費用管理制度20141022

恒安嘉新（北京）科技有限公司費用管理制度（討論稿）目錄序號內(nèi)容頁碼1總則22費用項目與費用中心23費用報銷原始憑證24費用報銷單及使用規(guī)范25費用報銷審核與流程36借款與預(yù)付款47差旅費48市內(nèi)交通費69交際費/業(yè)務(wù)招待費610通訊費（手機費）、無線網(wǎng)絡(luò)費和寬帶費測試SM卡611辦公費712低值易耗品713午餐補貼與加班餐費714專項支出815其他費用816附則8附件一費用分類和明細(xì)表9附件二費用中心11附件三借款單13附件四預(yù)付款單14附件五出差申請單15附件六差旅費報銷單16附件七日常費用報銷單17附件八報銷明細(xì)單18附件九出差變更申請單19附圖A借款流程圖20附圖B付款流程圖21附圖C日常費用報銷流程圖22附圖D差旅費報銷流程圖23

恒安嘉新（北京）科技有限公司費用管理制度（討論稿）總則為加強恒安嘉新（北京）科技有限公司（以下簡稱“公司”）費用管理，控制不合理的費用開支，特制定本制度。費用項目和費用中心公司費用共分為56個明細(xì)項目，詳見附件一。公司分CEO辦、CTO辦、顧問團、職能中心、市場營銷中心、解決方案產(chǎn)品中心、互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)中心、項目交付運維中心、基礎(chǔ)研究開發(fā)中心、產(chǎn)品研發(fā)中心和公司公共費用中心十一個一級費用中心。詳見附件四。費用報銷原始憑證報銷人花費所取得發(fā)票和/或行政事業(yè)性收費收據(jù)是財務(wù)部門記錄經(jīng)營活動的原始依據(jù)，報銷人花費應(yīng)取得與其花費相等的支出合法原始憑證；費用報銷相關(guān)原始憑證應(yīng)符合以下要求：憑證基本要素齊全（名稱及編號、填制日期、接受憑證的單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)量、單價和金額、填制單位簽章、有關(guān)人員簽章等），內(nèi)容真實；憑證上抬頭（即付款單位）應(yīng)與本單位名稱相符，無添加、涂改現(xiàn)象。憑證上的號碼、開票日期、報銷日期應(yīng)符合邏輯關(guān)系。憑證填寫內(nèi)容應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和齊全。發(fā)票中各項內(nèi)容填寫不規(guī)范、不齊全、不正確、涂改現(xiàn)象嚴(yán)重是虛假原始支出憑證的主要表現(xiàn)特征。如憑證字跡不清，“開票人”僅填“姓氏”，計量單位不按國家計量法定單位而隨意以“桶”、“袋”、“車”來度量，違反“不得要求變更品名”的規(guī)定，或貨物名稱填寫不具體，或胡亂填寫其它物品名稱等。憑證上的數(shù)字量價關(guān)系準(zhǔn)確，勾稽關(guān)系明確。譬如數(shù)量乘單價等于金額；分享金額相加等于合計數(shù)；小寫金額等于大寫金額；阿拉伯?dāng)?shù)字不得涂改。憑證所蓋填制單位的公章（財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等）清晰可辨；憑證所記載的各項內(nèi)容不得涂改，若記載的內(nèi)容有錯誤，應(yīng)由出具單位重開或更正，更正后必須由出具單位在更正處加蓋公章。如金額出現(xiàn)錯誤不得更正，必須重開；憑證要求是正式發(fā)票或行政事業(yè)性收費收據(jù)，非正規(guī)收據(jù)原則上不予報銷，特殊情況不能取得正式票據(jù)的，應(yīng)書面說明情況（取得相關(guān)證明）并經(jīng)總經(jīng)理特批，否則不予報銷。票據(jù)中若含有定額發(fā)票，需提供相應(yīng)的原始小票，否則視為定額發(fā)票無效。費用報銷單及使用規(guī)范費用報銷單必須用藍(lán)、黑水筆或簽字筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使用訂書釘、大頭針、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務(wù)部門作退回處理。報銷人員所報銷費用的票據(jù)必須按時間順序分類整理、粘貼并按規(guī)定和要求填寫費用報銷憑證，待逐級審核批準(zhǔn)后，方可報銷。費用發(fā)生完畢后，當(dāng)事人應(yīng)及時將收集到的費用單據(jù)加以整理歸類，按照公司統(tǒng)一的《財務(wù)報銷票據(jù)粘貼要求》規(guī)范粘貼，粘貼過程中應(yīng)區(qū)別費用性質(zhì)（如：交通費、住宿費、招待費、辦公費等）分類粘貼。費用報銷自制的相關(guān)單據(jù)及其使用說明單據(jù)名稱使用說明備注《借款單》個人差旅費等臨時性借款格式見附件三《預(yù)付款單》各類貨款和代墊款項的支付格式見附件四《出差申請單》外埠出差事由、交通工具、時間的相關(guān)審批格式見附件五《出差變更申請單》與原出差申請內(nèi)容變動的相關(guān)審批格式見附件九《差旅費報銷單》差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費等）格式見附件六《日常費用報銷單》非差旅費的日常費用報銷。格式見附件七原始憑證粘帖單對小票較多，按類別分層次粘帖附在前2種報銷單后面粘帖于廢舊的A4紙上《費用報銷明細(xì)單》為便于審批而填制的對發(fā)票產(chǎn)生的經(jīng)濟活動說明格式由報銷人自制，參考格式附件八費用報銷審核與流程費用報銷的控制原則：實行計劃管理、分級負(fù)責(zé)、層層把關(guān)的財務(wù)報銷制度。費用發(fā)生部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門費用報銷的實質(zhì)性、合理性審查；總經(jīng)理和/或其特別授權(quán)人負(fù)責(zé)相應(yīng)授權(quán)事項相關(guān)費用報銷的實質(zhì)性、合理性復(fù)核；財務(wù)部負(fù)責(zé)報銷票據(jù)的合法性審查，財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)在其審批權(quán)限內(nèi)審核批準(zhǔn)；超出財務(wù)總監(jiān)審批權(quán)限的報銷單，需總經(jīng)理批準(zhǔn)。費用報銷人對其提供的報銷單據(jù)的真實性負(fù)責(zé)，財務(wù)人員應(yīng)對原始單據(jù)是否由國家稅務(wù)部門或具備獨立開具發(fā)票資格的壟斷性行業(yè)（如民航、鐵道等）出具，發(fā)票內(nèi)容是否與報銷事由一致等事項進行審核。財務(wù)人員要審查報銷單據(jù)是否有經(jīng)辦人及相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字，審批手續(xù)是否完備，所附票據(jù)是否完整等。費用報銷流程：費用發(fā)生部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審核簽字→財務(wù)總監(jiān)審批（→超過5000元的單據(jù)總經(jīng)理審批）。詳見附圖C和附圖D。報銷人根據(jù)《報銷票據(jù)粘貼細(xì)則》將原始發(fā)票和單據(jù)粘貼于原始憑證粘貼單；報銷人根據(jù)原始發(fā)票和單據(jù)填寫費用報銷明細(xì)單（格式如附件八）；報銷人將《費用報銷明細(xì)單》和原始憑證粘貼單提交財務(wù)，由財務(wù)填制報銷單（譬如《差旅費報銷單》、《日常費用報銷單》等）；報銷人財務(wù)填制的相應(yīng)報銷單、《費用報銷明細(xì)單》和原始憑證粘貼單應(yīng)將填寫完整、附件齊全的報銷單送交費用發(fā)生部門主管和/或總經(jīng)理特別授權(quán)人審核。部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人負(fù)責(zé)對費用發(fā)生的真實性、費用的合理性進行審查，審查無異議后，應(yīng)在報銷單上簽署審核意見并簽名。報銷當(dāng)事人將部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審批簽署后的費用報銷單送交財務(wù)部審核。財務(wù)會計對報銷單后所附的原始發(fā)票和單據(jù)的合法性進行核驗，復(fù)核費用金額；財務(wù)總監(jiān)對費用支出的必要性和有關(guān)財務(wù)制度進行審查和稽查，并簽署意見。報銷金額超過5000元的，需總經(jīng)理審批簽字。報銷當(dāng)事人將審批齊全的報銷單送交財務(wù)部，辦理報銷手續(xù)，出納人員應(yīng)對報銷單和會計憑證進行審核，重點看報銷單是否有涂改、后附的發(fā)票是否齊全，審批手續(xù)是否齊備。公司所有資金支出報銷必須由公司財務(wù)總監(jiān)在會計憑證上審核簽字。借款及預(yù)付款借款是指公司員工因公務(wù)需要的臨時性借款；預(yù)付款是指因公司業(yè)務(wù)需要，需預(yù)先支付的購買材料、貨物及各項需要預(yù)先支付的款項。借款管理規(guī)定公司原則上不開放除差旅費外的其他各種個人借款；個人差旅費借款，須經(jīng)批準(zhǔn)后的《出差申請單》進行申請，差旅費借款最高限額原則為5000元；日常采購借款，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員需填寫《借款單》，經(jīng)一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，憑《借款單》辦理借款。單筆借款金額總額超過5000元人民幣，需提前一天通知財務(wù)部備款。否則，財務(wù)部有權(quán)拒付。預(yù)付款管理規(guī)定凡涉及公司各項需要支付的預(yù)付款，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員需填寫《預(yù)付款單》，經(jīng)一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，憑《預(yù)付款單》和合同原件辦理借款。預(yù)付的金額不得超出合同規(guī)定的金額。否則，財務(wù)部有權(quán)拒付。公司各項預(yù)付款的支付原則上使用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。若因特殊原因需要現(xiàn)金支付必須經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)，否則，財務(wù)部有權(quán)拒付。借款及預(yù)付款流程（詳見附圖A和附圖B）借款人填寫公司統(tǒng)一制定的《借款單》或《預(yù)付款單》，注明事由、金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支付方式（支票、現(xiàn)金等）。審批流程：一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審核簽字→財務(wù)總監(jiān)復(fù)核→總經(jīng)理審批。財務(wù)付款流程：會計依據(jù)審批后的借款單編制會計憑證→財務(wù)總監(jiān)審核→借款人在會計憑證上簽字確認(rèn)→出納依據(jù)會計憑證付款。借款及預(yù)付款審批權(quán)限因公司業(yè)務(wù)借款由部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審核，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理雙簽審批。公司所有借款須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)在會計憑證上審核批準(zhǔn)。公司所有借款及預(yù)付款，原則上必須在前帳結(jié)清之后方可再借付，確因業(yè)務(wù)需要而來不及結(jié)清前帳，必須以書面形式告知財務(wù)部，經(jīng)主管經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)等審核同意后方可再借付。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須在單項借款業(yè)務(wù)辦理完畢后按五個工作日內(nèi)憑有效票據(jù)報銷并結(jié)清借款或預(yù)付款；凡超過兩個月不結(jié)賬者，一律不予報銷，財務(wù)部有權(quán)從其本人工資中扣除借款或預(yù)付款。差旅費差旅費是指因公需要、到外埠出差的差旅費用，包括在途交通費（飛機、車、船票費）、住宿費、出差生活補貼、、出差地市內(nèi)交通費及本市從公司到機場、火車站或公共汽車站的單次往返市內(nèi)交通費。出差人必須先填《出差申請單》，經(jīng)審批通過后方能出行。在EVEROFFICE和人事管理軟件系統(tǒng)未投入使用前，出差申請暫以書面/郵件申請方式執(zhí)行，由行政部/人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。出差申請審批流程：公司總監(jiān)（含）以上員工出差，需報總經(jīng)理審批；其他員工，需報一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審批；出差申請均需抄報行政部/人力資源部。出差申請單上需注明出差地點、出差事由、出差期限。同一部門幾人同時出差時，可以每人單獨填寫《出差申請單》，也可以由一人填寫《出差申請單》，并注明隨行人員。出差人員因特殊原因，中途需變更出差路線或延長出差時間，要事前請示一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人同意并在出差返回后五個工作日內(nèi)，填寫《出差變更申請單》，寫明實際出差日期及實際出差路線，提交本部門領(lǐng)導(dǎo)審批?！冻霾钭兏暾垎巍沸桦S原《出差申請單》一起貼入《差旅費報銷單》報銷，同時需提交《報銷明細(xì)單》。在途交通費包括出差始發(fā)地至出差目的地的飛機、火車、船、長途客車等交通工具費用。交通票務(wù)須由公司行政部門指定的訂票人員按照批準(zhǔn)的行程預(yù)訂，員工不得私自預(yù)訂或購買。訂票人員應(yīng)盡可能提早訂票，出票后盡可能不改變行程計劃，以免產(chǎn)生改簽費用。出差人員應(yīng)盡量按經(jīng)濟和效率平衡的原則選擇交通工具。在通高鐵或動車的城市間出差，如車程在6小時內(nèi)，應(yīng)訂購火車票二等座，如遇特殊情況需訂其它坐席，需行政部門指定的訂票人員出具書面證明。如乘坐飛機，需一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審批同意，原則上所有人員乘機一律選擇經(jīng)濟艙，如選擇其他艙位，需總經(jīng)理審批同意。乘坐飛機出差報銷時應(yīng)當(dāng)提供登機牌存根。未經(jīng)審批乘坐飛機的，按高鐵二等座標(biāo)準(zhǔn)及里程報銷，超支費用個人自理，不足部分不額外補貼。出差地市內(nèi)交通費：指乘坐出差地出租車、大巴、地鐵等公用交通工具費用，按票價實報實銷。住宿費住宿費實行實報實銷，但盡量選擇經(jīng)濟型快捷酒店。多人一同出差，盡量安排標(biāo)準(zhǔn)間，無特殊情況，禁止安排單間。出差人員到經(jīng)常居住地出差的住宿費不予報銷。出差員工因出差發(fā)生的住宿費用，應(yīng)打印發(fā)票詳單，列明房號、住宿人及各項費用明細(xì)，方能憑據(jù)報銷，否則不予報銷。出差餐補出差餐補采取限額補助，每人每天100元。其中，早餐20元/頓/人，午餐40元/頓/人，晚餐40元/頓/人。到經(jīng)常居住地出差和回公司總部（北京）的，沒有出差餐補。出差天數(shù)的計算：以有效報銷車票或飛機票的準(zhǔn)確開車或起飛時間以及返回到達(dá)目的地的時間為準(zhǔn)。出差期間如有業(yè)務(wù)招待費支出，必須詳細(xì)說明用餐頓數(shù)、同行參與用餐人員，區(qū)分早餐與正餐，扣除相應(yīng)的補助。餐費補助與員工工資合并計算個人所得稅，稅后金額匯入員工工資賬戶。出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活補貼、住宿費和市內(nèi)交通費。出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用均個人自理。出席會議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)對于外出參加會議或培訓(xùn)的人員，報銷時，需提供會議或培訓(xùn)通知，以及相應(yīng)主管部門的參會許可審批（包括口頭或郵件）。若會務(wù)費/培訓(xùn)費中已含食宿費用，不再報銷住宿費，不再領(lǐng)取餐費補助，按會議單位所收取的費用實報實銷。交通費按一般性出差標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。若會務(wù)費/培訓(xùn)費中不含食宿費用，按一般性出差標(biāo)準(zhǔn)報銷差旅費用。由接待方邀請并由對方承擔(dān)費用的出差人員，各項費用已由對方負(fù)擔(dān)，不再給予報銷及補助。市內(nèi)交通費公司按月每人給予100元的交通費補貼。按規(guī)定，交通費補貼應(yīng)與員工工資合并計算個人所得稅，稅后金額匯入員工工資賬戶。本市出差（或辦事）僅有市內(nèi)交通費，無在途交通費、出差生活補貼、住宿費項目，在會計費用科目中列入“交通費”，報銷人填寫《日常費用報銷單》。市內(nèi)交通費按實報銷，一般情況下，員工外出工作應(yīng)以乘座公交車或地鐵為主，需搭乘出租車的，應(yīng)事先征得部門經(jīng)理同意。部門經(jīng)理對未征得同意的出租車費，可不予審批，費用由報銷人自理。乘坐出租車的，在報銷車費時，報銷單應(yīng)附有效的原始票據(jù)，注明事由、起止地點、起止時間等。票據(jù)不得有聯(lián)票現(xiàn)象。員工自備車本市出差的，無市內(nèi)交通費，但可適當(dāng)給予耗油補償。耗油補償采用公司統(tǒng)一采購加油卡，加油卡由行政部統(tǒng)一采購，領(lǐng)用加油卡需進行登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括用油量、使用情況說明、領(lǐng)用人等。行政部門應(yīng)制定統(tǒng)一的加油卡管理制度。交際費/業(yè)務(wù)招待費/團隊建設(shè)費交際費是指招待客人而產(chǎn)生的支出。包括餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等。交際費產(chǎn)生前，報銷人應(yīng)采取口頭或書面的形式向主管領(lǐng)導(dǎo)提出本次費用計劃，單次費用金額超過500元必須采用書面申請，申請內(nèi)容包括事由、參加人數(shù)、發(fā)生次數(shù)、預(yù)計金額。部門負(fù)責(zé)人以下人員出差期間的交際費，須事先請示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人的交際費，應(yīng)請示總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司對交際費和業(yè)務(wù)招待費實行季度總量額度管理的辦法，即季度交際費和業(yè)務(wù)招待費的總額不得超過相應(yīng)季度銷售額5%，且按回款計劃完成率進行調(diào)整，超額的部分本期不予報銷。即季度交際費最高額=季度銷售目標(biāo)（財務(wù)收入）×5%×上季度回款計劃完成率員工在業(yè)務(wù)活動中，經(jīng)一級部門主管或總經(jīng)理特別授權(quán)人審批同意，可以宴請業(yè)務(wù)相關(guān)方人員。一般宴請原則上不超過100元/人；部門主管宴請重要客戶，原則上不超過200元/人；特別重要的商務(wù)宴請，需總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。在報銷單據(jù)中應(yīng)注明就餐事由及就餐人員。員工團隊建設(shè)（譬如聚餐、組織文體活動、購買書籍等）應(yīng)由部門主管負(fù)責(zé)召集和報銷，且原則上標(biāo)準(zhǔn)不超過501000元/人年。聚餐，報銷時應(yīng)在報銷單上列明聚餐人員、時間和地點。通訊費（手機費）、無線網(wǎng)絡(luò)費和測試SM卡公司按月每人給予300200元的通訊費補貼。按規(guī)定，通訊補貼應(yīng)與員工工資合并計算個人所得稅，稅后金額匯入員工工資賬戶。若確因業(yè)務(wù)需要購買無線網(wǎng)卡和測試SM卡，應(yīng)事先口頭或書面取得部門負(fù)責(zé)人和主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)，并由行政部相關(guān)人員統(tǒng)一購買，按實際需要登記領(lǐng)用。辦公費辦公費是指因日常工作的需要而購買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購買紙筆、印制名片、郵寄費、快遞費，以及因工作需要公司統(tǒng)一訂購的報紙、書刊、辦公室清潔衛(wèi)生所需用品等。其它辦公品：包括：消耗品（購增值稅票、賬本、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、便條紙、橡皮、夾子、印泥、圓珠筆、訂書釘、復(fù)寫紙、信紙、信封、訂報刊等。）；管制消耗品（簽字筆、修正液、電池、筆記本等。）；管制品（剪刀、美工刀、訂書機、鋼筆、計算器、各類書籍資料等。）辦公品的采購專用辦公品：對于打印機、傳真機專用的硒鼓、墨盒、色帶等耗材，應(yīng)由使用部門提出采購申請，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，財務(wù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)后實施，如超過財務(wù)總監(jiān)審批權(quán)限，還需總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。其它辦公品：對于消耗品（購增值稅票、賬本、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、便條紙、橡皮、夾子、印泥、圓珠筆、訂書釘、復(fù)寫紙、信紙、信封、訂報刊等）；管制消耗品（簽字筆、修正液、電池、筆