政府會(huì)議管理制度

政府會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范政府會(huì)議的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議結(jié)果的落實(shí)，依據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政監(jiān)察法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我政府實(shí)際情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于政府機(jī)關(guān)及所屬單位召開的各類會(huì)議，包括但不限于：工作會(huì)議、座談會(huì)、匯報(bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、基本原則

1.實(shí)事求是原則：會(huì)議議題應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，反映實(shí)際情況，禁止虛假、誤導(dǎo)性信息。

2.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡議程，簡化程序，縮短時(shí)間，減少參會(huì)人員。

3.公開透明原則：除涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私外，會(huì)議內(nèi)容應(yīng)公開透明，接受社會(huì)監(jiān)督。

4.分類管理原則：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，實(shí)行分類管理，明確各類會(huì)議的召開權(quán)限、程序和標(biāo)準(zhǔn)。

四、會(huì)議類別

1.日常工作會(huì)議：指政府機(jī)關(guān)及所屬單位為研究日常工作、解決問題而召開的會(huì)議。

2.專題會(huì)議：指針對某一特定議題或項(xiàng)目而召開的會(huì)議。

3.綜合性會(huì)議：指涉及多個(gè)部門、多個(gè)議題的會(huì)議。

4.緊急會(huì)議：指遇有突發(fā)事件或緊急情況，需要迅速召開會(huì)議進(jìn)行研究處理的會(huì)議。

五、責(zé)任追究

1.會(huì)議組織者應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按時(shí)參加或請假，禁止無故缺席、遲到或早退。

3.違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，視情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

六、制度修訂

本制度根據(jù)政府工作實(shí)際需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度報(bào)請政府領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以公布實(shí)施。原有制度同時(shí)廢止。

七、附則

本制度的解釋權(quán)歸政府辦公室。政府辦公室可根據(jù)本制度制定具體實(shí)施細(xì)則。政府各部門可根據(jù)本制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定本部門會(huì)議管理制度。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，確定會(huì)議議題，明確會(huì)議目的和預(yù)期成果。

2.制定議程：會(huì)議組織者應(yīng)制定會(huì)議議程，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)等內(nèi)容，并提前通知參會(huì)人員。

3.發(fā)放會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過書面、電話或電子郵件等方式，向參會(huì)人員發(fā)放會(huì)議通知，確保參會(huì)人員了解會(huì)議相關(guān)信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需材料，包括但不限于會(huì)議議程、背景資料、相關(guān)文件等，并于會(huì)議召開前送達(dá)參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到場。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.討論議題：會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員對議題進(jìn)行充分討論，鼓勵(lì)發(fā)表建設(shè)性意見，確保議題得到深入研究。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議決策

1.表決事項(xiàng)：會(huì)議主持人應(yīng)對需表決的事項(xiàng)進(jìn)行明確表述，確保參會(huì)人員了解表決內(nèi)容。

2.表決方式：根據(jù)議題性質(zhì)，采用口頭、舉手或投票等方式進(jìn)行表決。

3.決策結(jié)果：會(huì)議主持人應(yīng)宣布表決結(jié)果，對決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)會(huì)議記錄整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議成果和待辦事項(xiàng)。

2.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人審批，必要時(shí)可征求相關(guān)部門意見。

3.傳達(dá)會(huì)議精神：會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)給相關(guān)單位和人員，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，督促責(zé)任單位按期完成任務(wù)。

2.反饋情況：責(zé)任單位應(yīng)將會(huì)議決策落實(shí)情況及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，以便匯總和匯報(bào)。

3.評估會(huì)議效果：會(huì)議組織者應(yīng)定期對會(huì)議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后會(huì)議提供借鑒。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核同意后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)單位，確保相關(guān)人員了解會(huì)議決策內(nèi)容。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確執(zhí)行步驟和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責(zé)任單位應(yīng)及時(shí)上報(bào)，會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與匯報(bào)

1.責(zé)任單位在完成會(huì)議決策事項(xiàng)后，應(yīng)向會(huì)議組織者提供書面反饋，包括執(zhí)行結(jié)果、存在的問題和建議等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期向政府領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門匯報(bào)會(huì)議決策的落實(shí)情況，確保上級領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握工作進(jìn)展。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為政府工作檔案的重要組成部分，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)確保信息安全，便于今后的查詢和利用。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為政府工作提供參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的公開與透明

1.除涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的內(nèi)容外，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)適時(shí)向公眾公開，接受社會(huì)監(jiān)督。

2.公開的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過政府網(wǎng)站、公告欄等渠道進(jìn)行發(fā)布，確保公眾的知情權(quán)和參與權(quán)。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中的反饋意見，查找存在的問題和不足。

2.根據(jù)反饋和評估結(jié)果，對會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率和效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.政府各部門需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交書面申請，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)申請情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室合理使用。

3.若多個(gè)部門同時(shí)申請同一時(shí)間段的會(huì)議室，按照申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M(jìn)行安排。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等，以滿足不同類型會(huì)議的需求。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，及時(shí)更新和維修損壞的設(shè)備。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，提供舒適的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意走動(dòng)，不接打電話。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，不得亂丟雜物，愛護(hù)公共設(shè)施。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源、門窗等。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會(huì)議期間的人員安全和設(shè)備安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對會(huì)議進(jìn)行錄音錄像，以便于事后查閱。

3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的會(huì)議，應(yīng)采取保密措施，限制參會(huì)人員范圍，確保信息安全。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)根據(jù)政府工作需要，合理設(shè)定會(huì)議室的開放時(shí)間。

2.特殊情況下，如需延長會(huì)議室使用時(shí)間，使用部門應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門申請。

六、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用部門應(yīng)按照政府相關(guān)規(guī)定，承擔(dān)會(huì)議室使用費(fèi)用。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用情況，接受監(jiān)督。

七、會(huì)議室管理評估

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對會(huì)議室管理情況進(jìn)行評估，收集使用部門的意見和建議。

2.根據(jù)評估結(jié)果，改進(jìn)會(huì)議室管理