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鑒定檔案價值的標準（論述）p37：檔案屬性標準從檔案方面分析，文件來源、內(nèi)容、時間與時效及形式特征可作為鑒定檔案價值的標準。A.檔案的來源標準文件的來源是指檔案的形成者，即文件的責任者和立檔單位。它應遵循以下原則：（1）分析文件的價值，應站在本機關(guān)的角度。本機關(guān)制發(fā)的文件是保存的重點，大部分需要長久保存。除了保存本機關(guān)制發(fā)的文件，文件的保存還應包括外機關(guān)制發(fā)的文件，主要是直屬上、下級制發(fā)的文件。凡是記述和反映本機關(guān)主要職能、中心任務、基本情況方面的檔案材料，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應作為永久保存，反之，可作為定期保存。（2）分析文件價值，應看立檔單位在社會上的地位和作用。由于立檔單位所擔負的職能，在政府機關(guān)體系中、社會上、歷史上所處地位，所起作用的不同，所形成的文件的價值也不同。一般來說，擔負的職能和地位重要的立檔單位所形成的檔案全宗及其所屬檔案文件，從總體上看具有較高價值。如①黨中央、國務院各部委、中央軍委及各部門、人大常委等高級領(lǐng)導機關(guān)、在地方上的黨政領(lǐng)導機關(guān)所形成的檔案，在政治、經(jīng)濟、科研等方面的價值要大一點。②從人物全宗上說，黨和國家領(lǐng)導人、著名科學家、社會活動等知名人士所形成的檔案價值很高。③而一些基層單位，如小商店、學校等單位形成的檔案，價值相對小一點（3）在本機關(guān)制發(fā)的文件中，具體的撰寫者，制發(fā)機構(gòu)也對檔案價值產(chǎn)生影響。機關(guān)領(lǐng)導人、決策機構(gòu)、綜合性辦公機構(gòu)、主要業(yè)務職能機構(gòu)、人事機構(gòu)、外事機構(gòu)制發(fā)的文件比較直接地反映本機關(guān)主要職能活動和基本情況，因而具有長久保存價值的文件比例較高。B、檔案的內(nèi)容標準文件的內(nèi)容所記錄的信息和反映的情況，是分析判定檔案價值的最重要、最本質(zhì)、最關(guān)鍵因素。（1）看文件內(nèi)容的重要性。一般來說，反映黨的方針政策、重大事件、主要業(yè)務活動比反映行政事務、一般業(yè)務活動的重要。反映本機關(guān)主要職能活動、基本情況比反映非主要職能活動和一般情況的重要；反映中心工作比反映日常工作的重要，反映全局性的比反映局部性的重要，有針對性、有依據(jù)性、需要貫徹執(zhí)行的比普發(fā)性、參考性的重要，有效時間長的比有效時間短的重要，有典型性的比一般性的重要。重要檔案，要永久保存，而一般檔案，多數(shù)只能定期保存（2）看文件內(nèi)容的獨特性。內(nèi)容獨特、新穎的檔案材料有較大的利用價值。因此，檔案館鑒定檔案價值時，應充分重視檔案內(nèi)容的獨一無二性。凡是具有本機關(guān)、本系統(tǒng)、本地區(qū)特色的檔案，以及特殊事件、產(chǎn)品、人物、成果和具有開創(chuàng)意義的新人、新事、新方針、新政策方面的檔案及各種特色檔案，應盡可能予以保存，并適當延長保管期限。文件內(nèi)容的獨特性，還包括力求減少館、室檔案的重復，將重復現(xiàn)象減至最低限度。（3）看文件內(nèi)容的真實性。文件內(nèi)容真實可靠才具有利用價值，內(nèi)容不實則喪失利用價值而應當剔除，以免利用內(nèi)容不實的文件而產(chǎn)生負面影響。（4）看文件信息內(nèi)容的綜合性和集中性。主要看文件在記載某一事件、某一活動、某一主題時，是詳細還是簡略，是深入具體還是膚淺概括。如年度總結(jié)的價值一般高于季度、月度總結(jié)的價值。C、檔案形成的時間與時效標準。（1）文件形成的時間對檔案價值的影響，具體表現(xiàn)在文件形成時間的遠近，文件形成于特別時期還是一般時期。文件形成實踐永久的歷史檔案，應盡量多保存。我國的明清檔案中的革命歷史檔案是禁止銷毀的，而對于民國檔案的銷毀要慎重，對新中國成立后的檔案，形成于特殊時期或重要歷史時期的價值相對大一些，如新中國成立初期、“文化大革命”時期、改革開放時期形成的檔案應多保存些、（2）文件價值的時效性，表現(xiàn)為檔案可以在不同時期滿足人們不同需求的階段性，即現(xiàn)實使用價值、歷史的參考價值和鑒賞的文物價值。D、檔案的形式特征標準是指文件的名稱、作者、文本、載體形態(tài)、記錄方式等，這些形式特征在某種情況下，也能對檔案價值產(chǎn)生影響。（1）文件的名稱文件的名稱具有特定的性質(zhì)，表示著文件不同的作用，也在一定程度上反映出文件的不同價值。如決定、命令等就比一般的通知、簡報重要（2）文件的文本正本具有標準的格式，有機關(guān)的印章或負責人的簽署，是機關(guān)進行工作的依據(jù)，具有法定的實際效能和憑證作用，可靠性大，價值也較大。但有時副本等也可以反映文件的形成過程，也具有較高的價值，應該保存。（3）文件的外形特點如制成材料、書法、圖案等方面有科研或藝術(shù)價值，或者文件上有著名人物的批示、題詞、簽字等也影響其保存價值。（二）社會需求標準A.、社會需求方向是指廣大利用者需要利用哪些內(nèi)容和哪些類型的檔案，把握住總的發(fā)展趨向。檔案人員要站在社會需求的高度，把握公民個人、機關(guān)以及社會方方面面利用檔案信息的需要，要適當調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，在保存黨政檔案的同時，也要適當增加專門業(yè)務檔案的比例B、社會需求面社會對檔案的需求是多方面和多層次的，而檔案的內(nèi)容上至天文、下至地理，中及人事，無所不包，可以滿足社會的廣泛需求。滿足的需求程度對社會的利益影響越大，檔案價值就越大。利用檔案的領(lǐng)域有政治、經(jīng)濟、科學、文化等方方面面。利用者有行政管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、工人、農(nóng)民、商人、學生等。無論在什么情況下，檔案只要能滿足社會需要就具有價值，否則就無價值。C、社會需求時間社會對檔案的需求，從時間上看可以分為近期利用需求與長遠利用需求，近期需求是指檔案形成機關(guān)在一定時期內(nèi)需要查考利用檔案，以及檔案進館初期各方面對檔案的利用，鑒定檔案價值時，既要照顧重點用戶，又要兼顧社會各方面現(xiàn)實的近期的利用需求。長期利用需求是指鑒定檔案價值時，應深入預測未來的潛在的利用需求。（三）相對價值標準在開展檔案鑒定工作時，一定要全面觀察一個全宗和一個檔案館檔案的整體狀況，既要分析檔案本身的固有價值，又要重視館（室）藏檔案質(zhì)量的優(yōu)化和減少重復。A、相關(guān)檔案的保存狀況分析檔案的價值應從全宗文件之間的有機聯(lián)系出發(fā)，從全宗群以及同時期、同類型全宗的檔案數(shù)量、結(jié)構(gòu)、完整程度、可靠程度出發(fā)，全面的考查文件的價值。在鑒定檔案價值時、看相關(guān)檔案的保存狀況，應注意：（1）看檔案的完整程度。（2）看檔案是否重復力求做到一個全宗內(nèi)不出現(xiàn)重份文件，檔案館內(nèi)各全宗之間少出現(xiàn)重份文件，避免人力、物力的浪費。（3）看檔案可靠程度文件可以形成正本、副本、定稿、草稿等各種稿本。正本具有標準的格式，有機關(guān)的印章或負責人的簽署，是機關(guān)進行工作的依據(jù)，具有法定的實際效能和憑證作用，可靠性大，價值也較大。但有時副本等也具有一定的價值，應該保存。（4）看檔案內(nèi)容的可替代程度如在有正本的情況下，副本、草稿的價值就比較小，一般可不歸檔，而在沒有正本的情況下，副本、草稿的價值相對提高，可歸檔視同正本保存。B、保管條件和費用（1）現(xiàn)有保管條件。在確定應保存檔案的數(shù)量和保管期限時，要適當考慮現(xiàn)有的保管條件與設(shè)備的承受能力。（2）保管費用。應考慮效益問題，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益超過因保存檔案所付出的代價時，檔案才有保存價值。檔案工作者不僅要考慮其經(jīng)濟效益，還要全面分析檔案的社會效益。13、優(yōu)化檔案館藏的標準A內(nèi)容標準——檢驗館藏質(zhì)量高低的最基本的標準就綜合性檔案館而言，它的庫藏檔案內(nèi)容，從宏觀上講，應為研究有關(guān)地區(qū)的社會政治、經(jīng)濟、文化等各個領(lǐng)域的活動，提供較全面的史料；從微觀上講，應當為檔案用戶提供不過有關(guān)歷史事件、歷史過程、歷史任務的翔實材料。一個檔案館只有館藏內(nèi)容豐富，才能為檔案用戶提供其所需的檔案信息，才能使庫藏的檔案與資料在功能方面互相補充，發(fā)揮更大的作用創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益。B結(jié)構(gòu)標準所謂的館藏結(jié)構(gòu)，是指組成庫藏的各種檔案及資料之間的相互搭配和排列。結(jié)構(gòu)合理的館藏一般具有如下特征：a各種門類與載體的檔案文件，在數(shù)量上應保持一定的比例關(guān)系就綜合性檔案館而言，目前應注重對數(shù)額較少的科技檔案，專門檔案及非紙質(zhì)檔案的收藏，以改變館藏結(jié)構(gòu)單一的狀況。機關(guān)檔案室也應注意加強對上述檔案文件的接收和積累工作，為檔案館檔案的補充創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。b檔案與資料之間的比例不能失調(diào)檔案館作為國家永久保存檔案史料的基地，應當確立“檔案為主、資料為輔”的館藏建設(shè)政策，“主從”關(guān)系不能顛倒c、館藏檔案應有一定的時間跨度，以便客觀地反映本地區(qū)各個時期的歷史面貌。由于歷史原因的影響，許多檔案館的庫藏歷史檔案的數(shù)量過少，所以必須大力收集有關(guān)的檔案及資料。C層次標準館藏檔案應當具有一定的層次與順序，這也是館藏優(yōu)化的一個重要標準。以綜合性檔案館為例，其庫藏檔案要在立檔單位的級別、所屬歷史時期、內(nèi)容屬性等方面，呈現(xiàn)出層次多維的特點。庫藏的檔案，就其立檔單位而言，應當既有本級機關(guān)、組織等一級單位的檔案，又有各主管單位所屬的分管某方面工作的二級單位之檔案，還要有代表性的、典型的基層單位的檔案。就其所屬的歷史時間而言，應該包括所能接收與征集到的本級各立檔單位及其所屬機構(gòu)、基層單位的，具有永遠保存價值的，各個歷史時期的檔案文件。庫藏檔案，就其內(nèi)容屬性而言，也應具有一定的層次性，不但要收集宏觀、中館內(nèi)容的檔案，而且要注意收集反映社會微觀活動內(nèi)容的檔案。D類型標準優(yōu)化的館藏，其庫藏檔案的類型應當具有多樣性的特征。以綜合性檔案館為例，其收藏檔案的門類、形成單位、載體形態(tài)等，均具有多樣性。就庫藏檔案的門類而言，應當包括文書檔案、科技檔案，專業(yè)檔案，以及照片檔案、影片檔案、錄音檔案、錄像檔案、季度檔案等多種類型的檔案文件。就庫藏檔案的形成單位而言，應當包括機關(guān)、組織、團體、企事業(yè)單位的檔案和有關(guān)著名人物檔案等，就庫藏檔案的載體形態(tài)而言，應該包括紙質(zhì)檔案、膠質(zhì)檔案、磁質(zhì)檔案及光介質(zhì)檔案。17、檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收A、接受檔案的要求1）、完整性按規(guī)定向檔案館移交的檔案，應該收集齊全，按全宗作為一個整體歸入檔案館，不得隨意分散。與檔案有關(guān)的資料、立檔單位的組織嚴格、全宗指南及有關(guān)的目錄、索引等檢索工具，隨同檔案一并接受。案卷目錄編制一式三份，其中一份由檔案館簽收后退回移交機關(guān)。2）、真實性進館的檔案必須具有真實性。有疑點的檔案，應盡可能加以考證，如一時難以辨別，也要存疑，予以證明。存疑或解疑工作應由文書立卷部門去做，檔案部門則負責檢查和補缺的工作3）、地方性館藏檔案內(nèi)容要有獨特的地方特色，防止檔案內(nèi)容的大量重復。國家級檔案館的館藏內(nèi)容，有別于其他國家的鮮明的中國特色；各?。ㄊ小⒆灾螀^(qū)）檔案館的館藏內(nèi)容，有別于其它省（市、自治區(qū)）的鮮明地方色彩。4）、堅持質(zhì)量驗收在接受檔案過程中，要堅持質(zhì)量驗收標準，采取自檢、互檢、檢查小組檢查接受三個步驟把案卷中存在的問題解決在進館之前。而這行為會受到機關(guān)、單位領(lǐng)導和文書、檔案工作人員的歡迎，引起領(lǐng)導者對檔案工作的重視，增強文書、檔案工作人員的責任心，提高案卷質(zhì)量，促進檔案業(yè)務學習，減少工作中的矛盾。5）、清點核對現(xiàn)行機關(guān)移交檔案時，必須根據(jù)移交目錄，同接受檔案的有關(guān)檔案館一起清點核對，并在交接文據(jù)上簽字蓋章，以便明確交接雙方的責任，保證盡管檔案的完整齊全。B、接受檔案的時間期限《機關(guān)檔案工作條例》、《檔案館工作通則》規(guī)定為省級以上機關(guān)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存20年左右，省轄市（州、盟）和縣級以下機關(guān)應將永久、長期保存的檔案在本機關(guān)保存10年左右，向檔案館移交。檔案館接收現(xiàn)行機關(guān)保管期滿的檔案時，有逐年接受和分段接受兩種辦法C、接收前的準備工作一方面是確切掌握被接受檔案的情況。同時還應派人到移交單位檢查準備移交檔案的完整程度和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時解決另一方面，檔案館還要做好館內(nèi)的各項物質(zhì)準備，安排人力、物力和時間，以確保接收工作的順利進行。18、撤銷機關(guān)檔案的接收1）、機關(guān)撤銷或合并時，嚴禁把機關(guān)在歷史活動中形成的檔案不丟失、分散或銷毀。2)、機關(guān)撤銷或合并時，沒有辦理完畢的文件材料，應轉(zhuǎn)給原機關(guān)的職能繼任者或有機關(guān)繼續(xù)辦理后整理保存3)、一個機關(guān)并入另一機關(guān)或幾個機關(guān)，幾個機關(guān)合并為一個新機關(guān)，其合并以前形成的檔案，應按機關(guān)分別組成有機整體，向有關(guān)檔案館移交，而不能將這種檔案與合并后形成的檔案混在一起。4)、一個機關(guān)撤銷，業(yè)務分別劃歸幾個機關(guān)的，它的檔案不能分散，而應作為一個有機整體，整理并保管好，由有關(guān)單位采取協(xié)商處理的辦法，或交給某個接管機關(guān)代管，或向有關(guān)檔案館移交。5)、一個機關(guān)的一部分業(yè)務或其中的一個部門劃歸給另一個機關(guān)，原來該機關(guān)在從事此部分業(yè)務工作活動中形成的檔案，應作為原機關(guān)檔案的有機整體的一個組成部分。6）、在“文化大革命”中，許多機關(guān)被撤并。對于合并期間形成的檔案一般不應分散，但因工作需要，對某些檔案，是暫借、帶走還是仍保存在原來的主管機關(guān)，應通過有關(guān)機關(guān)協(xié)商解決，但都應保持全宗的完整性。19、收集歷史檔案的對象與途徑A收集散存在一些國家機關(guān)，社會組織中的歷史檔案。B征集收藏于個人手中的歷史檔案。C征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案D收集黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學術(shù)歷史研究部門所征集到的歷史檔案E收集散失國外的歷史檔案20、檔案的銷毀的定義：把經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。21、檔案整理工作的原則：（一）充分利用原有的整理基礎(chǔ)。檔案不僅記錄了當時的社會活動，而且也反映了整理和保存檔案的狀況，整理檔案時，要尊重歷史和前人的勞動成果，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，做到：A提高對原有整理工作的認識。對于過去的整理方法應采取實事求是的態(tài)度，對原有的基礎(chǔ)予以充分的重視，認真分析研究其利弊，合理部分，應該繼承保持下來。B不要輕易打亂檔案。一般情況下，只要不是零散文件，已經(jīng)有了一定的整理基礎(chǔ)，應該力求保持原有的整理體系，通過必要的加工整理或者其它補救措施，提高整理體系的水平?？傊砘A(chǔ)是一定時期檔案整理工作水平的反映，不要輕易全盤否定，除原來基礎(chǔ)太差外，不要隨意改變。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。歷史聯(lián)系也被稱為“內(nèi)在聯(lián)系”或“有機聯(lián)系”。檔案文件雖然是以單件的個體形式陸續(xù)產(chǎn)生的，卻是以組合的群體形式存在和運動的，因此整理檔案室，必須保持文件的固有聯(lián)系，才能把文件組成科學的有機體系，反映歷史活動的原貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。A、來源方面的聯(lián)系主要指文件是以機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)或一定的個人為單位有機形成的，產(chǎn)生文件的單位構(gòu)成文件來源方面不可分割的聯(lián)系。整理檔案時，只有保持文件之間的這種固有聯(lián)系，才能更深刻地反映文件形成單位的活動面貌，體現(xiàn)檔案作為歷史記錄的屬性B、時間方面的聯(lián)系主要指形成文件的機關(guān)、組織或個人進行工作活動時，都有一定的過程和階段性，從而文件之間具有一定的時間練習。整理檔案時，應注意保持這種聯(lián)系。C內(nèi)容方面的聯(lián)系主要指文件是機關(guān)、社會組織行使職權(quán)過程形成的、是在解決一定問題過程中產(chǎn)生的。一件工作、一起案件、一項運動、一次會議形成的文件，內(nèi)容上有密切聯(lián)系，整理時要考慮到這種聯(lián)系。D形式方面的聯(lián)系是指文件的形式標志著文件的特定作用，在一定程度上反映了文件的來源、時間和內(nèi)容的性質(zhì)，因此，文件的形式也構(gòu)成文件之間一定的聯(lián)系。它包括內(nèi)部形式（如種類、名稱）和外部形式（如載體和記錄方式）兩方面對于文件之間的歷史聯(lián)系，一方面要善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系，并盡量從多方面全面保持聯(lián)系。另一方面，不能離開實際整理的文件材料，簡單地確定某種整理方法和評說優(yōu)劣。（三）、便于保管和利用。整理檔案時，注意利用原有的基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，以便于保管和易用。但是有時保持文件的聯(lián)系和便于保管利用又不一致。例如一次會議的文件，有紙質(zhì)的，也有膠片、磁帶的，有機密性的，也有可以公開的，有永久保存的，也有長期、短期保管的等等，如果單純強調(diào)保持文件之間的歷史聯(lián)系，全部混同起來進行整理，顯然不便于保管和利用，因此，當整理檔案時還要充分考慮檔案的保管和利用的方便。對于不同種類的檔案，記錄方式、載體材料、機密程度和保管價值等顯然不同的文件，應該根據(jù)情況分別整理，恰當組合，在相應的范圍內(nèi)保持文件的最優(yōu)化的聯(lián)系。22全宗的定義：是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體，是檔案館檔案的第一層分類、整理單位。23立檔單位的定義：構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織、個人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項目的組織者，通常稱為“全宗構(gòu)成者”24過程立檔單位的具體條件是：A可以獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義對外行文B設(shè)有會計單位或獨立的核算單位，自己可以編造預算或財務計劃C設(shè)有管理人事的或人員，并有一定的人事任免權(quán)。25個人全宗的構(gòu)成條件A一般而言，只有那些對社會有突出貢獻或重要影響的個人，其檔案才可能成為一個實際的個人全宗。B并不是所有名人檔案都可以構(gòu)成個人全宗。只有其檔案基本上只具有個人屬性，不會與組織全宗發(fā)生大面積交叉的名人檔案才可能構(gòu)成個人全宗C即使是主要以個人名義從事社會活動的名人，其檔案也未必都構(gòu)成了實際的個人全宗。還取決于其檔案是否較為完整系統(tǒng)地留存下來，留存下來的檔案材料是否較為全面地記錄反映了其社會活動的基本情況與過程等等現(xiàn)實性因素。26、區(qū)分全宗：區(qū)分全宗是檔案整理工作的前提和基礎(chǔ)。（一）、政權(quán)更迭及跨政權(quán)立檔單位的區(qū)分全宗研究某一立檔單位是否有根本性變化，主要應該從立檔單位的政治性質(zhì)和基本職能等有關(guān)方面去考察不同政權(quán)中的政權(quán)機關(guān)（立檔單位），雖社會職能相同或相近，但因所屬政權(quán)性質(zhì)不同，名稱也不會完全相同，決不能作為跨政權(quán)的同一立檔單位單位看待，其檔案自然應構(gòu)成不同全宗（1）跨政權(quán)存在的非政權(quán)性質(zhì)的立檔單位，如企業(yè)、學校、文藝團體、政黨、社團、宗教組織等，其檔案一般構(gòu)成一個全宗，但在管理中可分為兩個不同的政權(quán)時期或部分（2）跨政權(quán)存在的政治色彩較強、對政權(quán)依附性較大的立檔單位（如警官學校、軍事院校等），一般在政權(quán)更迭時要進行重大改造，其檔案應分別構(gòu)成不同的全宗（3）個人全宗無論是其立檔單位是（個人）是否跨政權(quán)存在，無論其政治立場、信仰、職業(yè)等是否有重大變化，其檔案均構(gòu)成一個全宗（二）、立檔單位變化所導致的區(qū)分全宗在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析基本職能是否有根本變化（1）、新建新成立的機關(guān)、企事業(yè)單位，其形成的檔案均可以構(gòu)成一個全宗。比如新成立的城鄉(xiāng)環(huán)保部可構(gòu)成一個新全宗（2）、分開即一個機關(guān)、單位分為兩個或兩個以上的單位。由于舊的機關(guān)已被撤銷，它所形成的檔案應單獨構(gòu)成全宗；新成立的機關(guān)、單位各自形成的檔案，應分別構(gòu)成不同的全宗。比如，原北京市電子儀表工業(yè)局，分別成立電子工業(yè)、儀表工業(yè)、光學工業(yè)總公司，而這些行成立的單位其形成的檔案，應分別構(gòu)成新的全宗（3）、合并即由兩個或兩個以上的撤銷單位，合并成一個新單位。由于新單位與原有單位的基本職能上是不同的，故它們所形成的檔案應分別構(gòu)成全宗比如中央糧食部和全國供銷合作總社撤銷，合并到中央商業(yè)部，而這三個都應分別構(gòu)成全宗（4）、獨立比如：國家財務局從財政部獨立出去成立國家稅務總局，從其獨立之日其，它所形成的檔案應是一個新的立檔單位（5）、從屬如國家高教部原為一個立檔單位，后來變?yōu)榻逃康膬?nèi)部機構(gòu)—高教司。改變前為高教部全宗，改變后為教育部全宗的一部分。（6）、合署兩個單位合署辦公，而文件又是分別處理的，他們所形成的檔案，應該分別構(gòu)成全宗。比如，某市民主建國會與市工商聯(lián)合署辦公，但它們的文件時分別處理的，它們形成的檔案分別構(gòu)成兩個全宗（三）臨時性機構(gòu)檔案的區(qū)分全宗各種臨時性機構(gòu)形成的檔案，一般不設(shè)立新全宗。只有一個單位的職能發(fā)生了根本性的變化，其檔案才可能構(gòu)成新的全宗。這一般是指新中國成立后的各機關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位，至于在政權(quán)性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系等方面發(fā)生的變化就更是根本性的變化，變化前后的機關(guān)、單位所形成的檔案，應分別構(gòu)成新的全宗。屬于下列情況的，不是根本性的變化，不應該構(gòu)成新的全宗：立檔單位名稱的變更；立檔單位領(lǐng)導關(guān)系的變更；立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)整；立檔單位工作地點的變更；立檔單位短期停止活動以后又恢復（四）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者—立檔單位。判定檔案所屬全宗的一般方法主要應從收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三個方面著手發(fā)文和內(nèi)部文件發(fā)文和內(nèi)部文件，它們的作者就是檔案的形成者，只要查明了文件的作者，也就確定了它所屬的全宗。通常情況下，發(fā)文有固定作者的文件格式，而且還有發(fā)文機關(guān)的印信，所以判定文件作者并不困難。收文收文，只要查明了文件的實際收受者（收文單位），也就確定了它所屬的全宗。在通常情況下，收文上面都指明主送單位或個人，而收文機關(guān)收到文件后要加蓋收文章并附有閱辦單，寫明領(lǐng)導批辦意見，根據(jù)以上特征，判明文件的收受者。對于不能運用通常的方法去判定檔案所屬全宗，往往要借助于文件上的各種標記去判定。（五）組織全宗和個人全宗檔案的區(qū)分凡以組織或組織成員名義制發(fā)的文件正本均應歸入組織全宗；個人全宗若認為必要時，可保存副本。不允許將組織全宗中具有雙重屬性的檔案文件抽出納入個人全宗之中；組織全宗中一般也不保存僅涉及個人性質(zhì)的文件（正常組織活動中形成的諸如個人登記表、履歷書、自傳、對個人生活情況的調(diào)查、審查性文件，應歸入認識檔案）。但如果個人全宗與組織全宗均不完整且程度有較大差異，可將具有雙重屬性的檔案文件有意識地向完整程度較好的一方傾斜，避免“兩敗俱傷”總之，確認與區(qū)分全宗的工作已經(jīng)完成，具體的全宗一旦建立，就應對各全宗進行統(tǒng)一的編號（編全宗號）并賦予其正式的全宗名稱。全宗名稱一般就以立檔單位的正式名稱命名，并加“全宗”二字27全宗的補充方式：A聯(lián)合全宗B全宗匯集C檔案匯集28個人全宗又稱為人物全宗，是某一著名人物或著名家族所形成的檔案有機整體29個人全宗檔案的分類A生平傳記材料B創(chuàng)作材料C公務活動材料D個人書信E經(jīng)濟材料F親屬材料G評價材料H聲像材料I其他材料30檔號的定義：檔案館在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予檔案的代碼。檔號通常包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。31檔案保管工作的任務：（一）建立和維護檔案的存放秩序（二）防止檔案的損毀——了解和掌握檔案損毀的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取有效的技術(shù)和方法，最大限度地消除各種可能損毀檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損毀率降低和控制在最小范圍內(nèi)。（三）延長檔案的壽命——還要從根本上采取更積極的措施，改善檔案的存藏條件，提高檔案的修復技術(shù)，最大限度地延長檔案的壽命。（四）維護檔案的安全——有兩個方面的含義：一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)，必須最大限度地、安全地存在下去，保證檔案的物質(zhì)安全；另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，在政治斗爭中不致因為保管失當而使檔案丟失或泄密，保證檔案的政治安全。32案裝具的種類：（一）檔案箱（二）檔案架：固定檔案架、活動式密集架、基層架（三）檔案柜33庫房溫度、濕度控制“應在14—20攝氏度之間，相對濕度在50%-65%之間”34八防措施：防火、防水、防潮、防毒、防蟲、防光、防塵、防盜。35檔案著錄的定義：檔案著錄是檔案館（室）編制檢索工具時對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。36著錄項目：A．題名與責任說明項，包括正題名、并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號、責任者、附件6個單元。B．稿本與文種項，包括稿本、文種兩個單元。C．密級與保管期限項，包括密級、保管期限兩個單元。D．時間項。E．載體類型及形態(tài)項，包括載體類型、數(shù)童及單位、規(guī)格3個單元。F．附注項與提要項，包括附注與提要兩個單元。G．排檢與編號項，包括分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞6個單元。37檔案標引的定義：對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程38按國家標準《文獻主題標引規(guī)則》的規(guī)定，文件的主題結(jié)構(gòu)（因素）分為5種：即主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素。39檔案計算機檢索的特點：A檢索速度快B檢索點多、檢出率高C能滿足多元檢索需求，檢索效果好D利于實現(xiàn)資源共享E服務方式靈活多樣40大事記的定義：就是按照時間順序簡要地記載一定范圍內(nèi)（地區(qū)、領(lǐng)域、系統(tǒng)、任務））一定歷史時期的重大事件和重要活動的檔案參考資料。41大事記的種類和作用（一）、種類A．按性質(zhì)分有綜合性、專題性、專業(yè)性、學術(shù)性大事記。B、按內(nèi)容分有:政治、經(jīng)濟、科技、文化、教育、歷史、地理、軍事、外交及個人大事記C、按地域分有世界、國家、省、市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)大事記。D按部門分有黨政機關(guān)、群眾團體、企業(yè)和事業(yè)單位大事記，E按時間分有歷史、現(xiàn)行、幾千年、幾百年、幾十年大事記F按詳略分有史料長編、條目式、表格式大事記H按名稱分有年表、長編、記述、年譜、紀略、紀實、月表、日志等，I按體例分有紀傳體、紀事本末體、編年體、分類編年體、大事記述體等。（二）大事記的作用A、大事記可以向利用者提供某一問題的歷史梗概，便于人們研究史實的演變及其規(guī)律。B、大事記可以補充檔案史料匯編、歷史著作和地方志之不足。C、大事記一般是按編年記事，條理系統(tǒng)清晰，出處有據(jù)。D、通過編寫大事記，可以檢驗檔案館（室）收藏的檔案是否齊全、內(nèi)容是否充實，從而推動館藏建設(shè)和各項基礎(chǔ)工作，也能鍛煉、培養(yǎng)檔案工作人員的寫作水平和從事檔案編研工作的能力。42大事記的選材P355整節(jié)（后面）43檔案利用服務的方式：A閱覽服務B檔案的外借、C執(zhí)法檔案復印本D檔案證明E檔案目錄F檔案展覽G檔案咨詢H網(wǎng)格化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務方式的變化44檔案咨詢的種類：A按內(nèi)容性質(zhì)，事實性咨詢、指導性咨詢與檢索性咨詢B按檔案咨詢的難易程度，一般性咨詢和專題性咨詢C按利用者向檔案部門提出咨詢問題的方式，口頭咨詢、書面咨詢、電話咨詢45開放檔案的定義：是將一般可以公開的和保密期滿的檔案解除“封閉”，向社會開放，只要履行一定的手續(xù)即可通過一定方式進行開發(fā)利用。46人事檔案的定義：組織、人事、勞動（或人力資源部門）在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史紀錄。47、人事檔案的歸檔范圍和要求：歸檔范圍:依據(jù)中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，其歸檔范圍包括：調(diào)配、任免、考察考核材料、錄用材料、辦理出國、出境材料，各種代表會材料，工資待遇材料，學歷和評定崗位技能材料、職稱材料，加入黨、團組織材料，政審、考核材料、獎勵與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料、殘疾材料，其他材料歸檔要求：（1）辦理完畢的正式文件材料（2）材料必須完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確、寫明承辦單位及時間（3）手續(xù)完備。凡規(guī)定應有組織審查蓋章的，須有組織蓋章，凡須經(jīng)本人見面或簽字的，必須經(jīng)過見面或簽字。（4）檔案材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水、復習紙書寫。除電傳材料外，一般不得用復印件代替原件歸檔。48、新時期認識檔案材料收集的重點：（1）近期業(yè)績材料（2）廉政材料（3）誠信材料（4）反映管理水平、工作能力、個性特征、道德操守、生活作風、心理素質(zhì)、身體狀況等方面的材料49、“無頭檔案”的處理（一）、定義“無頭檔案”是指由于不知員工去向而積存在人事檔案部門的檔案材料。（二）、“無頭檔案”產(chǎn)生的原因主要是由人事檔案轉(zhuǎn)遞不及時、轉(zhuǎn)出不徹底、制度不夠健全、檔案人員不穩(wěn)定、業(yè)務不熟悉等因素造成的。（三）、“無頭檔案”的處理方法先要進行認真的清理鑒別、區(qū)分價值。無價值的檔案，造冊登記，報領(lǐng)導審核批準后予以銷毀。而有價值的檔案按人頭整理好，列出清單，做好登記工作，然后要通過多種渠道查尋有關(guān)人員的下落，可采用先內(nèi)后外、先近后遠、內(nèi)查外調(diào)的方式設(shè)法找到該人的主管單位，將檔案及時轉(zhuǎn)出?？梢酝ㄟ^當事人的親朋好友，查閱歷年員工外調(diào)登記冊，公安局的戶口簿，以向原籍查詢，必要時人事部門印發(fā)被查詢員工基本情況名冊，發(fā)至各地人事部門廣為查找，經(jīng)過多方查詢實在無下落者，可將有價值的材料，轉(zhuǎn)至當事人原籍的縣一級組織、人事部門代為查找，或移交縣檔案館保存，同時，要建立健全人事檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)章制度，防止新的“無頭檔案“的產(chǎn)生。（四）、杜絕“無頭檔案”的再產(chǎn)生（1）人事檔案部門要建立嚴格的管理制度并貫徹執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)未轉(zhuǎn)遞的檔案材料及時予以處理。（2）人事檔案部門要及時掌握人員錄用、調(diào)用、任免及職務（職稱）、軍銜變動的信息。人員調(diào)動要堅持先調(diào)檔后調(diào)人，新的主管單位一旦發(fā)現(xiàn)人到而檔案未到時，應主動催要。（3）新收集的檔案材料，及時歸檔、整理裝訂。轉(zhuǎn)遞時，堅持一個人的檔案一次全部轉(zhuǎn)出，不得分批轉(zhuǎn)遞。（4）保持檔案人員的相對穩(wěn)定，以便熟悉業(yè)務，更好地開展工作。檔案人員調(diào)動時，應堅持“先配后調(diào)”，交接清楚后再調(diào)出。50、會計檔案的定義：機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和財務報告等具有保存價值并作為歷史紀錄保存起來的會計核算專業(yè)材料51：會計檔案的特點：廣泛性嚴密性穩(wěn)定性52、歸檔的會計文件材料主要來源于財政機關(guān)總預算會計、單位預算會計、建設(shè)銀行會計、機關(guān)經(jīng)費會計、稅務機關(guān)的稅收會計、企業(yè)、事業(yè)單位會計及建設(shè)單位會計。53、會計檔案保管期限中的永久保存為50年以上，定期保管分為25年、20年、15年、10年、5年等層次。屬于永久保管的會計檔案有：年度財務報告（決策）和會計檔案清冊、銷毀清冊。54、會計憑證，一般情況下不需要永久保管，保存一定時期基本上可以滿足查找利用的需要。55、會計賬簿，保存15年至25年即可，財務報告，其中年度財務報告（決策）需要永久保存、季月報告，