電子文件管理研究方法研究英國ACerm項目分析與借鑒

電子文件管理研究方法研究：英國AC[+]erm項目分析與借鑒孫舒陽2012-11-2115:42:46來源：《北京檔案》2011年8期【英文標題】OntheResearchMethodsofElectronicRecordsManagement：

AnalysisandReferenceofUKAC+ermProject

【作者簡介】孫舒陽，數(shù)據(jù)工程與知識工程教育部重點實驗室，中國人民大學信息資源管理學院。北京100872

【內(nèi)容提要】本文在對國內(nèi)電子文件研究方法進行批評分析的基礎(chǔ)上，以英國諾森比亞大學承擔的AC[+]erm國際前沿項目作為典型案例，對其所采用的研究方法進行了深入研究。歸納出了其項目研究的經(jīng)驗，提供中國電子文件管理研究借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理/研究方法/AC[+]erm項目/案例研究

1背景

針對國內(nèi)電子文件及其管理研究中方法不透明或缺失的問題，本文選擇了AC[+]erm項目(全稱Acceleratingpositivechangeinelectronicrecordsmanagement，中文涵義“電子文件管理發(fā)展促進項目”)作為典型案例，旨在總結(jié)其在電子文件管理研究方法方面的經(jīng)驗，供我國開展電子文件管理研究學習和借鑒。

AC[+]erm項目，由英國諾森堡大學計算機工程與信息科學學院JulieMcLeod教授主持，始于2007年1月，結(jié)束于2010年3月。選擇該項目作為典型案例的主要原因在于該項目能夠全面反映電子文件管理前沿研究及研究方法的狀況，項目研究過程透明和規(guī)范，可以通過項目網(wǎng)站檢索到較完整和成套的項目資料。

項目的研究成果主要包含三個部分：文獻資源、網(wǎng)絡(luò)資源和研究工具。文獻資源，包括7種文獻資源：(1)系統(tǒng)文獻調(diào)查研究報告、(2)德爾菲法主題分析報告、(3)現(xiàn)象分析報告、(4)工具介紹報告、(5)討論會報告、(6)終期報告、(7)資源列表。網(wǎng)絡(luò)資源，包括項目網(wǎng)站、項目博客和項目微博客，反映了項目的研究發(fā)現(xiàn)、研究方法、研究工具、研究進展和學術(shù)討論內(nèi)容。研究工具包括蛇與梯子游戲、現(xiàn)象分析、思維導圖、豐富圖、自述文章、文字云、冰箱貼、視頻等八種工具。

2AC[+]erm項目方案設(shè)計及分析

AC[+]erm項目的研究內(nèi)容涉及以下三個方面：第一，人，包括觀念、關(guān)注度、文化、驅(qū)動力和障礙；第二，工作實踐，包括過程、步驟、政策和標準；第三，有效實現(xiàn)文件管理的技術(shù)。這三個方面來源于組織內(nèi)電子文件管理實踐所涉及的主要影響因素，項目圍繞上述三個方面開展深入的分析并得出結(jié)論，具有很強的連貫性。

AC[+]erm項目的研究方法主要包括系統(tǒng)文獻調(diào)查研究法、社會調(diào)查研究法和學術(shù)交流法三種方法。

研究路線按研究方法的采用分為三個部分，如圖1所示。

第一部分：2007年1月-2009年12月：對于電子文件管理領(lǐng)域?qū)W者研究成果的系統(tǒng)文獻調(diào)查研究；

第二部分：2008年1月-2009年10月：使用德爾菲法和討論會進行社會調(diào)查研究；

第三部分：2007年1月-2010年3月：使用網(wǎng)站、博客、微博客和電子郵件等網(wǎng)絡(luò)手段開展成果發(fā)布與交流。

圖1：AC[+]erm項目方案設(shè)計分析框架

在項目研究過程中，三種方法綜合應(yīng)用，較詳細記錄了項目研究的方法體系，提供了可重復(fù)研究的方法借鑒。

3項目研究方法及分析

項目采用的研究方法包括系統(tǒng)文獻調(diào)查研究法、社會調(diào)查研究和發(fā)布與交流法。

第一種研究方法，系統(tǒng)文獻調(diào)查研究法(SLR)。該方法更加客觀和嚴謹，首次應(yīng)用于電子文件管理領(lǐng)域。系統(tǒng)文獻調(diào)查研究法的研究步驟包括：第一步，提出文獻調(diào)查研究的問題。問題應(yīng)該具體并有針對性。第二步，篩選相關(guān)文獻。檢索應(yīng)盡量全面，涵蓋在線數(shù)據(jù)庫、最新期刊等，乃至于灰色文獻。此外，還應(yīng)預(yù)先制定篩選標準(例如：包含的主題、研究和出版物的種類等)。為了減小偏見，篩選應(yīng)該由不同的調(diào)研者單獨進行，然后再將他們的選擇進行比較。第三步，評估文獻質(zhì)量。根據(jù)篩選標準對文獻進行評價。第四步，總結(jié)信息。制定信息摘要表，從文獻中摘錄出能夠回答調(diào)研者問題的信息。第五步，說明結(jié)論。對摘錄的信息進行分析，給出調(diào)研者問題的答案。調(diào)研者根據(jù)文獻研究的結(jié)果，選擇出一些關(guān)鍵議題作為德爾菲法中的初始問題。

第二種研究方法，社會調(diào)查法。該項目采用了德爾菲法和討論會法這兩種方法。

(1)德爾菲法。該方法產(chǎn)生于19世紀50年代，由蘭德公司首創(chuàng)，用于對專家意見進行綜合。德爾菲法調(diào)研的主要環(huán)節(jié)有：

*一個及以上環(huán)節(jié)對系統(tǒng)文獻調(diào)查研究法中總結(jié)的議題進行提煉和討論。

*一個環(huán)節(jié)將影響電子文件發(fā)展的議題根據(jù)重要性或緊迫性進行排列。

*一個及以上環(huán)節(jié)討論在之前的環(huán)節(jié)中提煉出的議題，并提出解決方案。

*一個環(huán)節(jié)根據(jù)某種標準對解決方案進行評價。

使用德爾菲法可以篩選出引起研究人員興趣的議題或者有挑戰(zhàn)性的議題。

(2)討論會法。該方法來源于德爾菲法的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，旨在促進進一步的數(shù)據(jù)收集和學術(shù)交流。討論會能讓更多的參與者進行面對面的交流，對德爾菲法的結(jié)論進行驗證和拓展，促進研究經(jīng)驗的分享；允許電子文件管理的不同利益相關(guān)方及多學科領(lǐng)域的學者共同參與，提供較全面的電子文件管理觀點；讓國內(nèi)外的參與者對研究結(jié)果進行評價，能夠提高研究成果的國際化共識度。

第三種方法，發(fā)布與交流法。在項目進行過程中，項目的成果持續(xù)通過項目網(wǎng)站、項目博客以及微博客twitter進行發(fā)布。項目組希望通過這種持續(xù)的交流展示，強調(diào)電子文件管理研究議題的緊迫性，引起變革，并且鼓勵更大范圍的討論。

項目網(wǎng)站(www.northumbria.ac.uk/acerm)用于公開發(fā)布項目的結(jié)論、方法與工具等成果，并作為研究的永久性資源保存。其中包含了17篇相關(guān)文獻，發(fā)布了項目的最終成果，以及項目進行的階段性成果。

項目博客(/)用于公開共享和收集數(shù)據(jù)。其中包含94篇博文，并且收獲了31條評論與3名追隨者，有來自30多個國家的超過6000名獨立訪問者和超過1600名回訪者。

項目微博客(/Northumbria_RM)共發(fā)表67條微博，有56名粉絲與11個列表。

4項目研究工具概述

該項目采用的研究工具有以下8種。

(1)蛇與梯子游戲

蛇與梯子游戲是一種傳統(tǒng)的兒童桌面游戲。在該項目中，梯子代表組織中電子文件管理的機會，蛇代表陷阱。通過游戲，從業(yè)人員可以對文件管理中所應(yīng)注意的事項得以了解，并培養(yǎng)電子文件管理風險控制意識，此外還可以通過參與者的探索為項目增加新的內(nèi)容。

(2)現(xiàn)象分析

現(xiàn)象分析法是一種研究人員通過自身的想象和經(jīng)驗對于某一話題(現(xiàn)象)提供個人主觀見解的方法。該項目的現(xiàn)象分析基于德爾菲法中獲得的研究結(jié)論。現(xiàn)象分析法可用來檢測和提高文件管理人員的能力。

(3)思維導圖

思維導圖是用來呈現(xiàn)圍繞同一關(guān)鍵詞或者觀點的文字、觀點、任務(wù)或者其他項目的圖表。在該項目中，思維導圖(MindMeister,/)根據(jù)德爾菲法所得出的解決方案繪制。它是一種將信息圖形化的工具，可用于頭腦風暴以及意見和建議的征集。

(4)豐富圖

豐富圖是將細節(jié)用圖展現(xiàn)出來的一種可視化表達方式，是對復(fù)雜或者定義不明問題提供思考方法的工具，常被用作決策工具。

該項目使用豐富圖展示了不同利益相關(guān)方對電子文件風險管理的不同觀點，反映出在組織遭遇風險時，不同的利益相關(guān)方的意見究竟會產(chǎn)生怎樣的差異。

(5)自述文章

該項目中用于作為自述文章的材料來源于德爾菲法。該方法可以用于多種目的來鼓勵討論和意見交換。該項目通過一個英國醫(yī)療的短故事，揭示了隱私、安全和電子文件管理之間關(guān)系問題及復(fù)雜的管理問題。

(6)文字云

文字云是對詞語的視覺化描述，它將文字進行了圖像化表現(xiàn)。在該項目中文字云采用Wordle工具(/)，由德爾菲法提出的關(guān)鍵議題中的詞語所構(gòu)成。文字云常用于出版物、報告和網(wǎng)站等中的結(jié)論展示。

(7)冰箱貼

是一種將詞語和短語作為冰箱貼來展示和記錄用戶對于電子文件管理的觀點的方法。這項工具也用于研究團體對核心概念的定義，列舉或歸類研究對象以及描述研究過程或工作流程。

在該項目中，該方法被用于討論會，調(diào)查并反映參與者對電子文件管理的觀點。

圖2：AC[+]erm項目電子文件管理觀點反映方法(8)視頻

視頻主要使用在線軟件Xtranomal(/)制作動畫短片。該項工具并不適用于專業(yè)人員，其價值在于可以讓非專業(yè)人員對該項目進行簡單的了解。

該項工具可用于對活動、項目和政策等的發(fā)布。也可用在培訓中，對某些材料進行介紹和總結(jié)，還可以用于研究團隊的學習型組織建設(shè)。

5結(jié)論與借鑒

本文通過對AC[+]erm項目電子文件管理研究經(jīng)驗的分析，得到以下借鑒：

第一，應(yīng)加強電子文件管理研究方法的研究，提高研究人員的學術(shù)規(guī)范意識。

研究方法的研究一方面可以對前人的研究方法進行總結(jié)，分享研究經(jīng)驗，為后人開展同類研究提供參考。另一方面，研究方法是否透明，是否可以重復(fù)驗證，是研究成果可信度判斷的基本條件，是研究過程符合國際學術(shù)規(guī)范的基本要求。

第二，應(yīng)鼓勵多種研究方法綜合應(yīng)用，提高研究成果的質(zhì)量。

每一種研究方法都有其優(yōu)勢與局限，使用單一研究方法，研究視角可能狹窄，研究數(shù)據(jù)可能不全，研究邏輯可能不夠嚴密，多種方法的綜合應(yīng)用能夠彌補這種缺陷。不同方法所得的研究結(jié)果可以相互支持，提高研究成果的質(zhì)量。

第三，應(yīng)提倡電子文件管理研究項目的社會參與，促進項目的交流與發(fā)展。

目前國內(nèi)電子文件管理的科研項目多是由研究者獨立完成，較少邀請項目組外人員參與研究，研究的思路有限，能獲得的信息量有限。研究者應(yīng)該提供機會鼓勵本研究領(lǐng)域的相關(guān)人參與到研究討論中，一方面能夠拓寬研究思路，另一方面能夠及時糾正研究進展中出現(xiàn)的錯誤。

第四，應(yīng)關(guān)注研究人員研究能力的提升，拓展研究成果的形式。

目前我國電子文件管理科研項目的研究成果形式多為研究報告、研究論文和著作，多關(guān)注于末端的研究結(jié)果和結(jié)論的介紹，缺少對所采用的研究方案、研究方法和研究工具的介紹。科學研究不應(yīng)該僅關(guān)注研究結(jié)論，還應(yīng)該關(guān)注研究方案、研究方法和研究流程的合理性設(shè)計經(jīng)驗與規(guī)范總結(jié)，關(guān)注研究人員科研能力的培養(yǎng)和研究方法的訓練，提供多種形式的研究成果。

6本文研究的局限與未來建議

本文僅限于AC[+]erm一個案例的研究，局限于可獲取的文獻和資源。此外，上述建議是否適用于我國還需進一步檢驗和驗證。

AC[+]erm項目僅是電子文件管理研究方法研究的一個典型案例。除了倡導開展電子文件管理研究方法的研究外，更重要的是希望喚起研究者對于研究方法研究的重視。希望研究者們在未來的研究中采取更加豐富的研究方法，以更好地分享研究經(jīng)驗，提高研究成果的質(zhì)量。

【參考文獻】

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[3]JulieMcLeod,SueChildsandRachelHardiman(2010)'AC[+]ermFinalReport'[online]http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/final.pdf

[4]'AC[+]ermSystematic