng)

場(chǎng)所、住宿地址等。

(5)招待經(jīng)費(fèi)估算

招待經(jīng)費(fèi)估算要包含總估算及各分項(xiàng)估算，一般包含工作經(jīng)費(fèi)；住宿費(fèi)；餐飲費(fèi)；勞

務(wù)費(fèi)；交通費(fèi)；宣傳公關(guān)花費(fèi)等。

(6)招待備選方案

因?yàn)槿藶樵珊头侨藶樵勺兓率拐写l(fā)生變化的備選方案。

5、明確招待任務(wù)

<1)貴賓有關(guān)工作方面的任務(wù)安排：

A.依據(jù)貴賓狀況和目的安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)貴賓；

B.安排兩方洽商、會(huì)談和商討等活動(dòng)；

D.安排好所需的文件和資料；

E.做好安全保密工作和捍衛(wèi)工作；

F.依據(jù)實(shí)質(zhì)狀況安排紀(jì)念品準(zhǔn)備工作；

G.做好有關(guān)的新聞宣傳工作。

(2)生活招待工作：

住宿安排；飲食安排;

車(chē)輛安排；接送站安排。

(3)招待業(yè)余活動(dòng)安排：

A.安排組織旅游活動(dòng)；

B.安排組織娛樂(lè)活動(dòng)；

D.依據(jù)貴賓的要求進(jìn)行健身等活動(dòng)。

(二)招待進(jìn)行階段事務(wù)

1、接站工作

依據(jù)貴賓的身份和日期，安排領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站迎接。

2、約定活動(dòng)日程

貴賓到達(dá)并安置好后，最后約定活動(dòng)日程安排，特別要注意約定好重要內(nèi)容，如會(huì)

見(jiàn)會(huì)議、觀光接見(jiàn)、實(shí)地考慮等項(xiàng)目，并將確立后的活動(dòng)日程安排下發(fā)到有關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備。

3、領(lǐng)導(dǎo)探望貴賓

選擇適合的機(jī)遇依據(jù)大概平等的原則，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志探望貴賓，預(yù)先安排漂亮望地址

和陪伴人員，也可在此機(jī)遇贈(zèng)予禮物。

4、旅游和娛樂(lè)活動(dòng)安排

依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的指示安排旅游活動(dòng)，也可在條件同意的狀況下，為貴賓安排一些必需的

娛樂(lè)活動(dòng)。

5、新聞宣傳安排

新聞報(bào)導(dǎo)可視招待活動(dòng)的規(guī)模和性質(zhì)分為對(duì)內(nèi)宣傳和對(duì)外宣傳兩部分。

一般活動(dòng)可在單位內(nèi)部進(jìn)行宣傳，經(jīng)過(guò)單位網(wǎng)站、內(nèi)部刊物、簡(jiǎn)報(bào)、宣傳欄等進(jìn)行。

貴賓若有重要身份或活動(dòng)擁有重要意義，則可通知有關(guān)新聞單位進(jìn)行采訪、報(bào)導(dǎo)，并要輔

助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備接受采訪的稿件，同時(shí)對(duì)新聞媒體報(bào)導(dǎo)的稿件進(jìn)行把關(guān)。

(三)招待結(jié)束階段事務(wù)

1,返程票預(yù)約及發(fā)放

2、退房等工作

3、送站

4、招待善后工作

(1)晚歸及特他人員的辦理；

(2)送還招待租借的設(shè)施；

(3)清理招待場(chǎng)所；

(4)整理招待形成的影音資料和資料；

(5)進(jìn)行招待各部分經(jīng)費(fèi)結(jié)算。

5、招待總結(jié)工作

重要招待活動(dòng)可形成特意總結(jié)，大型活動(dòng)中包含的招待活動(dòng)，其總結(jié)能夠包含在活動(dòng)總

結(jié)中。

總結(jié)的形式：書(shū)面總結(jié)；口頭報(bào)告總結(jié)；書(shū)面與口頭相聯(lián)合的總結(jié)。

總結(jié)的內(nèi)容：成績(jī)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)；資料整理歸檔的總結(jié)；教訓(xùn)不足的總結(jié)。

招待準(zhǔn)備工作實(shí)訓(xùn)：

1、*公司在4月9日10時(shí)一16時(shí)舉行5周年慶典活動(dòng)，包含慶賀大會(huì)，觀光和酒

會(huì)。招待的貴賓包含公司所在地領(lǐng)導(dǎo)、同行、合作伙伴和重要客戶等。

4、*公司欲與*外國(guó)公司合作，現(xiàn)*外國(guó)公司一行4人來(lái)進(jìn)行為期3天的實(shí)地觀察，要

認(rèn)識(shí)該公司的技術(shù)、信用、人員等狀況。

5、*公司包辦了為期5天的市經(jīng)濟(jì)發(fā)展商討會(huì)，包含商討會(huì)，觀光活動(dòng)和酒會(huì)。招待

的貴賓包含市領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)濟(jì)專(zhuān)家及同行等。

6、*公司的境外重要合作伙伴一行3人要來(lái)公司進(jìn)行為期3天的交流與觀察，以促使

下一步的合作。

請(qǐng)你進(jìn)行上述各項(xiàng)招待活動(dòng)工作。

第三節(jié)：商務(wù)旅游事務(wù)

(二)商務(wù)旅前進(jìn)行階段事務(wù)

1、隨行秘書(shū)的工作：

(1)輔助上級(jí)盡可能達(dá)到出訪