外部人員及訪客管理制度

外部人員及訪客管理制度1.背景為了維護企業(yè)的安全和保密性，規(guī)范外部人員及訪客的進入和管理，保護企業(yè)的利益和資產(chǎn)，特訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、子公司和辦事處。3.定義外部人員：指非企業(yè)員工的個人或組織，包含但不限于供應(yīng)商、合作伙伴、顧問等。訪客：指未經(jīng)企業(yè)正式邀請，由企業(yè)員工引導(dǎo)進入企業(yè)內(nèi)部的個人。4.外部人員準(zhǔn)入管理4.1外部人員訪問需提前申請外部人員必需提前向企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)部門申請訪問權(quán)限，具體包含進入理由、時間、地方、連續(xù)時間等信息。申請表格應(yīng)完整填寫，如實描述訪問的目的和所需權(quán)限。4.2權(quán)限審批程序申請表格需由外部人員的直接上級逐級審批，并征得被訪問部門的同意。涉及對機密信息或緊要設(shè)施的訪問，還需要相關(guān)部門或安全主管供應(yīng)最終審批。4.3登記管理外部人員訪問時，必需在接待處登記，并領(lǐng)取訪問證件，如訪客證或身份證。登記時應(yīng)核實外部人員的身份，記錄個人信息、訪問事由、進入的時間和地方等。5.訪客準(zhǔn)入管理5.1訪客邀請企業(yè)員工在邀請訪客進入企業(yè)內(nèi)部前，應(yīng)填寫訪客邀請表格，并提交給上級主管進行審批。訪客邀請表格應(yīng)包含訪客姓名、探望目的、探望時間、探望部門等信息，并注明訪客的陪伴人員。5.2接待和陪伴企業(yè)員工在訪客到達(dá)時應(yīng)親自接待，并進行必需的介紹和引導(dǎo)。訪客必需有固定的陪伴人員，陪伴人員應(yīng)負(fù)責(zé)引領(lǐng)訪客，并在訪問期間對其進行監(jiān)管和照料。5.3訪客登記和證件管理訪客必需在接待處登記，并領(lǐng)取訪客證件。登記時應(yīng)核實訪客的身份，記錄個人信息、探望事由、進入的時間和地方等。企業(yè)員工在訪客離開時必需收回訪客證件，并在記錄中標(biāo)注離開時間。6.外部人員和訪客安全管理6.1信息保密要求外部人員和訪客在接觸企業(yè)機密信息或緊要資產(chǎn)時，必需簽訂保密協(xié)議，并遵守企業(yè)的保密政策。企業(yè)員工有義務(wù)對外部人員和訪客在保密協(xié)議方面的違規(guī)行為進行監(jiān)督和報告。6.2安全意識培訓(xùn)外部人員和訪客在進入企業(yè)前，應(yīng)接受企業(yè)供應(yīng)的安全培訓(xùn)，包含但不限于訪問規(guī)定、保密要求、不安全防備等內(nèi)容。進行培訓(xùn)的記錄應(yīng)保管，并由培訓(xùn)負(fù)責(zé)人核實簽字。6.3安全監(jiān)控和巡查企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的安全監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控外部人員和訪客的行動。安全巡查人員定期巡查各區(qū)域，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)立刻報告相關(guān)部門。6.4臨時訪客管理對于非計劃訪客，企業(yè)員工有權(quán)拒絕其入內(nèi)，并引導(dǎo)其至訪客接待區(qū)進行登記和審批程序。情況緊急時，員工可以短時間允許臨時訪客進入，但必需立刻報告上級主管并進行后續(xù)審批程序。7.外部人員和訪客離開處理7.1外部人員離職及撤銷權(quán)限外部人員的訪問權(quán)限應(yīng)與其工作相關(guān)，一旦外部人員與企業(yè)的合作或交往結(jié)束，必需立刻撤銷其訪問權(quán)限。7.2訪客離開處理訪客的離開必需在登記記錄中標(biāo)注離開時間，并及時收回訪客證件。假如訪客未能定時離開，相關(guān)部門應(yīng)立刻采取措施催趕其離開。8.異常情況處理8.1外部人員或訪客有違規(guī)行為一旦發(fā)現(xiàn)外部人員或訪客有嚴(yán)重違規(guī)行為，企業(yè)員工應(yīng)立刻報告上級主管和相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)快速采取必需的措施，包含但不限于制止違規(guī)行為、撤銷訪問權(quán)限、報警等。8.2外部人員或訪客事故發(fā)生在外部人員或訪客導(dǎo)致的事故發(fā)生時，企業(yè)員工應(yīng)立刻采取緊急措施，確保現(xiàn)場安全，并報告上級主管和安全負(fù)責(zé)人。事故后應(yīng)及時進行事故調(diào)查和分析，采取相應(yīng)措施防止仿佛事故再次發(fā)生。9.監(jiān)督與違規(guī)處理9.1監(jiān)督責(zé)任各部門負(fù)責(zé)自身外部人員和訪客的管理監(jiān)督，并配備相應(yīng)的管理人員。監(jiān)督人員應(yīng)定期對外部人員和訪客的管理進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時矯正和整改。9.2違規(guī)處理對于外部人員或訪客的違規(guī)行為，應(yīng)依據(jù)輕重程度，進行相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含口頭警告、書面警告、禁止再次進入等。違規(guī)處理的決議應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)程序，并將處理結(jié)果通知相關(guān)部門和外部人員或訪客。10.附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，并可在必需時進行修改和增補。本制度經(jīng)批