采購部工作程序2006-07-25

采購部工作程序

一、采購審批程序：

流程表：使用部門經(jīng)理——倉庫主管——采購部經(jīng)理——財務部經(jīng)理——總經(jīng)理

二、采購審批權限

采購內(nèi)容限制金額批準人

庫存物品單價100元以下庫房主管

生鮮、食品單價300元以下使用部門主管

家私單價300元，總價500以下使用部門主管

文具單價50元以下，總價200以下財務經(jīng)理

辦公設備單價200以下行政主管

日常維修配件單價80以下總價200以下行政主管或工程主管

工程設備單價300以下行政主管或工程主管

三、基本程序：

1、使用部門申購；

2、報價；

3、報批；

4、訂貨入倉

四、采購貨品分為：

1、貨倉存貨補充：倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化，貨品庫存量到達最低界線時，填寫“采購申請單”。庫存最低線，也稱采購線，是酒店為保證供應，減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量，它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限，進貨容易易以及訂貨到進貨入庫時天數(shù)等因素確定。

2、部門新增物料：各部門固業(yè)務所需要設備或物料時，由各部門填寫采購申請單，按采購審批程序獲得批準后，由采購部組織實施。

3、部門更替舊有設備或物品：當酒店的經(jīng)營活動至一定周期時，操作設備、器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。

4、食物和飲料以及煙酒供應：食物和飲料以及煙酒供應品性質(zhì)不同，且受客人流量和消費高低的影響，故每大都有很大的流量，食物和飲料以及煙酒品質(zhì)方面的選定，需要廚房部門、酒吧、采購部和倉庫的合作，以便以最佳的食物，產(chǎn)出最好的菜。因此，食物和飲料以及煙酒的采購申請和程序與其他物品不同，除了批量的采購外，每天用料即日采購。

5、燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購程序

1、貨倉存貨補充采購程序：

倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補貨“采購申請單”，采購申請單內(nèi)必須注明以下資料。

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理應把倉庫交來采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間，退一份回倉庫。采購部經(jīng)理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，選定相應供應商，提出采購意見，標明本次申購單每種商品的價格，按采購審批程序報批，經(jīng)總經(jīng)理批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊情況，要向主管領導匯報。

2、部門新增物品采購程序；

若部門欲增置新物料，部門經(jīng)理應查閱每年（或月）編制計劃，弄清計劃是否包括該項目等，如沒有預算，應攢寫有關報告，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部按酒店有關采購程序和審批程序進行辦理，經(jīng)總經(jīng)理批準后，組織實施。

3、部門更新替舊設備和物品采購程序：

如部門欲替換舊有設備或物品，應先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報告”給部門主管及財務經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份遺失或損壞報告和采購申請單一并送交采購部，采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關審批，經(jīng)總經(jīng)理批準后，組織采購。

4、食品飲料，煙酒的采購程序

酒店中的食品和飲料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物存放卻不能。例如：海鮮、凍品、禽類、肉類和蔬菜等就不同，有些物料還有有效使用日期限制。所以采購部需要與出品部、酒吧和成本會計有緊密合作。作出適當?shù)牟少彛褪澄镲嬃隙?。每天都有不同種類和數(shù)量的需求。出品部的用料因營業(yè)情況變化較大，申請購買的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。.

（1）蔬菜、肉類、凍品、禽類、海鮮，水果及各部門餐飲用料的采購申請，由出品部總廚、酒吧主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預測明天用量，填寫每日市場購貨表，采購部便可以電話落單或直接到市場選購。

（2）蔬菜、肉類、凍品、禽類、海鮮、水果的供應商選定：以上貨品購買可采用合約形式固定價格，并可確保貨源，采購部、出品部和成本會計必須合作，進行價格及質(zhì)量的比較，選定供應商。采購部要邀請供應商對酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供十五日的報價，采購部組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應商確定固定的十五日供應價，在此確認期間內(nèi)，供應商將按此固定價提供酒店所需的物料，這些報價和供應商的選定必須送交財務經(jīng)理和總經(jīng)理審核方為有效。

（3）選擇供應商，除考慮其價格是否合理外，亦需考慮到其供應能力和供貨水平的穩(wěn)定性，需要對下面幾點進行比較：

A、哪一家供應商的價格最低；

B、哪一家的質(zhì)量最高；

C、哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經(jīng)驗。

D、哪一家供應商最誠實。-

5、燃料采購程序

采購部根據(jù)餐飲部營業(yè)情況與工程部、餐飲部編制每日石油氣采購申購計劃，按采購審批程序辦理審批。

6、維修零配件各工程物料采購程序

采購部根據(jù)工程部每月上報每月用量計劃，有計劃辦理審批手續(xù)，并組織實施。

7、部門急用和零星用品、辦公用品的采購程序

采購部按酒店采購工作程序和審批程序辦理。

六、審核采購申請單

1所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給倉庫，經(jīng)倉庫主管復核送采購部。

2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第四聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第一聯(lián)財務部存檔核實。第三聯(lián)部門存檔。

3、審定采購申清單：當采購部收到采購申請單后、應作出以下復查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。

（2）數(shù)量核對，復查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。

4、選定供應商。

（1）聯(lián)絡供應商，可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供應商索要資料，報價及樣品，供應商資料可從以下來源獲得。

A、營業(yè)代表的來訪；

B、供應商目錄及郵寄小冊子

C、刊物或電話黃頁，報刊的廣告；

D、網(wǎng)上查詢。

（2）有關部門的介紹。選擇供應商是一項是十分重要的環(huán)節(jié)，所以要考慮以下條件：

A、穩(wěn)固財政；最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應商，因這樣對保持酒店貨品的水準、數(shù)量及交貨期有一定的保障；

B、品質(zhì)的統(tǒng)一，所選擇的供應商必須能供應符合酒店要求的物品，令酒店保持一貫穩(wěn)定水平；

C、地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量上可以接受的話，最好選擇本地的供應商，從而節(jié)省運什費，且聯(lián)系方便，易于隨時檢查合同的執(zhí)行情況；

D、價格：如所有供應商供應貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求，選擇供應商要選擇價格最低的一個，若品質(zhì)條件不同則應與申購部門共同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應商；

E、維護保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應商便需要注意這一項，對設備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

七、報價單：

報價單需要最少三家作出比較，但要視采購物品質(zhì)量和種類、貨源供應而定。

對采購價格的控制是整個采購控制最重要和最困難的工作，這是因為除了有關采購出品部主管等有關管理人員與供應商密謀串通、收取回扣，致使購買的物品價格偏高外，酒店所用的物品，與其他行業(yè)相比，價格變化最大、最快、實難掌握和控制。特別是那些易于過期變質(zhì)的貨品，其售價幾乎每天都在變化，有時上午和下午的價格就有差別，采購價格控制的目的是：防止有關采購人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。為了達到這個目標，初次報價酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用那家供應商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，簽訂訂單時，著手向有關供應單位詢價并填制報價單，包括：①填寫報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、價格、質(zhì)量標準及交貨時間，郵寄或送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商，如果采購期限較短，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務等。③寫個簡單的報告，說明詢價方式及其全部過程，并提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交給財務經(jīng)理和總經(jīng)理審批。2、采購審定小組根據(jù)采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，報主管副總和總經(jīng)理審核，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應商。

3、采購審定小組

總經(jīng)理、財務經(jīng)理、涉及的使用部門主管、庫房主管、質(zhì)監(jiān)人員、財務成本

4、供應單位確定后，采購部門向供應商進行議價，由于酒店物品的價值和數(shù)量較大時，可以和供應商作議價，以進一步達成對酒店較為有利的協(xié)議。而且議價方式不僅可以在價錢方面洽談，甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細節(jié)都可以商磋。降低價格對酒店有直接的利益。在以下情況下，儀價是沒有多大作用的，但盡力嘗試。

A、小數(shù)額的購買

B、唯一供應的來源；

C、法律規(guī)定的價格；

D、己定折扣之價目表；

E、緊俏的市場商品。

當一切步驟完成后，采購部便可將有關資料填寫在采購申請單的適當欄目內(nèi)，連同所有報價單和推薦供應商的報價，交給財務經(jīng)理和總經(jīng)理批準。

5、定購：采購申請單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，交回采購部，采購部便安排分派采購申請單給有關的部門，而采購員應立刻準備采購單給供應商，及時進行采購。采購單是酒店正式給予供應商的授權文件，此份定單一式三份，而其中所列的供應商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價格必須與己批準之采購申請單相同。采購單一式三聯(lián)：第一聯(lián)供應商；第二聯(lián)采購部；第三聯(lián)財務應付帳款聯(lián)。采購定單要注明資料：

A、貨品供應商的名稱、地址及有關資料；

B、采購申請單的號碼；

C、訂單日期；

D、需求部門；

E、品名、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨日期、運輸方式及驗收標準；

F、總值；

G、付款方法。

6、合同：有關服務性質(zhì)的需求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品的定購，采購部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽置，雙方便需遵守合同上的細則。

（1）、合同的目的：

A、買賣雙方通過合同確認雙方的責任，保障雙方利益；

B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力；

C、合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。

（2）、工程合同細則應詳細列明

A、工作范圍——物料供應，安裝家私設備

B、規(guī)格、質(zhì)量標準及驗收標準和方法；

C、其他費用——雜項開支、超時、工人工資、保險費等的承擔；

D、完成工期和工程進度界定方法；

E、延期完工的賠償；

F、保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定；

G、工程進度款，保證金等的付款方法和規(guī)定。.

（3）物品或服務性采購合同細則應列明：

A、詳細采購項目標明的：名稱、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、包裝的規(guī)定。

B、交貨期限，運輸方法及交貨地點；

C、付款細則和驗收方法；

D、維修保養(yǎng)辦法及收費；

E、保修的年限；

F、接受或拒絕貨品程序和處理方法；

G、什么情形下可取消合同；

H、合法的權利及義務。

八、其他；

1、采購定單的跟催

當定單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

以下情況采購部需要跟催的：

（1）物品未能依期交貨；

（2）交負數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入；

（3）新定的供應商或改變供應商；

（4）唯一來源但有問題的供應商；

（5）供應商未能履行合同責任。

2、采購定單取消

（1）酒店取消定單：

如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之定單，供應商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能的問題及可行解決方法，以便報總經(jīng)理作出決定。