如何撰寫崗位說明書

如何撰寫崗位說明書1整理ppt“6W2H”

首先要從工作分析入手。工作分析是對某工作進(jìn)行完整的描述或說明以便為管理活動提供有關(guān)工作方面的信息而進(jìn)行的一系列工作信息的收集、分析和綜合的人力資源管理基礎(chǔ)性活動。工作分析從以下八個要素著手(6W2H):WHO:誰從事此項工作，責(zé)任人是誰，對人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。2整理pptWHAT:做什么，即本職工作或工作內(nèi)容是什么，負(fù)什么責(zé)任。WHOM:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人:直接上級、下級、同事、客戶等。WHY:為什么做，即工作對其從事者的意義所在。WHEN:工作的時間要求。WHERE:工作的地點(diǎn)、環(huán)境等。HOW:如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需的權(quán)利。HOWMUCH:為此向工作所需支付的費(fèi)用、報酬等。工作分析是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。企業(yè)進(jìn)行工作分析必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行工作分析通常使用的的方法有:問卷調(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直接面談、觀察等方法。3整理ppt定義：崗位說明書，又稱工作說明書，是對工作分析的結(jié)果(如工作描述、工作資格等)進(jìn)行整合而形成的具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本。內(nèi)容：包括崗位名稱、所在部門、報告關(guān)系、職責(zé)要求、工作聯(lián)系、任職資格（資歷、所需資格證書、知識技能要求、能力素質(zhì)要求等)。一、什么是崗位說明書4整理ppt二、內(nèi)容填寫要領(lǐng)1、如何填寫“崗位名稱”①崗位名稱是對工作名稱的進(jìn)一步明確，規(guī)范崗位的名稱有利于進(jìn)行崗位管理②崗位名稱應(yīng)言簡意賅的反映崗位的主要工作內(nèi)容，并與其他崗位清晰界定，避免使用“協(xié)調(diào)”、“督導(dǎo)”等模糊詞匯③崗位名稱長度應(yīng)適宜，不宜過長5整理ppt2、如何填寫“所屬部門”

①所屬部門是指該崗位所屬的部門②原則上應(yīng)該寫到該崗位所屬的最小組織細(xì)胞一般會有以下幾種情況：①各部門的部門級崗位只需填寫“所屬部門”；②如果部門內(nèi)還有室（二級部），則一般員工還應(yīng)該寫到屬于哪個室（二級部）6整理ppt3、如何填寫“工作職責(zé)”①工作的責(zé)任與任務(wù)是編寫說明書最為繁雜的部分。為了了解和描述崗位的情況，至關(guān)重要的是要明確提供崗位的職責(zé)范圍和權(quán)限②崗位的職責(zé)來自于公司的使命和戰(zhàn)略的分解，按照工司的要求，本崗位應(yīng)做什么③在編寫職責(zé)時，首先應(yīng)該將被該崗位職責(zé)的幾個大塊找出來，即本崗位應(yīng)該做那幾方面的事情，然后對每塊的事情進(jìn)行具體的描述④在具體描述時，每一條職責(zé)都應(yīng)該盡量以流程的形式描述，盡量清楚每件事的輸入和輸出，描述的格式為“動詞+名詞賓語+進(jìn)一步描述任務(wù)的詞語”7整理ppt4、如何填寫“工作聯(lián)系”①直接上級一般會有以下幾種情況：部門副級的直接上級是正職各部門正職的直接上級是對應(yīng)的分管領(lǐng)導(dǎo)各部門內(nèi)人員的直接上級一般是該部門的正職；但如果部門內(nèi)還有室，則室負(fù)責(zé)人的直接上級是部門正職，各室內(nèi)的員工直接上級是該室負(fù)責(zé)人②直接下級一般會有以下幾種情況：各部門正職的直接下級是部門副職和各室負(fù)責(zé)人室負(fù)責(zé)人的直接下級是室內(nèi)各崗位③工作聯(lián)系一般分為外部聯(lián)系（公司部門與其他公司、機(jī)關(guān)的聯(lián)系）和內(nèi)部聯(lián)系（公司內(nèi)部各部門的聯(lián)系）8整理ppt5、如何填寫“任職資格”①任職資格是決定崗位價值、招募、培訓(xùn)的重要依據(jù)②任職資格是對應(yīng)職者的要求，不是針對現(xiàn)有人員的要求③任職資格包括以下項目：-資歷-所需資格證書-知識要求-技能要求-能力要求-素質(zhì)要求9整理ppt如何填寫“資歷”

①資歷包括學(xué)歷（學(xué)位）、所學(xué)專業(yè)（或接受何種培訓(xùn)）、職稱和工作經(jīng)驗(yàn)（包括一般工作經(jīng)驗(yàn)和特殊工作經(jīng)驗(yàn)）。②工作年限的要求應(yīng)與崗位的職責(zé)相匹配，一般情況下，普通基層崗位1-3年工作經(jīng)驗(yàn)，主管崗位4-5年，部門級崗位8年以上。例如：

薪酬福利崗位的資歷要求是“人力資源管理或工商管理專業(yè)，大學(xué)本科畢業(yè)，從事過人力資源管理工作三年以上”10整理ppt如何填寫“所需資格證書”所需資格證書不是職稱，而是指從事本工作所必須的證照。例如：

出納必須有會計證才能上崗

股票投資經(jīng)理需要“證券從業(yè)資格證書”11整理ppt如何填寫“知識要求”知識要求包括業(yè)務(wù)知識和管理知識業(yè)務(wù)知識是指該崗位開展業(yè)務(wù)工作所必須具備的知識使用計算機(jī)辦公已是公司所有內(nèi)勤崗位工作之必須無需再知識要求中填寫“熟練應(yīng)用辦公軟件”等類似信息，但特殊要求除外，比如“熟練使用CAD制圖軟件”等。管理知識指針對管理崗位或兼有管理職的崗位而言的，是指該崗位在進(jìn)行崗位工作時所必須具備的知識。例：作為一個室主任，必須知曉必要的財務(wù)知識，人力資源管理知識，時間管理知識等。12整理ppt三、編寫職位說明書時的常見問題1、混淆職位概要的內(nèi)容職位概要，實(shí)際上是要求用一句話概述該職位的使命及作用。但如果簡單從字面上理解，很可能犯兩類錯誤：其一，將其與職位標(biāo)識混淆，進(jìn)而省略對該部分的描述；其二，將其定位為對崗位職責(zé)的簡單陳述，導(dǎo)致該項目與“工作職責(zé)”項目之間內(nèi)容邊界的模糊，最終演變?yōu)楣ぷ髀氊?zé)的簡略版。13整理ppt2、核心項目的遺漏或贅述①工作職責(zé)是職位說明書的核心部分之一。在描述時，如果忽視與工作分析調(diào)查和訪談結(jié)果的結(jié)合，就可能影響其周全性和完備性。②任職資格是職位說明書的另一核心部分。它是任職者履行職位職責(zé)時，所應(yīng)具備的最低資格條件(或稱必備要求)，包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)，核心知識、核心能力、通用技能、素質(zhì)要求、工作環(huán)境等。如果不能區(qū)分各類項目的內(nèi)涵，可能導(dǎo)致重復(fù)描述。14整理ppt3、用語隨意、遣詞粗糙職位說明書的很多項目需要以規(guī)格化的模式和語詞加以描述，如果不能謹(jǐn)慎用詞、斟酌用語，將可能產(chǎn)生歧義或弱化說明書的精準(zhǔn)性。比如，將人力資源部經(jīng)理的一項工作職責(zé)描述為“負(fù)責(zé)企業(yè)人力資源管理制度、計劃等的制定和執(zhí)行”，就會產(chǎn)生以下疑問：首先是語義不清?！柏?fù)責(zé)”指的是親力親為，是組織安排，還是工作監(jiān)督?第二是職責(zé)不明。“企業(yè)人力資源管理制度、計劃等文件的制定和執(zhí)行”是一個連續(xù)性的管理過程，涉及組織、管理，制定、核批、審查、督導(dǎo)、實(shí)施等諸多工作環(huán)節(jié)，僅以一句話粗略帶過，造成職責(zé)描述不清，也顯然與人力資源部經(jīng)理實(shí)際的工作內(nèi)容不符。15整理ppt四、撰寫崗位說明書的幾個要點(diǎn)把握1、明確職位說明書各項目的邊界①撰寫職位說明書之前，應(yīng)準(zhǔn)確定位各項目的內(nèi)涵和邊界。職位標(biāo)識是一個職位最基本、獨(dú)特的信息，幫助人們形成對該職位的直觀印象，并與其他職位相區(qū)別。職位標(biāo)識包括職位名稱、職位所在部門、職位編碼以及編制日期等四個內(nèi)容。工作職責(zé)則是對職位概要的具體化和明細(xì)化，是對特定職位主要的職能及對應(yīng)職能下所涵蓋的主要職責(zé)的詳細(xì)描述。而職位概要則是從宏觀層面把握職位職責(zé)的一種概括性表述，不同于職位標(biāo)識和工作職責(zé)。②職位概要一般要求按照“職責(zé)+范圍+目的”的范式進(jìn)行。比如，人力資源部經(jīng)理的職位概要是“組織管理公司人力資源的選、用、育、留工作，保證公司發(fā)展和管理工作對人力資源數(shù)量和質(zhì)量的要求?！?6整理ppt2、認(rèn)真梳理工作分析的結(jié)果，力求全面、無遺漏①無論是工作職責(zé)的描述，還是任職資格的規(guī)定，都應(yīng)遵循“窮舉、互斥”原則，達(dá)到“既包括所有工作內(nèi)容，又避免相互重疊”的目的。②為確保工作職責(zé)描述的完備性，對于部門、科室等負(fù)責(zé)人的職能，原則上可分為“制度、計劃、文件管理”、“業(yè)務(wù)管理”、“部門／科室管理”、“其他”等四大類。其中，如果“業(yè)務(wù)管理”類涉及的內(nèi)容較多，還可以進(jìn)—步細(xì)分為具體的業(yè)務(wù)職能。一般員工的職能，可按照其工作的流程劃分。③為避免任職資格規(guī)定的反復(fù)性，首先要明確各項目的內(nèi)涵。比如，核心知識是完成本職位工作所需的關(guān)鍵知識；核心能力是職位對任職者的關(guān)鍵能力要求；通用技能則是一種實(shí)際操作能力，包括計算機(jī)使用技能、寫作技能、外語運(yùn)用技能等。進(jìn)而圈定各項目書寫的內(nèi)容或格式。17整理ppt3、拿捏語詞，描述準(zhǔn)確，切合實(shí)際①描述工作職責(zé)時應(yīng)特別注意用詞的恰當(dāng)性，最好選擇比較專業(yè)的詞匯因而，人力資源部經(jīng)理“負(fù)責(zé)企業(yè)人力資源管理制度、計劃等的制定和執(zhí)行”這一職能，就可擴(kuò)展為諸如“組織建立、健全人力資源管理相關(guān)各項制度，報批后組織實(shí)施”、“組織編制年度人力資源管理工作計劃，報批后組織實(shí)施”、“審核人力資源管理相關(guān)文件并督導(dǎo)實(shí)施”、“督導(dǎo)人力資源管理制度、計劃等文件執(zhí)行”等若干明晰，具體的工作職責(zé)。②另外，在描述職位所需的“核心知識”、“核心能力”、“通用技能”等項目時，應(yīng)注意運(yùn)用程度性詞匯。比如，核心知識可分成“非常熟悉”、“熟悉”、“了解”三個層次。再比如，核心能力可分成“很強(qiáng)”、“較強(qiáng)”、“一般”三個層次。18整理ppt4、主次分明，突出重點(diǎn)

①工作職責(zé)包括職能和具體職責(zé)兩個部分。職能是根據(jù)業(yè)務(wù)流程或工作性質(zhì)、內(nèi)容對各項職責(zé)的概括；具體職責(zé)是對某項職能執(zhí)行過程的描述。為體現(xiàn)條理性，二者最好都按照業(yè)務(wù)流程的順序加以描述。若職能間缺乏必