社工站會議管理制度及流程

社工站會議管理制度及流程第一章總則

一、目的

為確保社工站各項工作高效、有序開展，提高決策的科學(xué)性、民主性，加強內(nèi)部溝通與協(xié)作，制定本會議管理制度。本辦法旨在明確會議的組織、流程、紀(jì)要跟蹤落實及會議室管理規(guī)定，以提高會議質(zhì)量，促進(jìn)社工站發(fā)展。

二、適用范圍

1.本制度適用于社工站召開的各類工作會議，包括但不限于站長辦公會、項目協(xié)調(diào)會、團(tuán)隊例會等。

2.本制度適用于社工站全體工作人員及參與會議的相關(guān)人員。

三、基本原則

1.實事求是原則：會議討論問題應(yīng)遵循客觀、公正、真實、準(zhǔn)確的原則，避免虛假、誤導(dǎo)性信息傳播。

2.高效原則：會議應(yīng)注重效率，議題明確，會前充分準(zhǔn)備，會中嚴(yán)格控制時間，會后及時落實。

3.民主原則：會議充分聽取各方意見，鼓勵暢所欲言，尊重不同觀點，達(dá)成共識。

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

四、會議分類

1.站長辦公會：由站長主持，站內(nèi)各部門負(fù)責(zé)人參加，研究決策重大事項，部署工作。

2.項目協(xié)調(diào)會：由項目負(fù)責(zé)人主持，項目相關(guān)人員參加，協(xié)調(diào)項目進(jìn)度，解決項目中出現(xiàn)的問題。

3.團(tuán)隊例會：由團(tuán)隊負(fù)責(zé)人主持，團(tuán)隊成員參加，總結(jié)工作，布置任務(wù)，交流經(jīng)驗。

4.專題會議：針對特定問題或工作，組織相關(guān)人員參加，研究解決方案。

5.其他會議：根據(jù)工作需要，臨時組織的各類會議。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負(fù)責(zé)，會議主持人應(yīng)確保會議的順利進(jìn)行。

2.會議主持人負(fù)責(zé)制定會議議程，通知參會人員，并確保會議資料提前發(fā)放。

3.參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

4.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，保持會場秩序。

六、本辦法自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。社工站全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、目標(biāo)、議程和參會人員。

2.會議籌備人員負(fù)責(zé)收集會議資料，準(zhǔn)備會議所需文件、報告等。

3.會議主持人應(yīng)在會議召開前至少3天，將會議議程、相關(guān)資料和會議通知發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠時間準(zhǔn)備。

4.會議通知應(yīng)包括會議時間、地點、議題、參會人員、主持人等信息。

二、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、目標(biāo)和議程。

2.各部門或個人按照議程順序，匯報工作、提出問題或方案。

3.參會人員針對議題展開討論，提出意見和建議。

4.會議主持人引導(dǎo)討論，確保會議有序進(jìn)行，避免跑題。

三、會議決策

1.會議主持人對討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，形成決策。

2.對重大事項或爭議性問題，可采用投票或舉手方式進(jìn)行表決，表決結(jié)果需記錄在會議紀(jì)要中。

3.會議決策應(yīng)充分尊重多數(shù)人意見，同時考慮少數(shù)人合理訴求。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和要求。

2.參會人員對會議效果進(jìn)行評價，提出改進(jìn)意見和建議。

3.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員參與。

五、會議紀(jì)要

1.會議結(jié)束后，會議紀(jì)要負(fù)責(zé)人應(yīng)及時整理會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，由參會人員確認(rèn)無誤后簽字。

4.會議紀(jì)要應(yīng)作為工作依據(jù)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)跟蹤落實。

六、會議流程的優(yōu)化與調(diào)整

1.定期對會議流程進(jìn)行評估，根據(jù)實際效果和參會人員反饋，對會議流程進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。

2.注重提高會議效率，減少無效和重復(fù)議題討論。

3.鼓勵采用現(xiàn)代化手段，如視頻會議、線上協(xié)作等，提高會議效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的確認(rèn)與發(fā)布

1.會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由會議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后2個工作日內(nèi)，對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時提出并說明理由。

二、責(zé)任分配與任務(wù)落實

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門或個人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并按計劃推進(jìn)工作。

3.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤任務(wù)的執(zhí)行情況，確保決策得到有效落實。

三、進(jìn)度反饋與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人或指定跟蹤人報告任務(wù)進(jìn)展情況。

2.對于執(zhí)行中遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時反饋，以便及時協(xié)調(diào)資源，解決問題。

3.會議主持人應(yīng)定期組織協(xié)調(diào)會議，對跨部門或重大的任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。

四、檢查與評估

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交工作總結(jié)報告，包括完成情況、遇到的問題和解決措施等。

2.會議主持人或指定評估小組對任務(wù)完成情況進(jìn)行檢查和評估，確保工作質(zhì)量符合要求。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為相關(guān)人員工作績效的評價依據(jù)之一。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要確認(rèn)無誤后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行，確保資料管理的規(guī)范性和便捷性。

3.對于涉及重大決策和重要信息的會議紀(jì)要，應(yīng)采取適當(dāng)措施，確保信息安全。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。

2.鼓勵參會人員提出改進(jìn)意見和建議，優(yōu)化會議紀(jì)要的整理、發(fā)布和跟蹤流程。

3.通過不斷改進(jìn)，提高會議決策的執(zhí)行力和工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向行政部門或指定人員進(jìn)行申請。

2.預(yù)訂會議室時，需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便行政部門合理安排會議室資源。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并保持設(shè)備完好。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時維修或更換。

3.會議室應(yīng)保持環(huán)境整潔，提供充足的座位，確保參會人員舒適參會。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持安靜，不得喧嘩。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意搬動或損壞。

3.會議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)負(fù)責(zé)組織清理會議室，確保場地整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如消防設(shè)施、安全出口等，確保參會人員安全。

2.會議室內(nèi)涉及機密內(nèi)容的討論，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

五、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)實際使用情況合理分?jǐn)?，由行政部門制定具體收費標(biāo)準(zhǔn)。

2.預(yù)訂人需在會議結(jié)束后按照規(guī)定支付會議室使用費用。

3.特殊情況下的會議室使用，可根據(jù)實際情況給予優(yōu)惠政策。

六、會議室管理優(yōu)化

1.定期收集會議室使用反饋，針對問題進(jìn)行改進(jìn)，提高會議室管理水平。

2.推廣現(xiàn)代化會議室管理手段，如在線預(yù)約、智能會議室等，提高會議室使用效率。

3.鼓勵各部門合理利用會議室資源，減少閑置和浪費現(xiàn)象。

第五章附則

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