知識管理視野下的建筑工程項目檔案管理研究

摘要：建筑工程項目檔案包含了從項目立項、項目施工到竣工驗收等一系列的知識信息，如何開發(fā)與保存建筑工程項目檔案的知識，如何實現(xiàn)知識共享與深度利用是當前亟待解決的重要問題。在知識管理視野下，建筑工程項目檔案管理應(yīng)對所包含的知識實行歸類整理，了解檔案使用方的需求，建立一個可供多方使用的知識庫，從而使建筑工程項目檔案發(fā)揮更大的作用。關(guān)鍵詞：建筑工程項目檔案；知識管理；檔案管理中圖分類號：G270文獻標識碼：A在知識創(chuàng)新驅(qū)動的時代，知識已經(jīng)成為發(fā)展的第一要素，知識的價值也越來越受到認可。隨著我國城市化進程的加快，檔案作為信息的載體，其知識服務(wù)的功能性日益凸顯，各級各類利用者也對建筑工程項目檔案信息的需求呈現(xiàn)多元化發(fā)展。建筑工程項目檔案是在建筑工程規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的技術(shù)文件資料，是關(guān)系城市建設(shè)與發(fā)展的重要知識來源。因此，如何在開發(fā)建筑工程項目檔案中的有用知識，為各類利用者提供知識服務(wù)功能是當前的重要問題。一、知識管理與建筑工程項目檔案1.知識管理的內(nèi)涵理解知識管理的思想源自知識在日常生活中的重要地位和作用，它是一種以人為中心的活動，使用相關(guān)技術(shù)來管理和規(guī)劃知識，是對知識的創(chuàng)造和應(yīng)用的全部過程。這里的知識不僅包括能夠以文字與數(shù)字來表達的顯性知識，還包括非正式的個人技藝、認知層面的理想、信念等隱性知識。對知識的管理過程包括知識的鑒別、獲取、分解、存儲、傳輸、共享、再創(chuàng)造以及知識的資本化和產(chǎn)品化等。對于建筑工程項目檔案來說，作為信息的載體，檔案記載了從項目的開發(fā)、策劃，實施、竣工、驗收等一系列的信息資源，這些信息資源都是可利用的知識。所以，對建筑工程項目檔案實行有效的知識管理具有重要的價值與意義。2.建筑工程項目檔案中包含的文件知識具體來說，在建筑工程項目檔案中的知識主要有以下幾種：第一，戰(zhàn)略規(guī)劃知識。包含在項目可行性研究報告、項目概況書等文件中；第二，進度控制知識。包含在監(jiān)理月報、施工日志、施工進度計劃申請表等文件中；第三，成本控制知識。包含在投標通知單、各類合同、工程變更通知單等文件中；第四，質(zhì)量控制知識。包含在圖紙、材料設(shè)備檢驗表、設(shè)備安裝記錄、現(xiàn)場試驗匯總表等文件中；第五，資源類知識。包括在材料設(shè)備檢驗清單、隱蔽工程驗收記錄等文件中；第六，其他合同類、采購類、風險類知識，包含在割裂合同、進場試驗匯總表、檢測報告、工程變更報告、索賠材料等各類文件中。用科學的知識管理方法整理、提取、處理以及分析建筑工程項目檔案中的知識，能夠推進建筑知識的應(yīng)用，為建筑工程的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供有效服務(wù)。同時，也有利于促進建筑工程類新知識的有效開發(fā)以及產(chǎn)品化，為建筑工程持續(xù)優(yōu)化和“智慧城市”建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。二、建筑工程項目檔案管理的知識需求分析質(zhì)量目標、工期目標和成本目標是建筑工程項目管理控制最主要的三個方面。工程建設(shè)與各參與方對建筑工程檔案存在不同的需求。1.建設(shè)方的知識需求建設(shè)方對項目全過程負責，并承擔投資風險。在項目規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、檢查、驗收的各個環(huán)節(jié)都需要各類知識信息作為支持開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動。比如通過查詢各單位的檔案數(shù)據(jù)，更全面地了解擬合作伙伴的真實情況，篩選合適的施工單位、設(shè)計勘察單位、材料經(jīng)銷商等；查找專家?guī)欤瑓⒖碱愃祈椖康馁|(zhì)量處理方法，輔助解決在建項目的質(zhì)量問題等；通過檔案數(shù)據(jù)了解與其他單位或項目的差距，指導成本管理等。2.施工方的知識需求施工方是工程項目建設(shè)的重要參與方，對建筑工程檔案知識的需求是最廣泛的。比如人力資源部會根據(jù)項目經(jīng)理及工程師近年負責的項目資料，篩選符合項目要求的人才；合同采購部會利用建筑工程檔案中的合同知識和費用情況，做出更具有競爭力的投標價格；質(zhì)量管理部可以借鑒建筑工程檔案中的項目質(zhì)量管理方案，開展本項目的質(zhì)量管理；工程部可以根據(jù)類似項目的工期水平、工藝施工，為本項目提供參考。3.監(jiān)理方的知識需求監(jiān)理單位是工程項目實施監(jiān)理的第三方，主要職責是幫助控制工程質(zhì)量、進度和成本。監(jiān)理單位需要查詢檔案中的文件，以更好地開展監(jiān)理工作。比如查詢建筑工程檔案，調(diào)查清楚建設(shè)單位的公司規(guī)模、項目案例、信譽情況等，在產(chǎn)生糾紛時參考檔案中類似項目的糾紛解決辦法，解決糾紛事件；借鑒類似工程的項目監(jiān)理方法，制定工作方案等。4.勘察、設(shè)計方的知識需求勘察單位主要是對建筑工程項目所在的地形地貌、水文氣象等實施勘探測繪，對項目做可行性評價。設(shè)計單位主要設(shè)計建筑工程項目的外觀、結(jié)構(gòu)、水暖電氣等，確保項目與環(huán)境及社會的適應(yīng)性?？辈旆胶驮O(shè)計方需要充分明確甲方的要求，才能完成勘察與設(shè)計工作。這就需要勘察、設(shè)計方查閱勘察合同、設(shè)計合同以及項目設(shè)計方案與建議書，全面了解項目本身的相關(guān)資料。5.材料供應(yīng)方的知識需求材料供應(yīng)方為項目提供各類材料和設(shè)備設(shè)施，無論是調(diào)查建設(shè)單位基本信息，調(diào)研材料價格和使用量，還是對新材料、新設(shè)備設(shè)施的性能與工藝的改進，都需要參考往年建筑工程項目檔案中的知識信息，以幫助制訂經(jīng)營決策與工作計劃。6.其他群體的知識需求其他群體主要是指不參與項目建設(shè)的其他群體，包括房屋業(yè)主、學術(shù)工作者、城市規(guī)劃部門、執(zhí)法部門和法院等。比如房屋業(yè)主需要查詢建筑竣工圖紙驗收文件等資料，用以辦理各種審批手續(xù)；學術(shù)工作者的學術(shù)研究需要查閱往年的檔案文件和資料；執(zhí)法部門和法院需要利用建筑工程檔案輔助辦案，分析責任，解決糾紛。三、知識管理視野下建筑工程項目檔案知識應(yīng)用存在的問題雖然建筑工程項目包含著大量的文字、數(shù)據(jù)等知識信息，但目前對建筑工程項目檔案的管理還存在著很多不足，很多重要的資料被不同的職能部門保存和歸檔，沒有收錄到建筑工程項目檔案管理的范疇。社會各方在產(chǎn)生對相關(guān)知識利用的需求時，需要與其他政府職能部門溝通，以獲得相關(guān)資料，增大了知識獲得和知識利用的復(fù)雜性，降低了利用效率。1.成本造價知識應(yīng)用方面目前，在建筑工程項目檔案中關(guān)于成本造價方面的資料只有合同及合同額，知識體量豐富，是被項目各參與方重點關(guān)心的資料，如工程預(yù)算和工程竣工結(jié)算資料等并不涵蓋在檔案中。這些重要的知識載體，對于幫助未來建筑項目做好成本管控具有重要作用。但是，這些數(shù)據(jù)保存在建委造價處，使用者需要與造價處取得聯(lián)系，才能獲得這些數(shù)據(jù)。因此，項目成本方面的信息缺乏，很大程度上降低了檔案的知識含量水平，很有必要將其納入建筑工程項目檔案的管理范疇，完善成本方面的知識信息。2.質(zhì)量安全知識應(yīng)用方面在建筑工程項目中的質(zhì)量安全相關(guān)文檔由于涉及參與方的行業(yè)聲譽，是比較敏感的區(qū)域，目前的建筑工程項目數(shù)據(jù)不包括質(zhì)量安全方案和事故相關(guān)的資料。這類數(shù)據(jù)的缺乏，對推進整個建筑工程行業(yè)的質(zhì)量安全工作改進，起到了阻礙的作用。因此，有必要進一步充實這方面的資料，包括質(zhì)量安全方案、質(zhì)量安全事故發(fā)生及處理方案和事故責任劃分、事故處理結(jié)果等，為其他項目建設(shè)提供借鑒。3.施工方案知識應(yīng)用方面建筑工程項目施工周期長，參與主體多，工序復(fù)雜，良好的施工方案對項目順利推進具有重要作用。隨著建筑行業(yè)的高速發(fā)展，出現(xiàn)了很多專項施工方案，一些施工方案還經(jīng)過了專家論證和審查，在實踐應(yīng)用中有很多經(jīng)驗可借鑒。但是，這些施工方案方面的資料沒有納入檔案管理范疇，不能共享和傳播，不僅造成人力、物力的浪費，還不利于建筑技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理部門需要收集專項施工方案數(shù)據(jù)，為社會多方群體提供高質(zhì)量的知識服務(wù)。4.新材料、新工藝知識應(yīng)用方面綠色建筑、綠色施工、節(jié)能工程是目前建筑工程建設(shè)所追求的新型目標，國家也相繼發(fā)布《綠色建筑行動方案》《城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域碳達峰實施方案》《建筑與市政工程施工質(zhì)量控制通用規(guī)范》（GB55032-2022）等政策，鼓勵綠色建筑行業(yè)發(fā)展。但是，在建筑工程檔案中沒有專門保存節(jié)能資料和工藝資料，也沒有節(jié)能材料和工藝使用后的反饋情況，不僅不利于新材料、新工藝的可持續(xù)性發(fā)展，還削弱了檔案本身的知識管理功能作用。5.數(shù)據(jù)知識綜合應(yīng)用方面通過上文對建筑工程項目檔案使用方的需求分析，可知建筑工程項目檔案功能效用體現(xiàn)在多方面，不僅是建筑領(lǐng)域司法、仲裁的重要依據(jù)，還是城市規(guī)劃、管理的重要依據(jù)，能夠在生活、工作、學習中提供一些不易收集的信息查詢服務(wù)。但在現(xiàn)實狀況下，由于建筑工程項目檔案的管理仍然存在“重保存、輕利用”的現(xiàn)象，欠缺各種重要、關(guān)鍵的數(shù)據(jù)，檔案知識不全面，不能滿足有關(guān)單位和個人的合理利用需求。再加上目前檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型還處于建設(shè)階段，社會多元主體對建筑工程項目檔案知識的利用也并不便捷，資料獲得、數(shù)據(jù)查閱、篩選、處理與分析等均存在很多障礙，導致對相關(guān)檔案數(shù)據(jù)知識的綜合應(yīng)用困難。四、知識管理視野下加強建筑工程項目檔案管理的措施建議1.完善成本造價方面的數(shù)據(jù)目前，建筑工程項目的成本相關(guān)數(shù)據(jù)存儲在建設(shè)委員會造價處，使用者需要聯(lián)系相關(guān)管理部門提取成本數(shù)據(jù)，手續(xù)比較復(fù)雜。檔案管理部門可以考慮將其保存在建設(shè)工程項目檔案文件中，有利于以往項目成本數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用和新知識的創(chuàng)造。如果成本數(shù)據(jù)被納入建設(shè)工程項目檔案管理的范疇中，那么其他工程項目人員就可以參考以往項目的成本數(shù)據(jù)，調(diào)整本次項目的成本管控方案，在以往成本管控的基礎(chǔ)上汲取經(jīng)驗和教訓，不斷優(yōu)化成本管控。比如在項目前期，施工方可以查詢這些資料，制定更科學的預(yù)算方案，更高效地篩選材料供應(yīng)商，參考同類項目的成本構(gòu)成和計算，調(diào)整本項目的成本，以實現(xiàn)利潤最大化。2.建立質(zhì)量安全事故數(shù)據(jù)庫目前，建筑工程項目質(zhì)量安全事故的相關(guān)資料數(shù)據(jù)不包含在檔案資料的范圍內(nèi)。建筑工程項目檔案管理部門可以與相關(guān)部門展開合作，將質(zhì)量安全事故相關(guān)資料集中起來，建立質(zhì)量安全事故數(shù)據(jù)庫，全面、真實地保存事故相關(guān)數(shù)據(jù)。同時，注重隱藏單位名稱等隱私信息，為檔案利用的多個主體提供相關(guān)資料查詢與收集服務(wù)。通過查詢這些檔案，施工方可以在施工前期預(yù)測事故隱患，做好風險防控，提前制定風險預(yù)案，降低事故發(fā)生概率。當發(fā)生事故時，事故處理和調(diào)查人員也可以通過以往案例，借鑒已有經(jīng)驗，結(jié)合實際情況及時解決相關(guān)問題。通過這些檔案資料的合理利用，進一步降低工程質(zhì)量安全事故的發(fā)生概率，提高質(zhì)量安全事故處理的工作效率。3.注重保存專項施工方案數(shù)據(jù)目前，對于建筑工程項目專項施工方案的資料信息，還沒有專門的部門來存儲。專項施工方案是保證工程質(zhì)量和施工安全的重要基礎(chǔ)，是整體項目統(tǒng)籌管理的重要依據(jù)，也是建筑工程項目各專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜业闹腔劢Y(jié)晶，是具有極高知識含量的資料類型。實現(xiàn)對專項施工方案的數(shù)據(jù)保存，檔案管理部門需要與工程領(lǐng)域相關(guān)專家展開合作，獲得這方面的數(shù)據(jù)，匯集形成專家數(shù)據(jù)庫。當施工過程中遇到特殊難題時，可以通過查詢建設(shè)工程項目檔案中的專項施工方案資料，為工程項目建設(shè)節(jié)約工期和成本，提高施工方案的科學性。4.加強材料信息庫的建設(shè)目前，新材料、新工藝的使用以及反饋等相關(guān)資料是由建委節(jié)能處負責保管，社會群體對這方面知識信息的查閱與利用也很困難。建筑工程項目檔案管理部門可與節(jié)能部合作，在匯總工程項目中涉及的信息資料，形成材料信息數(shù)據(jù)庫。工程各參與方可以通過數(shù)據(jù)庫查閱，了解新材料和新工藝的應(yīng)用情況，在此基礎(chǔ)上更好地篩選環(huán)保材料，選擇綠色施工工藝，推動綠色建筑的實踐創(chuàng)新。高校學術(shù)團體和科研所還可以獲得新材料、新工藝的實踐應(yīng)用反饋，開展專業(yè)領(lǐng)域的學術(shù)研究，促進學術(shù)研究與實務(wù)實踐相結(jié)合。5.構(gòu)建綜合型的知識庫系統(tǒng)建筑工程檔案管理中涉及多方面的知識管理與應(yīng)用。目前，這些數(shù)據(jù)大多與建設(shè)項目檔案平行存儲在建設(shè)委員會的不同部門。檔案管理部門可以與住建委合作，建立建筑工程檔案綜合管理數(shù)據(jù)庫，將成本知識庫、質(zhì)量安全知識庫、專項施工方案數(shù)據(jù)庫、節(jié)能信息數(shù)據(jù)庫等相互連接，通過互聯(lián)互通，構(gòu)建全面綜合的建筑工程項目知識數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。嚴格管理建筑工程項目的全過程，并將管理過程的所有知識信息實施自動采集、分類處理與存儲，在相應(yīng)的模塊中，以實現(xiàn)對各種信息的分層管理。同時，向上述存儲模塊導入各種數(shù)據(jù)信息，實行格式標準建設(shè)，為后