集團(tuán)分公司會(huì)議管理制度

集團(tuán)分公司會(huì)議管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)集團(tuán)分公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和合法性，特制定本制度。

一、會(huì)議宗旨

1.會(huì)議應(yīng)圍繞集團(tuán)分公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營管理、改革創(chuàng)新等重大問題進(jìn)行討論，旨在統(tǒng)一思想、凝聚共識(shí)、解決問題、推動(dòng)工作。

2.會(huì)議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策的科學(xué)性和合法性。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：包括年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，由分公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提議召開。

三、參會(huì)人員

1.分公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。

2.特殊情況下，可邀請(qǐng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、外部專家、合作伙伴等參加。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議的組織工作由分公司綜合管理部門負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需資料、設(shè)備等。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)，需向會(huì)議主持人請(qǐng)假后方可離開。

2.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)提交會(huì)議紀(jì)要。

六、本制度的解釋權(quán)歸集團(tuán)分公司綜合管理部門。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)分公司工作需要，明確會(huì)議討論的主題和目標(biāo)。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)列出會(huì)議討論的主要議題，明確各議題的討論時(shí)間及順序。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前一定時(shí)間向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議資料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議手冊(cè)，并于會(huì)前發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽到，確保會(huì)議出席情況的真實(shí)性。

2.會(huì)議主持人：由分公司領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議按議程進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議主持人按照議程安排，邀請(qǐng)相關(guān)人員就議題進(jìn)行發(fā)言。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員針對(duì)議題展開討論，充分發(fā)表意見，共同探討解決方案。

三、會(huì)議決策

1.匯總意見：會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)討論過程中的意見進(jìn)行記錄，并在會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行匯總。

2.形成決議：根據(jù)討論結(jié)果，由會(huì)議主持人或分公司領(lǐng)導(dǎo)提出決策方案，經(jīng)參會(huì)人員表決通過。

3.決策公示：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)在分公司內(nèi)部進(jìn)行公示，確保員工了解并執(zhí)行。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議組織者整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議議程、發(fā)言記錄、決策結(jié)果等。

2.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)送給參會(huì)人員。

3.跟進(jìn)落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并及時(shí)向分公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

五、會(huì)議評(píng)估

1.參會(huì)人員評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)意見。

2.會(huì)議組織者總結(jié)：會(huì)議組織者應(yīng)總結(jié)會(huì)議籌備、召開過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

六、會(huì)議歸檔

1.會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議記錄歸檔：將會(huì)議錄音、錄像等記錄資料進(jìn)行歸檔，確保信息安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批，確認(rèn)無誤后發(fā)布給所有參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.明確任務(wù)分工：對(duì)于會(huì)議決議中的各項(xiàng)任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.細(xì)化執(zhí)行步驟：對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)，制定詳細(xì)的執(zhí)行步驟和檢查標(biāo)準(zhǔn)，確保執(zhí)行效果。

3.確保信息暢通：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包含相關(guān)責(zé)任人和執(zhí)行部門的聯(lián)系方式，以便于溝通協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤

1.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.跟蹤記錄：會(huì)議組織者應(yīng)記錄跟蹤過程中的關(guān)鍵信息，包括任務(wù)進(jìn)度、遇到的問題和解決方案等。

3.跟蹤反饋：責(zé)任人和執(zhí)行部門應(yīng)定期向會(huì)議組織者反饋任務(wù)執(zhí)行情況，確保信息的及時(shí)更新。

四、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)

1.執(zhí)行監(jiān)督：分公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保任務(wù)按時(shí)按質(zhì)完成。

2.問責(zé)機(jī)制：對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的任務(wù)，應(yīng)啟動(dòng)問責(zé)機(jī)制，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.改進(jìn)措施：對(duì)于執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并及時(shí)調(diào)整會(huì)議決議。

五、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與總結(jié)

1.定期評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析執(zhí)行效果和存在的問題。

2.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：通過總結(jié)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程，提高決策執(zhí)行力。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評(píng)估結(jié)果和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行修訂和完善，以促進(jìn)分公司管理水平的提升。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱和審計(jì)。

2.查閱權(quán)限：合理設(shè)置會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息安全。

3.及時(shí)更新：對(duì)于會(huì)議紀(jì)要中涉及的重要信息變更，應(yīng)及時(shí)更新，確保記錄的準(zhǔn)確性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：分公司員工需通過指定的預(yù)訂系統(tǒng)或向綜合管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.時(shí)間安排：會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，確保會(huì)議時(shí)間不沖突。

3.資源合理分配：綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行合理分配，優(yōu)先保障重要會(huì)議。

二、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.設(shè)施配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.設(shè)施維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.環(huán)境衛(wèi)生：保持會(huì)議室的清潔衛(wèi)生，為參會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.準(zhǔn)時(shí)使用：預(yù)訂者應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需提前或延時(shí)，需向綜合管理部門申請(qǐng)。

2.嚴(yán)禁私用：會(huì)議室不得用于私人用途，確保公共資源的合理利用。

3.安全管理：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

四、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.技術(shù)支持：會(huì)議組織者可向綜合管理部門申請(qǐng)技術(shù)支持，確保會(huì)議設(shè)備的正常使用。

2.會(huì)務(wù)服務(wù)：提供必要的會(huì)務(wù)服務(wù)，如茶水、文具等，為會(huì)議的順利進(jìn)行提供保障。

3.突發(fā)事件處理：會(huì)議期間如遇突發(fā)事件，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助處理。

五、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：制定會(huì)議室使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)會(huì)議室規(guī)模、使用時(shí)間等因素進(jìn)行收費(fèi)。

2.費(fèi)用報(bào)銷：會(huì)議組織者按照公司規(guī)定，對(duì)會(huì)議室使用費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。

3.資源共享：鼓勵(lì)分公司內(nèi)部部門之間共享會(huì)議室資源，降低會(huì)議成本。

六、會(huì)議室管理評(píng)估與改進(jìn)

1.定期評(píng)估：綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理情況進(jìn)行評(píng)估，了解使用滿意度。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議室管理流程。

3.持續(xù)優(yōu)化：不斷總結(jié)