市場主體登記檔案管理規(guī)范DB41-T 2539-2023

ICS01.140.20

CCSA14

41

河南省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB41/T2539—2023

市場主體登記檔案管理規(guī)范

2023-10-31發(fā)布2024-01-29實施

河南省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB41/T2539—2023

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4文件歸檔...........................................................................2

5檔案整理...........................................................................2

6檔案保管...........................................................................3

7檔案移交...........................................................................3

8檔案查詢...........................................................................4

附錄A（資料性）市場主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式.......................................6

附錄B（資料性）市場主體登記檔案移交表...............................................7

附錄C（資料性）市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表樣式...............................8

I

DB41/T2539—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。

本文件由河南省市場監(jiān)督管理局提出并歸口。

本文件起草單位：河南省市場監(jiān)督管理局企業(yè)信用中心、河南省工商行政管理學(xué)校、河南中靖文博

檔案整理有限公司。

本文件主要起草人：韓曉明、趙中林、李靜、王棟、張妍、李紅瑞、畢延超、張其姝、趙文豪、張

靖武、許凱、李兆雨、趙志通。

II

DB41/T2539—2023

市場主體登記檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了市場主體登記檔案的收集、整理、保管、移交、查詢等要求。

本文件適用于市場主體登記檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T85政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范

DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程

JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

市場主體

在中華人民共和國境內(nèi)以營利為目的從事經(jīng)營活動的下列自然人、法人及非法人組織：

a)公司、非公司企業(yè)法人及其分支機構(gòu)。

b)個人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)及其分支機構(gòu)。

c)農(nóng)民專業(yè)合作社(聯(lián)合社)及其分支機構(gòu)。

d)個體工商戶。

e)外國公司分支機構(gòu)。

f)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他市場主體。

市場主體登記檔案

市場主體設(shè)立、變更、注（吊）銷、年報（年檢）、遷移等登記、備案、監(jiān)管等活動中形成的具有

保存價值的文件。其中，通過市場監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔保存的市場主體登記電子文件稱為市場主

體登記電子檔案。

市場主體登記電子文件

1

DB41/T2539—2023

市場監(jiān)管部門在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成的辦理、傳輸和存

儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化

采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行掃描加工，使其轉(zhuǎn)化為可在網(wǎng)上存儲、利用的數(shù)字信息，并按照

紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

遷移

市場主體因住所、經(jīng)營場所發(fā)生變化；或因市場主體類型發(fā)生變化，超越原登記機關(guān)地域管轄范圍

或級別管轄權(quán)限；或者其他原因，需從原登記機關(guān)遷至新登記機關(guān)的情形。

4文件歸檔

歸檔范圍

市場主體登記、變更、備案、注銷、歇業(yè)、股權(quán)出質(zhì)、證照管理、登記機關(guān)監(jiān)督管理、司法協(xié)助執(zhí)

行等活動中形成的文件。

歸檔方式

包括自動歸檔和上傳歸檔兩種方式。自動歸檔指全程電子化登記方式（線上）產(chǎn)生的材料，包括原

始電子申請材料、登記機關(guān)電子審核表單、其他需要歸檔保存的電子信息和數(shù)據(jù)庫文件，直接通過市場

監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔的方式；上傳歸檔指窗口登記方式（線下），申請人線下提交的紙質(zhì)材料，

經(jīng)收集整理，將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳至市場監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔的方式。

歸檔時間

登記事項完結(jié)后，5個工作日內(nèi)完成紙質(zhì)文件材料的歸集整理并在市場監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中完

成紙質(zhì)檔案數(shù)字化；線上提交的市場主體登記電子文件材料2個工作日內(nèi)自動歸檔。

歸檔要求

4.4.1歸檔數(shù)據(jù)采集應(yīng)符合國家市場監(jiān)管總局《市場主體準(zhǔn)入退出數(shù)據(jù)規(guī)范》《“多證合一”改革信

息化數(shù)據(jù)規(guī)范》《注銷便利化工作數(shù)據(jù)規(guī)范》等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

4.4.2歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，符合國家市場監(jiān)管總局《市場主體登記數(shù)據(jù)質(zhì)量建設(shè)實施方

案》及相關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)。

4.4.3歸檔的材料應(yīng)及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，同時保證“一戶一檔”的成套性特點。

4.4.4歸檔的材料應(yīng)準(zhǔn)確反映市場主體各項活動的真實情況和歷史過程。

4.4.5歸檔的材料應(yīng)層次分明，符合形成規(guī)律，程序手續(xù)完備。

4.4.6歸檔的紙質(zhì)材料應(yīng)紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。

4.4.7歸檔的市場主體登記電子文件應(yīng)經(jīng)過真實性、完整性、可用性、安全性檢測并確保來源可靠、

程序規(guī)范、要素合規(guī)。

5檔案整理

檔號編制

2

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市場主體登記檔案應(yīng)按市場主體登記注冊號或統(tǒng)一社會信用代碼編制檔號。

電子檔案整理

5.2.1市場主體登記電子檔案整理應(yīng)符合GB/T18894、DA/T85、DA/T93要求。

5.2.2市場主體登記電子檔案應(yīng)具備完整性和一致性，按“一戶一檔”“一檔多卷”的原則立卷管理，

“一戶”市場主體登記電子檔案應(yīng)具備“一檔”的數(shù)據(jù)完整性和“多卷”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致性。

5.2.3市場主體登記電子檔案應(yīng)具備數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，應(yīng)包括市場主體基本信息、

案卷基本信息、卷內(nèi)文件目錄、頁級別信息、各項編碼等；對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以符合國家檔案數(shù)字資

源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的形式，建立與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。

5.2.4應(yīng)依據(jù)檔號等標(biāo)識符逐級建立文件夾，分門別類、集中有序存儲市場主體登記電子檔案及其組

件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄市場主體登記電子檔案在線存儲路徑。

紙質(zhì)檔案整理

5.3.1市場主體登記紙質(zhì)檔案整理應(yīng)符合DA/T18、DA/T22、DA/T31、DA/T69要求。

5.3.2紙質(zhì)檔案裝訂前，應(yīng)按照檔案登記、掃描成像、著錄標(biāo)引、圖文校核等流程進行紙質(zhì)檔案數(shù)字

化。

5.3.3卷內(nèi)文件材料按照“企業(yè)類型”分類，并按卷內(nèi)目錄順序排放，同一類文件材料按時間先后順

序排列。

5.3.4歸檔文件應(yīng)按市場主體自設(shè)立登記以來的時間順序進行排列。

6檔案保管

檔案數(shù)字資源安全管理

6.1.1市場主體登記電子檔案安全管理應(yīng)符合國家信息安全三級等級保護測評要求。

6.1.2對市場主體登記電子檔案及其元數(shù)據(jù)、市場主體登記電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)

據(jù)等，采取異地異質(zhì)備份措施。

6.1.3采取有效技術(shù)措施，防止數(shù)字檔案被非法讀取、復(fù)制、更改、增加、刪除等。

6.1.4建立市場主體登記電子檔案災(zāi)難恢復(fù)機制，嚴(yán)格實行用戶認(rèn)證管理，完善信息訪問控制和痕跡

追溯等防控措施，確保市場主體登記電子檔案的安全。

6.1.5定期對涉密市場主體登記電子檔案進行密級審查，根據(jù)市場主體登記電子檔案所標(biāo)密級并結(jié)合

國家有關(guān)政策、要求，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置措施。

檔案庫房安全管理

6.2.1檔案庫房溫度、濕度應(yīng)符合JGJ25要求。

6.2.2檔案庫房防護應(yīng)符合檔案庫房技術(shù)管理規(guī)定。

7檔案移交

移交辦理

電子檔案和紙質(zhì)檔案的移交辦理，應(yīng)在市場主體遷移業(yè)務(wù)辦理的同時進行。檔案遷入、遷出應(yīng)當(dāng)記

錄備案（附錄A、附錄B）。

3

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完成時限

登記機關(guān)應(yīng)當(dāng)于3個月內(nèi)將該市場主體所有登記檔案移交遷入地登記機關(guān)管理。

8檔案查詢

實施部門

各級市場監(jiān)管部門或政務(wù)服務(wù)機構(gòu)。

查詢申請

8.2.1申請查詢市場主體登記檔案，需填寫《市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表》（附錄C）。

8.2.2公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)等國家機關(guān)進行查

詢，應(yīng)當(dāng)出具本部門公函及查詢?nèi)藛T的有效證件。

8.2.3市場主體查詢自身登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具市場主體營業(yè)執(zhí)照原件或加蓋公章的復(fù)印件以及查詢?nèi)?/p>

員的有效證件。查詢已經(jīng)注銷的市場主體，還應(yīng)當(dāng)出具注銷通知書原件及復(fù)印件。

a)自然人股東查詢，應(yīng)當(dāng)出具查詢?nèi)藛T的有效證件原件及復(fù)印件。

b)法人股東查詢，應(yīng)當(dāng)出具法人股東的有效主體資格復(fù)印件、加蓋公章的介紹信或委托書及查

詢?nèi)藛T的有效證件。

8.2.4法院指定破產(chǎn)管理人（清算組）查詢，應(yīng)當(dāng)出具人民法院受理破產(chǎn)案件《民事裁定書》和指定

破產(chǎn)管理人（清算組）《決定書》等復(fù)印件、破產(chǎn)管理人（清算組）的有效主體資格復(fù)印件或身份證明、

加蓋公章的介紹信或委托書、被委托人（查詢?nèi)藛T)的有效身份證件。

8.2.5律師查詢與其承辦法律事務(wù)有關(guān)的市場主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具執(zhí)業(yè)證書、律師事務(wù)所證明。

8.2.6企業(yè)、事業(yè)單位、公證機構(gòu)、仲裁機構(gòu)、社會組織及已進入訴訟程序的個人查詢：

a)企業(yè)、事業(yè)單位因與被查詢市場主體共同涉案，應(yīng)當(dāng)提交與被查詢市場主體共同涉案的法院

或仲裁機構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）、本企業(yè)或事業(yè)單位有效主體資格復(fù)印件、加蓋公

章的介紹信及查詢?nèi)藛T的有效證件。

b)公證機構(gòu)、仲裁機構(gòu)工作人員查詢，應(yīng)當(dāng)提交所在機構(gòu)出具的有效證明并出示查詢?nèi)藛T的有

效證件。

c)社會組織因與被查詢市場主體共同涉案，應(yīng)當(dāng)提交與被查詢市場主體共同涉案的法院或仲裁

機構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）、社會組織有效主體資格復(fù)印件、加蓋公章的介紹信及查

詢?nèi)藛T的有效證件。

d)已進入訴訟程序的個人因與被查詢市場主體共同涉案，應(yīng)當(dāng)提交顯示其身份信息的、與被查

詢市場主體共同涉案的法院或仲裁機構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）及查詢?nèi)藛T的有效證件。

e)鑒定機構(gòu)工作人員查詢，應(yīng)當(dāng)出具鑒定委托書、鑒定機構(gòu)加蓋公章的介紹信（公函）、鑒定

機構(gòu)資質(zhì)復(fù)印件、鑒定人的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復(fù)印件。

查詢權(quán)限

8.3.1公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)等國家機關(guān)具有查

詢市場主體登記檔案全部內(nèi)容的權(quán)限。

8.3.2市場主體具有查詢自身登記檔案內(nèi)容的權(quán)限。

8.3.3律師具有查詢與其承辦法律事務(wù)有關(guān)市場主體登記檔案內(nèi)容的權(quán)限。

8.3.4市場監(jiān)管部門內(nèi)部審批文書，在辦理涉及市場監(jiān)管部門的案件時方可查閱。

8.3.5除需要鑒定字跡或印鑒等司法鑒定事項外，一般不提供紙質(zhì)原件查閱。

4

DB41/T2539—2023

8.3.6市場主體登記檔案查詢內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人信息的，按照《中華人民共和國民

法典》《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法律法規(guī)執(zhí)行。

加蓋專用章

8.4.1市場主體登記電子檔案的打印件和紙質(zhì)檔案的復(fù)制件，根據(jù)申請人需要加蓋同級檔案查詢專用

章。

8.4.2市場主體遷移至外省份，市場主體登記電子檔案打印件應(yīng)全部加蓋審批專用章。

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A

A

附錄A

（資料性）

市場主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式

市場主體遷移登記調(diào)檔通知函

（區(qū)域名稱）登記遷字〔〕第號

市場監(jiān)督管理局：

同意你局登記的（市場主體名稱）至我局登記注冊，請按規(guī)定辦理有關(guān)遷移手續(xù)，并

將該市場主體登記檔案移送我局。

（印章）

年月日

抄送:

（本通知函適用于市場主體遷入審批程序）

6

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B

B

附錄B

（資料性）

市場主體登記檔案移交表

市場主體登記檔案移交表參見表B.1

表B.1市場主體登記檔案移交表

市場主體名稱（蓋章）

統(tǒng)一社會信用代碼：注冊號：

移交事由：地址變更

接收部門意見：遷出部門意見：

同意遷入同意遷出

年月日年月日

檔案管理人員移交意見：該市場主體檔案已密封，由攜帶于年月日送往局處

簽名：年月日

移交檔案材料情況共卷頁。其中：

16

27

38

49

510

檔案管理人員意見：

收到

（接收部門蓋章）

簽名：年月日

注：郵寄地址：

本表一式兩份，市場主體檔案接收部門、遷出部門各留存一份

7

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C

C

附錄C

（資料性）

市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表樣式

市場主體登記檔案查詢承諾書

申請人鄭重承諾：

一、嚴(yán)格遵守國家法律、法規(guī)和規(guī)章，全面履行應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。

二、承諾不侵犯他人隱私、商業(yè)秘密等在先合法權(quán)益，僅限于查詢與承辦法律事務(wù)相關(guān)的市場

主體登記檔案信息。

三、因本人非法泄露所查檔案涉及個人隱私、商業(yè)秘密等相關(guān)信息，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

特此承諾。

申請人：

身份證號：

年月日

市場主體登記檔案查詢登記表

序號日期查詢市場主體名稱查詢?nèi)寺?lián)系電話備注

8

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目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4文件歸檔...........................................................................2

5檔案整理...........................................................................2

6檔案保管...........................................................................3

7檔案移交...........................................................................3

8檔案查詢...........................................................................4

附錄A（資料性）市場主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式.......................................6

附錄B（資料性）市場主體登記檔案移交表...............................................7

附錄C（資料性）市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表樣式...............................8