《秘書學實務》-第二、三章-文秘與文秘部門

1秘書學實務課程導入1.談談什么是秘書部門，你所了解的秘書部門都有哪些？以下部門〔機構〕是秘書部門嗎？〔1〕校學生會秘書部〔2〕信訪辦公室〔3〕督查辦公室〔4〕臺灣事務辦公室2.案例分析：一、背景

于雪所在的公司是一家開發(fā)生產(chǎn)醫(yī)療麻醉設備的高科技公司，于雪是這家公司的秘書處負責人，公司正準備明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份。是青海一家醫(yī)院發(fā)來的，說是本公司生產(chǎn)的麻醉機出現(xiàn)質量問題，造成嚴重的醫(yī)療事故，病人家屬情緒很大，不僅提出巨額賠償要求，而且準備向新聞界投訴，因此，院方要求公司盡快派人過去處理。面對這種情況，于雪應該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：

a、馬上與醫(yī)院聯(lián)系，了解事故發(fā)生的具體原因。

b、馬上與正在香港出差的老總通，向他匯報情況，并聽取

他的指示。

c、因為情況緊急，馬上以老總的名義給對方院長發(fā)，請

院方代表公司向病人家屬表示慰問。

d、與公司內有關部門聯(lián)系，商量這次事件有可能對本公司的影

響而采取相應的對策。

e、與公司技術部聯(lián)系，詢問這類醫(yī)療事件到底是設備質量問題還

是醫(yī)務人員操作失誤。

二、問題

對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較適宜，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。

4第二章秘書部門五、秘書部門的職業(yè)特征三、公司企業(yè)的秘書部門四、秘書部門的地位

二、行政機關的秘書部門一、秘書部門的涵義六、秘書部門的職能5一、秘書部門的涵義秘書部門是輔助領導部門進行決策、管理，推進領導工作，并協(xié)助領導協(xié)調各職能部門進行有效工作的綜合部門。秘書部門又稱秘書機構，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的機關。6一、秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機構，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協(xié)調、催促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調研、信訪、行政、督查等部門。狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領導機關及其負責人辦理秘書業(yè)務的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等?！豆賵霾　返墓适拢河男姓W家諾斯古德·帕金森在其著作《官場病》中對當時英國行政機關工作作風做了入木三分的剖析，揭露和嘲弄了英國官場的種種弊病，引起當時社會的強烈反響，使“帕金森定律”這個概念成了官僚主義的代名詞。官場通病主要有以下幾種：第一，職員人數(shù)與工作量毫不相關，不管工作量如何變化，職員人數(shù)總是成倍增加；第二，現(xiàn)代政府機構委員會之類的組織形式日益膨脹。在委員會內部必然出現(xiàn)非正式的核心委員會，過一段時間，這個核心組織又會擴張起來。如此周而復始，機構就越來越龐雜，人員越來越多，工作效率卻越來越低。第三，組織的低效、無能根源于自發(fā)的嫉妒病。機關成立的年代愈長，人員的素質就愈低。8秘書機構的設置程序確定組織架構：人數(shù)、機構數(shù)、崗位數(shù)規(guī)定職權職責：權職相當配備工作人員：結構合理制定規(guī)章制度：標準化、標準化一、秘書部門的涵義9秘書機構的設置原那么一、效能最大化原那么〔1〕科學分工〔2〕層次合理〔3〕結構優(yōu)化〔4〕配置合理二、適應工作需求的原那么(1)秘書機構的設置必須以管理職能的實際工作需要為最終原那么〔2〕在機構設置過程中應嚴格防止隨意設置、因人設崗等腐敗現(xiàn)象一、秘書部門的涵義秘書機構的設置原那么三、分級管理，職、權、責清楚統(tǒng)一原那么〔1〕在其位、謀其政、行其權、負其責〔2〕既要防止權利的濫用，又要防止責任的逃避四、機構統(tǒng)一、相對穩(wěn)定的原那么〔1〕秘書機構的名稱要統(tǒng)一，做到稱謂一致，名副其實〔2〕秘書機構的設置要統(tǒng)一〔機構的層次、人員的編制、職責的劃分要有科學合理統(tǒng)一的標準〕〔3〕秘書機構的職能目標要統(tǒng)一11一、秘書部門的涵義秘書機構圖辦公室〔主任、副主任〕調研科室秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室

機要科室12二、行政機關的秘書部門行政機關主要指黨政機關、局部事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機構。行政機關的秘書部門就分別設置在各級機關之下，以下圖為各級政府機構設置〔見圖〕。13二、行政機關的秘書部門在我國，行政機關的秘書部門的級別就是機關直屬下級。省部級以上行政機關的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級以下〔包括地級〕一般稱“辦公室”。秘書部門的負責人稱辦公廳〔室〕主任。省級以上機關還設秘書長。14三、公司企業(yè)的秘書部門公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內部的行政管理機構，是在經(jīng)理、廠長領導之下設置的履行輔助管理和綜合效勞職責的綜合機構。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設置也多種多樣，大體有四種形式，如下表所示。15三、公司企業(yè)的秘書部門部門種類

稱謂

所在企業(yè)類型

職能

綜合性的秘書部門公司辦公室或集團辦公室國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機關管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè)

全面掌管單位內部的行政管理事務，負責對外宣傳、聯(lián)絡、開展公共關系事務，甚至涉及輔助業(yè)務領導的工作職能性的秘書部門

經(jīng)理辦公室或廠長辦公室

公司企業(yè)作為行政辦公室

擔負單位內部行政事務和其他事務性、臨時性的工作任務，協(xié)調各個職能部門之間的關系

專業(yè)性的秘書部門

文秘室或值班室

人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中

負責單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領導臨時交辦的各種工作由一兩名秘書承擔的秘書辦公室

前臺

公司企業(yè)規(guī)模小不設秘書部門的單位

全時在崗，負責電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等16四、秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領導層效勞的。它處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。17四、秘書部門的地位18五、秘書部門的根本特征附屬性秘書機構在整個機構體系中，不同于其他權力機構，一般不具有決策權和指揮權，屬于綜合性的輔助部門。中介性秘書機構輔助決策、擬定方案、傳達指令、組織協(xié)調、催促檢查等，經(jīng)常起著溝通上下、聯(lián)通內外的樞紐作用。效勞性秘書機構相對于整個機關和企事業(yè)單位而言，是一個綜合性的辦事機構，不僅為領導和上級效勞，也為下級組織、其他部門、全體成員效勞，效勞性是秘書部門的本質特征。19六、秘書部門的職能20212223第三章秘書職業(yè)認知與管理三、秘書工作的特點四、秘書工作的要求二、秘書工作的宗旨一、秘書的根本素質四、秘書工作的具體實務

五、秘書工作的具體實務

24一、秘書的根本素質良好的政治素質良好的職業(yè)道德高度的紀律意識良好的工作態(tài)度良好的文化素質良好的群眾根底辦公自動化技能科學管理時間的能力251、秘書人員的重要品質

傳統(tǒng)道德的延伸

中華民族的道德修養(yǎng)觀——修身、齊家、治國、平天下關鍵的個人品質——有社會責任感——對領導和團隊忠心耿耿——有敬業(yè)精神——有認真的工作態(tài)度——有任勞任怨的胸懷秘書的個人職業(yè)道德品質修養(yǎng)

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秘書人員的職業(yè)道德忠于職守恪守信用嚴守秘密善于合作文明禮貌實事求是職業(yè)道德27美國最著名的《哈佛商業(yè)評論》評出了９條職業(yè)人應該遵循的職業(yè)道德。

〔１〕老實〔２〕正直〔３〕守信〔４〕忠誠〔５〕公平〔６〕關心他人

〔７〕尊重他人〔８〕追求卓越〔９〕承擔責任28在1985年1月召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會上，中辦領導同志明確指出：“中央辦公廳工作的指導思想是圍繞黨的總目標、總任務，做好‘三效勞’，即為中央效勞，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市效勞，為人民效勞。其中直接的主要的是為黨中央領導工作效勞?！钡S著現(xiàn)代社會公共管理的開展，“三效勞”的指導思想難以涵蓋一切秘書工作，于是秘書工作的宗旨被提了出來。二、秘書工作的宗旨秘書工作“三效勞”的指導思想29秘書工作的宗旨是為領導與上司的決策和管理順暢地貫徹實施創(chuàng)造和諧的環(huán)境。30秘書工作的特點就是秘書作為一門職業(yè)，與其它職業(yè)在工作本質上的明顯不同，包括以下三點。三、秘書工作的特點31秘書工作的機要性秘書的根本素質中，最重要的莫過于“嘴緊”了。我能把飯碗抱到今天，全靠“啞三年、聾三年、瞎三年”。這個口訣本來是韓國女性出嫁當兒媳的訓誡。作為秘書，即使是對一句話、一封郵件、一頁文件也不能大意，不能說的決不說，不能看的決不看，做到守口如瓶、滴水不漏。秘書應該把“秘密”看得和自己的命一樣重要。---------〔韓〕金圣姬32四、秘書工作的作用33五、秘書工作的內容秘書工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會”、“辦事”。以“辦文”、“辦會”、“辦事”為線索，可以使我們對秘書整體工作有綱舉目張的認識。34351．文書撰寫2．文書制作3．文書處理4．檔案管理5．會議組織6．調查研究7．信息資料工作8．信訪工作結合我國具體情況，可分為15種9．接待工作10．協(xié)調工作11．督查工作12．日程安排13．日常事務14．辦公室管理15．其他臨時交辦事項。36知識點補充：秘書的角色認知特點作用角色認定職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德機要性信息樞紐參謀嚴謹自制良好的職業(yè)作風保守機密輔助性傅作輔助助手謙虛謹慎明確的職業(yè)意識不越級越位綜合性統(tǒng)籌協(xié)調組織、公關溝通合作正確的職業(yè)態(tài)度科學公正技術性高效優(yōu)化管理技術人員精益求精卓越的職業(yè)理想敬業(yè)精業(yè)37案例1：辦公室的故事某單位正在召開年終總結表彰大會，請來的上級領導和單位領導正微笑著把一朵朵紅花戴在先進工作者的胸前，在場群眾情緒高昂，掌聲不斷。但料想不到的是，當單位領導把大紅花戴在倒數(shù)第五人時，花籃里的紅花只剩下三朵了，臺上還有四位先進工作者沒有受獎。要想趕制一朵紅花肯定是來不及了，為大會效勞的工作人員急得團團轉。領導們興致正濃，在熱烈的氣氛中給倒數(shù)第三位的先進工作者戴花，難堪的局面馬上就要發(fā)生了……38辦公室的故事

想象看看，如果遇到這樣的情況，你會怎么做呢？39案例2：小于的難題

小于是某公司的秘書，今天她遇到了這樣一件事，該如何處理？

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上午先去經(jīng)貿(mào)部送了份材料，剛回到辦公室，姜總讓我馬上到他的辦公室去一趟。聽姜總的口氣，事情似乎挺急。心里有些緊張。

來到姜總的辦公室，姜總倒還是像平時一樣隨和，聊了幾句后，姜總問我：“小于，近來公司似乎有人在議論王總的事，你常去他的辦公室，知不知道一些這方面的情況？”

王總是公司負責市場銷售的副總經(jīng)理，四十歲剛出頭，他的工作能力是無可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美國的原因，公司不時流傳一些他的風流韻事。

41上個星期四下午，王總突然讓我去他的辦公室，說：“小于，我馬上要去一趟香港，麻煩你明天幫我辦一件事，你去王府井某某大廈的首飾柜臺，我剛剛已給對方打過，你只要提我的名字人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下?！闭f著，遞給我一張寫著地址和乘車路線的紙條。第二天下班后，我取了東西正準備離開，柜臺里年紀像是值班經(jīng)理的人對我說：“你是打出租嗎？這包東西很貴重，在路上注意一點?！蔽耶斎幻靼?，在首飾柜臺前說的貴重東西，不是幾百元甚至幾千元能買得起的。根據(jù)王總的紙條，我找到了亞運村一座高層公寓１６層的三門。出來給我開門的是一位看上去不到三十歲的漂亮小姐；她還穿著睡衣，接過東西，她快樂得幾乎跳了起來，“??！王哥連我的生日都還記得，真是太好了，謝謝王哥！謝謝王哥送給我的生日禮物！”

姜總問的肯定是這件事。42小于該如何答復呢