文件及資料控制程序

文件修訂履歷表修訂次修訂頁碼修訂內(nèi)容批準(zhǔn)人歷次生效日期01233-4首次發(fā)行更改文件的流水號位數(shù)及增加印章顏色要求。更改文件編號的編法及增加部門。林佩珊林佩珊林佩珊2010-09-012011-03-042011-07-11擬制審核批準(zhǔn)日期日期日期目的對涉及質(zhì)量體系有關(guān)的文件及資料進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場所使用的文件為最新的有效的版本。范圍本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。定義外來文件:指從外部轉(zhuǎn)來的文件,如ISO9001:2008標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和顧客提供的圖紙規(guī)格書等。4.職責(zé)4.1品質(zhì)部文控室負(fù)責(zé)對管理體系文件與資料〔含外來文件〕的分類編目、發(fā)放、歸檔、更改打印和作廢文件銷毀處理等管理工作。4.2質(zhì)量手冊由管理者代表編寫，董事長審查批準(zhǔn)。4.3各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)體系文件的編寫以及審查工作。4.4文件使用部門負(fù)責(zé)本部門的文件及資料的保管工作。5.工作程序5.1文件的狀態(tài)5.1.1本公司質(zhì)量管理體系文件分為“受控”、“非受控”以及“作廢”三個狀態(tài)。5.1.2受控文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指引、外來文件〔上級文件〕以及客戶資料等，必須始終保持有效版本，并加蓋紅色受控印章，復(fù)印件無效；5.1.3非受控文件本公司不負(fù)責(zé)更新或換版，僅供臨時使用或供外界參考；5.1.4作廢文件為過期受控文件，由文控部加蓋紅色作廢印章，不得在公司內(nèi)部流通；5.2文件及資料的分類及編號5.2.1管理體系文件及資料分為如下幾類：質(zhì)量方針方針一階文件二階文件三階文件四階文件質(zhì)量方針方針一階文件二階文件三階文件四階文件質(zhì)量質(zhì)量手冊程序文件、工藝流程以及控制方案程序文件、工藝流程以及控制方案操作指引、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)以及保養(yǎng)規(guī)程操作指引、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)以及保養(yǎng)規(guī)程記錄表格、質(zhì)量記錄記錄表格、質(zhì)量記錄5.2.2質(zhì)量管理體系文件的編號參見以下：5.2.2.1質(zhì)量管理手冊BBE-QM–XX–[A/00]伯恩企業(yè)代號表示質(zhì)量手冊流水號版本號5.2.2.2程序文件BBE-QP–XX–[A/00]伯恩企業(yè)代號表示程序文件流水號版本號5.2.2.3工藝流程表示工藝流程表示工藝流程工程編號流水號版本號FD–XX–XXX-[A/00]工程流程表示工藝流程部門代號版本號FD–XX–XXX-[A/00]部門工作流程流水號5.2.2.4控制方案表示控制方案表示控制方案工程編號流水號版本號CP–XX–XXX-[A/00]5.2.2.5操作指引伯恩光學(xué)〔惠州〕伯恩光學(xué)〔惠州〕A2廠操作指引管理類文件部門代號流水號版本號HZB-WI-M-XX-XXX-[A/00]通用操作指引伯恩光學(xué)〔惠州〕伯恩光學(xué)〔惠州〕A2廠操作指引工程名稱部門代號流水號版本號HZB-WI-XXXX-XX-XXX-[A/00]工程操作指引5.2.2.6圖紙版本號版本號流水號年份表示圖紙DW–XXXX–XXX-[A/00]5.2.2.7外來文件FFW–XXXXXX–XXX–[A/00]收錄年月表示外來文件版本號流水號5.2.2.8記錄表格BEBE–RD–XX–XXX–[A/00]部門代碼表示記錄表版本號流水號伯恩企業(yè)代碼5.3各部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼廠部EM光孔部GK絲印部SY后勤HQ品質(zhì)部TQ粗磨部CM電膜部DM生產(chǎn)部TP掃光部SG白片檢查部BP開料部KL精磨部JM絲印檢查部SJ車機(jī)部CJ強(qiáng)化部QH成品檢查部CP雕刻部DK返磨部FM出貨部CH5.4文件的編寫、審批5.4.1質(zhì)量手冊由管理者代表編寫，董事長審查批準(zhǔn)。5.4.2程序文件由各職能部門管理員編寫，部門主管審核，廠長批準(zhǔn)。5.4.3品質(zhì)部工程師負(fù)責(zé)編寫內(nèi)部專業(yè)技術(shù)支持文件，包括：工程控制方案、工程工藝流程、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)等。由品質(zhì)主管批準(zhǔn)。5.4.4過程巡檢指引由IPQC負(fù)責(zé)人編寫，品質(zhì)主管審批。5.4.5各工序負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本工序的工作流程的編寫，由部門主管審核，廠長批準(zhǔn)。5.4.6各工序負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本工序作業(yè)指引的編寫，由部門主管審批。5.4.7各類外部的技術(shù)文件(如標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的技術(shù)資料)由品質(zhì)工程師審查，品質(zhì)主管批準(zhǔn)。5.4.8其他管理支持文件由各責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫，各部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。5.5文件的發(fā)放5.5.1文件(包括外來文件)的發(fā)放統(tǒng)一由品質(zhì)部文控室負(fù)責(zé)，質(zhì)量手冊、程序文件發(fā)放對象為適用部門人員。技術(shù)性支持文件及其他管理性支持文件按公司規(guī)定的文件發(fā)放范圍發(fā)放，發(fā)放前，先由品質(zhì)部文控室編制《文件記錄總覽表》，再經(jīng)副管理者代表審查并批準(zhǔn)。5.5.2質(zhì)量體系文件如無特別注明，均以批準(zhǔn)日期為生效日期，由品質(zhì)部文控室編制文件編號。外來(上級)文件、標(biāo)準(zhǔn)等注明收文日期和來源，并登錄在質(zhì)量體系文件受控清單〔即《文件記錄總覽表》〕上。5.5.3受控類文件有封面者，發(fā)放時可只在每份文件封面蓋有紅色“受控文件”章，無封面者那么在每頁上蓋紅色“受控文件”章，文件發(fā)放時應(yīng)在受控印章內(nèi)填寫文件分發(fā)代號。非受控類文件在每頁蓋紅色“非受控文件”章。假設(shè)產(chǎn)品處于打樣階段，相應(yīng)的圖紙、工程流程、控制方案以及作業(yè)指引應(yīng)加蓋“試產(chǎn)”印章再發(fā)行使用。非受控文件的發(fā)放可不辦理簽收手續(xù)。5.5.4當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時，不得隨意借用他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫申請單上報情況，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人及副管理者代表批準(zhǔn)，到品質(zhì)部文控室領(lǐng)取。對于公司處于受控狀態(tài)的質(zhì)量體系文件和資料，企業(yè)內(nèi)部不能使用未加蓋紅色“受控文件”印章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文控員收回銷毀，并追究相關(guān)部門責(zé)任。5.5.5各部門應(yīng)妥善保管本部門文件，嚴(yán)禁在文件上亂涂亂畫。當(dāng)文件破損或字跡退色嚴(yán)重影響使用時，應(yīng)填寫聯(lián)絡(luò)單上報副管理者代表有關(guān)情況，經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后到文控室辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。文控員將破損文件銷毀。5.5.6當(dāng)文件使用人將文件喪失，應(yīng)按5.5.4條款重新辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，必要時，將喪失的文件通知各部門，防止誤用。5.6文件的修改5.6.1修改時機(jī)1)不適合于公司現(xiàn)有作業(yè)流程以及其它相關(guān)文件修改時；2)不同文件對同一事項之規(guī)定有重復(fù)矛盾時；3)有比原文件有更好方法規(guī)定時；4)客戶有新要求涉及文件的修改時；5)其他特殊情況獲管理者代表批準(zhǔn)，可執(zhí)行文件的修改。5.6.2文件需要更改時，應(yīng)由文件更改提出人填寫《文件更改、作廢申請單》說明更改原因，交部門主管審核，交廠長批準(zhǔn)，對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。5.6.3文件更改前后的審查、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批人或更高一級的管理員執(zhí)行，當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人審批。5.6.4文件更改申請批準(zhǔn)后，由文控員實施更改。并在批準(zhǔn)頁上注明更改版次，按原文件發(fā)放單位發(fā)放，同時將各部門失效的舊版文件收回，除須保存用作參考的原版外，其它的銷毀。5.7文件的換版和作廢5.7.1文件經(jīng)屢次更改(修改狀態(tài)從0到9時)或文件需作大幅度修改時應(yīng)進(jìn)行換版，換發(fā)新版本。5.7.2舊文件的收回、銷毀作廢及新文件的批準(zhǔn)、發(fā)放等手續(xù)履行5.6.2～5.6.4條款。5.7.3對所有作廢的原版文件給予保存，統(tǒng)一由文件管理員在作廢的原版文件上再加蓋紅色“作廢文件”章，存放于文控室。假設(shè)無特別要求，作廢的原版文件保存期為三年。5.8文件的保存5.8.1有關(guān)質(zhì)量體系的原版文件統(tǒng)一保管在文控室。文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，原版文件由文控員依文件類別填寫在《文件記錄總覽表》中，同時對原版文件做好標(biāo)識。存入光盤的文件也由文控員進(jìn)行歸檔編號，做好清單。為防止文件的喪失，所有存入光盤的文件均應(yīng)有備份，以光盤儲存的文件也應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識。5.8.2需要臨時借閱文件的人員，經(jīng)品質(zhì)部文控室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可借閱文件。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件。為防止文件喪失或損壞，原版文件一律不外借。5.8.3每年一次對所有文件進(jìn)行評審，由副管理者代表組織評審，以確保文件的有效性，評審?fù)戤呑龊糜涗?，并將受控文件存入光盤，以做備份。5.9外來文件的控制5.9.1外來文件〔上級文件、客戶/供給商提供的圖紙及技術(shù)資料；相關(guān)國家、國際或區(qū)域所發(fā)行的標(biāo)準(zhǔn)類文件〕均須由生產(chǎn)跟單或技術(shù)品質(zhì)部等部門接受、品質(zhì)工程師審查后再交文控室進(jìn)行登錄，并由其加以歸檔保存及發(fā)給相關(guān)單位。5.9.2文控室負(fù)責(zé)人定期(每年初)到上級部門(如：質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等)核查企業(yè)目前所使用的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部文件是否為有效版本，應(yīng)及時更換過期