綜合臺帳管理新規(guī)制度

綜合臺帳管理制度第一章總則第一條、為提升企業(yè)管理水平，建立科學規(guī)范臺賬管理機制，確保臺賬資料完整、統(tǒng)一，提升綜合臺賬利用效率，依據(jù)企業(yè)經(jīng)理辦公會相關在全企業(yè)推行臺賬管理相關精神制訂本制度。第二條、臺賬管理基礎要求是重視實用、內容完整、簡明扼要。具體要求是工作任務量化，責任單位明確，時間節(jié)點具體，操作簡單輕易。第三條、綜合臺賬包含協(xié)議管理、固定資產(chǎn)管理、應收應付款管理等第四條、各企業(yè)辦公室、財務、業(yè)務人員負責綜合臺賬編制、匯總、反饋工作。在臺帳資料統(tǒng)計、整理和積累過程中起到自我督促、強化管理作用。第五條、臺賬運作程序：（一）臺賬建立。各部門依據(jù)企業(yè)提供臺賬模板建立對應本部門工作臺賬，全方面推行臺賬管理。（二）臺賬督查。按職責分工對臺賬相關事項實施跟蹤督辦，周督辦、月提醒、季度檢驗、六個月點評、年底總結。對關鍵工作、關鍵工程、關鍵項目，適時組織相關部門開展聯(lián)合督查，立即公開督查結果。（三）臺賬反饋。按職責分工對臺賬相關工作進展情況按月進行登記，并進行結果認定。每個月5日前將結果認定情況匯總至綜合事業(yè)部。每個季度進行一次通報。第二章協(xié)議臺賬管理制度第六條、凡以各企業(yè)或集團名義簽署協(xié)議，均應由專職或兼職協(xié)議管理人員依據(jù)本制度建立協(xié)議臺賬，并向企業(yè)綜合事業(yè)部立案。第七條、專職或兼職協(xié)議管理人員負責協(xié)議分類歸檔、臺賬登記、資料搜集、保管等工作。同時負責對本部門協(xié)議簽署、推行進行監(jiān)督，對協(xié)議推行過程中出現(xiàn)質量、價格、數(shù)量、交貨期等關鍵條款實質性變更情況，要立即向主管領導匯報,關鍵情況應同時向相關部門通報。第八條、專職或兼職協(xié)議管理人員應在協(xié)議簽署生效后三日內建立協(xié)議臺賬，并對重大協(xié)議進行立案審查。第九條、協(xié)議臺帳應包含以下內容： （一）協(xié)議名稱；（二）協(xié)議主體；（三）協(xié)議內容（含標、數(shù)量、價款或酬金、推行期限、地點和方法、違約責任、處理爭議方法及其它須注明事項）；（四）協(xié)議推行情況（有沒有違約、爭議、訴訟等情況及協(xié)議推行完成時間）；（五）協(xié)議所附資料；（六）其它應該記載關鍵內容。第十條、協(xié)議臺帳應附以下資料：1.協(xié)議正本或副本；2.對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和資質等級證實等資料復印件；3.對方法定代表人身份證實和委托代理人授權委托書及代理人身份證實；4.補充協(xié)議、會議紀要、往來函電；5.相關關鍵資料。第十一條、專職或兼職協(xié)議臺帳管理人員有權對協(xié)議及所附資料進行審查，發(fā)覺程序不符、內容有誤、資料不全、顯失公平、重大誤解或對方有欺詐行為，嚴重損害我方利益等問題時，應立即要求協(xié)議簽署人員采取方法給予糾正或補充資料，以確保協(xié)議簽署和推行正當有效。第十二條、使用或借用協(xié)議臺帳資料，應該辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應妥善保管協(xié)議資料，不得損壞或遺失，更不得私自涂改或更換；辦理結束后，應立即將使用或借用協(xié)議資料歸還協(xié)議臺帳管理人員。若違反前款要求給企業(yè)造成不良后果，將追究相關責任人責任。第十三條、財務部門為協(xié)議金額結算部門及控制部門（一）對包含金額結算協(xié)議應嚴格根據(jù)協(xié)議內容及要求進行結算，嚴禁沒有協(xié)議而向其它單位、個人等進行付款。（二）對協(xié)議推行情況進行監(jiān)督并嚴格根據(jù)實際推行情況和協(xié)議內容、條件進行結算，對協(xié)議檔案進行管理并建立對應協(xié)議臺帳。（三）凡不按協(xié)議要求結算方法辦理收款或付款手續(xù)，財務部門有權拒絕辦理。（四）付款或收款單位和協(xié)議對方當事人名稱不一致，財務部門應該要求承接部門索要對方當事人出具相關證實。（五）和非法人單位或一人企業(yè)簽署協(xié)議時，不得有預付款約定；和法人單位簽署協(xié)議標準上預付款、進度款等標交付前支付款項不得超出其注冊資本30%。特殊情況應經(jīng)總經(jīng)理同意或提供擔保。（六）對于下列協(xié)議須由對方提供不低于協(xié)議金額10%履約確保金（現(xiàn)金、現(xiàn)金支票或銀行履約保函形式）：1.大宗材料訂購協(xié)議；2.大型工程協(xié)議；3.其它標金額較大、存在履約風險協(xié)議。第十四條、協(xié)議管理中須注意事項（一）各企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟往來，除標額在3000元以下且能立即清結外，均需簽署書面協(xié)議；雖能立即清結，但屬批量交易、交易額較大或當初難以檢測產(chǎn)品內在質量和技術性能，極易引發(fā)糾紛或潛在風險較大交易也應簽署書面協(xié)議。集團企業(yè)內部經(jīng)濟往來亦應簽署協(xié)議。和協(xié)議相關文書、圖表、傳真件等均為協(xié)議關鍵資料。（二）簽署協(xié)議應該使用政府相關部門、企業(yè)制訂統(tǒng)一協(xié)議文本或參考文本。具體份數(shù)按實際情況確定，但我方最少留存三份，綜合事業(yè)部一份、各企業(yè)財務部門一份、承接部門一份。（三）簽署協(xié)議必需使用協(xié)議專用章。（四）法律要求需經(jīng)國家專門機關同意協(xié)議，協(xié)議簽署后應由承接部門承接人辦理審批手續(xù)；通常法律要求需經(jīng)國家專門機關相關部門登記或立案協(xié)議，必需向要求機關申請登記或立案。（五）雙方對協(xié)議達成一致意見后，由對方先蓋章，然后由協(xié)議承接人到綜合事業(yè)部辦理協(xié)議審批表并加蓋協(xié)議章。（六）未經(jīng)同意不得先發(fā)生經(jīng)濟行為后簽署協(xié)議。因緊急情況確需后補協(xié)議，應在采購行為發(fā)生前經(jīng)部門領導、企業(yè)主管領導同意，并在發(fā)生之日起5日內出具書面說明報企業(yè)總經(jīng)理指示，補辦協(xié)議審批手續(xù)。第十五條、專職或兼職協(xié)議管理人員應做好簡便有效協(xié)議推行督促檢驗工作，定時對到期協(xié)議推行情況進行檢驗。每個月5日之前將上月協(xié)議推行情況書面匯總并制訂表格，報部門領導及企業(yè)相關部門。第三章應收賬款臺賬管理制度第十六條、應收帳款管理目標1．有效控制在途應收帳款額度，實現(xiàn)合理鋪貨，加緊資金周轉。2．降低應收帳款管理成本，提升銷售利潤。第十七條、應收賬款日常管理1．做好應收帳款日常統(tǒng)計。2．做好用戶基礎信息搜集（地址、電話、責任人、資金情況、相關負債等情況，如本部人力有限則要求用戶親自填寫）；法律憑證搜集（要求一切原始憑證，關鍵是協(xié)議、退貨申請單等，因為包含以后法律糾紛，要求銷售部門有一份留檔）。3．發(fā)貨之日起10日內，立即做好發(fā)貨情況核查工作，并做好臺帳統(tǒng)計，月度歸檔管理。第十八條、業(yè)務人員應建立銷售及應收賬款明細臺賬：（一）業(yè)務部門按用戶設置應收賬款臺賬，具體統(tǒng)計應收賬款基礎資料。包含每個用戶用戶類別、用戶名稱及聯(lián)絡資料、信用額度、信用期限、每筆業(yè)務訂單編號、協(xié)議編號、經(jīng)辦人員、同意人員，項目明細、產(chǎn)品明細、貨款明細、發(fā)貨單編號、貨物簽收情況、發(fā)票編號、貨款回籠情況和對賬、催收統(tǒng)計和上述相關發(fā)生日期等。（二）銷售及應收賬款臺賬應以數(shù)據(jù)庫格式或Excel表格格式建立。凡賬齡在30天以上應收賬款即登入臺賬。（三）應收賬款臺賬，按用戶分類管理，第十九條、業(yè)務人員對應收賬款管理責任（一）業(yè)務人員對其經(jīng)辦應收賬款全程負責，并對用戶經(jīng)營情況、催付能力進行追蹤分析，立即了解用戶資金持有量和調劑程度，確保應收賬款回收。（二）業(yè)務人員應對應收賬款用戶分類管理，賬期內應收賬款應在到期前30天立即提醒用戶按約付款，在到期前10天傳真提醒用戶按約付款；逾期應收賬款，業(yè)務人員提交分析說明及清收方法交部門領導審閱，并向用戶寄、送催款書。（三）業(yè)務人職員作調動，該銷售業(yè)務人員經(jīng)辦或接管應收賬款應作為關鍵內容逐筆進行交接，后任業(yè)務人員必需接任應收賬款清欠責任，發(fā)生逾期呆賬、壞賬，應依據(jù)具體情況同時追究前任、后任銷售人員責任。（四）業(yè)務人員應定時和用戶對賬，對賬結果可使用詢證函或對賬確定書加以確定。詢證函或對賬確定書應由雙方蓋章，并立即交財務部門，確保債權明確有效。雙方對賬有問題，必需時由財務部門提供對賬支持，和業(yè)務人員共同和用戶對賬。第二十條、財務人員對應收賬款管理責任（一）財務部門按用戶設置應收賬款明細賬，立即反應每一用戶應收賬款發(fā)生，余額增減變動，監(jiān)督信用政策實施情況。（二)財務部門負責編制應收賬款明細表，并對應收賬款賬齡進行分析，提供給銷售部門和企業(yè)領導，依據(jù)信用政策對應收賬款數(shù)額過大或超出信用期、賬齡延長等情況提供預警信息反饋。根據(jù)企業(yè)核定下達應收賬款合理額度和周轉率催收管理。月度對臺帳統(tǒng)計進行整理、歸檔。（三）財務部門在清查應收賬款時，相對應應付款項應該一并清查。對現(xiàn)有債權又有債務同一債權人，應由銷售部門、采購部門共同說明情況，經(jīng)銷售部門、采購部門領導審批后，由財務部門進行賬務抵扣處理，以確定應收賬款真實數(shù)額。（四）財務部門于每個月底要對往來帳目進行查對。，對當月發(fā)貨情況進行對帳核實，發(fā)出對帳單。集團內部單位形成應收賬款，財務部門也應定時對賬。定時清收。（五）財務部門負責核定應收賬款占用額、賬齡結構和周轉期，并分解到各業(yè)務分部，和銷售額、回款率一并考評。第二十一條、應收賬款催收管理（一）關鍵經(jīng)過電話、傳真等方法，由業(yè)務部門專員負責催收工作。依據(jù)企業(yè)催收工作程序，每3－4天催收1次，并做好日常催收臺帳統(tǒng)計。（二）做好月度催收匯報工作。由催收人員編寫催收書面匯報書，交部門領導審核后，呈報營銷副總經(jīng)理。（三）對催收無效逾期應收帳款，由催收人員編寫催收書面匯報書并提出相關處理意見（停滯發(fā)貨、計罰利息等），交部門領導審核后，呈報總經(jīng)理審定。（四）對有以下情況之一者，列入關鍵催收對象，派員深入核查，并提出催收意見書。1.貨款逾期，經(jīng)數(shù)次催收仍不回款。2.拖欠、挪用貨款。3.發(fā)覺債務人有破產(chǎn)、解散跡象，可能形成破產(chǎn)債權。4.發(fā)覺債務人有騙貨、逃債跡象，可能形成很債權。（五）每個月5日之前將上月應收賬款催款情況書面匯總并制訂表格，報部門領導及企業(yè)相關部門。第四章固定資產(chǎn)臺賬管理制度第二十二條、法定全部權屬于企業(yè)固定資產(chǎn)，不管其存放在何處，全部應作為企業(yè)固定資產(chǎn)，納入固定資產(chǎn)臺賬管理范圍。第二十三條、辦公室為固定資產(chǎn)管理部門，財務部負責固定資產(chǎn)帳務管理，各資產(chǎn)使用部門負責固定資產(chǎn)合理使用、維護、保管。第二十四條、各類固定資產(chǎn)歸口管理分工，本著有利于組織領導、有利于落實責任制標準，結合機構設置具體情況確定各部門分工以下：（一）財務部門負責固定資產(chǎn)綜合核實，全方面掌握固定資產(chǎn)增減改變情況，和正確計提折舊等財務核實。（二）房屋及建筑物、辦公家俱及設備、計算機及隸屬設備歸口管理部門為辦公室。（三）運輸工具歸口管理部門為貨運部。（四）機器設備歸口管理部門為生產(chǎn)管理部門。第二十五條、企業(yè)固定資產(chǎn)實施由使用部門、歸口管理部門、財務部門分工負責標準，使用部門、歸口管理部門負實物直接管理責任，財務部門負核實、監(jiān)督和檢驗管理責任。各部門職責以下：（一）使用部門1.建立和落實固定資產(chǎn)使用，保管責任制度。2.建立臺帳立即反應固定資產(chǎn)增、減變動等情況，做到帳（卡）、物一致。3.正確使用固定資產(chǎn)，做好維護保養(yǎng)。4.定時進行清查盤點，并提出盤點匯報。（二）歸口管理部門1.建立固定資產(chǎn)臺賬，做到財務、分管，使用三賬一致，明細賬、臺賬、實物一致，并按期填報相關業(yè)務報表。2.正確立即辦理增加、轉移、調撥、報廢等手續(xù)。3.對使用部門進行固定資產(chǎn)維護、管理和使用情況檢驗和指導。4.定時組織清查盤點，提出盤點匯報。5.負責編制分管固定資產(chǎn)大修理計劃。6.健全檔案資料，組織編號釘牌。（三）財務部門1.負責企業(yè)固定資產(chǎn)統(tǒng)一核實，建立健全固定資產(chǎn)核實憑證、明細賬和臺賬，正確填報相關會計報表。2.辦理固定資產(chǎn)增加、轉移、調撥、盈虧報廢等財務手續(xù)。3.正確計提折舊。正確反應類別、單個固定資產(chǎn)原值、累計折舊、凈值。4.組織并參與管理部門清查盤點工作。第二十六條、固定資產(chǎn)臺帳是不作為財務帳明細帳，是對財務帳補充，比財務帳更明細。財務部門負責企業(yè)固定資產(chǎn)統(tǒng)一核實。正確填報相關會計報表。財務部門建立固定資產(chǎn)管理臺帳應包含以下內容：（一）固定資產(chǎn)名稱（二）單位、數(shù)量、類別、規(guī)格型號（三）原值、殘值率（四）開始使用日期、使用年限、使用部門（五）月折舊額、累計折舊數(shù)（六）當期累計折舊數(shù)第二十七條、使用部門、歸口管理部門建立各類固定資產(chǎn)臺賬，本著有利于落實責任制標準，結合固定資產(chǎn)類別具體情況而定。使用部門、歸口管理部門建立固定資產(chǎn)保管臺帳應包含以下內容：（一）固定資產(chǎn)編號、名稱（二）規(guī)格型號、類別（三）購置日期、使用日期（四）資產(chǎn)原值（計量單位、數(shù)量、單價）（五）出入庫登記（入庫單編號、入庫日期、出庫編號、領用日期、領用人）（六）存放地點、使用部門、使用人第二十八條、固定資產(chǎn)每十二個月最少全方面盤點一次，為確保報表真實可靠，年度內可依據(jù)需要進行盤點。