合同管理業(yè)務流程圖

行政事業(yè)單位內部控制合同管理業(yè)務流程圖一、合同釋義合同是指以本單位為一方當事人，在行政管理、公共服務和民商事經(jīng)濟活動中訂立的各類合同、協(xié)議、備忘錄、意向書等法律文書的統(tǒng)稱。合同的訂立、履行應當遵循合法、公平、自愿和誠實守信的原則，規(guī)范合同管理中的各項具體工作，促進單位加強合同管理，以規(guī)避法律風險的發(fā)生，確保經(jīng)濟活動合法合規(guī)地開展。二、合同管理權限表事項權限審批業(yè)務部門財務部門法律顧問/辦公室分管領導單位負責人決策會議合同調查經(jīng)辦－－審批審批－合同談判組織參與參與審批審批－合同文本擬訂審核審查審批審批審議合同簽署經(jīng)辦－－－簽訂或授權－合同履行組織－－審批審批審議合同結算申請審核－審批審批－合同糾紛調處經(jīng)辦－參與審批審批審議合同檔案管理－－－－－三、合同管理部門及崗位職責（一）業(yè)務部門1.負責按照單位的規(guī)定對合同對方的資質、資信等情況進行調查，并對調查資料妥善保管；2.負責收集合同談判相關資料，并組織進行合同談判，對合同談判中的關鍵信息進行記錄；3.負責根據(jù)國家及單位相關規(guī)定、合同談判的內容，擬定合同文本并遞交至相關部門審核審批；4.負責對合同履行情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時向相關部門及領導匯報；5.負責合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟的準備及善后工作；6.負責對本部門合同資料收集、整理和歸檔。（二）財務部門1.負責組織做好擬簽約對象的資信調查，由擬簽約對象提供資信證明，由相關職能部門負責核實后報財務審核；2.負責對合同中的結算條款進行審核；3.負責按照合同條款的規(guī)定組織做好協(xié)議款項的收付工作。（三）辦公室1.負責做好所簽署合同協(xié)議的規(guī)范性、合法性審查；2.負責監(jiān)督、指導各業(yè)務部門起草及修訂合同協(xié)議文本，負責參與重大合同協(xié)議的談判；3.協(xié)助單位業(yè)務部門處理合同協(xié)議中的糾紛；4.協(xié)助業(yè)務部門依法簽訂、變更和解除合同協(xié)議。（四）法律顧問法律顧問負責對合同文本違約責任、糾紛處理等實質性條款的合法性、完整性進行審核；負責合同糾紛案件的指導、協(xié)調和處理，參與處理合同爭議等相關工作。四、合同管理不相容崗位設置合同管理不相容崗位1合同的擬訂與審核2合同的審核與審批3合同的審批與訂立4合同的執(zhí)行與監(jiān)督五、合同管理流程流程圖及說明1.合同調查流程圖篩選簽約對象合同經(jīng)辦部門辦公室/法律顧問分管領導單位負責人開始合同經(jīng)辦人篩選調查對象合同經(jīng)辦人要求意向對象填表收集相關資料供應商調查表開始合同經(jīng)辦人篩選調查對象合同經(jīng)辦人要求意向對象填表收集相關資料供應商調查表選擇審核備選簽約對象負責人審核負責人審核審核通過審核通過審核通過審核通過審批通過審批通過確認擬簽約對象合同經(jīng)辦人確定合同談判對象通知對方準備談判下轉合同談判合同經(jīng)辦人確定合同談判對象通知對方準備談判下轉合同談判1.合同調查流程圖說明1.合同發(fā)起部門合同經(jīng)辦人負責與合同對方當事人聯(lián)絡，要求其填寫供應商調查表中供應商應填寫的內容，并按要求提供佐證材料及加蓋公章。2.合同經(jīng)辦人對收到供應商調查表及佐證資料進行初步檢查，報部門負責人審核。對于一般合同，部門負責人審核通過后即開始進入合同談判。對于重要合同，要將供應商調查表及佐證資料報辦公室或法律顧問審核，分管領導、單位負責人審批。3.對于符合招標條件的合同，不按本程序進行合同調查，按照招標管理的相關要求辦理?！吨腥A人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）2.合同談判流程圖成立談判小組合同經(jīng)辦部門相關部門/人員分管領導單位負責人是否負責人審核是否是一般合同上接合同調查流程擬定談判小組成員合同經(jīng)辦人是否負責人審核是否是一般合同上接合同調查流程擬定談判小組成員合同經(jīng)辦人相關人員參加談判小組相關人員參加談判小組審批審批審批審批進行談判下轉合同文本擬定整理談判記錄合同經(jīng)辦人組織談判合同經(jīng)辦人下轉合同文本擬定整理談判記錄合同經(jīng)辦人組織談判合同經(jīng)辦人相關人員簽字確認談判記錄參與談判相關人員相關人員簽字確認談判記錄參與談判相關人員2.合同談判流程圖說明1.合同經(jīng)辦部門組建素質結構合理的談判團隊，談判團隊中除了有經(jīng)驗豐富的業(yè)務人員外，還應當有法律、技術、財會等方面的人員參與談判。2.收集國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格等與談判內容相關的信息。3.關注合同核心內容和關鍵細節(jié)，具體包括合同標的數(shù)量、質量或技術標準，合同價格的確定方式與價款支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。4.對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同還應聘請外部專家參與合同的相關工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力、職業(yè)道德等情況。5.談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保管，建立嚴格的責任追究制度。6.在談判過程中加強保密工作?！吨腥A人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）3.合同文本擬定流程圖合同文本擬定合同經(jīng)辦部門財務部門辦公室/法律顧問分管領導單位負責人上接合同談判流程合同審批表起草合同合同經(jīng)辦人上接合同談判流程合同審批表起草合同合同經(jīng)辦人合同文本審核負責人審核根據(jù)意見修改合同合同經(jīng)辦人負責人審核根據(jù)意見修改合同合同經(jīng)辦人審核審核審查審查審批審批審批審批下轉合同簽署流程下轉合同簽署流程3.合同文本擬定流程圖說明1.合同文本擬定合同發(fā)起部門合同經(jīng)辦人根據(jù)合同談判的結果，負責起草合同文本，并填寫合同審批表。2.合同文本審核財務部門負責審核合同財務相關的條款；辦公室或法律顧問對合同的規(guī)范性、合法性進行審核，分析判斷合同風險、與法律相關的內容，包括并不限于：變更、解除、違約、索賠、不可抗力、訴訟等條款。3.經(jīng)前述各部門、人員審核的合同文本，由合同經(jīng)辦人按審批權限報分管領導、單位負責人審批。涉及“三重一大”事項的，由決策機構以決議的形式對合同文本表示意見并明確合同簽署人。4.上述各部門、人員應在合同審批表上簽署明確意見，合同經(jīng)辦部門對審核部門提出的審核意見應當給予回復，并在合同審批表列明有關修改過程?！吨腥A人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）4.合同簽署流程圖合同簽署合同經(jīng)辦部門印章管理員分管領導單位負責人合同經(jīng)辦人辦理合同簽署手續(xù)否否合同經(jīng)辦人辦理合同簽署手續(xù)否否簽署或授權簽署合同簽署或授權簽署合同合同登記合同登記合同審批表合同原件送交合同相關資料合同經(jīng)辦人合同登記合同審批表合同原件送交合同相關資料合同經(jīng)辦人合同蓋章合同合同備案加蓋合同印章加蓋合同印章4.合同簽署流程圖說明1.合同簽署本單位所有合同原則上均由單位負責人親自簽署，重大合同必須要單位負責人本人親自簽署，重要合同可以授權分管領導簽署，一般合同可以授權業(yè)務部門負責人簽署。單位負責人需在合同審批表的相應位置明確授權簽署合同的意見。被授權人應當憑單位負責人審批通過的合同審批表在授權范圍內簽署合同，嚴禁越權。2.合同登記合同原則上應由對方當事人先行簽署。合同經(jīng)辦人持審批的合同審批表、對方當事人簽署完整的合同原件經(jīng)前款規(guī)定簽署后，業(yè)務部門按照既定的編號規(guī)則對合同編號，并將合同編號填寫在合同書與合同審批表相應位置，再根據(jù)所附資料登記合同管理臺賬。3.合同蓋章合同經(jīng)辦人持合同審批表、合同原件至印章管理員處，申請加蓋合同印章。印章管理員按照印章管理規(guī)定登記備案后在合同落款處加章單位公章（合同專用章），合同多于壹頁的，還須在各頁加蓋騎縫章。4.合同備案。重大行政合同或涉及國有資產處置的合同需報送有關部門審核、備案的，按照政府有關規(guī)定辦理?！吨腥A人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）5.合同執(zhí)行與監(jiān)督流程圖合同執(zhí)行合同經(jīng)辦部門監(jiān)督部門分管領導單位負責人決策機構上接合同簽署流程合同經(jīng)辦人跟蹤合同執(zhí)行情況上接合同簽署流程合同經(jīng)辦人跟蹤合同執(zhí)行情況監(jiān)督監(jiān)督合同變更是否需簽訂補充協(xié)議是合同簽署流程提出合同變更解決方案合同經(jīng)辦人是否需簽訂補充協(xié)議是合同簽署流程提出合同變更解決方案合同經(jīng)辦人合同問題處置落實整改問題處理措施方案合同執(zhí)行情況落實整改問題處理措施方案合同執(zhí)行情況問題處理措施方案合同監(jiān)督情況問題處理措施方案合同監(jiān)督情況審核審核審批審批審議審議5.合同執(zhí)行與監(jiān)督流程圖說明1.合同跟蹤合同經(jīng)辦部門要隨時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)生異常情況要隨時向部門負責人報告。發(fā)生違約可能或違約行為時，要及時采取有效措施使其對單位的不利影響降至最低。2.合同變更發(fā)生合同變更事項時，合同經(jīng)辦人應及時提出解決方案，需要簽訂補充協(xié)議的，需按照本章合同文本擬定及合同簽署的控制程序執(zhí)行。3.合同監(jiān)督管理監(jiān)督部門按規(guī)定對合同實施情況進行監(jiān)督檢查。在合同執(zhí)行和監(jiān)督中對出現(xiàn)的問題及時提出相應的對策和建議，組織制定應對方案，經(jīng)單位領導批準后，合同業(yè)務部門及時進行整改。合同執(zhí)行和監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的重大問題還應提交決策機構審議通過后進行處置?！吨腥A人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）6.合同結算申請與審批流程圖申請合同經(jīng)辦部門財務部門分管領導單位負責人提出付款申請合同經(jīng)辦人提出付款申請合同經(jīng)辦人出納辦理付款財務處理出納辦理付款財務處理審批審批審批審批審批履行內部審批手續(xù)負責人審核履行內部審批手續(xù)負責人審核支付會計復核會計復核6.合同結算申請與審批流程圖說明1.本單位合同事項一般不涉及收款業(yè)務，合同結算主要控制合同付款風險。2.合同結算事項由合同經(jīng)辦部門經(jīng)辦人提出申請，填寫合同付款申請單，并附完善的相關票據(jù)和附件，按照資金支付的審批權限，經(jīng)業(yè)務部門負責人審核后報分管領導、單位負責人審批，涉及“三重一大”事項的由決策機構審議。3.審批通過后的合同付款申請單交由財務部門會計復核，出納辦理付款。《中華人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）7.合同糾紛處理流程圖合同糾紛處理合同經(jīng)辦部門辦公室/法律顧問分管領導單位負責人產生合同糾紛產生合同糾紛立即報告負責人合同經(jīng)辦人立即報告負責人合同經(jīng)辦人審核指定專人負責本案收集相關材料提出糾紛處理意見按審批意見處置審核指定專人負責本案收集相關材料提出糾紛處理意見按審批意見處置參與處置參與處置審批審批審批審批7.合同糾紛處理流程圖說明1.合同糾紛由合同經(jīng)辦部門負責處理。合同履行發(fā)生糾紛后，合同經(jīng)辦人立即向部門負責人報告，指定專人（案件承辦人）專門負責本案，辦公室或法律顧問參與糾紛的處理。2.案件承辦人及時收集解決解決糾紛所需的相關材料。案件承辦人提出糾紛處理意見，經(jīng)辦公室或法律顧問審核后，按審批權限由分管領導、單位負責人審批（有必要的提報決策機構審議）。經(jīng)辦業(yè)務部門根據(jù)審議后的處理意見及時處理。屬于對方不履行合同或者不正確發(fā)行合同的，在對方違約行為發(fā)生后，案件承辦人應當在兩日內提出處理意見書，并由合同經(jīng)辦人以單位的名義起草致對方的信函，履行單位簽章審批程序并蓋章后，以傳真或者特快專遞方式通知對方。并應取得對方收到信函的確認件。屬于已方未能正確履行合同的，應當積極與對方聯(lián)系，提出解決問題的建議，做好協(xié)調工作。同時，要注意收集相關證據(jù)，為應訴做好準備。對于雙方都有責任的，要注意收集證據(jù)材料，做好起訴或者應訴的準備。案件承辦人一定要注意案件的訴訟時效，保證時效的有效性。《中華人民共和國合同法》（主席令[1999]第15號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）《四川省合同監(jiān)督條例》（NO:SC112441）8.合同檔案建立及保管流程圖合同臺賬管理合同經(jīng)辦部門財務部門檔案室合同資料收集整理合同履行完畢相關資料收集整理合同經(jīng)辦人合同資料收集整理合同履行完畢相關資料收集整理合同經(jīng)辦人作為財務憑證依據(jù)經(jīng)濟合同備案作為財務憑證依據(jù)經(jīng)濟合同備案檔案室保管檔案管理員資料收集分類登記檔案臺賬檔案室保管檔案管理員資料收集分類登記檔案臺賬8.合同檔案建立及保管流程圖說明1.合同簽訂后，合同經(jīng)辦部門將合同及相關資料必須按照規(guī)定妥善保管，涉及經(jīng)濟合同的，還需提交合同原件給財務部門作為賬務處理的依據(jù)；合同履行完畢或不再履行的合同有關資料按合同編號整理，及時將合同資料送檔案室存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。2.檔案管理員對合同進歸檔保