調(diào)整工作日程表

調(diào)整工作日程表主講人：方明星職稱：副教授1實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過本實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握調(diào)整上司工作日程表的方法。2實(shí)訓(xùn)背景老總這幾天日程安排得滿滿的，今天上午10點(diǎn)與天津的客戶談判，今天下午3點(diǎn)到市環(huán)保局向汪局長介紹公司節(jié)能新產(chǎn)品；明天上午九點(diǎn)半在長城飯店與美國QEC公司的代表談合作，明天下午2點(diǎn)公司召開司務(wù)會(huì)，……11點(diǎn)鐘，美國QEC公司的總經(jīng)理秘書于雪來電話，說由于特殊原因，他們必須于明天中午乘飛機(jī)回國。

所以，希望能將談判時(shí)間改在今天下午，否則，會(huì)談將無限期推遲。3實(shí)訓(xùn)內(nèi)容按照實(shí)際情況演練調(diào)整上司的日程表。4相關(guān)知識(shí)如果確實(shí)有必要調(diào)整上司的工作日程，那么秘書要能根據(jù)具體情況，隨機(jī)應(yīng)變，采取相應(yīng)的措施（1)如果原定的工作日程變了，那么，秘書就要及時(shí)修改自己手中的日程表修改好自己手中的日程表之后，交給上司審核一下，如果他同意，也就將他那份日程表更改過來，這樣，就可以迅速通知有關(guān)部門作相應(yīng)的調(diào)整。（2)如果是在年度預(yù)定或當(dāng)月預(yù)定這種時(shí)間范圍比較長的預(yù)定期間內(nèi)出現(xiàn)新的情況，秘書應(yīng)根據(jù)這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時(shí)提醒上司注意；如果實(shí)在不能避免，要及時(shí)與對方和有關(guān)部門聯(lián)系，對日程表進(jìn)行修改，并請上司審核確認(rèn)。（3)如果能夠?qū)︻A(yù)定的日程安排作相應(yīng)的調(diào)整，比如對會(huì)場、旅館、交通工具等，應(yīng)與有關(guān)方面進(jìn)行聯(lián)系。（4)如果領(lǐng)導(dǎo)聽取某部門的匯報(bào)時(shí)間延長，影響后面的工作安排，秘書就要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。（5)如果是拜訪客戶的話，在拜訪的前一天，秘書用電話與對方再次確認(rèn)見面的時(shí)間和地點(diǎn)。這樣做雖然要花些時(shí)間和精力，但能提醒對方秘書別忘了做些前期準(zhǔn)備，這樣，既能讓對方能夠感到你們重視這次拜訪，也等于提醒對方別忘了拜訪的時(shí)間。（6)當(dāng)預(yù)約發(fā)生變更時(shí)，首先應(yīng)修改秘書用的預(yù)定表，在向上司匯報(bào)后，再將上司的預(yù)定表也修改過來。并且還要聯(lián)絡(luò)持有舊預(yù)定表的相關(guān)單位。（7)接到客戶方更改預(yù)定的請求時(shí)，要和上司商量后再調(diào)整日程，修改預(yù)定表。如果是自己一方希望更改預(yù)約，在向?qū)Ψ秸f明情況且道歉之后，應(yīng)和上司商量好，把上司希望的時(shí)間向?qū)Ψ教岢鰜怼＃?)當(dāng)上司在客戶單位預(yù)約的事情和其他預(yù)約有沖突時(shí)，不要因?yàn)槭巧纤居H自決定的，就隨意排優(yōu)先順序，