ERP在行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理中的應(yīng)用

行政事業(yè)單位管理向信息化方向轉(zhuǎn)型，是目前改革的重要任務(wù)之一，單位中的財(cái)會(huì)管理工作也脫離了傳統(tǒng)人工作業(yè)模式，轉(zhuǎn)而應(yīng)用信息化軟件。其中最為普遍的便是ERP（EnterpriseResourcePlanning，企業(yè)資源計(jì)劃）財(cái)務(wù)軟件，該軟件與財(cái)會(huì)管理相結(jié)合，對(duì)比一般軟件其優(yōu)勢(shì)更為明顯，并且可以實(shí)現(xiàn)物資資源管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)資源管理、信息資源管理的集成，在行政事業(yè)單位中構(gòu)建一體化管理機(jī)制。當(dāng)前在財(cái)會(huì)管理中運(yùn)用ERP還依然有一些問(wèn)題存在，為了能夠充分發(fā)揮出ERP對(duì)于財(cái)會(huì)管理工作的優(yōu)勢(shì)，本文針對(duì)這一問(wèn)題展開(kāi)討論，總結(jié)ERP在財(cái)會(huì)管理中的有效應(yīng)用對(duì)策。一、財(cái)會(huì)管理工作中的ERP概述立足于行政事業(yè)單位角度，ERP屬于一種新型管理理念，也可將其作為一種系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理工作的統(tǒng)一，提高管理工作效率。對(duì)比傳統(tǒng)管理模式，ERP是以信息技術(shù)為依托，基于供應(yīng)鏈維度實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部所有資源的集中管理，覆蓋面較廣，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與資源的整合，提高行政事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)傳輸?shù)牧鲿承?，也能夠?qū)崿F(xiàn)外部環(huán)境中數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)單位資源配置合理性和業(yè)決策可行性。對(duì)比西方的一些發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)應(yīng)用ERP起步較晚，所以在ERP的實(shí)踐中依然存在諸多問(wèn)題，具體包括以下幾點(diǎn)：（1）我國(guó)引入ERP系統(tǒng)，有很多專業(yè)詞匯依然使用英語(yǔ)，如JIT（JustInTime，準(zhǔn)時(shí)制）、CIMS（Computer/contemporaryIntegratedManufacturingSystems計(jì)算機(jī)/現(xiàn)代集成制造系統(tǒng)）等。這些英語(yǔ)專業(yè)詞匯，可能會(huì)給行政事業(yè)單位中的工作人員造成心理上的壓力，部分財(cái)會(huì)管理人員不能精準(zhǔn)把握流程。另外，很多單位中構(gòu)建ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)操作、專業(yè)術(shù)語(yǔ)均借鑒了其他國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，與行政事業(yè)單位的要求不符。財(cái)會(huì)管理人員對(duì)于其他國(guó)家的ERP操作比較陌生，所以操作熟練度不高，降低財(cái)會(huì)管理效率。很多行政事業(yè)單位引入ERP，極大地推動(dòng)了軟件開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。例如部分ERP軟件生產(chǎn)廠家在其他國(guó)家ERP發(fā)展與實(shí)踐中借鑒了一些經(jīng)驗(yàn)，但是卻沒(méi)有聯(lián)系行政事業(yè)單位實(shí)際，對(duì)ERP應(yīng)用造成限制，也不利于財(cái)會(huì)管理轉(zhuǎn)型。ERP服務(wù)的實(shí)施主體包括第三方機(jī)構(gòu)、政府部門(mén)、軟件商，各個(gè)主體之間相互獨(dú)立，為行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理工作提供服務(wù)，同時(shí)按照對(duì)于ERP理解提出優(yōu)化與應(yīng)用的建議。實(shí)際上行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理操作中，并不會(huì)采納全部建議，導(dǎo)致ERP操作會(huì)面臨一些消極因素。二、ERP在財(cái)會(huì)管理中的要點(diǎn)（一）區(qū)分ERP和其他財(cái)務(wù)軟件ERP和其他財(cái)務(wù)軟件相比，原理方面有明顯的差別。一般財(cái)務(wù)軟件是以財(cái)務(wù)核算為對(duì)象，單一地負(fù)責(zé)收入、記錄、整理。ERP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，將處理流程作為引導(dǎo)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分錄，聯(lián)系所有的財(cái)務(wù)模塊，循環(huán)遞進(jìn)高效完成財(cái)務(wù)核算工作。對(duì)于各類財(cái)務(wù)管理工作，ERP系統(tǒng)可以根據(jù)提前確定的會(huì)計(jì)科目，自動(dòng)化生成會(huì)計(jì)憑證，并且及時(shí)更新分類賬目。由此可見(jiàn)，ERP可以代替人力資源，提高財(cái)會(huì)管理效率。（二）財(cái)會(huì)管理和ERP聯(lián)系行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理工作構(gòu)建ERP系統(tǒng)，應(yīng)注意控制系統(tǒng)構(gòu)建與安裝的速度。行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)ERP系統(tǒng)比較煩瑣，也存在諸多風(fēng)險(xiǎn)。為了充分發(fā)揮出ERP對(duì)于財(cái)會(huì)管理的優(yōu)勢(shì)，行政事業(yè)單位應(yīng)該提前確定ERP目標(biāo)與工作計(jì)劃，實(shí)施財(cái)會(huì)管理過(guò)程中落實(shí)整體規(guī)劃，確保財(cái)會(huì)管理規(guī)劃得到有效落實(shí)。此外，ERP系統(tǒng)還可以加強(qiáng)行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，通過(guò)深入探索ERP系統(tǒng)，推動(dòng)財(cái)會(huì)管理信息化轉(zhuǎn)型。（三）ERP財(cái)務(wù)管理模塊財(cái)會(huì)管理應(yīng)用ERP，主要是財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的記錄、核算，并對(duì)行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中資金變動(dòng)過(guò)程、結(jié)果作出分析，包括總賬、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)等。利用ERP可以實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位中經(jīng)營(yíng)資源、信息資源集成，對(duì)于行政事業(yè)單位而言，幫助其制定更加科學(xué)合理的決策。因?yàn)镋RP并不只有基礎(chǔ)的財(cái)會(huì)功能，在透視經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)發(fā)展等領(lǐng)域也有明顯的應(yīng)用價(jià)值，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息保證一致性，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。三、行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理現(xiàn)狀與建議（一）財(cái)會(huì)管理現(xiàn)狀1.財(cái)會(huì)管理理念不足行政事業(yè)單位在經(jīng)營(yíng)管理中有明確的定位，所以難免會(huì)有部分行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理缺乏重視。經(jīng)濟(jì)效益約束力度不強(qiáng)，行政事業(yè)單位理解財(cái)會(huì)管理工作，始終局限在基礎(chǔ)層面的會(huì)計(jì)核算，只是要求資金收支詳細(xì)、明確，即做到有賬可查即可，反而在利用財(cái)會(huì)管理提高行政事業(yè)單位績(jī)效沒(méi)有足夠的關(guān)注。2.預(yù)算管理不合理行政事業(yè)單位政府在編制采購(gòu)預(yù)算方案時(shí)，無(wú)法完全規(guī)避盲目性、隨意性的問(wèn)題，方案執(zhí)行過(guò)程中沒(méi)有合理安排工作人員，而且后續(xù)跟進(jìn)也滯后，考核評(píng)估與獎(jiǎng)懲機(jī)制不夠完善，導(dǎo)致政府采購(gòu)受到干擾。結(jié)合目前ERP的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，政府采購(gòu)規(guī)模超支、采購(gòu)價(jià)格高、采購(gòu)產(chǎn)品隨意變更等問(wèn)題比較常見(jiàn)，可能會(huì)降低財(cái)會(huì)管理效率。3.財(cái)會(huì)人員信息化水平不足行政事業(yè)單位中的財(cái)會(huì)管理人員雖然整體上與人才要求相符，但是個(gè)別財(cái)會(huì)管理人員對(duì)于現(xiàn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)法律法規(guī)的熟悉度比較有限，ERP實(shí)務(wù)操作相對(duì)模糊，也因此降低了行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)度性。因?yàn)樨?cái)會(huì)管理人員的信息化水平有待提升，所以也直觀地影響到單位整體信息化建設(shè)進(jìn)程。（二）解決對(duì)策1.加強(qiáng)財(cái)會(huì)管理認(rèn)識(shí)行政事業(yè)單位在信息化、數(shù)字化環(huán)境下，務(wù)必創(chuàng)新財(cái)會(huì)管理理念，特別是財(cái)會(huì)管理人員，一方面應(yīng)該學(xué)習(xí)新的財(cái)會(huì)管理理論知識(shí)，熟悉現(xiàn)代化財(cái)會(huì)管理軟件與工具的操作要領(lǐng)。另一方面財(cái)會(huì)管理人員必須在工作中深入落實(shí)信息化管理方法，發(fā)揮ERP優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理模式。除此之外，行政事業(yè)單位需要進(jìn)一步完善財(cái)會(huì)管理體系，設(shè)置相應(yīng)的工作崗位，落實(shí)監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)單位中的資金收支進(jìn)行抽查，考核財(cái)會(huì)管理人員績(jī)效，不斷完善財(cái)會(huì)管理制度和會(huì)計(jì)核算體系，使得行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理效率得到提升，這也有利于推進(jìn)行政事業(yè)單位轉(zhuǎn)型。2.提高預(yù)算管理合理性對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理工作給予重視，應(yīng)該要著重加強(qiáng)預(yù)算管理，提高預(yù)算管理合理性。建議從管理人員著手，熟悉預(yù)算管理流程以及相關(guān)要求，科學(xué)編制采購(gòu)預(yù)算方案，杜絕采購(gòu)的盲目性與隨意性?？茖W(xué)應(yīng)用ERP創(chuàng)新預(yù)算管理模式，使行政事業(yè)單位中與預(yù)算管理相關(guān)的信息、資源能夠有效集成，切實(shí)提升預(yù)算管理效率和信息化程度。3.組織財(cái)會(huì)人員培訓(xùn)財(cái)會(huì)管理和ERP的有效結(jié)合，必須不斷提升財(cái)會(huì)管理人員專業(yè)素質(zhì)，做好人才儲(chǔ)備工作。建議調(diào)整財(cái)會(huì)管理人員薪資待遇，并提升準(zhǔn)入門(mén)檻，對(duì)于單位中已有的財(cái)會(huì)管理人員，應(yīng)該定期培訓(xùn)，指導(dǎo)其財(cái)會(huì)管理新知識(shí)和ERP系統(tǒng)實(shí)務(wù)操作技巧。財(cái)會(huì)管理人員還應(yīng)該參與專業(yè)資格認(rèn)證考試，不斷更新個(gè)人的財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)管理專業(yè)水平的提升。為了能夠提升財(cái)會(huì)管理人員信息化程度，建議行政事業(yè)單位在財(cái)會(huì)管理工作方面給予資金方面的支持，用于建設(shè)ERP系統(tǒng)，采購(gòu)系統(tǒng)建設(shè)需要用到的設(shè)備與軟件系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該做好設(shè)備的日常維護(hù)與保養(yǎng)，定期查殺財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)病毒，保障單位內(nèi)部財(cái)會(huì)管理安全性。財(cái)會(huì)管理人員必須充分掌握ERP財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)操作技能，建議參加單位組織的培訓(xùn)班，提升個(gè)人ERP財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)應(yīng)用水平。4.ERP系統(tǒng)調(diào)試行政事業(yè)單位選擇ERP軟件時(shí)，因?yàn)楦鱾€(gè)軟件商提供的軟件功能、型號(hào)均不相同，所以行政事業(yè)單位開(kāi)展財(cái)會(huì)管理工作，務(wù)必要結(jié)合實(shí)際管理需求，選擇最為契合的ERP軟件。關(guān)于ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，必須與財(cái)會(huì)部門(mén)權(quán)能、權(quán)限、人員等結(jié)合，通過(guò)與ERP供應(yīng)商的聯(lián)系，將行政事業(yè)單位在財(cái)會(huì)管理方面的基本需求與之交流，為其設(shè)計(jì)軟件提供方向，使最終獲得的ERP系統(tǒng)與行政事業(yè)單位內(nèi)部環(huán)境、財(cái)會(huì)管理工作更為契合。ERP系統(tǒng)正式投入使用前，需要采用以往積累的數(shù)據(jù)信息對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)驗(yàn)，財(cái)會(huì)管理人員將操作流程公開(kāi)，使其他工作人員能夠熟悉操作流程。對(duì)于ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，還應(yīng)該充分展現(xiàn)行政事業(yè)單位的特征，體現(xiàn)出ERP個(gè)性化、針對(duì)性，將行政事業(yè)單位各個(gè)發(fā)展階段作為ERP應(yīng)用的側(cè)重點(diǎn)，按照各階段特征，對(duì)ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能作出調(diào)整，使其可以滿足行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理工作的基本需求。換言之，ERP系統(tǒng)在行政事業(yè)單位每一個(gè)發(fā)展階段都能夠發(fā)揮出其作用，使單位內(nèi)部環(huán)境得到改善。財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)包含大量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)本身變化也非常明顯，這就需要充分考慮財(cái)會(huì)管理實(shí)際，調(diào)試ERP系統(tǒng)，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)和財(cái)會(huì)管理工作的契合度。四、ERP在財(cái)會(huì)管理工作全過(guò)程中的運(yùn)用（一）預(yù)算管理ERP系統(tǒng)在財(cái)會(huì)管理工作中應(yīng)用，結(jié)合當(dāng)前最新的財(cái)會(huì)管理流程，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限的安排，而且行政事業(yè)單位中財(cái)會(huì)管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該做出相應(yīng)調(diào)整，創(chuàng)新財(cái)會(huì)管理制度。行政事業(yè)單位中的預(yù)算管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)策劃預(yù)算、預(yù)算額度審核與修訂、預(yù)算方案評(píng)估與編制等。除了上述基礎(chǔ)職能，預(yù)算管理部門(mén)還參與到行政事業(yè)單位中項(xiàng)目庫(kù)管理、擬定行業(yè)融資政策等相關(guān)工作中，可以說(shuō)行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)體制相關(guān)工作必須有預(yù)算管理部門(mén)的積極配合。當(dāng)前政府部門(mén)給出的預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表格式，是行政事業(yè)單位中比較常用的預(yù)算編制格式，該格式具有較強(qiáng)的銜接性，但無(wú)法表現(xiàn)出歷史收支以及預(yù)算收支所具有的經(jīng)濟(jì)性。為此，行政事業(yè)單位構(gòu)建ERP系統(tǒng)，憑借該系統(tǒng)集成性特征，將原本財(cái)會(huì)管理工作中的一些問(wèn)題予以解決，對(duì)于預(yù)算格式的編制，行政事業(yè)單位預(yù)算收支可通過(guò)政府部門(mén)提供的預(yù)算報(bào)表格式，全方位反映資產(chǎn)情況與資金累計(jì)情況，并充分利用行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)報(bào)表，通過(guò)報(bào)表的附加更加清晰地了解行政事業(yè)單位之間使用基本情況。（二）資產(chǎn)管理由于ERP系統(tǒng)流程指向性非常強(qiáng)，因此行政事業(yè)單位可以根據(jù)部門(mén)構(gòu)建ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)，設(shè)置相應(yīng)的資產(chǎn)管理中心，主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)信息傳遞，并對(duì)部門(mén)管理資產(chǎn)進(jìn)行應(yīng)用配置與處理。除此之外，資產(chǎn)管理中心還具有編制資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告、登記資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、保全資產(chǎn)、評(píng)價(jià)與考核效益、資產(chǎn)清查與監(jiān)管等職責(zé)。ERP系統(tǒng)在資產(chǎn)管理工作中應(yīng)用，如，制定政府采購(gòu)方案與策略、編制采購(gòu)計(jì)劃、安排相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)工作，對(duì)需要采購(gòu)的物資加以統(tǒng)計(jì)，股份制改造資產(chǎn)實(shí)施重組，股份制改造股權(quán)還需合理設(shè)置，處理股份制改造資產(chǎn)、清產(chǎn)核資和產(chǎn)權(quán)、處理產(chǎn)權(quán)糾紛、管理資產(chǎn)處置等也可通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)施。通過(guò)行政事業(yè)單位現(xiàn)有資產(chǎn)的評(píng)估管理處置，加強(qiáng)規(guī)范使用與預(yù)算內(nèi)外建設(shè)資金的監(jiān)督，從而充分提高資產(chǎn)管理信息化水平與效率，并實(shí)現(xiàn)ERP與資產(chǎn)管理的充分融合。（三）財(cái)會(huì)操作自動(dòng)化若在行政事業(yè)單位中普及ERP系統(tǒng)，最為直觀的優(yōu)勢(shì)便是在構(gòu)建的ERP系統(tǒng)中，將記賬、報(bào)賬等基礎(chǔ)的財(cái)會(huì)操作集成化處理。以往這些工作通常是由財(cái)會(huì)管理人員手動(dòng)完成，各個(gè)部門(mén)采集、整理數(shù)據(jù)后，上報(bào)給財(cái)務(wù)部門(mén)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)審核、校對(duì)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，不僅會(huì)延長(zhǎng)這一系列財(cái)會(huì)操作的時(shí)間，還會(huì)導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。應(yīng)用ERP之后，可以有效節(jié)約財(cái)會(huì)操作的時(shí)間與精力。例如很多行政事業(yè)單位開(kāi)始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)簽名、多級(jí)復(fù)核、自動(dòng)計(jì)算、信息記錄等功能。報(bào)銷憑單通過(guò)電子簽名可以避免出現(xiàn)防偽簽名這一問(wèn)題；系統(tǒng)多級(jí)復(fù)合方面，憑證和付款均采用二級(jí)復(fù)核，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題便可以馬上提出、糾正；在自動(dòng)計(jì)算方面，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)具有自動(dòng)化計(jì)算憑單和補(bǔ)助的功能，提高計(jì)算精準(zhǔn)性；網(wǎng)絡(luò)報(bào)修系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄，主要記錄的是核算操作的全過(guò)程，有利于明確財(cái)會(huì)管理人員承擔(dān)的責(zé)任。在系統(tǒng)中儲(chǔ)存的信息數(shù)據(jù)，如果沒(méi)有獲得批準(zhǔn)，便不能隨意更改，由此也保證了系統(tǒng)中儲(chǔ)存財(cái)會(huì)信息的一致性，并推動(dòng)行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)操作自動(dòng)化轉(zhuǎn)型。結(jié)語(yǔ)綜