協(xié)調(diào)會議管理制度

協(xié)調(diào)會議管理制度第一章總則

一、為了加強會議管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的有效實施，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本協(xié)調(diào)會議管理制度。

二、本制度適用于公司內(nèi)所有層級、各類會議的管理，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效原則：會議應(yīng)突出重點，減少數(shù)量，控制規(guī)模，縮短時間，提高效率。

2.計劃性原則：會議應(yīng)按照年度、季度、月度計劃進行，各部門應(yīng)提前做好會議準備工作。

3.民主集中制原則：會議充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，集中討論，形成決策。

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機密，與會人員應(yīng)嚴格保密。

四、公司設(shè)立專門的會議室，配備必要的會議設(shè)施，確保會議順利進行。

五、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

六、各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，認真組織、參與會議，確保會議質(zhì)量。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，向會議主持人提出召開會議的申請，并明確會議主題、議題、議程、參會人員、會議時間、地點等。

2.會議通知：會議主持人或秘書應(yīng)在會議召開前，至少提前3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、議題、議程、時間、地點等信息。

3.會議資料準備：會議發(fā)起人應(yīng)負責準備會議所需的資料，包括但不限于會議議程、報告、數(shù)據(jù)、圖表等，并在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，秘書應(yīng)負責組織參會人員進行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持：會議主持人應(yīng)按照會議議程，組織參會人員進行討論，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：會議發(fā)言應(yīng)遵循以下原則：

a.依次發(fā)言，不打斷他人；

b.簡明扼要，突出重點；

c.尊重他人，文明用語；

d.鼓勵發(fā)表不同意見，充分討論。

三、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分討論，形成明確意見；

2.會議主持人應(yīng)對議題進行總結(jié)，明確決策結(jié)果；

3.會議決策結(jié)果應(yīng)記錄在會議紀要中，并由參會人員簽字確認。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前，對會議進行簡要總結(jié)，概括會議成果、共識及下一步工作安排；

2.會議紀要：會議結(jié)束后，會議秘書應(yīng)整理會議紀要，包括會議主題、議題、議程、參會人員、發(fā)言摘要、決策結(jié)果等，并在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

五、會議督辦

1.會議決策的落實情況，應(yīng)由會議發(fā)起人或相關(guān)部門進行督辦；

2.會議督辦過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向會議主持人匯報，并提出解決措施；

3.會議督辦結(jié)果應(yīng)作為下一次會議的議程之一，進行匯報和討論。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由會議秘書在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準確、完整地反映會議討論情況和決策結(jié)果。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

-會議基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等；

-會議議程：列明討論的各個議題；

-討論內(nèi)容摘要：記錄各議題的主要討論點和參會人員的觀點；

-決策結(jié)果：明確記錄會議形成的決議和任務(wù)分配；

-下一步行動：列出需要執(zhí)行的任務(wù)、責任人和完成時限。

3.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成初稿，提交給會議主持人審核。

4.會議主持人應(yīng)在收到紀要后1個工作日內(nèi)完成審核，會議秘書根據(jù)審核意見進行修改后，發(fā)布正式會議紀要。

二、會議紀要的審批與分發(fā)

1.正式會議紀要需經(jīng)會議主持人審批同意后，方可發(fā)布。

2.會議紀要應(yīng)以書面形式或電子文檔形式分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門。

3.分發(fā)后的會議紀要應(yīng)確保被相關(guān)人員閱讀并理解。

三、會議決策的跟蹤

1.會議紀要中明確的任務(wù)和責任分配，相關(guān)責任人應(yīng)按照既定時間節(jié)點進行執(zhí)行。

2.會議發(fā)起人或指定跟蹤人應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保各項決策得到有效實施。

3.跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時上報，并尋求解決方案。

四、會議決策的反饋與評估

1.責任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時向會議發(fā)起人或跟蹤人反饋執(zhí)行情況。

2.會議發(fā)起人應(yīng)定期組織評估會議決策的執(zhí)行效果，必要時調(diào)整決策或任務(wù)分配。

3.會議決策的執(zhí)行情況和評估結(jié)果，應(yīng)作為下一次會議的討論內(nèi)容，以便持續(xù)改進和提高決策質(zhì)量。

五、會議紀要的歸檔

1.會議紀要發(fā)布后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備后續(xù)查詢和審計。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)保證信息安全，防止未經(jīng)授權(quán)的查閱或泄露。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政部門或指定管理人員提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議類型、所需設(shè)備等詳細信息。

3.行政部門或管理人員根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室設(shè)施與管理

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.會議室內(nèi)設(shè)施應(yīng)定期檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

3.會議室使用期間，參會人員應(yīng)愛護設(shè)施，遵守操作規(guī)程，如有損壞，應(yīng)照價賠償。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，以免影響會議進行。

3.嚴格遵守會議時間，按時開始和結(jié)束會議，避免影響其他會議的正常進行。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，防止無關(guān)人員進入。

2.會議涉及公司機密內(nèi)容，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自錄音、錄像或泄露會議內(nèi)容。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室內(nèi)存放涉密文件或物品。

五、會議室清潔與維護

1.會議結(jié)束后，行政部門或指定管理人員應(yīng)負責檢查會議室衛(wèi)生，確保會議室干凈整潔。

2.定期對會議室進行保潔，包括地面、桌面、設(shè)備等。

3.如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞或故障，應(yīng)及時報修，確保會議室的正常使用。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自占用會議室、損壞設(shè)施、泄露會議內(nèi)容等。

3.處罰措施包括：口頭警告、書面檢討、罰款、取消會議室預(yù)訂資格等。

第五章附則

一、本