工程檔案管理規(guī)范

工程檔案管理規(guī)范目的為加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案，根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001和《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2000,結(jié)合杭州市建設(shè)工程竣工檔案產(chǎn)生的規(guī)律，提出本要求。范圍本要求適用于碧翠湖度假村建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗收。工程檔案室責(zé)任落實工程檔案室隸屬于工程管理部，工程管理部部總監(jiān)是檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)，工程檔案員具體實施工程檔案收集、查找、借閱等工作。工程檔案歸檔要求接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：歸檔的文件材料齊全完整；文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合理整理、立卷；歸檔的文件材料，要保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。歸檔時間和手續(xù)辦理竣工資料按年度歸檔（在每年的次年初歸檔），在項目完成通過竣工驗收后及時歸檔。隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。要保管好各類交接記錄。對接收按要求整理好的檔案進一步系統(tǒng)化，主要是對所接收的檔案進行嚴(yán)格檢查，檢查的內(nèi)容有：全宗內(nèi)的檔案是否完整，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確。進行必要的編目工作。根據(jù)它的分類方案和排列次序，將案卷順序上架。存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序排列，以便于管理和查找。工程檔案管理要求檔案室要按照國家規(guī)定編制各種檔案管理制度及保管期限表。保管期限劃為永久、長期、短期三種。定期對檔案進行全面整理，包括檔案的分類、立卷、擬制案卷標(biāo)題、案卷排列等。定期對檔案進行局部整理，對不符合整理要求的案卷進行加工、調(diào)整。建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案收進轉(zhuǎn)出、保管利用等進行統(tǒng)計。按照檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，使整理完成的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。檔案室要定期對超過保管期限的檔案進行鑒定，鑒定檔案由檔案部門和公司組織鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組共同進行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對無保存價值檔案進行銷毀，并由二人監(jiān)銷，辦理銷毀手續(xù)。每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。需要保密的檔案，按國家有關(guān)規(guī)定劃分為秘密、機密、絕密三種。國家規(guī)定外的各種檔案則由公司負責(zé)人確定其密級。工程檔案保管要求檔案庫房必須確定專人負責(zé)保管，檔案工作人員，必須提高警惕，認真做好庫房的安全和保密工作，切實貫徹執(zhí)行保密安全制度，確保檔案的安全。非本部門人員，未經(jīng)同意，不得進入庫房。檔案庫房門窗要堅固，管理人員外出時，須鎖好檔案柜、門窗。班前班后進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。檔案室應(yīng)配備滅火器，嚴(yán)禁吸煙、存放易燃、易爆等雜物。無人時須斷電。對檔案庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)隱患，及時排除，防止因短路等原因引起的火災(zāi)。為保障檔案的安全和延長檔案壽命，檔案庫房每隔半年要進行一次安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患。檔案庫房門窗應(yīng)設(shè)有遮陽裝置，避免陽光直接照射在檔案柜上。并經(jīng)常打掃，保持庫內(nèi)整齊、清潔。案卷入庫時應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔案順序排列。檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫度基本保持在14℃～24℃，相對濕度保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前須嚴(yán)格檢查，被蟲咬蝕的則不能入庫。檔案柜及庫房內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑，并勤于檢查。工程檔案借閱要求凡需借閱工程檔案者，須履行借閱登記手續(xù)，填寫文件借閱/復(fù)制記錄（詳見附表），并有義務(wù)將利用效果反饋給檔案部門。借閱本單位、本專業(yè)范圍內(nèi)機密以上的