超市會(huì)議管理制度

超市會(huì)議管理制度第一章總則

為確保超市會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，提高決策品質(zhì)和執(zhí)行力，特制定本會(huì)議管理制度。

一、目的與原則

本制度旨在通過(guò)明確會(huì)議的召開、流程、記錄及跟蹤落實(shí)等環(huán)節(jié)，形成高效、有序的會(huì)議管理體系，實(shí)現(xiàn)以下原則：

1.會(huì)議主題明確，議題集中；

2.會(huì)前準(zhǔn)備充分，材料齊備；

3.會(huì)議時(shí)間緊湊，效率優(yōu)先；

4.會(huì)議決議具有可操作性和時(shí)效性；

5.會(huì)后跟蹤落實(shí)到位，確保執(zhí)行效果。

二、適用范圍

本制度適用于超市公司各級(jí)會(huì)議，包括但不限于以下類型：

1.經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議；

2.員工大會(huì)；

3.部門例會(huì)；

4.項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)；

5.臨時(shí)性會(huì)議。

三、組織機(jī)構(gòu)

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)；

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理和分發(fā)；

3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的召開和落實(shí)；

4.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)定、布置、設(shè)施維護(hù)等工作。

四、會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和目的，將會(huì)議分為以下幾類：

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)決定召開的會(huì)議；

3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)特定主題或項(xiàng)目召開的會(huì)議。

五、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任；

2.與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議題，由主持人指定相關(guān)人員參加；

3.會(huì)議記錄人：由主持人指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容；

4.旁聽人員：根據(jù)需要，可邀請(qǐng)相關(guān)人員列席會(huì)議。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況需提前向主持人請(qǐng)假；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，避免影響會(huì)議進(jìn)程；

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

4.與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言時(shí)簡(jiǎn)明扼要，尊重他人意見；

5.會(huì)議主持人有權(quán)對(duì)違反會(huì)議紀(jì)律的人員進(jìn)行提醒、警告或請(qǐng)離會(huì)場(chǎng)。

本章作為會(huì)議管理制度的基礎(chǔ)和總綱，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供指導(dǎo)原則。以下章節(jié)將分別對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的具體操作，本章將對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和議題：會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題和議題，并在會(huì)前進(jìn)行充分準(zhǔn)備。

2.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議記錄人根據(jù)主持人提供的會(huì)議信息，編制會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并于會(huì)前適當(dāng)時(shí)間發(fā)送給與會(huì)人員。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與會(huì)議主題和議題相關(guān)的資料，包括報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等，并于會(huì)前分發(fā)給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、目的、議程，并對(duì)與會(huì)人員提出要求。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：按照會(huì)議議程，逐項(xiàng)進(jìn)行討論和決策。各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員就議題進(jìn)行匯報(bào)、分析和討論。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)與會(huì)人員進(jìn)行決策，形成會(huì)議決議。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行要求和時(shí)效。

三、會(huì)議記錄與分發(fā)

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快將其發(fā)送給與會(huì)人員，以便于跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議跟蹤與落實(shí)

1.責(zé)任人執(zhí)行：會(huì)議決議的責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)。

2.會(huì)議主持人督促：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行督促，確保決議落實(shí)到位。

3.會(huì)議反饋：會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中，責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)向會(huì)議主持人匯報(bào)進(jìn)度和問(wèn)題，便于及時(shí)調(diào)整和解決。

本章對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行了詳細(xì)闡述，包括會(huì)議籌備、會(huì)議召開、會(huì)議記錄與分發(fā)、會(huì)議跟蹤與落實(shí)等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議的有序進(jìn)行和決議的順利實(shí)施。以下章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等進(jìn)行論述。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議決策的重要依據(jù)，對(duì)會(huì)議成果的落實(shí)至關(guān)重要。本章將重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.精確記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確，包括會(huì)議主題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分配及完成時(shí)限等。

2.審核批準(zhǔn)：會(huì)議紀(jì)要完成后，需由會(huì)議主持人審核確認(rèn)，確保紀(jì)要內(nèi)容無(wú)誤。

3.及時(shí)發(fā)布：審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件等方式，發(fā)布給所有與會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、責(zé)任分配與執(zhí)行

1.明確責(zé)任：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確指出每項(xiàng)決策的責(zé)任人，確保每個(gè)任務(wù)都有明確的執(zhí)行主體。

2.執(zhí)行計(jì)劃：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)。

3.跟蹤監(jiān)控：會(huì)議主持人或指定的人員應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，確保會(huì)議決議按計(jì)劃實(shí)施。

三、進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.定期匯報(bào)：責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，遇到的問(wèn)題及解決方案。

2.溝通協(xié)調(diào)：會(huì)議主持人應(yīng)針對(duì)匯報(bào)中提到的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保問(wèn)題得到解決，避免影響決策執(zhí)行。

四、會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.完成確認(rèn)：責(zé)任人完成指定任務(wù)后，應(yīng)向會(huì)議主持人報(bào)告，并由主持人對(duì)完成情況進(jìn)行確認(rèn)。

2.效果評(píng)估：對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的決策提供參考。

3.檔案歸檔：會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)執(zhí)行資料應(yīng)進(jìn)行歸檔管理，便于日后查詢和追溯。

五、問(wèn)責(zé)機(jī)制

1.建立問(wèn)責(zé)：對(duì)于未按期完成或未達(dá)到預(yù)期效果的會(huì)議決議，應(yīng)建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，明確責(zé)任人和相關(guān)責(zé)任。

2.問(wèn)責(zé)處理：根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的提醒、警告或其他紀(jì)律處分，確保會(huì)議決策的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。

本章通過(guò)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，旨在確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定等進(jìn)行論述。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室作為會(huì)議召開的場(chǎng)所，其管理對(duì)于保證會(huì)議的順利進(jìn)行具有重要作用。本章將具體闡述會(huì)議室的管理規(guī)定，確保會(huì)議室的高效使用和良好維護(hù)。

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.預(yù)訂流程：各部門需提前向會(huì)議室管理人員提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便于管理人員合理安排。

2.使用原則：會(huì)議室使用應(yīng)遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則，同時(shí)優(yōu)先保障公司級(jí)重要會(huì)議。

3.及時(shí)通知：會(huì)議室管理人員在預(yù)訂確認(rèn)后，應(yīng)及時(shí)通知預(yù)訂部門，并提供必要的會(huì)議支持服務(wù)。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.布置要求：會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理布置，確保座位舒適、視線良好。

2.設(shè)施維護(hù)：會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，如音響、投影儀、白板等，應(yīng)由專業(yè)人員定期檢查、維護(hù)，保證設(shè)備正常運(yùn)行。

3.環(huán)境衛(wèi)生：會(huì)議室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，會(huì)議前、后應(yīng)進(jìn)行打掃，確保為與會(huì)人員提供良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室安全管理

1.安全檢查：會(huì)議室管理人員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施、電路安全等，確保會(huì)議場(chǎng)所安全無(wú)隱患。

2.會(huì)議保密：對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識(shí)、限制會(huì)議記錄傳播等。

3.出入管理：會(huì)議室應(yīng)設(shè)置專門的出入口，并指定專人負(fù)責(zé)進(jìn)出人員的登記和管理，保證會(huì)議室的安全與秩序。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.合理使用：會(huì)議室使用時(shí)應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得隨意更改會(huì)議室布局、損壞設(shè)施設(shè)備。

2.靜音原則：會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備調(diào)至靜音或振動(dòng)，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.愛護(hù)環(huán)境：與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室環(huán)境，不亂丟垃圾，不在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

本章通過(guò)對(duì)會(huì)議室預(yù)訂、布置、安全管理和使用規(guī)范等方面的規(guī)定，旨在提高會(huì)議室的使用效率，為各類會(huì)議的順利召開提供有力保障。后續(xù)章節(jié)將為附則，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行總結(jié)和補(bǔ)充。

第五章附則

為確保會(huì)議管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、制度修訂

本制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行修訂，修訂工作由公司管理部門負(fù)責(zé)，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實(shí)施。

二、解釋權(quán)

本制度的最終解釋權(quán)歸公司管理部門所有。

三、實(shí)施日期

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定