行政管理-1、行政部門崗位職責

行政部門崗位職責本文件是針對本公司行政部門各個崗位制定，明確各個崗位的詳細權責劃分，高效率完成行政部門各項工作。行政經理崗位名稱：HYPERLINK”http：///z/Search。e?sp=S%E8%A1%8C％E6％94%BF％E9%83%A8&ch=link”行政部經理直接上級：總經理崗位性質：負責全面主持本部的管理工作管理權限：受總經理的委托，行使對公司行政后勤、總務、公司財產保衛(wèi)維護工作的指揮、指導、協(xié)調、監(jiān)督、管理的權力，并承擔執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務管理責任,對所分管的工作全面負責。職責一：全面負責辦公室日常工作組織制定辦公室年度、月度工作目標及HYPERLINK”http：///z/Search。e?sp=S％E5％B7％A5％E4%BD％9C％E8％AE%A1％E5％88％92&ch=link”\t”_blank"工作計劃，并組織實施；負責參加總經理辦公會、重大業(yè)務會議，并負責記錄；負責督辦、檢查總經理辦公會及部門經理例會決議的執(zhí)行情況；組織起草公司重要文件，定期提交公司工作簡報；組織起草公司各項HYPERLINK”/z/Search。e?sp=S％E7％AE%A1%E7%90％86％E8％A7％84%E7％AB％A0%E5％88%B6％E5％BA％A6&ch=link"管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施；公司大事記的記錄和編寫.參與公司重大決策的研討和制定；負責組織HYPERLINK”/z/Search.e?sp=S%E7%AD%96％E5％88%92%E5%85%AC％E5%8F％B8＆ch=link"\t”_blank”策劃公司的重大公關和HYPERLINK”/z/Search。e?sp=S％E5％BA%86％E5％85％B8％E6%B4%BB％E5％8A%A8&ch=link"\t”_blank”慶典活動；負責組織外事接待活動，妥善處理各種對外事務；審核、控制公司辦公費用及接待費用。職責二：組織危機管理工作及外部投訴處理。組織公司危機管理工作，包括危機預防、危機發(fā)生時的及時處理及危機發(fā)生后的\t”_blank"企業(yè)形象恢復；組織公司外部投訴處理工作，并協(xié)調相關部門解決職責三：協(xié)調公司各部門之間的關系。負責組織各部門的信息傳遞工作,保證各部門信息溝通順暢；協(xié)調各部門的工作行為，使_blank"工作流程順暢，實現(xiàn)共同的_blank”戰(zhàn)略目標；負責公司的HYPERLINK”http：///z/Search。e？sp=S％E5%B9%B4%E7％BB％88%E6％80％BB％E7%BB％93&ch=link”年終總結工作，包括會議安排及跟催各部門編寫_blank"總結報告職責四：負責公司對外形象宣傳、http：///z/Search.e？sp=S％E4%BC%81%E4％B8%9A％E6%96％87％E5％8C％96％E5%BB%BA%E8%AE％BE＆ch=link"\t"_blank”企業(yè)文化建設代表公司與相關部門、上下級單位往來，保持與\t"_blank”政府部門及相關企業(yè)的良好合作關系；負責公司的對外工作，協(xié)調公司與政府部門及企業(yè)的關系；負責組織公司企業(yè)文化建設,提煉和宣傳\t”_blank"企業(yè)理念，舉辦各種活動，促進員工凝聚力.職責五:內部組織管理。負責將部門工作計劃分解到個人，并監(jiān)督計劃完成情況；評價考核下屬員工工作完成狀況；控制部門預算使用情況。職責六：執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通,工作暢通。行政主管崗位名稱：行政部文員直接上級：行政主管崗位性質：細致認真完成各類行政工作職責一：執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理1、新員工入職時,由部門經理根據(jù)辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽字領取。其余時間，員工急需領取辦公用品,必須簽字，并寫清楚領用時間、項目、數(shù)量等。2、員工離職時,部門經理應認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。3、協(xié)助行政主管每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。職責二：會議管理協(xié)助.按照會議要求通知所有與會人員會議時間、地點。按照會議要求準備會議需用的所有文件、文檔，如有需要會前發(fā)放的文件應在會前規(guī)定時間內發(fā)放到所有與會人員手中。布置會場。根據(jù)會議需要，提前準備相關會議需要使用的設備，如投影儀、手提電腦、移動存儲器、功放、話筒、音響之類，在會前調試設備,保證會議中的正常使用。根據(jù)會議規(guī)模和性質，擬定會議所需采購的飲品、小吃、文具等物品清單,上報行政主管。會議中，做好詳細會議記錄，并在會后整理會議記錄完成會議總結報告，在規(guī)定時間內上繳行政主管。會后會場的清掃整理工作.職責三：執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務。2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經部門經理簽字后交由行政文員負責辦理。3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。自確認名片內容起,一周內，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請者。職責四：執(zhí)行固定資產及低值易耗品的管理1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統(tǒng)計數(shù)量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。2、行政文員根據(jù)盤點狀況，制作《公司固定資產使用情況登記表》，發(fā)給公司相關負責人。3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養(yǎng)維護和聯(lián)系維修工作。職責五：執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽字登記.應注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司時,應歸還所領文件、資料給行政文員.書籍、資料被歸還時,行政文員應備注說明歸還日期。4、嚴格按照公司《文件文檔管理制度》做好公司各類文件文檔的分類、保存、調閱管理、定期檢查、保密、銷毀等相關工作。職責六：執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務.2、規(guī)定時限內完成不了的,應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通,工作暢通。前臺接待崗位名稱：前臺接待員直接上級:行政主管崗位性質:完成部分行政基礎工作，展示公司良好形象。職責一：來訪者接待、員工考勤統(tǒng)計管理1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務,按照公司接待標準流程完成詢問、引座、倒茶、通知相關被訪人等工作。2、每日負責全公司所有人員的考勤監(jiān)督，杜絕考勤包庇現(xiàn)象，每月制作考勤簽到表.協(xié)助行政主管完成員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計。3、拒絕鬧事人員或推銷人員入內，事件如不能自行解決，應立即通知行政主管或行政經理。職責二：飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量.2、公司負責人或其它部門根據(jù)實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政前臺予以代辦，結款方式根據(jù)實際情況而定。3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政前臺，訂餐、訂房一般提前1~2天，訂會議廳一般提前10～20天）。職責三:公司日常辦公設備及電器管理.每日到公司后打開所有電燈、飲水機、打印復印掃描設備，根據(jù)季節(jié)打開空調，檢查所有電氣設備是否正常運作,如發(fā)現(xiàn)故障情況，應立即通知相關維修人員。每日下班前，關閉所有電器電源，并對照標準檢查,做到沒有遺漏.有其他部門人員加班的情況下，將電源關閉工作移交到某加班人員手中，并將移交人員名單記錄在案，確保詳細的責任追認。職責四：信件的收發(fā)、文件資料打、復印，傳真管理1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發(fā)管理工作由行政前臺統(tǒng)一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人.對投遞錯誤的信件,退回或轉移.發(fā)件時，由發(fā)件人填寫好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復印或快遞的結賬單據(jù)，并負責核對單據(jù)、數(shù)量、金額,便于財務結算。3、做好公司常用工作表格的分類、整理、保存,定期對公司常用工作表格進行統(tǒng)計和盤點，及時補充數(shù)量不多的工作表格.4、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，前臺人員有權監(jiān)管設備的使用.職責五：電話的接聽和記錄。電話響起后，響三聲之內必須接聽。接聽后使用標準規(guī)范用語和對方禮貌通話,不得和對方發(fā)生任何爭執(zhí).詳細記錄通話內容，整理后立即處理或傳達到相關負責人處。等到對方掛電話后才能掛電話,如需先掛電話，應向對方禮貌說明原因。接收到傳真，如是非工作性質內容傳真（如廣告）可自行處理，如是公司相關工作內容傳真，應立即遞交到相關負責人處處理。職責六:執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成,最終匯報完成結果。3、有任何工作困惑,可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。司機崗位名稱:司機直接上級：行政主管崗位性質：完成公司派車任務職責一：遵守交通制度及公司制度公司司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關交通安全管理的規(guī)章規(guī)則。司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件齊全遵守公司員工管理手冊，安全駕車.同時遵守本公司其他相關的規(guī)章制度.不準私自用車職責二：定期檢查保養(yǎng)車輛司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛.司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔(包括車內、車外和引擎的清潔）。出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常,發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時,應立即加油，不得出車時才臨時去加油。司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。不會檢修的，應立即報告行政主管，并提出具體的維修意見(包括維修項目和大致需要的經費等)。未經批準，不許私自將車輛送廠維修,違者費用不予報銷。職責三：車輛安全停放。出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖,防止車輛被盜.鑰匙及行駛證交給管理人員。職責四：認真完成派車任務。公司用車時，要準時出車，不得誤點。出車后，按要求作好行車記錄，詳細記錄行車時間、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等,并由乘坐人簽字確認（如僅有公司外客人乘坐，由安排人員簽字確認）,次日將行車記錄交管理人員審核簽章。每月末按乘坐人或部門統(tǒng)計當月行車里程總數(shù)，各部門合計數(shù)應與當月總行駛里程一致,不一致則由駕駛員承擔多余里程.司機對管理人員的工作安排，應無條件服從,不準借故拖延或拒不出車。對工作安排有意見的，事后可向上級領導反映。司機對乘車人要熱情、禮貌,說話應文明。車內客人談話時,除非客人主動搭話，不準隨便插嘴