公司秘書制度初探

公司秘書制度初探《珠海經(jīng)濟(jì)特區(qū)橫琴新區(qū)商事登記管理辦法》第三十五條規(guī)定：有限責(zé)任公司應(yīng)當(dāng)設(shè)公司秘書，負(fù)責(zé)公司股東會議和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，向社會公眾披露應(yīng)當(dāng)公開的公司信息，并接受政府行政部門查詢公司的相關(guān)情況。公司秘書制度應(yīng)當(dāng)在章程中規(guī)定，并向社會公示。公司秘書的姓名及公司秘書變更情況，公司應(yīng)當(dāng)向商事登記機(jī)關(guān)備案。該管理辦法首開我國公司秘書的先河，也是公司登記機(jī)關(guān)對橫琴企業(yè)在管理方面的一個突破。那么公司秘書制度到底是一種什么制度？公司秘書對公司會起到什么作用？在公司注冊設(shè)立秘書時，有許多企業(yè)都會問到我們這些問題，下面我們通過香港公司秘書制度和澳門公司秘書制度的規(guī)定，闡述有限公司設(shè)立公司秘書的必要性。公司秘書制度發(fā)端于英國，香港沿襲了英國公司秘書制度，橫琴的公司秘書制度正是借鑒香港引進(jìn)而來。一、香港公司秘書制度《香港公司條例》154條第1項規(guī)定：每間公司須有秘書一名。在香港，公司秘書的委任通常由一名董事向董事會提出建議，由董事會決定通過委任。公司秘書的任命必須按公司章程細(xì)則進(jìn)行，在公司注冊的時候，根據(jù)公司章程委任首任秘書，此后的任命一般由董事會作出決定。除此之外，公司秘書的資料還須向有關(guān)公司注冊處申報，以便公眾查閱。上市公司的公司秘書資料還要向聯(lián)交所（HKE）申報備案。受聘者若是個人，則必須通常居于香港；若是法人團(tuán)體，則必須在香港設(shè)有注冊辦事處或營業(yè)地點。如果是在香港上市的公司，根據(jù)《香港聯(lián)合證券交易所有限公司證券上市規(guī)則》有關(guān)規(guī)定，公司秘書須由通常居于香港的人士擔(dān)任。鑒于公司秘書職責(zé)的重要性，上市公司的公權(quán)有：1.證明公司設(shè)立文件的譯本和符合原文無誤；2.負(fù)責(zé)股東會議及行政管理機(jī)關(guān)會議的秘書工作，簽署有關(guān)的議事記錄；3.必要時證實公司文件上簽名的真實性；4.確保出席股東會會議的股東名單的填寫及簽名；5.在公司登記簿冊上登錄有關(guān)事項及其修改情況；6.證明公司簿冊的副本或轉(zhuǎn)錄本的真實、完整；7.確保帳簿表冊供股東或有關(guān)人士公開查閱；8.確保在8日內(nèi)將最新章程、決議及設(shè)定負(fù)擔(dān)與擔(dān)保的副本交付有關(guān)人士，等等?！栋拈T商法典》規(guī)定：公司秘書的職權(quán)：確認(rèn)權(quán)、公證權(quán)、監(jiān)控權(quán)。秘書必須對其所簽名的文件做真實性審查，核實無誤后，簽名蓋章。經(jīng)秘書簽名蓋章的文件類似被公證了的文件，任何人無權(quán)變動文件內(nèi)容。這一簽名權(quán)的行使對董事及董事長在公司內(nèi)部的活動起到了一種監(jiān)控的作用，以避免將個人的行為作為公司行為而損害公司的利益。該制約可以防止權(quán)力的濫用，從而保護(hù)股東、債權(quán)人的利益，保護(hù)公司運作的安全。公司秘書權(quán)力范圍。主要限定在公司內(nèi)部的日常管理活動里。其簽名權(quán)限制在本公司的文件、表格、簿冊、股票、債券。但不能以公司的名義對外簽署文件。公司法只賦予了董事長為公司的法定代表人，而秘書不具有該種地位。公司秘書的任職資格、法律地位。公司秘書是公司的高級管理人員。公司均應(yīng)設(shè)一名秘書，首名秘書必須由股東在公司設(shè)立時即時指定，后任公司秘書由行政管理機(jī)關(guān)成員中選用，也可以由公司聘用的律師、法律代理人（法律代辦）擔(dān)任。由于秘書在公司中擁有諸多權(quán)力，故其資格要求很高，限制較嚴(yán)格。秘書應(yīng)具有必備專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員，可以是公司董事或其他管理人員。由于他們在公司中的地位和信譽(yù)，能為自己的行為負(fù)責(zé)，體現(xiàn)出一種權(quán)威性和可信性。例如充當(dāng)秘書的律師必須是執(zhí)業(yè)3年以上的人員，他們既懂專業(yè)又有經(jīng)驗。又例如一些法律代理人（一些專業(yè)性的咨詢公司或律師事務(wù)所）擔(dān)任公司秘書，不但業(yè)務(wù)熟，而且資信也較高。在很多情況下，他實際上起著公司的“公證員”作用，因而對其資格和信用的要求是頗高的。三、公司秘書的價值和作用1、公司秘書是公司的高級管理人員，能較大程度地參與公司的經(jīng)營管理，對公司的制度、信息掌握比較多；公司秘書直接對政府負(fù)責(zé)獨立承擔(dān)責(zé)任。2、公司秘書的職權(quán)或職責(zé)主要來源并不是法律，而是公司章程，法律一般授權(quán)公司章程來確認(rèn)公司秘書的具體職責(zé)。公司章程對其職責(zé)的規(guī)定通常包括：管理、保存和監(jiān)督公司賬戶記錄，特別是管理和保存董事會的會議記錄以及股份轉(zhuǎn)讓；記錄出席所有的股東大會、董事會會議，編制會議議程，做好會議記錄，準(zhǔn)備公司章程和通知股東，確保會議程序正確；保管和根據(jù)公司的指令使用公司印章，防止印章被欺騙地加蓋在文件上；出席其他高級職員簽訂重要合同的儀式并充當(dāng)簽字的證人；代表公司監(jiān)督其他職員的行為是否超越職權(quán)范圍；認(rèn)證法定文件和登記冊。3、法律或章程的具體規(guī)定之外，現(xiàn)代公司秘書還從事著下列行政管理職責(zé)：按期督促公司履行備忘錄和公司章程確定的事務(wù)和起草有關(guān)的文件；上市公司的秘書要確保公司遵守上市規(guī)則，發(fā)布市場信息，并確保敏感的證券價格方面的信息不被泄露；處理股份轉(zhuǎn)讓、過戶、股權(quán)喪失，發(fā)給股權(quán)證書，出席股東質(zhì)詢和申請會議；通過發(fā)布通告、支付紅利、分配股票權(quán)益或發(fā)行紅利用股，與普通股東保持聯(lián)系；當(dāng)公司涉及收購或出售時，秘書在確保所有文件的有效性和及時披露等方面負(fù)有若干特殊的責(zé)任。此外，公司秘書通常還能對外代表公司簽訂有關(guān)行政管理方面的合同，如召開股東大會時代表公司租賃場地、購買公司辦公設(shè)備等。上述公司秘書的職權(quán)，最大的體現(xiàn)是公司秘書制度價值的效率方面?，F(xiàn)代公司的運作通常屬于“董事會中心主義”，董事會負(fù)責(zé)除由股東會行使的必要決策權(quán)外的其他所有公司事務(wù)的決策，公司決策的執(zhí)行由董事會任命的總裁等高級職員完成，在此之外的事務(wù)性工作都由公司秘書來完成，可見公司秘書制度效率價值的重要性。對于安全價值而言，實質(zhì)上又包括對內(nèi)和對外兩種安全價值。對內(nèi)，公司幾乎所有重要決議、文件的記錄、制作及保管，公司印章的使用和保管，對法定文件和登記冊的認(rèn)證、對重要合同簽署的認(rèn)證、對公司其他職員的監(jiān)督，上市公司證券內(nèi)幕信息的保密、處理股權(quán)事項等，都由公司秘書完成，這些職權(quán)的有效、正確行使能確保公司內(nèi)部按照既定程序安全運作；對外，上市公司的公司秘書在信息披露方面是公司證券事務(wù)的代表人，與證券有關(guān)的事項基本由公司秘書來完成；如簽署和公布公司年報、財務(wù)會計文件、代表公司向公司主管機(jī)關(guān)提出申請、代表公司作出法定聲明、確保公司遵守上市規(guī)則及發(fā)布市場信息、向公司主管機(jī)關(guān)及時準(zhǔn)確地提供和披露有關(guān)文件和信息。公司秘書規(guī)范地行使其對外的這些職權(quán)是公司在證券市場中安全運行的基礎(chǔ)。四、我國現(xiàn)行法律法規(guī)對公司秘書的規(guī)定《公司法》第一百二十四條上市公司設(shè)董事會秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜?！豆痉ā返?17條規(guī)定，上市公司董事會秘書是公司高級管理人員。1997年《上市公司章程指引》規(guī)定董事會秘書應(yīng)當(dāng)具有必備的專業(yè)知識和經(jīng)驗，經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)合格，由董事長提名，董事會委任，公司董事或者其他高級管理人員可以兼任公司董事會秘書，董事會解聘董事會秘書應(yīng)當(dāng)具有充足理由。1999年《境外上市公司董事會秘書工作指引》規(guī)定：董事會秘書應(yīng)具有大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷，具有3年以上從事金融或財務(wù)審計、工商管理或法律等方面的工作經(jīng)歷等。2006年深滬證券交易所修訂的《股票上市規(guī)則》規(guī)定：董事會秘書應(yīng)當(dāng)具備履行職責(zé)所必需的財務(wù)、管理、法律專業(yè)知識，具有良好的職業(yè)道德和個人品德，強(qiáng)調(diào)擁有董事會秘書資格證書，董事會應(yīng)在董事會秘書空缺期間指定一名董事或高級管理人員代行董事會秘書職責(zé)，不得無故解聘董事會秘書。這說明上市公司董事會秘書的任免已不再僅是公司內(nèi)部事務(wù)，對空缺應(yīng)急機(jī)制的規(guī)定，標(biāo)明董事會秘書作為上市公司必設(shè)機(jī)構(gòu)的重要地位。2006年，深滬證券交易所修訂的《股票上市規(guī)則》規(guī)定：董事會秘書對公司內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)和治理監(jiān)督職責(zé)，如與證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間的溝通聯(lián)絡(luò)、公司與投資者關(guān)系的協(xié)調(diào)、促使董事會依法行使職權(quán)、協(xié)助董事、監(jiān)事和高級管理人員了解信息披露相關(guān)法律規(guī)則并處理信息披露事務(wù)等。內(nèi)地相關(guān)證券法對董事會秘書職責(zé)的強(qiáng)化，從法律的角度提高了董事會秘書作為機(jī)構(gòu)而非個人的重要地位。五、香港公司秘書制度可供內(nèi)地借鑒的經(jīng)驗。從上世紀(jì)80年代開始，香港成為重要的國際資本市場，與倫敦、紐約并稱世界三大金融中心。2006年港股總市值已擴(kuò)大到15萬億港元，超過紐約，成為僅次于倫敦的全世界金融市場IPO融資亞軍。香港已經(jīng)成為內(nèi)地籌集國際資本的中心，從2003到2006年整整四年，香港股市實質(zhì)上代替了滬深股市成為中國的主板市場。從1993年首批國企在香港上市開始，內(nèi)地就開始對公司秘書制度進(jìn)行移植，但與《香港公司條例》規(guī)定每間公司均需設(shè)立公司秘書不同的是，內(nèi)地移植的制度只規(guī)定上市公司須設(shè)立董事會秘書，而對非上市的股份有限公司和有限責(zé)任公司未作同樣的規(guī)定。事實上，董事會秘書在處理董事會執(zhí)行職權(quán)所涉及的事務(wù)中起著不可或缺的作用，為了健全公司組織機(jī)構(gòu)，更好地發(fā)揮董事會職能，內(nèi)地應(yīng)從完善公司內(nèi)部管理、提高公司業(yè)務(wù)效率的角度對董事會秘書制度進(jìn)行規(guī)制，盡早將相關(guān)證券法中涉及公司治理結(jié)構(gòu)及董事會秘書的章節(jié)納入公司法體系，規(guī)定凡依照公司法所成立的公司均應(yīng)設(shè)立董事會秘書。香港的公司秘書在公司的實際地位很高，是公司管理方面的主要高級職員，具有廣泛而又實質(zhì)性的職權(quán)。內(nèi)地現(xiàn)行的董事會秘書制度中，只有職責(zé)的要求而無職權(quán)的規(guī)定，按照監(jiān)管層對制度設(shè)計的思路，董事會秘書職權(quán)適當(dāng)擴(kuò)大顯得特別重要，因為董事會秘書將要督促董事、監(jiān)事、高管人員及控股股東按規(guī)定行使權(quán)力和履行承諾，督促上市公司規(guī)范運作，責(zé)任進(jìn)一步加重，與之相應(yīng)，就需要改變董事會秘書責(zé)任大于權(quán)力的情況，同時還要進(jìn)一步加強(qiáng)職務(wù)保障。第一、要明確董事會秘書相應(yīng)的權(quán)限，嚴(yán)格任職條件，規(guī)范任免程序，改善和提高工作條件，健全工作規(guī)則，使董事會秘書工作有章可依、有例可循。第二、要保證董事會秘書能有機(jī)會參與公司重大決策、相關(guān)資本運作以及制定公司發(fā)展戰(zhàn)略等活動，真正發(fā)揮董事會秘書在現(xiàn)代公司治理中的作用。第三，要對董事會秘書實現(xiàn)社會化管理機(jī)制，統(tǒng)一執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以使董事會秘書更加具有獨立性。香港的公司秘書屬于專業(yè)人士，有自己的專業(yè)組織——香港公司秘書公會，該社團(tuán)對成員資格，包括專業(yè)、經(jīng)驗和操守方面都制定了嚴(yán)格的考評標(biāo)準(zhǔn)，從而保證其職位的勝任力和職業(yè)聲譽(yù)。這個做法很值得內(nèi)地借鑒，內(nèi)地可以在各地原有的董事會秘書協(xié)會的基礎(chǔ)上，成立統(tǒng)一的董事會秘書協(xié)會，從規(guī)范董事會秘書的專業(yè)知識與經(jīng)驗方面考慮，制定執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，推廣職業(yè)培訓(xùn)，每年組織專業(yè)知識的考試與經(jīng)驗評估，對合格者授予董事會秘書資格，并以此為擔(dān)任董事會秘書的必要條件。將來在非上市公司中推行董事會秘書制度，對董事會秘書的需求必將大大增加，職業(yè)資格培訓(xùn)、考試前置也將為董事會秘書職位提供充分的市場準(zhǔn)備，這樣將有利于提高董事會秘書素質(zhì)、更好地發(fā)揮其在公司治理中的作用。第四、香港公司秘書制度的價值取向值得內(nèi)地借鑒。香港的公司秘書是公司內(nèi)部有效運行并互相協(xié)調(diào)的關(guān)鍵，公司秘書制度的安全價值建立在效率價值的基礎(chǔ)之上，是公司秘書成為公司高級管理人員之后對原有效率價值的突破。從內(nèi)部安全來說，公司秘書擔(dān)當(dāng)?shù)亩酁楣緝?nèi)部運作的程序性工作，其作用相當(dāng)于公司內(nèi)部的公證員，外部安全上，由于程序的設(shè)置對于實體的權(quán)利通常具有不同程度的加強(qiáng)或削弱作用，公司秘書制度對于公司經(jīng)營管理人員所具有的制約功能以及對公司股東與交易相對人所具有的保護(hù)功能也是明顯存在的。內(nèi)地董事會秘書制度對安全價值的偏重使得規(guī)定上重職責(zé)、輕權(quán)力，導(dǎo)致該制度整體功能發(fā)揮欠佳，因此價值取向的調(diào)整才是董事會秘書制度完善的關(guān)鍵所在。制度建設(shè)應(yīng)服務(wù)于該制度的基本價值，各種具體內(nèi)容的設(shè)計都應(yīng)圍繞特定的價值取向而展開，價值取向決定了董事會秘書制度建設(shè)的方向。因此，價值取向?qū)τ诙聲貢贫冉ㄔO(shè)具有決定性的作用。內(nèi)地現(xiàn)行公司法規(guī)定的缺陷體現(xiàn)了對效率價值的需求，而在公司治理結(jié)構(gòu)問題上，監(jiān)管層對公司董事會內(nèi)在約束有加強(qiáng)的趨勢，這體現(xiàn)了對安全價值的需求。價值取向調(diào)整上的關(guān)鍵在于合理地處理好二者的關(guān)系，效率與安全兩方面的價值都不應(yīng)偏廢。只有當(dāng)董事會秘書制度充分發(fā)揮出其效率價值，董事會秘書成為公司治理中不可或缺的高級管理人員時，其安全價值才能得以體現(xiàn)。在現(xiàn)代公司治理中，董事會秘書制度的效率價值，不僅體現(xiàn)為董事會秘書對公司文書、會務(wù)等日常事務(wù)性工作的承擔(dān)，更重要的是體現(xiàn)在董事會秘書為董事會決策所提供的咨詢建議、充當(dāng)公司董事與公司之間的聯(lián)系人、公司機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào)人等方面。因此效率價值是第一性的，基礎(chǔ)性的，加強(qiáng)效率價值是完善我國董事會秘書制度的首要任務(wù)。香港的公司秘書制度的安全價值首先取決于效率價值，這一安全價值對于公司安全而言，應(yīng)當(dāng)說是處于輔助性地位的。從公司治理方面看公司安全，主要是對董事會的內(nèi)在約束，而內(nèi)在約束的效能則取決于外在監(jiān)督的力度。香港