專題地方課程教材采購教材供貨實施方案

第一節(jié)教材總體采購計劃 1一、采購計劃 1二、采購原則 2三、采購流程 4四、采購管理 7第二節(jié)具體采購實施方案 12一、供應(yīng)商的選擇及資質(zhì)考核 12二、成本控制 15三、教材的質(zhì)量檢驗 18四、采購進度控制措施 18第三節(jié)供貨實施方案 20一、供貨計劃安排 20二、供貨流程 21三、供貨響應(yīng)程度 23第一節(jié)教材總體采購計劃一、采購計劃1.在部門負(fù)責(zé)人的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)教材的采購、包裝等具體工作。2.具體執(zhí)行公司制定的教材管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，按照教材管理工作程序，努力完成各項工作任務(wù)。3.負(fù)責(zé)教材的全面管理工作，具體負(fù)責(zé)組織教材的采購工作，負(fù)責(zé)擬訂合同和合同執(zhí)行全過程的動態(tài)管理。4.根據(jù)教材準(zhǔn)備需求，認(rèn)真編制并執(zhí)行教材采購計劃，控制采購教材的質(zhì)量、價格，協(xié)助庫房做好教材的收發(fā)管理工作。5.做好市場調(diào)查，正確分析、判斷，掌握市場動態(tài)行情。6.熟悉教材采購項目程序，建立教材臺賬，隨時跟蹤掌握教材的發(fā)運和到貨情況，掌握教材具體情況，把握使用規(guī)律，確保正常供應(yīng)。7.負(fù)責(zé)按要求對采購教材供貨、質(zhì)量、價格等信息做出總結(jié)、分析和匯報；及時準(zhǔn)確報批教材用款計劃。8.協(xié)助庫房做好教材管理工作，隨時掌握庫存情況，在保證需要的前提下，合理平衡庫存，減少積壓。9.建立供應(yīng)商動態(tài)管理檔案，對供應(yīng)商實行跟蹤管理。10.根據(jù)教材管理系統(tǒng)軟件的要求認(rèn)真履行自己在系統(tǒng)中應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)。11.具體協(xié)調(diào)項目之間的教材調(diào)度調(diào)劑工作。12.立足需求、服務(wù)一線，真正做到供貨質(zhì)量好、產(chǎn)品價格低、服務(wù)質(zhì)量優(yōu)。13.積極配合倉儲、財務(wù)、運輸?shù)认嚓P(guān)部門，做好協(xié)助工作。14.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。二、采購原則（一）適價原則價格永遠(yuǎn)是采購活動中的敏感焦點，教材企業(yè)在采購中最關(guān)心的要點之一就是采購能節(jié)省多少采購資金，因此采購人員不得不把相當(dāng)多的時間與精力放在跟供應(yīng)商的“砍價”上。教材的價格與該教材的質(zhì)量、是否為長期購買、是否為大量購買及教材市場供求關(guān)系有關(guān)，同時與采購人員對該教材的市場狀況熟悉狀況也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應(yīng)商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。一個合適的價格往往要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得。多渠道獲得報價：這不僅要求有渠道供應(yīng)商報價，還應(yīng)該要求一些新供應(yīng)商報價。教材企業(yè)與某些現(xiàn)有教材供應(yīng)商的合作可能已達(dá)數(shù)年之久，但它們的報價未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報價后，企業(yè)就會對該教材的市場價有一個大體的了解，并進行比較。（二）適合的質(zhì)量一個不重視品質(zhì)的教材企業(yè)在今天激烈的市場競爭環(huán)境中根本無法立足，一個優(yōu)秀的教材采購人員不僅要做一個精明的商人，同時也要在一定程度上扮演管理人員的角色，在日常的教材采購工作中要安排部分時間去推動供應(yīng)商改善、穩(wěn)定教材品質(zhì)。采購教材品質(zhì)達(dá)不到使用要求的嚴(yán)重后果是顯而易見的：教材品質(zhì)不良，往往導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理，會增加大量的管理費用。教材質(zhì)量不佳，往往在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；教材質(zhì)量不佳而導(dǎo)致其他計劃推遲進行，有可能引起不能按承諾的時間向需求方交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度，若因教材質(zhì)量不佳引起客戶退貨，有可能令企業(yè)蒙受余種損失，嚴(yán)重的還會丟失客戶。（三）合適的時間教材企業(yè)已安排好向需求方的供貨時間，若教材未能如期達(dá)到，往往會引起教材企業(yè)內(nèi)部混亂，當(dāng)教材不能按計劃送達(dá)需求方時，會引起需求方強烈不滿。若教材提前太多時間采購好放在教材倉庫里，有可能造成所購教材并非需求方所需教材，大量積壓采購資金，是教材企業(yè)很忌諱的事情，故教材采購人員要扮演協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者的角色，去促使教材供應(yīng)商按預(yù)定時間交貨。教材具有時效性，對教材企業(yè)來說，合適的交貨時機很重要。（四）合適的地點天時不如地利，教材企業(yè)往往容易在與距離較近的教材供應(yīng)商的合作中取得主動權(quán)，教材企業(yè)在選擇試點教材供應(yīng)商時最好選擇近距離供應(yīng)商來實施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務(wù)更快捷，亦可降低教材采購物流成本。三、采購流程1.采購申請采購部根據(jù)實際需要，填寫《請購單》，請購單要求注明教材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申請流程，由項目副經(jīng)理直接審批，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部門采購。2.詢價比價議價每一種教材原則上需3家以上的供應(yīng)商進行報價，采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并填寫詢比價報告，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，各條件相同時，按低價原則進行采購。屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、原廠零配件無替代用品，但仍需留下報價記錄。若需進行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購人員負(fù)責(zé)追蹤，收到教材樣品后，須第一時間送交質(zhì)檢部門進行確認(rèn)，必要時需會同財務(wù)人員等相關(guān)人員予以確認(rèn)。對于需要保存樣品的，須做封樣處理，以便日后做收貨比較。3.采購合同簽訂供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同，提醒供應(yīng)商及時接收。交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)采購合同的對應(yīng)違約條款進行處理。4.進度跟催為確保準(zhǔn)時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保教材能適時供應(yīng)。若采購的教材無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知部門經(jīng)理，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會項目經(jīng)理。因為交付時間造成的損失，按照采購合同的約定進行索賠處理。5.驗收入庫采購的教材到公司后，經(jīng)質(zhì)檢員驗收合格后，倉儲員建入庫單進行記錄，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，當(dāng)場退貨給供應(yīng)商。若供應(yīng)商在送貨時順帶了付款發(fā)票，采購員需及時在百卓優(yōu)采購管理軟件內(nèi)完成信息登記。6.對賬付款采購的教材辦理入庫后，且已有對應(yīng)額度的發(fā)票，由采購員憑入庫單按采購合同或采購訂單的付款方式辦理付款手續(xù)。如下圖所示：四、采購管理1.總則（1）采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商合作及所有的商業(yè)活動必須遵循誠信與商業(yè)道德準(zhǔn)則的原則。（2）采購活動必須嚴(yán)格遵循采購流程與制度規(guī)范，圍繞“價值采購、陽光采購”的總體采購策略，遵從公正、公開、公平的原則，采購人員負(fù)責(zé)獲取最佳的總體價值，確保每一項采購活動和決策都能為公司帶來最佳綜合利益。2.細(xì)則（1）采購業(yè)務(wù)人員定義采購業(yè)務(wù)人員不僅指采購部門的專職采購人員，還包括所有參與采購業(yè)務(wù)或參與采購授權(quán)業(yè)務(wù)履行的其他相關(guān)人員。（2）采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程行為要求1）采購業(yè)務(wù)人員對供應(yīng)商的承諾必須得到公司合法授權(quán)，不得以個人名義對外承諾。2）采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)合法發(fā)展與所有供應(yīng)商的關(guān)系，在執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中，要遵守所有適用于業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)。3）不論是接待供應(yīng)商或參加談判，我方參與人員不能少于兩人，禁止與供應(yīng)商單獨接觸。4）原則上不許動用供應(yīng)商資源為自己及親朋好友、部門活動辦事，所有員工如有特殊需求，按市場價格結(jié)算及付費并申報。5）禁止貪污受賄。凡是貪污受賄，一律按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并對涉及違反相關(guān)法律的，移交司法機關(guān)處理。6）采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)致力于使公司整體利益最大化，在任何一次采購項目中獲得盡可能優(yōu)惠的商務(wù)條件和服務(wù)。在采購項目有關(guān)責(zé)任人員可以控制的范圍內(nèi)，要為公司獲得最大的當(dāng)前利益和長遠(yuǎn)利益，不得以業(yè)已存在的供應(yīng)渠道、采購價格和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為理由而降低工作的質(zhì)量。3.接受饋贈管理規(guī)定（1）嚴(yán)禁員工在非正式商業(yè)活動中私自收取供應(yīng)商任何形式的禮品，違反者將按照公司相關(guān)管理規(guī)定進行嚴(yán)肅處理；并對涉及違反相關(guān)法律的，移交司法機關(guān)處理。（2）與供應(yīng)商正式交往中，要尊重供應(yīng)商在正常商務(wù)活動的商業(yè)習(xí)慣。員工可接受諸如宣傳贈品、文化禮品、紀(jì)念品等價值不超過人民幣XX元的禮物。在任何情況下，如果收到的禮品價值超過上述標(biāo)準(zhǔn)，只能以公司的名義接受。收到超過人民幣XX元的禮品后應(yīng)及時到所在部門處進行登記，并按下列方法進行處理：1）收到禮品的員工登記禮品后，如因工作需要，該員工即可領(lǐng)用該禮品；2）采購部門人員對于庫存的供應(yīng)商贈送禮品，申請人需提出正式的書面申請，經(jīng)對應(yīng)的部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可以領(lǐng)用；3）非采購部門人員經(jīng)對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，也可領(lǐng)?。?）部門秘書對禮品進行集中管理，具體用途為：工作需要、獎品、部門正式活動等。（3）員工及親屬不能接受可能影響或是令人懷疑將影響供應(yīng)商與公司之間的業(yè)務(wù)關(guān)系的任何贈禮。（4）嚴(yán)禁直接或間接索取供應(yīng)商的禮物或利益，嚴(yán)禁接受任何回扣、傭金、小費、現(xiàn)金代用券等現(xiàn)金形式的饋贈。（5）對供應(yīng)商也應(yīng)做到有禮有節(jié)，相互尊重，杜絕“一唬、二兇、三罵人”。4.采購信息的保密和使用（1）采購信息是公司信息資產(chǎn)的重要組成部分，屬于公司的經(jīng)營秘密，包括但不限于采購價格、采購比例分配、采購策略、供應(yīng)商選擇評估方案等。采購業(yè)務(wù)人員對采購信息有義不容辭的保密責(zé)任和義務(wù)。（2）對采購信息的訪問和授權(quán)應(yīng)遵循工作相關(guān)性、最小授權(quán)和審批受控的原則。采購業(yè)務(wù)人員原則上只應(yīng)獲得被授權(quán)范圍內(nèi)的采購信息，并承擔(dān)保密責(zé)任；如因業(yè)務(wù)需要、必須獲取超出被授權(quán)范圍的采購信息，應(yīng)當(dāng)通過合法的渠道申請，并對獲取的信息承擔(dān)保密責(zé)任。（3）對供應(yīng)商及其他業(yè)務(wù)伙伴的商業(yè)信息應(yīng)保守秘密。供應(yīng)商的產(chǎn)品狀況、報價等相關(guān)資料，以及公司對供應(yīng)商的評估資料，均為商業(yè)秘密，不得向其他供應(yīng)商透露這些商業(yè)秘密，不得在工作以外運用這些資料。（4）在采購業(yè)務(wù)履行過程中，搜集其他公司（包括友商）的資料以進行評價或信用評估，是正常的業(yè)務(wù)行為，但應(yīng)從公開渠道搜集信息（例如教材的披露），不允許使用任何足以引起爭議的方式。（5）禁止向任何供應(yīng)商做錯誤或不實的說明，禁止與供應(yīng)商談?wù)摷皞鞑ビ焉虒ξ宜镜牧餮则阏Z，如果對方談起，采購業(yè)務(wù)人員可以正面回答，拒絕談?wù)?，并按公司要求做出簡要說明。禁止與供應(yīng)商談?wù)撆c工作無關(guān)的事宜，更不能有意或無意地泄露公司的商業(yè)和技術(shù)機密。（6）為保護公司采購信息資產(chǎn)安全，采購業(yè)務(wù)人員離職2年內(nèi)，不得到供應(yīng)商處任職或兼職。5.個人品德操守員工個人品德操守直接影響公司的形象與信譽，采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)注重個人品德修養(yǎng)，嚴(yán)格遵守公司關(guān)于員工的品行操守要求，包括但不限于：（1）嚴(yán)禁出入不健康的場所；（2）不參與賭博；（3）不應(yīng)有可能被認(rèn)為性騷擾的言行或舉止；（4）在家庭生活中，要遵守法律和基本的社會公德；（5）不應(yīng)誹謗、詆毀他人；（6）不應(yīng)有違反國家法律禁止的其他行為；（7）尊重差異，對來自全世界的供應(yīng)商的文化、宗教信仰，應(yīng)予以尊重和公正對待；（8）在與供應(yīng)商的接觸界面，只談業(yè)務(wù)，不要涉及宗教、政治及種族等。6.員工與部門經(jīng)理責(zé)任（1）員工責(zé)任采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)了解和認(rèn)真理解行為準(zhǔn)則內(nèi)容，并承擔(dān)如下責(zé)任：1）對于自己或他人違反行為準(zhǔn)則的事件或疑慮，有責(zé)任及時反饋；2）接到投訴信息，應(yīng)按程序向相關(guān)部門報告，禁止將信息反饋給被投訴者；3）反饋問題應(yīng)實事求是，以署名方式提出，不應(yīng)匿名或聯(lián)名，不得誹謗和詆毀他人；4）有義務(wù)配合有關(guān)人員對違反行為準(zhǔn)則事件的調(diào)查工作；5）確保采購業(yè)務(wù)，按流程要求歸檔所有相關(guān)采購文檔。（2）部門經(jīng)理責(zé)任除上述員工責(zé)任外，各級部門經(jīng)理還應(yīng)擔(dān)負(fù)起更多的責(zé)任，包括：1）根據(jù)項目需要，制定相應(yīng)的行為細(xì)則，并通過溝通、培訓(xùn)、監(jiān)督和檢查，確保下屬對行為準(zhǔn)則的理解和遵守；2）身體力行，樹立誠信的榜樣，營造正向的組織氛圍；絕不利用自身的職權(quán)和關(guān)系，影響或誘導(dǎo)員工違反行為準(zhǔn)則；3）要尊重員工，不能訓(xùn)斥、辱罵員工；4）采購崗位屬于關(guān)鍵和敏感性崗位，應(yīng)特別注意選拔、任用恰當(dāng)?shù)膯T工，并通過崗位輪換等措施保護公司利益；5）對于發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)行為，應(yīng)及時報告，并采取補救行動，將違紀(jì)行為的損失降到最低，嚴(yán)禁姑息和縱容違紀(jì)的行為。7.違紀(jì)處罰對違反行為準(zhǔn)則的事件或問題，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定處理。第二節(jié)具體采購實施方案一、供應(yīng)商的選擇及資質(zhì)考核（一）供應(yīng)商的選定1.合格供應(yīng)商必備條件（1）必須具備有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、注冊資金。（2）必須具有國家相關(guān)法規(guī)要求的生產(chǎn)營業(yè)場所；有必需的行業(yè)法規(guī)，具有相應(yīng)的生產(chǎn)、供應(yīng)交付與服務(wù)能力。（3）具備符合要求的質(zhì)量保證和檢測能力，并對自己的產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。（4）供應(yīng)商必須以“誠信、質(zhì)量第一”的原則提供產(chǎn)品及服務(wù)。2.選擇原則（1）采購員在采購教材時應(yīng)按比質(zhì)、比價原則。（2）在市場上有一定的知名度，有醫(yī)療行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗，可以提供相關(guān)客戶使用案例。（3）體系建立前已與公司有往來且績優(yōu)的供應(yīng)商。（4）公司指定承認(rèn)的供應(yīng)商。（5）若供應(yīng)商已取得第三方質(zhì)量管理體系認(rèn)證合格證書的，則優(yōu)先考慮。（二）新供應(yīng)商評價1.采購業(yè)務(wù)人員對供應(yīng)商的供應(yīng)能力、質(zhì)量保證體系基本了解后，填寫《供應(yīng)商基本情況調(diào)查表》。2.采購業(yè)務(wù)人員對供應(yīng)商情況基本了解后，應(yīng)組織售后部、倉儲部人員對供應(yīng)商進行質(zhì)量、供應(yīng)能力現(xiàn)場評估，現(xiàn)場評審一般由采購部等一起進行。3.現(xiàn)場評估結(jié)束后應(yīng)組織評審會議，對存在的問題進行總結(jié)并告知供應(yīng)商以及采取相應(yīng)的改善措施。4.現(xiàn)場評估完成后，參與評審的采購、技術(shù)等相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的實際情況在《供應(yīng)商供貨能力評價表》上打分并出具評審意見，對達(dá)到合格條件要求的供應(yīng)商，采購部門將此表及供應(yīng)商基本情況調(diào)查表、供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等其他資料，按照供應(yīng)商審批程序上報，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后列入合格供應(yīng)商名單。5.需要行政許可或者注冊管理的產(chǎn)品，必須核對供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記，生產(chǎn)許可證等基本信息的真實性、有效性。6.對一次性采購或偶爾采購（同樣產(chǎn)品采購不超過XX次）的產(chǎn)品供應(yīng)商，視具體情況可以免除供應(yīng)商評估，但必須核對供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記及基本信息的真實性、有效性。且在做采購呈批時，應(yīng)在呈批表上注明是“一次性采購”，且將供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記及其他相關(guān)資料附后。（三）質(zhì)量異常的處理1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)合格供應(yīng)商供貨質(zhì)量發(fā)生波動時，采購部門應(yīng)配合倉儲部門對供應(yīng)商進行現(xiàn)場質(zhì)量驗證，分析原因，提出改善措施。并由雙方書面確認(rèn)。2.當(dāng)發(fā)生重大質(zhì)量問題，應(yīng)按合同和內(nèi)控指標(biāo)向供應(yīng)商扣款或者退貨處理。經(jīng)評審后整改不力、質(zhì)量仍不穩(wěn)定的應(yīng)予以撤銷供應(yīng)資格。（四）教材供應(yīng)商考核1.為規(guī)范對供應(yīng)商的管理，采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，并及時更新，在未經(jīng)公司允許的情況下，采購部門不得向未列入合格供應(yīng)商名錄里的供應(yīng)商采購。2.為確保教材供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交付期限持續(xù)不斷滿足公司要求，必須強化對供應(yīng)的日常管理工作，采購部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的交貨狀況及服務(wù)記錄在《供應(yīng)商供貨情況統(tǒng)計表》中，采購部將供應(yīng)商的交貨質(zhì)量記錄在《供應(yīng)商供貨質(zhì)量合格率統(tǒng)計表》中，作為供應(yīng)商考評依據(jù)。3.在指定期內(nèi)由采購部組織對供應(yīng)商的業(yè)績考核一次，考核時間有項目部根據(jù)具體情況而定，評分標(biāo)準(zhǔn)按照《供應(yīng)商業(yè)績考核表》，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、輕微不合格、嚴(yán)重不合格四種，考核結(jié)果按照公司審批程序批準(zhǔn)后生效。4.對評為優(yōu)秀的教材供應(yīng)商應(yīng)視具體情況適當(dāng)增加采購量予以表彰，對不合格的供應(yīng)商終止采購并發(fā)出整改通知，整改評審合格后方可繼續(xù)供貨。5.未經(jīng)審核的教材供應(yīng)商財務(wù)有權(quán)不支付貨款，并由評審小組對經(jīng)辦人進行嚴(yán)肅查處，追究相關(guān)責(zé)任，直至辭退。二、成本控制（一）采購計劃控制1.教材的采購計劃由采購部計劃管理人員根據(jù)采購申請、庫存情況及需求計劃制定，經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報項目經(jīng)理審批。2.教材以外的其他需要采購的產(chǎn)品的采購計劃由采購部計劃管理人員根據(jù)各部門的采購申請制訂，經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報項目經(jīng)理審批。3.采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)人員審核，以利于公司資金的安排。4.采購部在實施采購的過程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行采購計劃。若采購計劃變更，必須由項目經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可執(zhí)行。5.未列入采購計劃內(nèi)的設(shè)備一般不能進行采購。如確屬急需設(shè)備，應(yīng)填寫“緊急采購申請表”，經(jīng)本項目經(jīng)理審批、采購部核準(zhǔn)后方能列入采購范圍。算出較為準(zhǔn)確的底價資料。（二）采購價格控制1.采購部實施采購時需填制“采購申請表”，“采購申請表”中的價格要嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)人員核定的采購最高限價。2.采購方式包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點采購、比價采購等。采購部應(yīng)將各種采購方式進行對比，找出成本最低的采購形式組合，降低采購成本。3.采購部在確定采購價格時，可遵循以下四個步驟。（1）詢價利用網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)協(xié)會、市場采價等多種渠道，快速獲取市場最高價、最低價、一般價格這三類信息，從而保障采購詢價效率。（2）比價分析各供應(yīng)商提供的教材規(guī)格、品質(zhì)、性能等信息，建立比價體系。（3）估價成立估價小組（小組由采購管理人員、營運人員、財務(wù)人員組成），自行估算出較為準(zhǔn)確的底價資料。（4）議價采購部根據(jù)底價資料、市場行情、采購量大小和付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。4.如果實際教材采購價格低于最高限價，公司將給予經(jīng)辦人一定比例的獎勵；如果實際采購價格高于最高限價，則必須獲得財務(wù)部核價人員的確認(rèn)和項目經(jīng)理的批準(zhǔn)，同時給予經(jīng)辦人一定比例的罰款。（三）采購訂貨量控制1.倉儲部倉儲員應(yīng)每日填寫庫存日報表，反映現(xiàn)有存貨的名稱、單價、儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。2.采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方運輸服務(wù)的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式，及時提供已訂購的但未達(dá)存貨日報表。3.采購部根據(jù)各部門采購申請制訂教材采購計劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的運輸計劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助采購計劃人員確定最佳安全庫存。4.采購部根據(jù)教材采購耗時的不同及教材的緊缺程度等，借助歷史經(jīng)驗估計等方法確定安全庫存量。5.采購部人員在制訂教材采購計劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有存貨量（包括供應(yīng)商或第三方運輸服務(wù)的未達(dá)存貨）、配送能力情況、訂貨所需時間、教材需求量、教材運輸?shù)竭_(dá)時間等因素的基礎(chǔ)上，結(jié)合教材的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。（四）采購入庫及付款控制1.相關(guān)人員辦理采購教材入庫時，必須同時滿足以下兩個條件，否則倉儲部一律不予受理。（1）到庫的教材符合采購訂單要求。（2）到庫的教材經(jīng)倉儲部檢驗合格。2.采購的教材登記入賬時，價格、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號須完全符合采購訂單的要求。3.支付采購教材費用時，必須同時滿足以下三個條件，否則財務(wù)部一律不予付款。（1）已經(jīng)列入當(dāng)期貨幣資金支出預(yù)算。（2）雙方往來賬核對無誤。（3）“付款申請單”已經(jīng)綜合部部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。三、教材的質(zhì)量檢驗輸入流程實施采購戰(zhàn)略收到商品差異商品處理輸出流程供應(yīng)商資質(zhì)管理庫存/存儲/移送差異商品的處理目的確保商品質(zhì)量的所有活動。內(nèi)容說明確定收到的教材商品是否符合質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗人員通過標(biāo)準(zhǔn)的操作流程進行質(zhì)量檢驗。參與部門業(yè)務(wù)部批銷四、采購進度控制措施（一）為保證教材的采購進度，我公司將嚴(yán)格保證采購相關(guān)人員的素質(zhì)，并保證教材于運輸前檢驗合格，且能滿足該項目質(zhì)量檢測要求。（二）為保證教材的質(zhì)量，讓貴方滿意，我公司將熱忱歡迎貴方、提供更好的方法和中肯的批評，隨時改正和提高采購進度保證方法。（三）由采購部負(fù)責(zé)人控制公司采購的進度，跟催采購訂單的，防止缺料，確保在及時采購教材的同時降低庫存成本。（四）制定并執(zhí)行采購作業(yè)期限：1.項目經(jīng)理向采購部經(jīng)理下達(dá)采購目標(biāo)；注明采購物料的名稱、規(guī)格、技術(shù)要求、采購數(shù)量及交貨期等要求；2.采購部部門經(jīng)理制定并向下屬人員下達(dá)交期指令；3.采購明確采購交期控制目標(biāo)；4.采購員發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》給供應(yīng)商，了解其公司背景及有關(guān)事項，要求對方回復(fù)?？梢詮钠渌玖私獗徽{(diào)查供應(yīng)商以往的品質(zhì)記錄，并制定作業(yè)期限。由項目經(jīng)理達(dá)采購目標(biāo)交給采購部經(jīng)理，由采購部經(jīng)理向下屬下達(dá)交期，采購員明確采購交期控制目標(biāo)，收集相關(guān)資料與信息并制定采購作業(yè)期限，上報采購部經(jīng)理與項目經(jīng)理審核。（六）下單前采購交期控制：1.采購員向供應(yīng)商詢價談判并交涉進度控制；2.采購員收集并了解供應(yīng)商信息資料；3.采購員與供應(yīng)商協(xié)商采購合同內(nèi)容由采購員進行詢價談判及進度控制，了解供應(yīng)商生產(chǎn)及交貨計劃，協(xié)商交期期限和違約責(zé)任，選擇合適的運輸方式。（七）訂單跟蹤掌握進度：1.第一步：采購員向供應(yīng)商下單采購；2.第二步：采購資料員跟進訂單由采購員下單采購，交給采購資料員填寫采購預(yù)定進度交期并進行訂單跟催。（八）逾期處理：由采購員發(fā)送催貨通知給供應(yīng)商，并協(xié)助其他采購員分析原因，提出處理方法，上報采購部門經(jīng)理與采購部負(fù)責(zé)人審批，再由采購員對供應(yīng)商進行逾期處理。（九）改善交期控制：由采購員制定并執(zhí)行改善交期控制方案。第三節(jié)供貨實施方案一、供貨計劃安排我公司保證采購的教材滿足招標(biāo)文件要求，從采購、檢驗、運輸、到貨驗收、交付使用XX天完成。（一）采購時間安排按照訂貨合同內(nèi)容分批次、分階段采購，自中標(biāo)后按時間進度計劃開始采購。（二）檢驗時間安排采購的教材進場前，交給專業(yè)質(zhì)檢部門進行檢測并出具檢測報告。（三）運輸時間安排本公司直接安排技術(shù)熟練的駕駛員駕駛該運輸工具到目的地，有效縮短運輸時間。（四）我公司安排專職專人負(fù)責(zé)采購方的教材，負(fù)責(zé)送貨上門服務(wù)。（五）我方送貨人員根據(jù)采購方的教材情況，根據(jù)教材的價值，需辦理保險的我方承擔(dān)保險的相關(guān)費用。（六）教材到達(dá)地點后，第一時間通知收貨人帶有效證件進行交貨手續(xù)。（七）到貨交付時間安排到達(dá)采購人指定地點后，我公司派出專業(yè)技術(shù)人員協(xié)助采購人教材驗收并做好交貨驗收記錄和填寫接收單據(jù)。（八）交付安排教材驗收完畢之后，按采購方要求在指定地點存放教材，確保教材質(zhì)量及數(shù)量符合采購方要求并進行記錄。供貨進度計劃表序號項目內(nèi)容進度時間1開始采購采購部門采購相應(yīng)教材2質(zhì)量檢驗對教材進行質(zhì)量檢驗3教材發(fā)運根據(jù)訂單的數(shù)量和交貨日期開始發(fā)貨及運輸5到貨采購人驗收根據(jù)采購人要求和合同內(nèi)容驗收6售后服務(wù)按照公司售后服務(wù)方案提供質(zhì)保期內(nèi)上門服務(wù)及免費更換服務(wù)（說明：根據(jù)實際情況填寫。）二、供貨流程（一）確定教材訂單1.我公司接受貴方各種形式的訂單，并嚴(yán)格按照貴方選定的教材訂單供貨。我公司建有功能完善、性能穩(wěn)定的專業(yè)化教材電子表商務(wù)網(wǎng)站，方便于雙方高效開展業(yè)務(wù)工作。貴方向我公司提交教材訂單，我公司在收到訂單后立即回復(fù)。收到訂單（包括發(fā)文、征訂單、電子郵件、電話、傳真等均視為訂購合同）后及時反饋貴方確認(rèn)訂單收到，并告知訂單所處的狀態(tài)。（如果因出版變更或無書不加印的原因無法供書，我公司將及時通知貴方）2.我公司將做好查重服務(wù)，并保證提供現(xiàn)場查重器及其軟件。3.我公司本項目負(fù)責(zé)人：XXX（二）訂單數(shù)據(jù)整理1.把教材采購訂單交由公司采購部進行數(shù)據(jù)整理，查重。確定并分類：庫房有貨教材、非庫房現(xiàn)貨教材和庫房有貨但數(shù)量不夠的品種。2.工作人員安排：采購部數(shù)據(jù)組人員。3.采購部負(fù)責(zé)人：XXX（三）采購部制單出單1.由采購部整理教材采購訂單。將庫房有貨的教材配貨單下達(dá)到庫房。2.工作人員安排：采購部人員組人員3.采購部負(fù)責(zé)人：XXX（四）調(diào)貨1.把非庫房現(xiàn)貨教材和庫房數(shù)量不夠的，分別從現(xiàn)采基地或出版社調(diào)貨回庫房。以確保教材訂單供貨率。2.工作人員安排：采購部。3.綜合部負(fù)責(zé)人：XXX。（五）配貨及打包1.配貨（1）嚴(yán)格按貴方訂單要求配貨，（2）對所配教材嚴(yán)格把關(guān)，保證所供教材和出版物均為國家正式出版物，杜絕盜版等教材。2.組織打包由倉儲部進行同時包裝，教材打包嚴(yán)格按照貴方的要求進行打包，（每包外面標(biāo)明批次和包號，并注明清單包），提供三聯(lián)打印清單（提供電子版），一聯(lián)隨教材打包，內(nèi)容包括注明合計（書名、種數(shù)、冊數(shù)、碼洋、實洋）；每包詳單注明每種教材的題名、ISBN、出版社、單價、冊數(shù)。和折扣率）、總種數(shù)、總冊（件）數(shù)，方便貴方驗收，另外兩聯(lián)放在清單包里，作為核查資產(chǎn)清單和付款對賬單。教材包裝保證嚴(yán)密完整，無彎折、破損、受潮等現(xiàn)象。3．工作人員安排：倉儲部4.倉儲部負(fù)責(zé)人：XXX5.運輸：我公司采取陸路運輸及汽車運輸，派專人跟車押運，確保教材不受潮、不破損等安全交付給采購人使用。三、供貨響應(yīng)程度（一）響應(yīng)程序1.當(dāng)客服專員接到客戶投訴或服務(wù)需求時，應(yīng)當(dāng)立即將相關(guān)信息整理上報項目經(jīng)理。2.項目經(jīng)理接到整理報告后，立即通知調(diào)度員和車隊負(fù)責(zé)人做好教材裝運前的準(zhǔn)備工作。3.由項目經(jīng)理帶隊，與招標(biāo)方業(yè)務(wù)人員及時聯(lián)系，準(zhǔn)確掌握發(fā)運時間、發(fā)運數(shù)量、教材流向及相關(guān)信息。4.合理地調(diào)配和使用運輸車輛，提前一天向招標(biāo)方業(yè)務(wù)員通報次日裝運車輛的詳細(xì)情況。5.車隊負(fù)責(zé)人接到發(fā)運計劃后，編排好《車輛安排計劃表》，掌握教材發(fā)運近期的天氣變化情況做好預(yù)報，詳細(xì)了解運行路線。6.調(diào)度員應(yīng)在接到發(fā)運計劃后及時與車隊負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，組織車輛做好教材裝運前的準(zhǔn)備工作。7.對招標(biāo)方下達(dá)的運輸計劃做到24小時響應(yīng)。（二）響應(yīng)原則1.以業(yè)務(wù)為中心的可行性原則運輸服務(wù)應(yīng)以滿足采購方的業(yè)務(wù)需