RFID實體檔案信息化管理建設(shè)解決方案樣本

RFID實體檔案信息化管理建設(shè)解決方案1.1項目背景據(jù)國家檔案局記錄數(shù)據(jù)，截止，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米，而保存檔案則有25284.5萬卷;尚有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體電子檔案、縮微膠片檔案等。并且每年各地檔案庫房還承擔(dān)著大量檔案進館儲存任務(wù)，絕大某些檔案庫房已接近飽和。因而如何更加高效運用有限檔案庫房資源，最大限度開發(fā)已有檔案庫房保管能力，節(jié)約檔案庫房建設(shè)資金，成為各級檔案部門迫切需要解決問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地興起，檔案高密度存儲直接關(guān)系到寄存中心經(jīng)濟效益和社會效應(yīng)。1.2項目描述國家檔案館為市人民政府直屬事業(yè)單位，是集中永久保管市級黨政機關(guān)、團隊和企事業(yè)單位檔案資料基地和市級愛國主義教誨基地，是政府公開信息查閱場合和社會各方面運用檔案資料中心。當(dāng)前，通過三年多建設(shè)，擁有便捷自助借還系統(tǒng)和精準(zhǔn)查找定位導(dǎo)航系統(tǒng)國家圖書館暨國家數(shù)字圖書館正式開館接待讀者。無線射頻技術(shù)在檔案系統(tǒng)成功應(yīng)用，必將使實物檔案管理趨于簡樸化、自動化、有序化、科學(xué)化將提高整個檔案智能化管理水平。1.3項目建設(shè)目的將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分運用自動化庫房優(yōu)勢和無線射頻技術(shù)諸多長處，實現(xiàn)庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業(yè)自動化，為提高檔案流通效率發(fā)揮重要作用。國內(nèi)外各個行業(yè)采用自動化倉庫狀況己經(jīng)充分證明，使用自動化立體倉庫可以產(chǎn)生巨大社會效益和經(jīng)濟效益。實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料尋常存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等詳細業(yè)務(wù)，對檔案流通進行動態(tài)管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理自動化，從而取代老式紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理效率、簡化了管理流程、減少了人員勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效管理模式，提高服務(wù)水平，提高管理綜合實力。當(dāng)前將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案庫在檔案系統(tǒng)運用較少，積累經(jīng)驗不多，無線射頻技術(shù)結(jié)合高密度智能化檔案庫可在理論和實踐中為檔案高密度智能儲存做有益摸索，無論是從理論上，還是在實踐中，都是一種奔騰。1.4RFID技術(shù)在檔案管理應(yīng)用1.4.1非接觸方式進行數(shù)據(jù)采集RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品信息收集、互換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽檔案盒在閱讀器前通過，就可以讀取芯片中存儲數(shù)據(jù)。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境，能在惡劣環(huán)境下工作。不像條碼、磁卡等介質(zhì)，如果表面不整潔就無法精確試讀。1.4.2標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長和老式條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲數(shù)據(jù)量大大增長，1K甚至8K容量，可以存儲更多信息，對于檔案管理應(yīng)用，完全可以將檔案基本信息和借閱記錄寫入芯片中進行存儲。1.4.3安全性高標(biāo)簽數(shù)據(jù)存取具備密碼保護，辨認碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性保護辦法使得標(biāo)簽上數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。1.4.4抗污染性能強和耐久性老式條形碼載體是紙張，因而容易受到污染，但RFID對水、油和化學(xué)藥物等物質(zhì)具備很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，因此特別容易受到折損;RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因而可以免受污損。1.4.5體積小型化、形狀多樣化RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精準(zhǔn)度而配合紙張固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。1.4.6穿透性強和無屏障閱讀在被覆蓋狀況下，RFID可以穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明材質(zhì)，并可以進行穿透性通信。而條形碼掃描機必要在近距離并且沒有物體阻擋狀況下，才可以辨讀條形碼。1.4.7防盜標(biāo)簽可以配合門型通道天線，有效實現(xiàn)防盜功能，較好地防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。1.4.8可適應(yīng)消毒、防蟲等環(huán)節(jié)RFID標(biāo)簽可適應(yīng)檔案管理常規(guī)消毒、高低溫殺蟲等環(huán)境，不會導(dǎo)致標(biāo)簽內(nèi)儲存數(shù)據(jù)丟失。1.5RFID檔案管理系統(tǒng)1.5.1系統(tǒng)整體架構(gòu)規(guī)劃本系統(tǒng)是采用模塊化組件式進行設(shè)計，采用三層構(gòu)造系統(tǒng)。可以依照實際需要進行搭配使用。三層構(gòu)造分別為：數(shù)據(jù)提供層：數(shù)據(jù)提供層重要由兩個子系統(tǒng)構(gòu)成，檔案庫子系統(tǒng)和查詢大廳子系統(tǒng)。業(yè)務(wù)邏輯層：業(yè)務(wù)邏輯層涉及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器系統(tǒng)和業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器兩個某些。用于數(shù)據(jù)存取和業(yè)務(wù)邏輯解決。外部接口層：該層由WEB應(yīng)用服務(wù)器、中間件服務(wù)器以及目錄服務(wù)器構(gòu)成。每個服務(wù)器都可以依照需要進行布置，服務(wù)器彼此獨立。本層提供外部應(yīng)用訪問接口和外部系統(tǒng)對接接口。實現(xiàn)更多應(yīng)用支持和系統(tǒng)間對接支持。1.5.2系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖規(guī)劃檔案庫系統(tǒng)架構(gòu)規(guī)劃檔案庫子系統(tǒng)在整個系統(tǒng)中承擔(dān)數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者角色。檔案庫子系統(tǒng)采用模塊化進行設(shè)計，可以依照顧客需要進行配備。倉庫終端系統(tǒng)重要由庫房管理終端、移動終端、RFID標(biāo)簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作批示、倉庫管理等功能。其系統(tǒng)架構(gòu)如下圖所示：1.5.3.1庫房管理終端庫房管理終端是檔案庫子系統(tǒng)核心。與業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器進行通信，接受業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器下發(fā)操作指令和數(shù)據(jù)，并把操作指令和數(shù)據(jù)分解下發(fā)到移動終端，接受移動終端反饋信息并告知業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器。實現(xiàn)下屬模塊控制，配合業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器實現(xiàn)系統(tǒng)之間聯(lián)動。1.5.3.2移動終端移動終端通過無線網(wǎng)絡(luò)連接到庫房管理終端，接受管理終端下發(fā)操作信息，并確認和反饋操作成果到管理終端;在需要生成新RFID標(biāo)簽時，移動終端可以依照系統(tǒng)中提供信息生成新RFID標(biāo)簽。1.5.3.3RFID讀寫設(shè)備該讀寫設(shè)備重要是指安裝在庫房進出通道兩側(cè)，用于掃描辨認進出庫房物品RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)信息設(shè)備。RFID讀寫器完畢檔案數(shù)據(jù)進出倉庫數(shù)據(jù)讀取采集，并把采集到數(shù)據(jù)傳送到管理終端。1.5.3.4視頻監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)以視頻方式記錄倉庫區(qū)域各種活動。在本系統(tǒng)中支持與視頻監(jiān)控系統(tǒng)對接，控制視頻監(jiān)控系統(tǒng)實時記錄檔案、人員進出倉庫，存儲、盤點、查閱等操作過程。1.5.3.5門禁系統(tǒng)門禁系統(tǒng)用于倉庫人員進出管理以及貴重品庫房訪問管理。在倉庫進出門內(nèi)外分別安裝進入讀卡器和退出讀卡器，實現(xiàn)雙向刷卡鑒權(quán)和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高級別訪問控制。檔案庫大門安裝兩對RFID固定式讀寫設(shè)備、兩對紅外對射設(shè)備。為了檔案庫美觀性，設(shè)備采用嵌入門框方式進行安裝。安裝示意圖如下：1.5.3.6環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)本方案中集成環(huán)境監(jiān)控功能，可以實時監(jiān)控倉庫溫度、濕度、震動等信息，并依照設(shè)定門限進行告警提示，有效改進庫房環(huán)境。1.5.3.7周邊防護系統(tǒng)為了提高庫房安全性，防止未授權(quán)人員非法進出庫房，在庫房進出口布置紅外對射等周邊防護設(shè)施。當(dāng)有非法進出時，可以聯(lián)動視頻監(jiān)控系統(tǒng)進行監(jiān)控，并產(chǎn)生報警。1.5.3.8查詢大廳子系統(tǒng)由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏構(gòu)成，布置于檔案查詢大廳，用于檔案管理人員和查詢?nèi)藛T交互工作。查詢工作站用于檔案信息查詢檢索;自助查詢終端提供自助查詢功能和排隊機功能;LED顯示屏顯示系統(tǒng)提示信息和各檔案檢索操作進度等信息。1.5.3.9LED顯示屏在庫房外配備LED顯示屏，用于顯示所相應(yīng)庫房環(huán)境狀況、存儲狀況、訪問信息等數(shù)據(jù)，有助于加強庫房管理。1.5.3.10短信系統(tǒng)非法帶出提示：對非法帶出檔案時系統(tǒng)自動發(fā)送短信提示工作人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，工作人員可高效攔截。借閱、借調(diào)預(yù)期提示：對借閱，借調(diào)要到期未歸還檔案系統(tǒng)自動發(fā)送短信提示借閱、借調(diào)人員及檔案工作人員。(預(yù)期時間為可配備如離到期前一天，前兩天等)借閱、借調(diào)到期提示：對借閱，借調(diào)到期未歸還檔案系統(tǒng)自動發(fā)送短信提示借閱、借調(diào)人員及檔案工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。1.6系統(tǒng)工作流程1.6.1檔案入館1、接受整頓處工作人員接受檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入數(shù)據(jù)涉及：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機打印出一張電子標(biāo)簽，同步將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。2、粘貼好電子標(biāo)簽檔案送至保管處進行存儲。存儲前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標(biāo)簽進行掃描，登記入庫時間并設(shè)立詳細存儲位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案入庫記錄。1.6.2檔案借閱1、借閱申請在運用大廳安裝自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同步，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理順序號，即查詢機也具備業(yè)務(wù)辦理自動排號功能。2、借閱登記借閱人出示有關(guān)證件和借閱小票，運用大廳操作員登記所需借閱檔案和借閱人信息，擬定后提交借閱申請記錄;對于某些必要要領(lǐng)導(dǎo)審批檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過軟件進行在線審批，審批后借閱審計記錄生效。3、檔案查找每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示信息涉及：檔案名稱、檔案編號、存儲位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。查找完畢后，工作人員必要通過讀卡器對電子標(biāo)簽進行掃描，完畢檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。4、檔案借出保管處工作人員將檔案移送給運用大廳工作人員，檔案交給顧客前，必要在系統(tǒng)中進行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。1.6.3檔案歸還1、顧客完畢檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時間和檔案編號，完畢歸還登記。若顧客超過指定查閱時間，系統(tǒng)會自動提示;2、保管處工作人員將檔案放回指定存儲地點前，要進行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫時間，完畢登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。1.6.4檔案防盜所有館藏檔案均處在閱讀器讀取范疇中。當(dāng)檔案被取出時，由出庫口RFID閱讀器捕獲檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常狀況警報，以防止檔案被毀、被盜等。1.6.5檔案查詢管理?自助終端查詢自助終端查詢重要提供應(yīng)外來訪問人員查詢。普通狀況下，在檔案大廳安頓有一定供其她人員進行檔案信息查詢自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以依照自己權(quán)限和需求查詢相應(yīng)檔案庫資料信息。?網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)查詢網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)查詢重要提提供應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)級別或管理者查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)查詢，可以對檔案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行實時查詢和記錄分析。涉及：檔案數(shù)量、檔案運用率分析、借閱明細查詢等。為管理者提供管理根據(jù)，并實現(xiàn)對基層工作狀況在線監(jiān)控。1.6.6檔案銷毀提示檔案價值具備時間效應(yīng)，對于失去存檔價值檔案需要進行銷毀解決，以減輕對檔案管理資源占用。當(dāng)檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管解決。1.6.7檔案盤點管理采用RFID技術(shù)進行檔案資料盤點，使得本來沉重繁瑣檔案盤點工作變成一項簡樸迅速工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員依照移動終端上提示，讀取檔案格和存儲檔案標(biāo)簽信息，完畢一種檔案格盤點操作，依次進行直到完畢所有檔案盤點操作。1.6.8檔案環(huán)境監(jiān)測管理檔案管理環(huán)境也是極其重要，由于大多數(shù)貴重富有價值原件檔案資料均采用紙質(zhì)介質(zhì)保存方式，在一定限度上不可避免受到保存環(huán)境影響，涉及灰塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環(huán)境溫度和濕度影響較為突出。為了保證被保存檔案資料可以完整無損保護好，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測控制系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資料室環(huán)境指標(biāo)規(guī)定，即溫度和濕度監(jiān)控系統(tǒng)。1.7項目建設(shè)特點1.7.1先進RFID技術(shù)本系統(tǒng)采用當(dāng)前最先進RFID技術(shù)進行構(gòu)建。RFID具備讀取以便快捷、高速辨認、批量辨認、穿透性強、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長、安全性高等眾多長處，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)核心技術(shù)，是將來發(fā)展方向和趨勢。1.7.2組件式軟件系統(tǒng)軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式構(gòu)造進行搭建，提高系統(tǒng)可擴展性和可剪裁性?？梢蕴峁└邚椥詷I(yè)務(wù)擴充需求和精簡業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)應(yīng)用范疇，同步滿足大小客戶不同應(yīng)用需求。1.7.3系統(tǒng)級聯(lián)布置系統(tǒng)使用獨立目錄服務(wù)器，依照該服務(wù)器數(shù)據(jù)，可以把各自獨立檔案系統(tǒng)進行組合級聯(lián)，形成一套國家級檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案一體化查詢。1.7.4高安全檔案管理本系統(tǒng)提供高安全檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運用高檔門禁系統(tǒng)(多卡開門模式、N+1卡模式等)、視頻監(jiān)控聯(lián)動、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護技術(shù)以及先進RFID技術(shù)實現(xiàn)對檔案保存和存取多重防護，保證檔案存儲和進出安全。對于更高安全級別檔案可以設(shè)立機密庫房，實現(xiàn)更高訪問安全控制。1.7.5精準(zhǔn)定位檢索在先進RFID技術(shù)基本上，配合先進軟件系統(tǒng)算法和硬件布置，可以支持對檔案各種檢索，并實現(xiàn)迅速精準(zhǔn)定位。從而實現(xiàn)高效檔案檢索、存取，提高檔案可管理性，提