建筑公司會議室管理制度

建筑公司會議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

為確保建筑公司會議的效率與效果，規(guī)范會議流程，保障會議資源的合理使用，特制定本會議室管理制度。本制度遵循高效、務實、節(jié)約、環(huán)保的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的組織與管理，包括但不限于董事會議、管理層會議、項目協(xié)調(diào)會、部門例會等。

第三條會議分類

會議按性質(zhì)和內(nèi)容分為以下幾類：

1.決策性會議：針對公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、重要項目審議等議題的會議。

2.協(xié)調(diào)性會議：旨在解決跨部門協(xié)作問題，提升工作效率的會議。

3.報告性會議：各部門負責人匯報工作進展、成果和問題的會議。

4.培訓性會議：針對員工技能提升、知識更新等目的的會議。

第四條會議組織者職責

會議組織者負責：

1.明確會議目的、議題、議程、參會人員及預期成果。

2.確定會議時間、地點，提前通知參會人員。

3.確保會議所需資料、設備、場地等準備充分。

4.負責會議紀要的記錄和分發(fā)。

第五條參會人員要求

參會人員應：

1.準時參加會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.會議期間保持手機靜音或振動，減少干擾。

3.積極參與討論，提出建設性意見和建議。

4.保守會議內(nèi)容，不得擅自泄露。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要，由董事會或總經(jīng)理辦公會適時進行修訂，修訂后的制度經(jīng)審批通過后予以公布實施。

第七條解釋權

本制度的最終解釋權歸建筑公司所有。如有疑問，請向董事會或總經(jīng)理辦公會咨詢。

第二章會議流程

第八條會議籌備

1.會議組織者根據(jù)會議目的和議題，制定會議議程，明確會議開始和結(jié)束時間。

2.確定參會人員名單，通知參會人員，并確保收到會議通知。

3.根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前預定合適的會議室，并檢查會議室內(nèi)的設備設施是否齊全、功能正常。

4.準備會議所需資料，包括但不限于會議議程、相關文件、報告等，并在會前分發(fā)給參會人員。

第九條會議召開

1.會議組織者應在會議開始前5分鐘到場，檢查會議設備、資料準備情況，確保會議順利召開。

2.會議主持人按照議程主持會議，引導討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題。

3.會議期間，會議記錄者應詳細記錄會議討論內(nèi)容、結(jié)論以及待辦事項。

第十條會議討論與決策

1.參會人員圍繞會議議題進行充分討論，發(fā)表意見和看法。

2.會議主持人根據(jù)討論情況，引導參會人員形成共識，作出決策。

3.對于重大決策事項，應按照公司決策程序進行審議和表決。

第十一條會議總結(jié)

1.會議主持人或組織者在會議接近尾聲時，對會議討論的重點內(nèi)容進行總結(jié)。

2.明確會議成果、待辦事項、責任人及完成時限。

3.鼓勵參會人員就會議總結(jié)提出意見和建議。

第十二條會議紀要

1.會議結(jié)束后，會議記錄者應在48小時內(nèi)完成會議紀要的整理，并發(fā)送給會議組織者審核。

2.會議紀要應包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、待辦事項等。

3.會議組織者審核無誤后，將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關領導。

第十三條會議反饋

1.參會人員應認真閱讀會議紀要，如有異議，應在收到會議紀要后的2個工作日內(nèi)向會議組織者提出。

2.會議組織者根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整和完善會議紀要。

3.會議紀要確認無誤后，進入跟蹤落實階段。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十四條跟蹤落實責任人

1.會議紀要中明確的待辦事項應指定具體責任人，確保每一項任務都有人負責。

2.責任人應清晰了解自己的任務內(nèi)容、完成標準和時限。

3.會議組織者應定期檢查待辦事項的進展，并提供必要的支持和資源。

第十五條任務執(zhí)行

1.責任人應根據(jù)會議紀要中的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并按計劃推進任務。

2.在任務執(zhí)行過程中，責任人應保持與其他參會人員的溝通，確保信息共享和協(xié)作。

3.如遇問題或困難，責任人應及時向會議組織者或相關領導報告，尋求解決方案。

第十六條進展匯報

1.責任人應在每個工作周期結(jié)束時，向會議組織者匯報待辦事項的進展情況。

2.會議組織者應記錄匯報內(nèi)容，并在必要時調(diào)整后續(xù)會議議程，以確保待辦事項的持續(xù)跟蹤。

第十七條監(jiān)督與評估

1.會議組織者應建立監(jiān)督機制，對會議紀要中待辦事項的執(zhí)行情況進行定期評估。

2.評估結(jié)果應反饋給相關領導和責任人，作為工作績效的一部分。

3.對于未按期完成的任務，應分析原因，制定改進措施，并監(jiān)督實施。

第十八條閉環(huán)管理

1.待辦事項完成后，責任人應提交相應的成果物或報告，會議組織者負責驗收。

2.會議組織者應及時更新會議紀要，標注已完成事項，并總結(jié)經(jīng)驗教訓。

3.對于長期或連續(xù)性的任務，應建立閉環(huán)管理機制，確保任務持續(xù)得到關注和推進。

第十九條信息共享與公示

1.會議紀要的跟蹤落實情況應在公司內(nèi)部進行適當?shù)男畔⒐蚕?，以提高透明度和團隊協(xié)作。

2.對于重要決策和任務的落實情況，可在公司公告欄或內(nèi)部通訊平臺進行公示，接受全體員工的監(jiān)督。

第二十條持續(xù)改進

1.會議組織者應定期收集反饋，評估會議紀要的跟蹤落實效果，查找存在的問題和不足。

2.根據(jù)反饋和評估結(jié)果，不斷完善會議管理制度，優(yōu)化會議流程和跟蹤落實機制。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前通過公司規(guī)定的預訂平臺或方式提交申請。

2.預訂時需明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等，以確保會議室配置符合會議需求。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，對于沖突的預訂，由行政管理部門協(xié)調(diào)解決。

第二十二條會議室使用

1.會議室使用應嚴格按照預訂時間進行，會議組織者應確保會議開始和結(jié)束時間準時。

2.使用會議室期間，應愛護室內(nèi)設施，遵守會議室使用規(guī)定，不得擅自改變室內(nèi)布局或損壞設備。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應負責檢查會議室，確保關閉所有設備，關閉門窗，并清理垃圾。

第二十三條會議室設備管理

1.會議室內(nèi)的設備應由專人負責維護和管理，確保設備處于良好狀態(tài)。

2.會議組織者在使用設備前應進行功能檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知行政部門處理。

3.對于專用設備，應定期進行專業(yè)維護，保證設備性能和會議效率。

第二十四條會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應保持整潔，定期進行清潔和消毒。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食或進行其他可能污染環(huán)境的活動。

3.行政部門應定期檢查會議室衛(wèi)生狀況，確保符合衛(wèi)生標準。

第二十五條會議室安全

1.會議室應配置必要的安全設施，如消防器材、應急疏散指示等。

2.會議組織者應了解會議室的安全疏散路線，并在會議開始時告知參會人員。

3.如遇緊急情況，應立即啟動應急預案，確保人員安全。

第二十六條違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或團隊，行政部門有權進行提醒、警告或限制其會議室預訂權限。

2.如造成設備損壞或財產(chǎn)損失，責任人應按公司規(guī)定承擔相應責任。

3.行政部門應定期對會議室管理規(guī)定進行宣傳和培訓，提高員工遵守規(guī)定的意識。

第五章附則

第二十七條制度生效

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二十八條特殊說明