公司文獻(xiàn)檔案管理制度

公司文獻(xiàn)檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)1.1本制度的目的在于規(guī)范公司文獻(xiàn)檔案的管理，確保文獻(xiàn)檔案的完整性、可靠性和安全性，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和決策供應(yīng)必需的依據(jù)。1.2本制度依據(jù)國家法律法規(guī)關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況訂立，并適用于公司內(nèi)全部涉及文獻(xiàn)檔案管理的部門和員工。第二條責(zé)任與權(quán)限2.1公司的文獻(xiàn)檔案管理工作由管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，具體任務(wù)由文獻(xiàn)檔案管理人員執(zhí)行。2.2各部門負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證管理人員的工作順利進(jìn)行，并供應(yīng)必需的支持和資源。2.3員工有義務(wù)共同遵守本制度的規(guī)定，并搭配和支持文獻(xiàn)檔案管理工作的開展。第二章文獻(xiàn)檔案管理第三條分類與整理3.1公司的文獻(xiàn)檔案應(yīng)依據(jù)內(nèi)容、形式和保管期限進(jìn)行分類，并依照肯定的規(guī)定和方法進(jìn)行整理。3.2文獻(xiàn)檔案的分類包含但不限于：行政管理文件、合同協(xié)議文件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、人力資源文件、市場營銷文件等。3.3文獻(xiàn)檔案整理應(yīng)遵從歸檔原則、標(biāo)簽標(biāo)識(shí)原則、文件柜編排原則等，確保檔案的快速檢索和管理。第四條入庫與借閱4.1全部公司內(nèi)產(chǎn)生的文獻(xiàn)檔案必需依照規(guī)定的程序進(jìn)行入庫，并登記入庫臺(tái)賬。4.2文獻(xiàn)檔案的借閱需填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可借閱。4.3借閱人員應(yīng)保證文獻(xiàn)檔案的安全，不得私自更改、復(fù)制或外傳檔案內(nèi)容。第五條閱覽與復(fù)制5.1公司內(nèi)部員工可以依據(jù)工作需要進(jìn)行文獻(xiàn)檔案的閱覽和復(fù)制，但必需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。5.2閱覽人員應(yīng)在規(guī)定的檔案查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行閱覽，不得將檔案帶離該區(qū)域。5.3復(fù)制文獻(xiàn)檔案需填寫復(fù)制申請(qǐng)表，并經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，復(fù)制的副本必需加蓋公司公章并記錄復(fù)制臺(tái)賬。第六條借閱期限與歸還6.1借閱文獻(xiàn)檔案的期限一般不得超出15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)。6.2到期未歸還的文獻(xiàn)檔案，文獻(xiàn)檔案管理員有權(quán)采取相應(yīng)措施催趕歸還，如仍未歸還，將追究借閱人的責(zé)任。第七條銷毀與保存7.1公司的文獻(xiàn)檔案依照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，到期后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。7.2文獻(xiàn)檔案的銷毀應(yīng)有完整的銷毀記錄，包含銷毀的時(shí)間、數(shù)量和方式等。7.3帶有保密性或涉及公司利益的文獻(xiàn)檔案，在銷毀前需經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)，并依照相應(yīng)的安全措施進(jìn)行銷毀。第八條安全與保密8.1文獻(xiàn)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)文獻(xiàn)檔案的安全管理，保證文獻(xiàn)檔案的完整性和可靠性。8.2文獻(xiàn)檔案中涉及公司機(jī)密的內(nèi)容應(yīng)加密處理，并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行訪問和使用。8.3受聘于公司的文獻(xiàn)檔案管理人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格履行保密責(zé)任。第三章違規(guī)處理第九條違規(guī)行為9.1任何員工不得私自竄改、刪除或銷毀公司的文獻(xiàn)檔案。9.2任何員工不得將公司的文獻(xiàn)檔案外傳或用于其他非工作目的。9.3任何員工不得擅自借用、復(fù)制或拷貝公司的文獻(xiàn)檔案。第十條處理措施10.1對(duì)于違反本制度的員工，將依據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理，包含但不限于批判教育、通報(bào)批判、經(jīng)濟(jì)懲罰、行政處分等。10.2對(duì)于嚴(yán)重違反保密規(guī)定的員工，將依照公司的保密制度進(jìn)行處理，包含但不限于解除勞動(dòng)合同、追究刑事責(zé)任等。第四章附則第十一條本制度自發(fā)布之日起生效。第十二條本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門全部。以上為公司文獻(xiàn)檔案管理制度的認(rèn)真內(nèi)容，各部門負(fù)責(zé)人和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守制度要求，確保公司