某集團公司行政綜合管理實施辦法

頁附件3:文書檔案保管期限表一、綜合類1、黨組織(黨委、支部,下同)、會議記錄永久2、黨員學習、組織生活、民主評議黨員等會議、記錄、有關工作安排、總結報告30年3、黨組織召開重要會議文件材料⑴通知、名單、議程、報告、領導講話、大會發(fā)言、選舉結果、決議紀要永久⑵會議未通過的材料10年4、黨組織召開一般性會議文件材料⑴通知、名單、議程、講話、報告、總結、記錄30年⑵個人發(fā)言、參考材料10年5、黨組織換屆、領導任免、增補成員的文件材料永久6、黨、紀檢監(jiān)察年度工作安排、總結、重要報告等文件材料永久7、黨組織、黨員受到上級黨組織表彰的文件材料⑴省級以上的(含省級)永久⑵地縣(市)級以下的30年8、黨員違紀受處分文件材料⑴影響較大的、嚴重的永久⑵一般性的30年9、接收預備黨員、預備黨員轉正的文件材料永久10、黨組織年度統(tǒng)計報表、黨員花名冊永久11、黨員組織關系介紹信及存根永久12、黨費收繳名單、收據等10年13、黨組織編輯的史志、組織沿革、大事紀匯編等永久14、黨組織貫徹上級黨組織方針政策、文件、領導講話、指示等精神的安排、情況報告10年15、公司行政會議記錄,董事會、總經理辦公會、管委會、監(jiān)事會、員工代表大會、股東會等公司性會議記錄永久16、各部門會議記錄10年17、參加政府召開的重要會議文件材料⑴重要的 10年⑵公司領導會議的發(fā)言材料10年⑶一般的10年18、公司召開的工作會議和重要專業(yè)會議文件材料⑴報告、講話、紀要、重要照片、錄音永久⑵典型材料發(fā)言10年19、政府機關頒發(fā)的文件材料⑴屬于公司主要業(yè)務執(zhí)行的重要法規(guī)、條例、命令的文件永久⑵屬于公司主要業(yè)務執(zhí)行的有關規(guī)定、辦法、細則30年⑶需要執(zhí)行的一般性文件材料10年20、公司綜合性、重要專題性的調查報告⑴一般性單項調查報告10年永久21、公司制發(fā)的文件材料⑴具有方針、政策、法規(guī)性的文件永久⑵一般性業(yè)務問題的30年⑶事務性具有參考價值的10年22、公司生產經營工作活動總結報告⑴年度生產經營工作相關計劃、規(guī)劃、總結、報告、經營大綱永久⑵半年的、季度、月度的、一般專題的相關計劃、規(guī)劃、報告30年23、公司各項工作統(tǒng)計報表⑴匯總的、年度和年度以上的專題的永久⑵季度、月份的10年24、公司生產經營工作受政府表彰文件材料⑴省級以上的(含省級)永久⑵地、縣(市)以下的30年25、公司與有關業(yè)務單位簽訂的合同合約、協(xié)定、協(xié)議書等⑴有長遠利用價值的永久⑵重要的30年⑶一般的10年26、處理群眾來信來訪的文件材料⑴有政府領導人和公司領導重要批示和擬處理結果的30年⑵沒有處理結果的10年27、公司各部門報送的工作總結、報告、統(tǒng)計報表⑴年度和年度以上的,重大問題的報告30年⑵年度以下的,一般問題或專題報告10年28、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊⑴公司的30年⑵部門的10年29、公司編輯的史志、組織沿革、大事紀匯編等永久30、公司制訂的各項規(guī)章制度、辦法、合適的方案、條例等⑴綜合性的永久⑵單項的30年31、公司名稱、章程、股東、注冊資本、各類證照及證照的變更、員工出資認股等相關的文件材料永久32、公司生產經營重大調整、合（兼）并、改（重）組、整合等相關的文件材料永久33、收、發(fā)文簿10年34、公司報刊10年二、人力資源類1、公司內部機構設置、撤并、名稱更改、高層管理管控人員（股東會、董事會、監(jiān)事會、經營班子成員）調整、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信的文件材料永久2、⑴公司的永久⑵部門的30年3、干部職務任免文件材料⑴公司領導職務任免文件材料永久⑵公司內部科室、負責人及一般干部行政職務任免30年4、員工被評為勞動模范、先進生產(工作)者的文件⑴省級以上的永久⑵地、縣(市)及本公司的30年5、違紀人員的處分材料⑴影響較大的永久⑵一般性問題30年6、員工錄用、轉正、定級、調資、離退休、復轉、撫恤、死亡等文件材料永久7、員工專業(yè)技術職務的評審、考評(核)的文件材料永久8、員工調動、分配工作、行政、工資介紹信及存根永久9、人力資源、勞動保障、工資、財務等年度報表、職工花名冊永久三、業(yè)務類1、公司生產經營工作活動文件材料⑴年度生產相關計劃、規(guī)劃、總結、報告永久⑵半年的、季度、月度的生產相關計劃、規(guī)劃、總結、報告30年2、上級頒發(fā)的關于公司相關工業(yè)科技方面的決議、指示、命令、規(guī)定、意見、通知等文件材料⑴頒發(fā)機關30年⑵執(zhí)行單位10年⑴頒發(fā)機關30年⑵執(zhí)行機關10年4、公司就有關科學、技術、產品、生產問題向上級請示及上級對請示問題的批復等⑴重要的永久⑵一般的30年5、上級召開的各種類型關于技術工藝、標準、科技方面專業(yè)性會議報告、決議、總結等文件⑴重要的永久或30年⑵一般的10年6、關于制藥、醫(yī)藥、藥包材技術學會方面的文件⑴會議簡報、紀要、總結、記錄以及會議報告論文等30年⑵會議中交流的技術文件等10年公司三廢利用成果、污染監(jiān)測資料和環(huán)保技術成果，治理相關項目驗收等資料。⑴重要的永久⑵一般的30年8、公司編制的安全生產技術監(jiān)察文件、制度、辦法⑴重要的30年⑵一般的10年說明：1、凡記錄和反映本公司主要職能活動的，在生產經營工作中需要長遠利用的，應為永久保管；凡長時間內具有利用價值的，為30年保管；在短時間內需查考利用的，定為10年保管。2、凡介于兩個保管之間的保管期限從長。附件4:科技檔案分類、立卷、歸檔方法1、基建檔案（JJ）：按工程相關項目分類，即將一個獨立的基建（建筑）工程相關項目的全部檔案材料作為一類立卷歸檔。如：固體制劑（三樓）車間（包括水、電、暖線等）、浴室、門房、科技樓、供電、上下水、供氣、煙窗、院墻等獨立的工程相關項目。每個工程具體歸檔合適的內容包括：選址、地質、水文、土地征購報告、批復及協(xié)議、施工合同合約、協(xié)議或重要施工記錄（地下情況、隱蔽工程），會議記錄、會議紀要，圖紙（平面圖、結構圖、基礎圖、施工圖、竣工圖等）、材料驗收合格證，重要構件試驗記錄、報告，設施安裝調試記錄，設計更改單、通知單、全套施工、竣工圖樣（土建、管道、電氣、上下水、工藝布置）、竣工驗收報告、工程概預算、決算報告和重要的大修、加固、改建、擴建相關項目的科技文件材料。2、產品檔案（CP）：按產品的名稱、規(guī)格和時間順序立卷歸檔。3、新品研制（YF）：按產品的名稱、規(guī)格和時間順序立卷歸檔。具體立卷歸檔合適的內容包括：（1）原始依據性材料、可行性報告書、建議書、任務書、協(xié)議書、專題會議紀要，來往函電，各種調研材料、工藝配方、研制相關計劃、大綱、臨床資料及總結、各種研發(fā)上報資料、批復、標準、證書等。（2）中間性材料：設計計算文件（計算方法、程序、結果、報告等），關鍵技術問題，專題分析報告，技術總結等。（3）成果性材料：全套工藝、配方設計定型文件材料、技術文件、定型驗收、認證文件等。4、產品生產（SC）：具體立卷歸檔合適的內容包括：任務來源、各種協(xié)議、報告、批復、全套產品試生產、正式生產及定型文件材料、批號、生產指令、記錄、技術文件、更改單及更改、補充文件、工藝合適的方案，工藝、產品說明書，工藝專題技術總結與工藝裝備圖樣，原輔包裝材料、產品的重要試驗記錄報告、檢驗、化驗、質量報告、技術攻關記錄、技術總結報告、生產定型報告與批復等。5、設備儀器檔案（SB）：具體立卷歸檔合適的內容包括：（1）專用設備儀器隨機的說明書、圖樣、履歷表、照片、鑒定書等。（2）通用、專用設備、檢測設施和固定資產設備的調撥、停用、報廢、新增、啟用等情況的材料、報表。（3）自行研制設備按科研檔案進行歸檔，歸檔范圍參照產品研制合適的內容。（4）各種設備在使用維護中形成的記錄和其他技術文件，也應整理歸檔，由設備管理管控部門保存使用。6、科研專題檔案（KY）：具體立卷歸檔合適的內容包括：任務書、專題調研報告、研制相關計劃、大綱、合適的方案論證報告、計算、驗收記錄及報告，技術圖樣等有關成果性技術文件材料、技術鑒定、認證、專題研究工作總結，使用效果等。7、相關項目（XM）：按相關項目的名稱和時間順序立卷歸檔。8、其它檔案：（1）質檢（ZJ）：各類產品標準、考核指標，各級實物質量測試，產品關鍵相關項目合格率，原輔材料、產品化驗報告，產品升級評定書，質量工作動態(tài)，事故分析處理，有關提高質量的會議記錄，用戶座談會紀要和產品批號、注冊商標照片，QC、QA小組活動成果等有關質量方面的技術文件材料。（2）環(huán)保、計量（HBJL）：本公司污染監(jiān)測資料和本公司環(huán)保技術成果，治理相關項目驗收、上報等資料。對新開箱啟用的儀器、儀表相關的說明圖冊（表）、圖紙、檢測、鑒定書等資料。（3）安全、能源等方面的圖紙、圖表、制度、辦法、有關技術性的文件材料等。（4）同外單位協(xié)作相關項目，只歸檔本公司承擔任務部分的科技文件材料。（5）公司通過文書渠道上報下達的技術性文件，應送交檔案室歸類科技檔案并存檔兩份；上級下達、兄弟單位發(fā)來有關技術性的文件，檔案室應定期復制配套歸類科技檔案并存檔兩份。附件5：科技檔案歸檔的范圍、保管期限和歸檔時間表序號歸檔范圍的名稱、條約條款保管期限歸檔時間1上級頒發(fā)的關于公司相關工業(yè)科技方面的決議、指示、命令、規(guī)定、意見、通知等文件材料。⑴頒發(fā)機關⑵執(zhí)行單位永久永久(長期)收文后及時歸檔2⑴頒發(fā)機關⑵執(zhí)行機關永久長期收文后及時歸檔3本公司就有關科學技術、產品、生產問題向上級請示及上級對請示問題的批復等。⑴重要的⑵一般的永久長期發(fā)文與收文后及時歸檔4上級召開的各種類型關于技術工藝、標準、科技方面專業(yè)性會議報告、決議、總結等文件。⑴重要的⑵一般的永久長期會議結束后一月內歸檔5關于制藥、醫(yī)藥、藥包材技術學會方面的文件

⑴會議簡報、紀要、總結、記錄以及會議報告論文等⑵會議中交流的技術文件等永久短期會議結束后一月內歸檔6本單位編制的各種設計大綱、設計任務。⑴重要的⑵一般的永久短期完成后歸檔7⑴重要的⑵一般的永久長期科研完畢后一月內歸檔8產品批號、文號、產品工藝、配方技術文件、明細表、包裝及包裝物的圖樣、產品說明、生產指令、記錄、產品樣本、原輔包裝材料、產品檢化驗報告等⑴重要的⑵一般的永久長期(短期)產品試制(生產)鑒定發(fā)證后配套整理歸檔9工藝方面的科技文件材料、工藝設備、工藝規(guī)程、技術標準、技術條件、工藝卡片圖樣工藝、工裝等文件材料。⑴重要的⑵一般的長期短期完成后歸檔10購進設備、動力設備、電氣設備、電機、機床儀器、車輛等登記卡、帳，設備圖紙、出廠證、裝箱單、外觀照片（圖片）圖冊，使用說明書，操作規(guī)程等。永久(長期)安裝驗收后一月內歸檔11購進設備（重要設備）安裝、調試原始記錄、驗收證明書、埋件位置、地下管道位置永久(長期)安裝驗收后一月內歸檔12重要設備運行、維修記錄、大修相關計劃、大修記錄、事故處理意見⑵一般設備

長期短期13自制關鍵設備、試制、試驗過程中重要的原始記錄及數據，革新、改造設備形成的科技文件材料。永久(長期)研制成功，整理出全套科技文件材料后歸檔14土建設施⑴重要的⑵一般的

永久(長期)短期完工后一月內歸檔15各種電氣設備、圖紙、使用說明書、安全操作規(guī)程、工藝要求永久(長期)完成后歸檔16安裝原始記錄，各種電氣了設備技術數據，線路圖、各種電氣設備大修相關計劃、大修記錄、事故處理意見等。永久(長期)安裝驗收完畢后歸檔17電路圖、設備布置圖（平面、側面、正面圖、效果圖）永久(長期)18建設工程、設計等文件材料⑴建筑工程文件：申請基建的報告、通知、批復；征地（地點）報告、批復；原料來源、水源動力來源，生活供應，地質調查、勘測，投資預決算、相關計劃、通知；會議記錄、匯審紀要；基建固定資產報廢批復，資產評估確認、通知，重大質量問題分析與措施，工程驗收報告及鑒定書等；a、大樣圖（房內大樣構造設備布置圖、放大尺寸等）c、竣工圖⑶預算、決算造價報表重要的永久一般的長期完工或竣工后一月內歸檔⑷工程驗收合格證、基建工程招標、承包合同合約，基建工程施工資料，基建貸款，抵押合同合約、委托書、協(xié)議書、公證書、資金缺口報告、通知⑸基建工程申請報告（無批復）各類臨時性合同合約、環(huán)境影響報告書、安全制度等長期短期19擴建、改造工程等文件材料⑴設計工程相關計劃、施工合適的方案、施工預、決算造價表永久(長期)完工后一月內歸檔20三廢利用成果⑴重要的⑵一般的

永久長期成果、鑒定后歸檔21編制的安全生產技術監(jiān)察文件、制度、辦法⑴重要的⑵一般的

長期短期編制審批后歸檔22質檢：各類產品標準，參考指標，各級實物質量測試、產品關鍵相關項目合格率，原材料、產品化驗報告，產品升級評定書、質量工作動態(tài)，事故分析處理，產品批號、注冊商標、照片、QC、QA小組活動成果等有關質量方面的資料。⑴重要的⑵一般的永久長期各項工作、活動結束后一月內歸檔23環(huán)保、計量方面：污染監(jiān)測資料和環(huán)保技術成果，治理相關項目驗收等資料。新開箱啟用的儀器、儀表、說明書、圖冊、圖紙、鑒定書等資料。⑴重要的⑵一般的永久長期驗收后一月內歸檔；儀器安裝并驗收后歸檔《科技檔案保管期限、歸檔時間表》說明1、科技檔案的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）和短期三種：凡記錄和反映本公司主要職能活動的，在生產、建設中需要長遠利用的，應為就久保管。凡長時間內具有利用價值的，為長期保管。在短時間內需查考利用的，定為短期保管。凡介于兩個保管之間的保管期限從長。2、科技檔案的保管期限，由技術文件材料歸檔時的年度算起。鑒定保管年限已滿的技術檔案，需要延長保管年限，從鑒定時間年度算起。3、表內所列的“重要的”和“一般的”區(qū)別是：“重要的”是指本公司主要技術職能活動成果較大的科技問題，而具有歷史價值的；“一般的”是指主要職能活動的成果，一般技術性問題，科學歷史價值不大的檔案工作。附件6：科技檔案分類編號方法（一）編號方法1、編號的確定：科技檔案號由分類號、代號（或型號）和卷號三部分組成。如：設備類SB1C620——010保管單位順序號設備型號設備檔案分類代字代號設備檔案代字（二）文件和圖序號編排法一個保管單位，一般文字在前，設計附圖按原有圖號順序排列，統(tǒng)一按順序一次編成，文件編號在右上角，圖紙背后在左上角。科技檔案分類編號方法類別代號類別代字（分類）類別全稱01設

備（S）機器汽車儀器水電各種機器汽車運輸設備各種測試儀器大型水泵及電氣、設備02基建（J）基本建設工程類03工藝技術（G）工藝技術方面的科技文件材料產品類（C）04產品一產品二產品三其它各種規(guī)格的產品一各種規(guī)格的產品二各種規(guī)格的產品三其它產品制造等綜合類（Z）05管理標準化環(huán)保三廢質量技術管理管控、技術規(guī)程等文件標準化科學類三廢利用類全面質量管理管控類附件7：檔案、資料、書籍借閱制度一、檔案、資料僅供本公司工作、員工參考學習和工作業(yè)務往來單位查閱之用，一般不外借。外單位如確需查閱的，應持單位正式介紹信，經公司總經理批準，并辦理查閱登記手續(xù)。二、需借閱、查閱有關檔案，應填寫檔案查閱登記表，借閱持登記卡，經行政總監(jiān)批準，方可借閱，并簽注借閱時間，按借閱時間歸還，需要延長，應提前告知檔案室，另行辦理手續(xù)。三、所借閱的檔案必須精心愛護，妥善保管。借出檔案，必須保證原狀和完整無缺，不得在檔案上作記號、涂改、粘污和拆散、剪裁或偷換、撕毀，未經許可不能供他人攜帶外出，不能丟失。四、對不遵守借閱制度，不聽勸阻或勸阻無效，檔案管理管控員有權拒絕借閱。五、借閱歸還檔案，檔案管理管控員要查對合適的內容、目錄、張數和有無損壞現象。否則，一經發(fā)現造成損失的，由當事人負責賠償并給予嚴肅處理，觸犯法律的，將提請司法訴訟給予處理。六、對機密檔案的摘抄、復制，必須經公司總經理批準，對于摘抄的檔案必須記在保密本上，經檔案管理管控員審查后，方可帶走，利用者對摘抄的檔案要妥善保管，并負完全責任。七、借出檔案最長期限不得超過五天，若因工作需要，按期不能歸還者，應提前告知檔案室，并辦理續(xù)借批準手續(xù)，若無故長借不歸，每逾期一天罰款30元，情節(jié)嚴重者，將給予嚴肅處理。八、對需要復制檔案的，必須由檔案管理管控員本人復制，不得由借閱人本人復制。是本公司員工的須行政總監(jiān)批準，是外單位的須持本單位正式介紹信，經總經理批準同意后，方可復制并填寫出處及復制時間，加蓋印章。九、資料、書籍均應