企業(yè)物資采供合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制

企業(yè)物資采供合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制

摘要：物資采購是企業(yè)降低運(yùn)營成本、提升核心競爭力的重要環(huán)節(jié)，幾乎所有的企業(yè)都需要簽訂物資采購合同。物資采購合同管理工作貫穿于合同產(chǎn)生到終止的全部過程，產(chǎn)品質(zhì)量的好壞，供應(yīng)商的生產(chǎn)能力是否達(dá)標(biāo)，產(chǎn)品使用過程中是否出現(xiàn)問題及如何解決等都是在合同管理的過程中需要一一把關(guān)的。鑒于此，本文主要分析企業(yè)物資采供合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制。關(guān)鍵詞：企業(yè)物資；采供合同；法律風(fēng)險(xiǎn)1、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理特征物資采購是企業(yè)降低運(yùn)營成本、提升核心競爭力的重要環(huán)節(jié)，幾乎所有的企業(yè)都需要簽訂物資采購合同。物資采購合同管理工作貫穿于合同產(chǎn)生到終止的全部過程，產(chǎn)品質(zhì)量的好壞，供應(yīng)商的生產(chǎn)能力是否達(dá)標(biāo)，產(chǎn)品使用過程中是否出現(xiàn)問題及如何解決等都是在合同管理的過程中需要一一把關(guān)的。企業(yè)在簽訂、履行合同過程中如果不重視合同法律風(fēng)險(xiǎn)的管理，往往會(huì)由此引發(fā)諸多的合同糾紛，蒙受重大經(jīng)濟(jì)損失。物資采購合同存在的主要風(fēng)險(xiǎn)有合同文本風(fēng)險(xiǎn)、合同審批與簽訂風(fēng)險(xiǎn)、合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)等。其法律風(fēng)險(xiǎn)管理既有一般合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的共性，也有其自身的特殊性，對(duì)于物資采購效能的提升至關(guān)重要。合同法律風(fēng)險(xiǎn)的管理作為防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的第一道防線，嚴(yán)格規(guī)范著物資采購的各項(xiàng)流程，為企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)提供了有力的保障。2、企業(yè)物資采供合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的控制分析2.1、合同準(zhǔn)備階段的法律風(fēng)險(xiǎn)管控物資采購活動(dòng)中，供應(yīng)商選擇是采購工作成敗的關(guān)鍵，正確地選擇供應(yīng)商，既能大大降低發(fā)生法律風(fēng)險(xiǎn)的概率，也能在出現(xiàn)糾紛時(shí)大大提高妥善解決爭議的可能性。謹(jǐn)慎選擇供應(yīng)商是采購物資質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等要素的重要保證。（1）供應(yīng)商主體的資格審查1)供應(yīng)商資質(zhì)審核。供應(yīng)商是企業(yè)法人的，其主體資格以工商行政管理部門登記的為準(zhǔn)。無登記、吊銷營業(yè)執(zhí)照、已注銷工商登記的企業(yè)，不應(yīng)選擇其作為供應(yīng)商。應(yīng)仔細(xì)審查供應(yīng)商的經(jīng)營證照，及時(shí)關(guān)注和跟蹤其設(shè)立、變更、年檢等工商注冊信息，確保供應(yīng)商主體資格合法。2)供應(yīng)商經(jīng)營范圍和資質(zhì)證書。供應(yīng)商的經(jīng)營范圍以營業(yè)執(zhí)照登記的范圍為準(zhǔn)，不得超出經(jīng)營范圍進(jìn)行采購。銷售特許或限制性經(jīng)營物資的，供應(yīng)商應(yīng)取得相關(guān)行政許可。同時(shí)需注意核實(shí)相關(guān)許可的真實(shí)性、證照名稱與供應(yīng)商名稱是否一致、證照是否在有效期內(nèi)等。（2）供應(yīng)商履約能力1)供應(yīng)商資信審查。注冊資金雄厚、生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)是可靠的物資采購對(duì)象，選擇其作為供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)較小，否則可能面臨供應(yīng)商不能履約、引發(fā)爭議的法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審查，大宗、長周期的物資采購還應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格實(shí)地考察，選擇可靠的供應(yīng)商。2)供應(yīng)商信譽(yù)審查。供應(yīng)商有欺詐、不當(dāng)履行、遲延履行等商業(yè)信譽(yù)不好和經(jīng)營狀況差、市場競爭力弱等市場口碑情況不佳的，再次違約的法律風(fēng)險(xiǎn)較大。應(yīng)認(rèn)真調(diào)查供應(yīng)商商業(yè)信譽(yù)。3)供應(yīng)商履約能力。一些供應(yīng)商因接單量大而使實(shí)際生產(chǎn)、排產(chǎn)能力降低，存在不能交貨或者不能按期、按質(zhì)、按量交貨易引發(fā)爭議的法律風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)在交易前對(duì)供應(yīng)商的履約能力進(jìn)行全面調(diào)查了解，并持續(xù)關(guān)注。必要時(shí)，要做好現(xiàn)場考察。2.2、合同審核的法律風(fēng)險(xiǎn)防控合同內(nèi)容豐富多樣，合同條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對(duì)任何一個(gè)合同的審核，都應(yīng)做到有的放矢，對(duì)主要內(nèi)容和條款做重點(diǎn)審核。物資采購合同的審核內(nèi)容主要包括以下幾方面：（1）對(duì)合同當(dāng)事人主體資格的審核這是首要確認(rèn)的問題，也是防止合同風(fēng)險(xiǎn)的有力措施。因?yàn)楹贤?dāng)事人的資質(zhì)和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效，是否能真正履行。所以，首先應(yīng)要求對(duì)方出示營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及組織代碼，還要對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查，對(duì)方必須擁有相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)證明。（2）對(duì)合同標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量條款的審核審查標(biāo)的條款時(shí)，不僅需要貨物名稱，還須加上商標(biāo)、型號(hào)、規(guī)格、品種、廠家等。數(shù)量條款中不要使用“包、箱、袋”等國家沒有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量單位。根據(jù)標(biāo)的特點(diǎn)，有些還需要注明標(biāo)的正負(fù)誤差等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款中，采用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，要寫明標(biāo)準(zhǔn)名稱、代號(hào)或者編號(hào)。（3）合同標(biāo)的物交貨方式條款的審核我國《合同法》對(duì)于買賣合同的動(dòng)產(chǎn)標(biāo)的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔(dān)，交付之后由買受人承擔(dān)。如果采用送貨的交貨方式，那么物資在途中的風(fēng)險(xiǎn)由出賣人承擔(dān)；如果采用自提方式，那么貨物回途的風(fēng)險(xiǎn)由買受人承擔(dān)。所以交貨方式條款中，作為產(chǎn)品買受方來說，盡量約定由對(duì)方送貨。（4）價(jià)款的支付審核對(duì)價(jià)款支付方式的有效約定會(huì)直接關(guān)系到合同是否順利履行。對(duì)于產(chǎn)品買受方來說，應(yīng)要求價(jià)款的支付與產(chǎn)品的供應(yīng)時(shí)間相應(yīng)，盡可能避免出現(xiàn)“預(yù)付款”之類的條款。（5）違約責(zé)任的審核合同對(duì)違約條款的約定越簡單，就越難追究違約方的責(zé)任。例如，關(guān)于違約責(zé)任，合同約定：若一方違約，則另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責(zé)任。這樣的約定，對(duì)于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。違約方承擔(dān)違約責(zé)任，這是法定義務(wù)，無須當(dāng)事人在合同中約定。如果守約方想對(duì)違約方索賠，首先要證明自己受到了經(jīng)濟(jì)損失；其次還應(yīng)證明自己的經(jīng)濟(jì)損失是由于對(duì)方的違約而導(dǎo)致的；再次還應(yīng)計(jì)算出自己受到經(jīng)濟(jì)損害的具體數(shù)額，并且用貨幣價(jià)值來反映。這些無疑大大增加了索賠的難度，對(duì)守約方不利。要解決該問題，最有效的辦法就是雙方在合同中約定違約金或者違約金的計(jì)算方法，比如規(guī)定合同總金額的3%為合同違約金。2.3、合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)管控（1）違約風(fēng)險(xiǎn)的有效控制企業(yè)物資采購合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)特征重點(diǎn)表現(xiàn)為合同對(duì)方的違約風(fēng)險(xiǎn)。有效控制違約風(fēng)險(xiǎn)的主要方法是對(duì)對(duì)方的履約能力進(jìn)行必要的評(píng)估，并做好履行過程的跟蹤監(jiān)督。物資采購部門要根據(jù)合同對(duì)方的經(jīng)營現(xiàn)狀、以往合作情況以及用戶單位評(píng)價(jià)等因素對(duì)其履約能力及信用程度進(jìn)行判斷，必要時(shí)可以安排專人負(fù)責(zé)物資采購合同的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)物資采購合同的履行情況定期進(jìn)行分析，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行中的異常問題。重大采購合同實(shí)行履行報(bào)告制度，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，采取相應(yīng)措施將損失降到最低。在物資采購合同履行的過程中要特別密切關(guān)注合同標(biāo)的物的交付時(shí)間，敦促出賣方按時(shí)交付標(biāo)的物。（2）合同變更的正確處理物資采購合同在實(shí)際履行過程中由于各種影響合同履行情況的發(fā)生，如因天氣原因影響運(yùn)輸導(dǎo)致貨物交付時(shí)間推遲，原材料價(jià)格突然大幅度提高造成貨物價(jià)格變化等情況，很難做到完全遵照合同的約定履行，一方當(dāng)事人總是會(huì)在情況發(fā)生后與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更合同部分條款。物資采購合同內(nèi)容的變更主要集中在如下幾個(gè)方面：①標(biāo)的物數(shù)量的增減；②標(biāo)的物品質(zhì)的改變；③價(jià)款的增減；④履行期限、地點(diǎn)的改變；⑤結(jié)算方式的改變；⑥違約金的變更等。上述內(nèi)容的變更應(yīng)當(dāng)具體明確，最好都采用書面形式簽訂補(bǔ)充協(xié)議，以防止出現(xiàn)合同爭議，并通過對(duì)原合同的修改保障合同更好地履行以實(shí)現(xiàn)合同目的。2.4、合同履行完畢后的風(fēng)險(xiǎn)管控（1）建立健全物資采購合同檔案。物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件，合同談判記錄、過程控制記錄、監(jiān)造報(bào)告、交往信函，變更、解除合同的協(xié)議，發(fā)生問題的處理情況及結(jié)果等資料。（2）重視物資采購合同附件管理。大多數(shù)企業(yè)一般都會(huì)將合同的基本附件模塊也集成到合同系統(tǒng)上，比如《廉潔從業(yè)責(zé)任書》、《技術(shù)附件》、《保密協(xié)議》和《安全生產(chǎn)管理協(xié)議》等。但是在實(shí)際工作中，企業(yè)對(duì)物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對(duì)合同附件的簽訂作詳細(xì)的要求和考核?？傊镔Y采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的重要源頭之一，必須增強(qiáng)合同法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立完善的物資采購法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系，認(rèn)真審查供貨商的資質(zhì)，簽訂內(nèi)容明確、合法有效的