公司文件管理規(guī)定模板

四、企業(yè)文件管理要求（一）總則第一條為降低發(fā)文數(shù)量，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中指導(dǎo)作用，特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容關(guān)鍵包含：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)多種文件、資料。第三條根據(jù)黨政分工標(biāo)準(zhǔn)，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。表23-4送發(fā)公文登記簿日期文號(hào)收文單位文別事由附件附本回涵內(nèi)容表23-5表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負(fù)責(zé)職別表格性質(zhì)完成期限審核職別審核日期日?qǐng)?bào)月報(bào)統(tǒng)計(jì)其它（二）收文管理第四條公文簽收1．凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室機(jī)要文件除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢驗(yàn)封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2．對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)“四對(duì)口”核定，假如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即匯報(bào)上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件文號(hào)。第五條公文編號(hào)保管1．兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)立即附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承接或歸檔廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2．本廠外出人員開會(huì)帶回文件及資料應(yīng)立即分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保留。第六條公文閱批和分轉(zhuǎn)1．凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承接部門閱辦，關(guān)鍵文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承接部門閱辦，為避免文件積壓誤事，通常應(yīng)在當(dāng)日閱簽完緊急文件要月即辦。2．通常函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如包含多個(gè)單位會(huì)辦文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)絡(luò)后再分轉(zhuǎn)處理。3．為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)日或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承接部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按指示次序依次傳閱最遲不得超出2天（特殊情況例外）。第七條文件傳閱和催辦1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密要求，不得將有密級(jí)文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其它人閱看對(duì)還未傳達(dá)文件不得向外泄露內(nèi)容。2．閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)日閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件通常不得超出2天，閱后應(yīng)署名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“指示”、“擬辦意見”，兩辦應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理相關(guān)事宜。3．閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以預(yù)防丟失泄密。4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。5．兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢驗(yàn)督促責(zé)任，承接部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專員辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)根據(jù)相關(guān)保密要求，并取得兩辦同意后，給予復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)立即歸檔周轉(zhuǎn)。6．根據(jù)閱文范圍，離、退休干部，通常由相關(guān)部門定時(shí)組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。（三）發(fā)文管理第八條發(fā)文要求1．全廠上報(bào)下發(fā)正式文件權(quán)力集中于廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2．各群眾團(tuán)體、部門需要向上反應(yīng)匯報(bào)關(guān)鍵情況或向下安排部署關(guān)鍵工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發(fā)文，則由廠辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置和業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠×字發(fā)文。3．對(duì)全廠影響較大，包含兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由廠長(zhǎng)同意簽發(fā)。其它文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)。第九條發(fā)文范圍1．通常以廠部名義發(fā)出文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示匯報(bào)、編寫會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2．廠部下發(fā)文件關(guān)鍵用于：（1）公布全廠規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或依據(jù)上級(jí)文件精神制訂工廠文件；（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）公布全廠性重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作決定；（5）公布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其它相關(guān)全廠重大事項(xiàng)。3．廠部上行文、外發(fā)文關(guān)鍵用于：（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示匯報(bào)、處理決定；（2）同弟兄單位聯(lián)絡(luò)相關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供給、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4．在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中，相關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按相關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)同意后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知實(shí)施，通常不用廠部文件公布。5．凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作決定，通常全部不應(yīng)發(fā)文，不備查考，能夠科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6．各業(yè)務(wù)科室和外單位發(fā)生通常業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，可用各科室名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序和要求第十條發(fā)文程序要求1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向廠部提出申請(qǐng)；2．廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以國(guó)家法令、上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；表23-6表格管理記錄表申請(qǐng)單位申請(qǐng)年月日表格名稱表格編號(hào)表格用途備考3．草擬文稿必需從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、見解鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，具體寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人，并署名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5．廠辦應(yīng)依據(jù)廠部要求和上級(jí)相關(guān)指示精神、相關(guān)文件要求，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6．經(jīng)廠辦審查修改后文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔文稿，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚；8．需經(jīng)會(huì)簽文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；9．文稿審核會(huì)簽后，按同意權(quán)限要求呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定同意簽發(fā)；10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)后文稿交廠辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??；11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上署名；12．文件打字后，由廠辦派專員按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢驗(yàn)落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。（五）文件借閱和清退第十一條各部門相關(guān)工作人員因工作需要借閱通常文件，需經(jīng)本部門責(zé)任人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格推行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不許可拆卷和在文件上勾畫等。第十三條兩辦機(jī)要秘書對(duì)承接公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定時(shí)對(duì)事情已經(jīng)辦妥本廠文件和上級(jí)要求限期清退文件，進(jìn)行收繳清退工作。（通常為月底一小清，季末一中清，年底一總清）。如發(fā)覺文件丟失，必需立即查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢驗(yàn)工作。（六）文件立卷和歸檔第十五條文件歸檔范圍1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包含上級(jí)對(duì)工廠匯報(bào)、申請(qǐng)批復(fù)；（2）廠部發(fā)出匯報(bào)、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、關(guān)鍵通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；（3）廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)和多種專業(yè)例會(huì)統(tǒng)計(jì)；（4）廠一級(jí)組織召開代表大會(huì)所形成匯報(bào)、總結(jié)、決議、講話、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議統(tǒng)計(jì)等；（5）有保留價(jià)值人民來信，來訪統(tǒng)計(jì)及處理結(jié)果；（6）參與上級(jí)召開多種會(huì)議帶回文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)講話材料等；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢驗(yàn)視察工作匯報(bào)、指示統(tǒng)計(jì)，和本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)提要和材料；（8）反應(yīng)本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、優(yōu)異人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等音像攝制品；（9）工廠日志和大事記；（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)文件及上報(bào)相關(guān)材料。2．業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求1．文件立卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間次序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2．立卷時(shí)，要求把文件批復(fù)、正本、底稿、主件、附件搜集齊全，保持文件材料完整性。3．要堅(jiān)持平時(shí)立卷和年底立卷歸檔相結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)。關(guān)鍵工作、關(guān)鍵會(huì)議形成文件材料，要立即立卷歸檔。4