會(huì)議室使用和管理制度

會(huì)議室使用和管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議室使用及管理規(guī)范，特制定以下會(huì)議室使用和管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議室使用，保障公司各類會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率。

2.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、節(jié)約的原則，注重會(huì)議質(zhì)量，減少無(wú)效、重復(fù)會(huì)議。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議室的使用與管理。

2.本制度適用于公司全體員工及受邀參加會(huì)議的外來(lái)人員。

三、權(quán)責(zé)分配

1.行政管理部門為公司會(huì)議室管理的歸口部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、維護(hù)等工作。

2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門會(huì)議的召開和會(huì)議室使用負(fù)總責(zé)。

3.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、召開和會(huì)議紀(jì)要的整理、跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議類型

1.公司級(jí)會(huì)議：由公司領(lǐng)導(dǎo)層組織召開，涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等事項(xiàng)的會(huì)議。

2.部門級(jí)會(huì)議：由各部門負(fù)責(zé)人組織召開，涉及部門內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)等事項(xiàng)的會(huì)議。

3.項(xiàng)目級(jí)會(huì)議：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織召開，針對(duì)特定項(xiàng)目或任務(wù)的會(huì)議。

五、會(huì)議時(shí)間

1.會(huì)議應(yīng)提前預(yù)約，并在會(huì)議開始前10分鐘完成會(huì)場(chǎng)布置和設(shè)備檢查。

2.會(huì)議時(shí)間應(yīng)控制在預(yù)定范圍內(nèi)，盡量避免占用下班時(shí)間或休息日。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳。

4.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議資料、個(gè)人物品帶走，保持會(huì)場(chǎng)整潔。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議召集人應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、預(yù)計(jì)討論時(shí)間、與會(huì)人員等。

3.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：會(huì)議召集人應(yīng)提前與行政管理部門溝通，預(yù)訂會(huì)議室，并通知與會(huì)人員。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前10分鐘，與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議室門口簽到，確保會(huì)議出席情況。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按時(shí)開始會(huì)議，簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和與會(huì)人員。

3.討論與決策：會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，與會(huì)人員就會(huì)議議題展開討論，形成決策或結(jié)論。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄完整、準(zhǔn)確。

三、會(huì)議決策與落實(shí)

1.形成會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理完成，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給與會(huì)人員。

2.決策落實(shí)：會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任，應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限，并由責(zé)任人負(fù)責(zé)落實(shí)。

3.跟蹤與反饋：會(huì)議召集人應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并及時(shí)向相關(guān)部門和人員反饋。

四、會(huì)議結(jié)束與總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

2.會(huì)議資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，以備查閱。

3.會(huì)議室整理：與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，保持會(huì)議室整潔，并關(guān)閉會(huì)議室設(shè)備電源。

五、特殊情況處理

1.會(huì)議延期：如遇特殊情況需延期召開會(huì)議，會(huì)議召集人應(yīng)及時(shí)通知與會(huì)人員，并重新確定會(huì)議時(shí)間。

2.會(huì)議取消：如會(huì)議因故取消，會(huì)議召集人應(yīng)及時(shí)通知與會(huì)人員，并做好相關(guān)解釋工作。

3.臨時(shí)會(huì)議：對(duì)于緊急召開的臨時(shí)會(huì)議，會(huì)議召集人應(yīng)按照本制度規(guī)定，盡可能提前通知與會(huì)人員。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)整理，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并涵蓋會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策和行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后48小時(shí)內(nèi)完成審核，確保紀(jì)要內(nèi)容無(wú)誤，并批準(zhǔn)發(fā)布。

4.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件群發(fā)方式，確保所有與會(huì)人員和相關(guān)人員均能收到。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的具體執(zhí)行措施，并將決策分解為可執(zhí)行的任務(wù)。

2.對(duì)于每項(xiàng)任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議召集人應(yīng)確保任務(wù)分配合理，避免責(zé)任不清、執(zhí)行不力的情況發(fā)生。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤表，記錄每項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況。

2.責(zé)任人應(yīng)定期更新任務(wù)進(jìn)度，會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決策按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集人反饋，尋求解決方案。

四、進(jìn)度報(bào)告與評(píng)估

1.定期召開會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)和評(píng)估，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)會(huì)議決策的落實(shí)情況，以便領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)了解工作進(jìn)展。

3.對(duì)于未按計(jì)劃執(zhí)行的決策，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

五、激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)于積極落實(shí)會(huì)議決策、表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以提高員工執(zhí)行會(huì)議決策的積極性。

2.對(duì)于執(zhí)行不力、拖延任務(wù)的部門和個(gè)人，公司應(yīng)視情況采取相應(yīng)的處罰措施，確保會(huì)議決策的有效落實(shí)。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要整理和跟蹤流程。

2.結(jié)合公司實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效率和決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門應(yīng)提前與行政管理部門預(yù)訂所需會(huì)議室。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政管理部門做好會(huì)議室安排和設(shè)備準(zhǔn)備。

3.若會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)發(fā)生變動(dòng)，預(yù)訂部門應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門進(jìn)行調(diào)整。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，需確保設(shè)備運(yùn)行正常，如有問題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政管理部門處理。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，避免損壞。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。

2.非行政管理部門人員不得隨意觸碰會(huì)議室設(shè)備，如需使用，應(yīng)提前向行政管理部門申請(qǐng)。

3.會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保關(guān)閉會(huì)議室設(shè)備電源，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)耗電。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，會(huì)議前后，責(zé)任人需檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況。

2.行政管理部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，確保會(huì)議室環(huán)境良好。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)亂丟雜物，與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急照明等。

2.與會(huì)人員應(yīng)熟悉會(huì)議室內(nèi)安全設(shè)施的位置和使用方法，遇緊急情況時(shí)能迅速應(yīng)對(duì)。

3.行政管理部門定期進(jìn)行會(huì)議室安全檢查，確保安全設(shè)施正常運(yùn)行。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間根據(jù)公司實(shí)際情況制定，行政管理部門應(yīng)在顯著位置公示。

2.特殊情況下，行政管理部門可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間，并及時(shí)通知各部門。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)于故