世界強前十央企集團公司子公司會務(wù)接待工作手冊樣本

廣東****有限公司會務(wù)接待工作手冊目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章接待工作 2一、接待工作基本要素 2二、準備 3三、交通 7四、會談 8五、參觀 9六、住宿 10七、餐飲 10第二章會務(wù)工作 14一、準備 14二、材料 14三、食宿 15四、交通 15五、場地 16六、其她 19七、會務(wù)工作中某些注意事項 20第一章接待工作接待工作是展示****風貌、顯示管理水平重要工作之一，也是完畢各項業(yè)務(wù)工作重要構(gòu)成某些。接待工作普通都具備較嚴格籌劃性，但有時也會有突發(fā)和易變特點，這就規(guī)定接待部門工作既熱情周到，耐心細致，又有條不紊，井然有序。同步，在接待工作中，應(yīng)嚴格遵守上級單位和公司關(guān)于規(guī)定。一、接待工作基本要素接待工作重要應(yīng)注意5W要素：What（什么事）、When（什么時間）、Who（什么人）、How（如何做）和Where（什么地方）。1、What（事由）一方面應(yīng)理解客人來訪目。這是接待工作基本，由于隨后一切工作都必要依此而進行，普通涉及如下幾種：商務(wù)談判、業(yè)務(wù)往來、合伙協(xié)商、調(diào)研考察、出席會議、參加典禮、禮節(jié)拜訪等。2、When（時間）這是指客人來訪日期和時間，涉及到達時間、在我單位逗留時間、離開時間、以及有關(guān)車次航班狀況等。3、Who（人員）人員是指賓客基本構(gòu)成狀況，涉及人數(shù)、姓名、身份（職務(wù)、級別等）、性別、民族等，特別應(yīng)理解來訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)狀況。同步，依照來訪事由和人員狀況，擬定我方出面接待人員，普通應(yīng)把握“對口接待、身份對等”原則，其中核心是擬定我方出面接待最高領(lǐng)導(dǎo)。4、How（方式）方式則是指接待所采用形式，這重要由接待事由來決定。不同事由將決定接待地點選用和布置。5、Where（地點）地點重要指迎送、會談、住宿、就餐等地點。來訪事由、人數(shù)、主賓身份等是擬定接待地點重要因素。例如：舉辦大會或典禮，當級別較高客人來訪時，可在正式會場旁備一小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會前小憩和會面。所選用會談場合座位數(shù)宜略多于雙方總出席人數(shù)，達到既能融洽交流又相對寬松效果。此外，就近原則也是要考慮因素，使會談、住宿、就餐地點相對接近或順路，可以節(jié)約時間和精力。二、準備接待前準備是做好接待工作重要構(gòu)成某些，是整個接待工作可以順利進行基本。準備工作涉及來訪信息確認、補充；擬定接待規(guī)格；制定接待籌劃等方面。（一）確認來訪信息賓客信息收集，是做好接待準備工作基本。在接到接待任務(wù)后，一方面應(yīng)確認來訪人員信息，涉及如下幾種方面：1、來訪客人狀況：涉及來訪人數(shù)；重要成員姓名、身份（職務(wù)、級別等）、性別、民族（在食宿等方面有無特殊規(guī)定和風俗習慣）、隨行聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。2、來訪籌劃：涉及來訪目、來訪時間、離開時間、來去交通方式及班次、與否需要訂房、訂票、接送等。此外，還應(yīng)告知賓客我方接待人員姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方溝通和信息及時更新。聯(lián)系時要注意復(fù)述核心信息，如人名、電話號碼、日期、航班班次等，請對方確認，以保精確。（二）補充有關(guān)信息由賓客方面提供信息非常有限，局限性以支持接待工作圓滿完畢。因而，接待人員要依照已知狀況擴展信息。1、來訪單位狀況：涉及來訪單位概況、特色和所處地區(qū)概況等。這些信息摘錄、整頓、打印后分送參加接待重要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。2、重要賓客重要經(jīng)歷：賓客地位尊貴，需要進行一對一接待時。接待人員應(yīng)理解嘉賓個人信息，涉及個人資料、重要經(jīng)歷等。這樣才干在接待中做好細節(jié)工作，使彼此心情愉悅。（三）規(guī)格定位接待工作中，規(guī)格定位是一種非常重要環(huán)節(jié)。在掌握關(guān)于信息后，重要根據(jù)來訪人員狀況、時間與目，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，擬定我方接待規(guī)格及參加人員，并制定接待籌劃。普通來講，接待規(guī)格根據(jù)實際狀況分為三種形式。1、對等接待，這是最常用接待規(guī)格，指我方出面接待領(lǐng)導(dǎo)和客人職務(wù)、級別大體相似而采用一種接待形式。2、高格接待，是指我方出面接待領(lǐng)導(dǎo)比客人職務(wù)高而采用一種接待形式。3、低格接待，是指陪客比來客職務(wù)低而采用一種接待形式。在接待工作準備中，只有對接待規(guī)格做出正擬定位，才干擬定應(yīng)當邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)出席，如何安排車輛和行程，從而完畢接待籌劃。（四）制定籌劃制定籌劃是接待工作重點之一。特別是重要賓客來訪，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)于同志報告，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作安排意見，同步召開接待工作會議，在安全保衛(wèi)、交通用車、陪伴人員、經(jīng)費開支、活動方式、日程安排、接待規(guī)格、接待地點、報告內(nèi)容、參觀路線、后勤保障、宣傳報導(dǎo)等方面做出精確、恰當布置，保證接待籌劃順利實行。制定籌劃可通過填寫《接待事務(wù)安排表》使籌劃完整和詳細，其中核心內(nèi)容涉及如下三方面：1、物質(zhì)準備，涉及：住宿安排、用餐安排、會談地點、參觀點、接待用車和關(guān)于文字材料等。2、參加人員，依照對方來訪目、活動需要來擬定，其中重點是貫徹我方出面接待最高領(lǐng)導(dǎo)。3、資金準備，適量接待經(jīng)費是必不可少。

附：接待事務(wù)安排表填表時間：來訪單位來訪時間會晤地點重要內(nèi)容來訪單位成員聯(lián)系人：聯(lián)系電話：會見領(lǐng)導(dǎo)接待人員經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：會晤安排饋贈禮物備注

（五）檢查準備準備工作完畢后，應(yīng)從頭到尾將整個接待籌劃梳理一遍，查漏補缺。重要關(guān)注整個接待流程安排與否合理、與否漏掉某個環(huán)節(jié)等，保證每個環(huán)節(jié)應(yīng)出席人員和需要物資都已貫徹。提前半天或一天須再次貫徹人員、地點、車輛和經(jīng)費等準備狀況。三、迎送（一）車輛安排無論是接機接站，還是賓客到達后座談參觀，車輛安排都是不可或缺某些，在進行準備工作時應(yīng)盡早貫徹。所安排車輛座位數(shù)（不含折疊座位）應(yīng)略不不大于總乘坐人數(shù)（來訪人數(shù)+接待人數(shù)）。在保證車輛交通安全基本上，兼顧乘車者舒服度和暫時增長人員乘車空位等問題。在接待重要領(lǐng)導(dǎo)時，普通應(yīng)為其單獨安排一輛小車。工作人員應(yīng)及早貫徹車型、車牌號碼、司機姓名和手機號碼，并提前與司機本人確認，保證本次出車時間、地點精確。除司機本人聯(lián)系方式外，接待人員還應(yīng)儲存車輛調(diào)度人員電話號碼，以便浮現(xiàn)突發(fā)狀況時可以迅速做出調(diào)節(jié)，及時解決問題。（二）機場接待若對方規(guī)定我方接機，一方面要確認對方人數(shù)、航班號、起飛時間和隨行聯(lián)系人電話。接待人員要提前貫徹航班到達時間，并及時更新航班信息，安排好接機車輛，制作接站牌。接到賓客后，應(yīng)熱情積極地自我簡介，協(xié)助賓客拿行李。待賓客到齊、行李件數(shù)確認后，接待人員應(yīng)盡快帶領(lǐng)賓客返回。如重要賓客，接待人員可以提前聯(lián)系機場，申請賓客通道并提前到達賓客廳，交費辦理接機手續(xù)等。接到賓客后可詢問賓客與否需要稍事休息再上車。（三）火車站接待接待人員應(yīng)提前貫徹接站車輛和制作接站牌，并在出發(fā)前致電來訪方隨行聯(lián)系人，確認火車與否正點運營，告知對方自己將在何處等待。若對方身份比較尊貴，則需提前辦理有關(guān)手續(xù)，到站臺迎接。接到賓客后，接待人員要熱情積極地自我簡介，協(xié)助賓客拿行李。接待人員應(yīng)提示賓客注意保管好行李和隨身物品，并盡快引領(lǐng)賓客離開火車站廣場，返回。（四）賓客自駕車賓客自行駕車來到公司。接待人員要提前與賓客商定好時間和下車地點，向賓客清晰簡介公司地理位置和行車路線。當天，接待人員應(yīng)提前致電來訪方聯(lián)系人，詢問對方位置，再次確認下車地點并表白自己將在那里等待。如有需要，還應(yīng)邀請出席接待領(lǐng)導(dǎo)一同前去等待。（五）送行應(yīng)盡早理解對方離開日期時間和交通工具，據(jù)此安排關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)和車輛為客人送行。四、會談（一）會談前期準備工作一方面，接待人員依照對方來訪規(guī)定擬定會談時間和內(nèi)容，并請有關(guān)人員出席；依照會談規(guī)格和出席人數(shù)盡早預(yù)定會談場地。隨后，接待人員將擬定接待籌劃及有關(guān)資料分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和出席人員。重要會談，還應(yīng)準備多媒體設(shè)備，制作領(lǐng)導(dǎo)名牌，注意領(lǐng)導(dǎo)排位。若有需要，還要聯(lián)系有關(guān)新聞媒體進行報道，請專人負責會議記錄。（二）會談當天準備工作當天，接待人員應(yīng)提前檢查會場布置狀況。保證會場整潔干凈，有足夠座椅，有工作人員倒茶。如有需要，還要調(diào)試多媒體設(shè)備，擺放領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌和鮮花。如有媒體參加，還應(yīng)特意為媒體準備一份簡介會談概況新聞稿。（三）會談接待人員將賓客引領(lǐng)至會談地點后，先進行主客之間互相簡介。按照禮儀，應(yīng)先把賓客簡介給主人，再把主人簡介給賓客。會談期間，接待人員應(yīng)坐在出入以便位置，依照領(lǐng)導(dǎo)和賓客需要隨時提供服務(wù)。接待人員應(yīng)注意會談節(jié)奏，如需要，委婉地提示有關(guān)人員把握時間。（四）會談結(jié)束會談結(jié)束，接待人員應(yīng)注意清理睬場工作，如回收會議資料；領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌；與有關(guān)媒體聯(lián)系，撰寫新聞稿、跟進報道等。如有需要，盡快整頓完畢會議紀要，及時傳遞給與會人員。五、參觀依照賓客規(guī)定及公司實際狀況，可安排某些參觀活動。依照來訪者不同規(guī)定來選取。如果對方想理解廣州歷史文化，普通可選取陳家祠、南越王墓博物館、中山紀念堂等具備廣州地方特色景點；若對方但愿參觀廣州市區(qū)、購買廣州特產(chǎn)，則可以選取天河城廣場、北京路步行街等商業(yè)區(qū)。賓客規(guī)定進行校外參觀時，接待人員可依照詳細狀況決定與否需要全程陪伴。如果需要陪伴，應(yīng)事先策劃好參觀路線，收集要參觀景點或地區(qū)關(guān)于信息，屆時為賓客簡介。同步還要安排車輛，預(yù)留經(jīng)費，在車上準備充分飲水，還應(yīng)依照天氣狀況準備雨傘。如果賓客自行參觀游覽，接待人員也應(yīng)當向賓客提供充分信息，涉及天氣狀況、景點概況及特色、周邊交通狀況等。六、住宿賓客如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。視賓客狀況可在房間里準備適量水果和鮮花，若是大型會議，可提前在房間內(nèi)放置會議流程和公司簡介。接待人員將賓客送至賓館后，應(yīng)清晰告知對方隨后日程安排及下次會面時間地點。如有需要，接待人員可規(guī)定賓館提供“早上叫醒”服務(wù)，以免延誤時間。如果賓客遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，向賓客詢問狀況。切忌直接到對方房間外敲門。七、餐飲餐飲宴請是接待工作中很常用環(huán)節(jié)。接待餐飲重要原則為：節(jié)儉大方、具備地方特色、兼顧雙方飲食習慣、重點照顧客人飲食興趣，避免鋪張揮霍。（一）擬定宴請規(guī)格和形式宴請規(guī)格，以宴請目和重要賓客身份地位而定。宴請形式擬定要參照宴請緣由、被邀請主賓職務(wù)身份及宴請對象飲食習慣而定，例如是采用中餐還是西餐，以酒會還是茶會方式舉辦等。（二）擬定宴請地點擬定宴請地點應(yīng)遵循如下原則：與宴請目、性質(zhì)和主賓身份地位相適應(yīng)；可以充分表達對客人敬意；同步交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價格合理、服務(wù)到位。接待人員應(yīng)準備好經(jīng)費和車輛。接待人員應(yīng)依照就餐人數(shù)提前預(yù)定進餐地點，用餐房間或席位，并預(yù)留余地。提前將用餐時間和地點告知關(guān)于參加人員，舉辦正式宴請應(yīng)發(fā)請柬。若是級別較高宴請，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次安排、領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。（三）現(xiàn)場布置若較正式宴請，工作人員應(yīng)提前到場進行布置。其詳細工作內(nèi)容有：在餐廳門口設(shè)立歡迎批示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請，應(yīng)布置領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位分派和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位。現(xiàn)場布置應(yīng)莊嚴大方，可恰當點綴鮮花。（四）中餐宴請1、點菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，擬定菜單。菜式普通以清淡為宜，突出廣州風味及餐廳特色，同步充分考慮客人、特別是主賓飲食習慣、口味好惡、宗教禁忌、健康狀況等詳細狀況，切忌奇巧怪異食品。點菜應(yīng)量力而行，恰當控制，略有盈余，用餐原則應(yīng)按關(guān)于規(guī)定執(zhí)行。在宴請重要客人時，可以采用分餐上菜形式。要準備恰當酒水飲料，規(guī)模較大宴會，酒水最佳準備三種以上。2、進餐：宴請前，主人應(yīng)提前到達宴會地點迎接客人；如果客人之間不結(jié)識或不熟悉，主人應(yīng)熱情地為其簡介；有一定社會地位賓客到來后，應(yīng)先將其迎進接待室休息，并安排身份相似人員陪伴，待客人到齊后，主人再陪伴賓客一同進入宴會廳。工作人員坐在餐桌最靠外位上，并在自己身旁略騰出空間以以便上菜。開餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯進度，適時提示服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)及時加菜。宴會普通控制在一種半小時左右為宜，最多不超過兩個小時。工作人員應(yīng)避免當著客人面看帳或付款。3、送別：如有司機此外進餐，工作人員應(yīng)在進餐即將結(jié)束時及時告知司機到位。宴請結(jié)束后，可由工作人員將賓客送至下榻酒店。（五）自助餐自助餐，有時亦稱冷餐會，是當前國際上所通行一種非正式西式宴會。自助餐具備如下幾條明顯長處。其一，可以免排座次。正規(guī)自助餐，往往不固定用餐者座次。這樣既可免除座次排列之勞，也便于用餐者自由地進行交際。其二，可以節(jié)約費用。自助餐多以冷食為主，不提供正餐，不提供高檔菜肴、酒水，故可節(jié)約主辦者開支，并避免揮霍。其三，可以招待多人。自助餐不但可用以款待數(shù)量較多賓客，并且還可以較好地解決眾口難調(diào)問題。依照慣例，自助餐大都被安排在各種正式公務(wù)活動之后，作為其附屬環(huán)節(jié)，是招待賓客項目之一，很少獨立出來，因而自助餐詳細時間要受到正式公務(wù)活動限制。自助餐時要依從普通西餐禮儀，還應(yīng)當注意如下幾種要點：１．排隊按順序取食物；２．每次少取；３．要分類，不要把冷熱食物同步放在一種盤子上；４．西餐食物先后大概是：沙拉→開胃菜→湯→主菜→甜品→咖啡／茶。

第二章會務(wù)工作一、準備做好會務(wù)工作，核心是“細”。同步，會務(wù)工作人員要分工負責、緊密配合，這樣才干順利地完畢會務(wù)工作。（一）在擬定召開會議后，應(yīng)盡快掌握有關(guān)信息，涉及：會議內(nèi)容、會議時間、會議地點、與會人員等。依照所掌握信息，向與會人員發(fā)出邀請，并附回執(zhí)（確認與會人員與否參加會議各項詳細活動與食宿安排），最后貫徹擬定。制作《與會人員信息登記表》，便于各關(guān)于單位掌握有關(guān)信息。（二）依照會議需要，對工作人員進行分組分工，分別負責各方面工作。會務(wù)總負責人應(yīng)召集各方面負責人員召開預(yù)備會，擬定會議程序和各自負責事務(wù)。二、材料（一）會務(wù)工作中，為明確各部門分工與協(xié)調(diào)，可制作《會務(wù)工作手冊》；為使嘉賓更以便參加會議，可為嘉賓準備《會務(wù)指南》。其中重要內(nèi)容涉及：會議程序、工作人員聯(lián)系方式等。（二）應(yīng)準備會務(wù)材料還涉及：嘉賓簽到所準備簽到臺、簽到本、筆、胸花；需要領(lǐng)導(dǎo)題詞會議需準備筆墨紙張、題詞臺，如有需要還應(yīng)預(yù)備代擬參照稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會議告知、會議議程、議題、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿和主持人稿；準備和調(diào)試關(guān)于放映材料（PowerPoint、DVD、幻燈片等）等。三、食宿依照規(guī)定安排好與會人員住宿、餐飲。（一）依照《與會人員信息登記表》提前選定適當住宿、餐飲場合，規(guī)定設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施，檢查安全事宜。（二）制作住宿登記表，以便掌握與會人員住宿信息。如會議需要，接待人員應(yīng)規(guī)定賓館提供“早上叫醒”服務(wù)。（三）餐飲工作對酒店規(guī)定較高，食品衛(wèi)生為第一位；宴會場地規(guī)模應(yīng)符合與會人數(shù)實際，過大過小都不可??；食品應(yīng)照顧到大多數(shù)與會人員口味。餐飲工作詳細細節(jié)請參見《接待工作·餐飲》。四、迎送會務(wù)工作中住宿、餐飲接待對交通安排規(guī)定較高，需協(xié)調(diào)好各地點間往來車輛安排。應(yīng)制作《會議用車安排表》保證與會人員安全、準時參加會議各項活動。交通安排詳細細節(jié)請參見《接待工作·迎送》。組織大型活動，賓客眾多，且到達時間多集中在一天之內(nèi)，接待工作量很大，也很容易導(dǎo)致疏漏。因而，一定要提前做好統(tǒng)籌布置，制定縝密而又靈活接待方案。對于特大型活動，也可以在機場、火車站設(shè)立指引牌或服務(wù)臺。以機場接待為例，應(yīng)注意如下細節(jié)：1、成立接機小組，依照賓客到達時間和數(shù)量，配備足夠工作人員。每位工作人員都應(yīng)熟悉機場構(gòu)造和各種設(shè)施，隨機應(yīng)變，可以應(yīng)付接機工作中也許各種突發(fā)狀況。如有需要，接機人員應(yīng)提前踩點，進行有關(guān)培訓(xùn)。2、將賓客姓名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達時間和班次列表，核算無誤后分發(fā)給接機人員。接待人員應(yīng)注意及時更新賓客到達信息。3、航班密度較大時，可籌劃賓客乘坐同一輛車返回，此時要充分考慮到航班提前到達或延誤狀況。每輛車都要預(yù)留一定空位，以免晚點賓客打亂整體乘車籌劃。五、場地現(xiàn)場布置是會務(wù)工作中重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)互相配合。各組工作人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，布置、安排、檢查，查漏補缺。（一）領(lǐng)導(dǎo)席安排在擬定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)座次進行排位和標示。重要涉及如下四種情形：1.會議室、賓客室和設(shè)有主席臺大型會議：應(yīng)提前擬定就座領(lǐng)導(dǎo)名單。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前桌上擺放姓名牌、茶水和有關(guān)資料；在重要發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會議桌上擺放鮮花。2.不設(shè)主席臺大型會議：普通安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間前排位置。在各領(lǐng)導(dǎo)座位椅背上粘貼姓名牌以標記，可在座位上放置瓶裝水和有關(guān)資料，也可在領(lǐng)導(dǎo)席前擺放茶幾。對于級別較高會議，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及先后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。3.大型表演：普通安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間較前排位置，以視線清晰且不受阻擋地觀看到全臺為宜，普通建議安排在第5-10排。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位椅背上粘貼姓名牌以標記，并在座位上放置瓶裝水和有關(guān)資料。如有級別較高領(lǐng)導(dǎo)出席，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及先后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。（二）賓客室準備在召開較高檔別會議時，普通在會場旁安排賓客室，以供賓客和我方領(lǐng)導(dǎo)在會議先后進行短暫休息和交流。賓客室里應(yīng)安排專門服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。（三）主持人定位會議如需主持人，在會議召開邁進行簡樸簡介、宣布會議進行分段等。主持人位置普通在主席臺一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。（四）會標與背景板布置會議如需要會標（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作、懸掛、安放完畢。會標與背景板上字樣和圖案應(yīng)由會議負責領(lǐng)導(dǎo)審定。（五）簽到臺擺放簽到工作應(yīng)安排專人負責。簽到臺應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與會人員佩帶胸花，應(yīng)提前選定和購買胸花，并安排專人負責。如欲請賓客題詞，則需提前在恰當位置安放題詞桌，并準備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負責。（六）簽約臺準備如舉辦簽約典禮，普通應(yīng)以主席臺為簽約臺，面對觀眾席。應(yīng)制作對方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺左側(cè)和右側(cè)（面對簽約臺）。簽約臺后只擺放兩張椅子，見證嘉賓普通安排站立在簽約人背后；臺上應(yīng)事先放好將訂立合同和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開合同書和互換合同。（七）電器設(shè)備調(diào)試在會議上如需使用投影，應(yīng)提前準備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負責，并提前調(diào)試。普通應(yīng)至少提前半天準備好會議上將用到PowerPoint等材料，存入統(tǒng)一使用筆記本電腦，進行調(diào)試。如會議需使用幻燈片、DVD放映等，也需相應(yīng)準備。音響、話筒需提前調(diào)試。工作人員應(yīng)提前檢查話筒和音響效果，并準備備用話筒。別的如燈光、空調(diào)、電扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查。（八）合影預(yù)備一方面在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選取適當合影地點。隨后對參加合影人員名單進行確認和排序，普通采用在前排座椅椅背上貼姓名牌辦法來為重要領(lǐng)導(dǎo)排位。照相師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點擺放綠色植物，以烘托效果。如合影人數(shù)較多，可運用臺階進行分行排序。（九）記者席安排照相記者應(yīng)提前到場擬定錄像機位置，電線走線應(yīng)盡量靠墻邊，并采用地毯遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。文字記者席普通布置在會場兩側(cè)略前位置。（十）講臺安排講臺位置應(yīng)放置在主席臺右側(cè)，略前于第一排座位；普通重要嘉賓發(fā)言要在講臺上擺放鮮花，但應(yīng)注意鮮花不可遮住發(fā)言人面容；普通講臺要擺放兩支話筒，以備話筒浮現(xiàn)故障時仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，恰當音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺正上方與否足夠明亮。六、其她會務(wù)工作牽扯面廣，工作繁瑣復(fù)雜。也應(yīng)注意如下工作。（一）后勤會務(wù)后勤工作涉及接待車輛準備、禮儀工作人員安排、配合會場布置做好各方面協(xié)調(diào)