食品有限公司行政管理制度

xxx食品有限公司PAGEPAGE6行政管理制度目錄總則 2第一章考勤管理 2一、上班考勤： 2二、會(huì)議考勤： 3第二章辦公室管理 3一、儀容儀表與行為規(guī)范： 3二、安保： 4三、接待接訪： 5四、衛(wèi)生和后勤： 5五、通訊： 5六、工作計(jì)劃（總結(jié)）管理： 7七、辦公用品與設(shè)備： 7第三章會(huì)議管理 8一、會(huì)議設(shè)備： 8二、會(huì)議組織與召開： 8三、會(huì)議紀(jì)律： 8第四章出入管理 9一、人員出入： 9二、物品出入： 10第五章證照管理 10第六章文件管理 11一、文件分類： 11二、文件職責(zé)： 11三、發(fā)文格式： 11四、文件管理： 12附則 13總則為了維護(hù)正常的工作秩序，規(guī)范辦公流程，提高辦公效率，依據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際需要和《員工手冊(cè)》相關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，特制定本制度。第一章考勤管理一、上班考勤：1、作息時(shí)間：（1）每周星期一至星期六上午12：00，星期六下午，星期日為休息日，（如遇法定節(jié)假日，以公司文件為準(zhǔn)）；（2）每天上班時(shí)間上午8:30-12:00、下午13:00-17:30，（如有調(diào)整，以行政部發(fā)文通知為準(zhǔn)）；2、公司員工不得遲到、早退，上班時(shí)間不得擅自脫崗、離崗；3、行政部設(shè)置指紋打卡機(jī)進(jìn)行考勤管理。（1）員工外出辦事未能按時(shí)到公司打考勤者，需在OA上打未打考勤證明，部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽字后，行政存檔。（行政人事部的考勤原始資料每月需匯總進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并公布）；（4）行政人事部每月以考勤機(jī)數(shù)據(jù)和OA未打考勤證明為準(zhǔn)，并嚴(yán)格考勤。4、請(qǐng)假管理，員工請(qǐng)假采取直接領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制：（1）請(qǐng)假時(shí)間24小時(shí)以內(nèi)：在OA填寫《請(qǐng)假條》直屬上級(jí)簽字確認(rèn)告知行政人事部確認(rèn)、備案《請(qǐng)假條》行政人事部考勤、存檔；（2）請(qǐng)假時(shí)間24小時(shí)以上：填寫《請(qǐng)假條》直屬上級(jí)或人力資源部門核審核總經(jīng)理核準(zhǔn)告知行政人事部確認(rèn)、備案《請(qǐng)假條》交行政人事部考勤、存檔；5、節(jié)假日加班調(diào)休流程：調(diào)休人（行政部備案）填寫《調(diào)休單》直屬上級(jí)簽字確認(rèn)告知人事部確認(rèn)、備案《調(diào)休單》交行政部考勤、存檔；行政管理人員不得提前調(diào)休。6、如因出差不能打考勤者：出差人填寫《出差申請(qǐng)單》直屬上級(jí)和人力資源部審核總經(jīng)理核準(zhǔn)告知人事部確認(rèn)、備案《出差申請(qǐng)單》復(fù)印件交行政部考勤、存檔；7、突發(fā)緊急事件，直接報(bào)總經(jīng)理辦批準(zhǔn)，返回公司三小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)請(qǐng)假手續(xù)，否則視為曠工處理；8、凡無(wú)故未打考勤（在辦公室工作時(shí)間須達(dá)4小時(shí)以上）一次罰款10元，3次以上未打考勤以30元/次計(jì)；9、月考勤無(wú)故遲到總時(shí)間超過(guò)30分鐘按每分鐘1元給予處罰；10、無(wú)故遲到60分鐘以上，視為曠工半天（扣除一天半工資）；遲到120分鐘以上，視為曠工一天，（扣除3天工資）；如全天無(wú)考勤記錄視為曠工一天（扣除3天工資）；曠工三天，視為自動(dòng)離職；11、未經(jīng)上經(jīng)許可，考勤登記負(fù)責(zé)人員不得擅自修改及變更考勤記錄，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予罰款100元并作勸退處理；二、會(huì)議考勤：1、公司組織的會(huì)議有例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議，相關(guān)會(huì)議各參會(huì)人員需按時(shí)參加，不得無(wú)故遲到、早退和缺席并遵守會(huì)議室管理規(guī)定；2、因故不能參加的，需向會(huì)議主持人或總經(jīng)理辦請(qǐng)假，經(jīng)同意后方可；3、遲到、早退10分鐘以內(nèi)罰款10元/次、10—30分鐘罰款30元/次并行政警告一次、30分鐘以上視為缺席罰款50元并行政警告一次，無(wú)故缺席的作曠工半天論處并記過(guò)一次。第二章辦公室管理一、儀容儀表與行為規(guī)范：1、工作人員在上班時(shí)間內(nèi)應(yīng)保持良好儀容儀表，總體要求是得體、大方、整潔。辦公區(qū)內(nèi)禁止著奇裝異服、濃妝艷抹、著曝露裝或穿拖鞋上班；2、保衛(wèi)、保潔人員和前臺(tái)人員必須穿著相應(yīng)制服；3、工作人員在上班時(shí)間(即進(jìn)入辦公樓大門后的全部時(shí)間)必須正確配佩工牌；違者處以罰款10元/次，三次以上行政警告一次；4、所有人員對(duì)工牌必須嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，不得私自修改工牌內(nèi)容、銷毀工牌及外借他人；違者處以罰款50元/次并行政警告一次，人為損壞或遺失工牌需在人力資源部補(bǔ)辦，并繳納工本費(fèi)10元/次；5、每位員工應(yīng)保證自己辦公桌面的整潔，員工的辦公桌內(nèi)不要存放大量現(xiàn)金及貴重物品，以免造成不必要的損失，工作時(shí)間不得做與工作無(wú)關(guān)的事；6、辦公時(shí)間員工應(yīng)堅(jiān)守崗位，需暫時(shí)離開時(shí)應(yīng)向職務(wù)代理人交待；7、妥善對(duì)文件資料進(jìn)行保存保管，嚴(yán)防資料及公司機(jī)密外泄；8、強(qiáng)化消防安全意識(shí)，不私接亂接電線、違規(guī)使用火種、違規(guī)使用弱電信號(hào)等；9、愛(ài)護(hù)公物，對(duì)公司配發(fā)的辦公用品嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，妥善使用，出現(xiàn)故障立即報(bào)修，公用設(shè)施要按要求使用，故意損壞的要照價(jià)賠償并進(jìn)行處罰；10、語(yǔ)言文明、行為端莊，不說(shuō)粗話臟話，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吵架或打架，違者罰款50—200元/次并進(jìn)行相應(yīng)行政處罰。二、安保：1、辦公樓各種安全、事故預(yù)防、警戒；2、辦公樓突發(fā)事故的應(yīng)急措施并及時(shí)呈報(bào)上級(jí)；3、出入辦公樓的來(lái)訪人員應(yīng)登記，上班時(shí)間除公事接洽外，一律謝絕會(huì)客，因公來(lái)訪人員需先在前臺(tái)登記、因工作原因需在公司加班或其它特殊原因在非上班時(shí)間逗留公司的工作人員需到安保人員處登記；4、進(jìn)出辦公樓物品查驗(yàn)及放行（若因特殊原因需攜帶公司物品外出，需事先由行政部開具出門條）；5、辦公區(qū)工作人員有責(zé)任協(xié)助、配合安保人員完成對(duì)辦公區(qū)的安全秩序的維護(hù)，主動(dòng)接受安保人員檢查，如有異常情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部經(jīng)理或公司總經(jīng)理；6、防止盜竊，協(xié)助維持辦公區(qū)域秩序；7、定期進(jìn)行消防檢查，更新設(shè)備、排除隱患、確保安全。三、接待接訪：1、前臺(tái)文員對(duì)來(lái)訪人員要禮貌大方，熱情周到，主動(dòng)電話告知受訪員工，經(jīng)受訪者同意后方可允許來(lái)訪人員上樓。對(duì)拜訪總經(jīng)理的客人，要先問(wèn)清有無(wú)預(yù)約，并主動(dòng)電話告知總經(jīng)辦，經(jīng)允許后，再帶至總經(jīng)理辦公室，并主動(dòng)遞送茶水，來(lái)訪人員離開后，應(yīng)及時(shí)收拾桌面及水杯；2、如有公司內(nèi)部員工辦理入、離職手續(xù)，需先到前臺(tái)處登記并得到應(yīng)允后，方可有秩序地進(jìn)入辦公區(qū)辦理；3、外來(lái)人員需進(jìn)入辦公區(qū)的，受訪人應(yīng)全程陪同，以確保公司相關(guān)資料、物品的安全；四、衛(wèi)生和后勤：1、公司工作人員必須了解衛(wèi)生的重要性與應(yīng)用知識(shí)并認(rèn)真執(zhí)行；2、保持辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔，不得隨地吐痰，亂扔垃圾，不得堆放發(fā)出臭氣或有礙衛(wèi)生的垃圾；違者處以罰款10元/次；3、辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，并保持空氣流通；違者處以罰款30元/次并行政警告一次；4、工作時(shí)間（8：30－17：30）嚴(yán)禁在辦公區(qū)域用餐、吃零食、大聲喧嘩、嘻戲、打鬧。違者處以罰款10元/次；5、洗手池、廁所及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須特別保持清潔（每天分時(shí)段按時(shí)清理）；6、辦公區(qū)域地面、樓梯、窗面均需保持清潔（每天清潔，定期大掃除）；7、垃圾、廢棄物等的清除，必須合乎衛(wèi)生的要求，放置于制定垃圾箱內(nèi)，不得任意亂倒亂堆，違者處以罰款10元/次；五、通訊：（一）公司固定電話：1、公司電話，主要作為方便工作人員與外界溝通，方便工作業(yè)務(wù)之用，不允許工作人員使用公司電話撥打私人電話；違者處以罰款30元/次；2、公司工作人員撥打電話，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話時(shí)間；3、前臺(tái)電話接聽?wèi)?yīng)做到接、轉(zhuǎn)迅速（電話鈴響三聲），前臺(tái)文員接聽外線電話標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，廖記！”當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí)，說(shuō)：“請(qǐng)稍等！”，如分機(jī)占線，說(shuō)“電話占線，請(qǐng)稍后再打！”接聽內(nèi)線電話時(shí)的用語(yǔ)為“您好，前臺(tái)！”其他內(nèi)容視情況回答，總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌；4、辦公區(qū)工作人員在工作時(shí)間負(fù)責(zé)自己辦公桌上的電話接聽，如該接聽人不在，則辦公區(qū)其他工作人員應(yīng)協(xié)助及時(shí)接聽電話、記錄信息、轉(zhuǎn)告經(jīng)辦人；5、前臺(tái)接待人員接聽電話時(shí)應(yīng)采用禮貌用語(yǔ)，接、轉(zhuǎn)電話及時(shí)，對(duì)重要來(lái)電信息進(jìn)行登記，并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)經(jīng)辦人；6、辦公區(qū)工作人員接聽電話時(shí)應(yīng)注意接聽禮儀，以及公司信息的保密工作，接聽電話時(shí)不應(yīng)影響辦公區(qū)其他員工的正常工作。（二）個(gè)人電話：1、為保證公司與員工之間和部門與部門之間溝通渠道的暢通，以及提升有效辦公效率，公司給相關(guān)崗位工作人員配備移動(dòng)通訊設(shè)備或補(bǔ)貼一定的通訊費(fèi)；2、配備移動(dòng)通訊設(shè)備或補(bǔ)貼通訊費(fèi)用根據(jù)崗位不同而定，其范疇和額度以人力資源部《崗位說(shuō)明書》與《薪資管理方案》為準(zhǔn)，補(bǔ)貼費(fèi)用每個(gè)月在員工工資表中體現(xiàn)；3、公司移動(dòng)通訊設(shè)備作為公司的固定財(cái)產(chǎn)，使用人必須嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，妥善使用，人為的損壞來(lái)丟失按財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理相關(guān)制度處理；4、公司配備了移動(dòng)通訊設(shè)備的和享受了通訊補(bǔ)貼的必須保證24小時(shí)處于正常待機(jī)狀態(tài)，非主觀因素不能保持通訊暢通的應(yīng)在行政部前臺(tái)備案；5、員工不得隨意更換電話號(hào)碼，必須更換的須提前在行政部備案并在更換后及時(shí)報(bào)行政部備案，同時(shí)在OA系統(tǒng)中自行修改，有備用電話號(hào)碼的須在行政部備案；6、行政人事部不定期對(duì)通訊狀態(tài)進(jìn)行檢查，對(duì)通訊設(shè)備停機(jī)、關(guān)機(jī)、不接聽或長(zhǎng)時(shí)間處于無(wú)法接通狀態(tài)的（因會(huì)議或其它工作不方便接聽電話的，可以進(jìn)行代接或呼叫轉(zhuǎn)接），違者罰款50元/次；7、其它部門人員可以向行政部進(jìn)行投訴，行政部將進(jìn)行核查，依據(jù)行政部的核查和檢查將對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰并告知本人；8、凡離職、換崗的員工須按程序及時(shí)辦理退機(jī)退號(hào)手續(xù)，否則所產(chǎn)生的通訊費(fèi)用和經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人承擔(dān)。六、工作計(jì)劃（總結(jié)）管理：1、公司各部門工作實(shí)行工作計(jì)劃和工作總結(jié)制；2、工作計(jì)劃分為年度計(jì)劃（總結(jié)）、月度計(jì)劃（總結(jié)）和周工作計(jì)劃（總結(jié)）；3、計(jì)劃（總結(jié)）的具體實(shí)實(shí)施參見(jiàn)《工作計(jì)劃（總結(jié)）實(shí)施細(xì)則》；4、工作計(jì)劃（總結(jié)）的監(jiān)督檢查與效果評(píng)估由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)執(zhí)行。七、辦公用品與設(shè)備：1、辦公用品實(shí)行計(jì)劃內(nèi)請(qǐng)購(gòu)，以舊換新，合理利用，杜絕浪費(fèi)的原則；2、辦公室水、電費(fèi)開支控制責(zé)任人為保安；2、辦公樓開燈時(shí)間：8：30—12：00，13：00—17：30（加班除外），開燈期間管理員可根據(jù)室內(nèi)亮度合理控制燈光；3、空調(diào)開放時(shí)間（專人負(fù)責(zé)）：辦公室安放溫度計(jì)，溫度高于28攝氏度低于10攝氏度可開放空調(diào)；4、辦公室飲用水管理：飲水機(jī)電源開放時(shí)間：8：30—17：30（由專人負(fù)責(zé)）；5、復(fù)印機(jī)電源開放時(shí)間：8：30—17：30（由專人負(fù)責(zé)）;6、電腦實(shí)行使用人管理，開機(jī)時(shí)間根據(jù)個(gè)人工作所需，非工作時(shí)間一律關(guān)機(jī)（加班除外），若違反以上規(guī)定并由此造成電腦損壞，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)全部維修費(fèi)用（注：其中連接三星打印機(jī)的電腦，由行政部負(fù)責(zé)開、關(guān)機(jī)8：30—17：30）；7、公司工作人員有義務(wù)愛(ài)護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的一切公共設(shè)施、設(shè)備，如有損壞，照價(jià)賠償；8、辦公室（獨(dú)立）、財(cái)務(wù)室、會(huì)議室和溝通室的使用管理由行政部負(fù)責(zé)。董事長(zhǎng)、總裁、總經(jīng)理及總監(jiān)的辦公室未經(jīng)許可任何人不得隨意進(jìn)出，因緊急情況必須打擾的僅能由行政專員通知；違者罰款10元/次，情節(jié)嚴(yán)重的加倍處罰并給予相應(yīng)行政處分。第三章會(huì)議管理一、會(huì)議設(shè)備：1、會(huì)議設(shè)備由會(huì)議室、桌椅、投影儀、白板、紙筆等組成；2、會(huì)議設(shè)備的日常管理由行政部負(fù)責(zé)，召開會(huì)議需向行政部申請(qǐng)備案，并填寫《會(huì)議申請(qǐng)單》（例行會(huì)議可不填寫），說(shuō)明所需物品、召開時(shí)間、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)等；3、會(huì)議設(shè)備應(yīng)保持能正常使用狀態(tài)，如有故障應(yīng)及時(shí)排除，使用人在使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，如有損壞照價(jià)賠償。二、會(huì)議組織與召開：1、公司會(huì)議分為例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議；2、例行會(huì)議由總經(jīng)辦組織召開，專題會(huì)議由總經(jīng)理或總經(jīng)辦指定負(fù)責(zé)組織召開，臨時(shí)會(huì)議由發(fā)起部門報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后組織召開；3、會(huì)議室、溝通室的使用實(shí)行預(yù)約登記（前臺(tái)登記），未進(jìn)行登記不得使用，會(huì)議室、溝通室在使用過(guò)程中其它人不得打擾，因緊急情況必須打擾的僅能由行政專員通知；違者罰款10元/次；4、會(huì)議主持人按正規(guī)程序申請(qǐng)會(huì)議，并安排做好會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)將紀(jì)要進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。三、會(huì)議紀(jì)律：1、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)組織遵循“誰(shuí)發(fā)起，誰(shuí)組織”的原則。會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議召開時(shí)的現(xiàn)場(chǎng)管理工作，所有參會(huì)人員應(yīng)積極配合會(huì)議主持人，確保會(huì)議的順利召開。未指定會(huì)議主持人的，由會(huì)議發(fā)起人擔(dān)任會(huì)議主持人；2、會(huì)議主持人需提前10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)前準(zhǔn)備工作就緒，確認(rèn)會(huì)議記錄人員準(zhǔn)備好會(huì)議記錄工作；3、參會(huì)人員須準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得缺席、遲到和早退，如有違反按考勤管理規(guī)定處理，因故不能參加的，需向會(huì)議主持人或總經(jīng)辦請(qǐng)假，經(jīng)同意后報(bào)行政部備案；4、遵守并保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，通訊設(shè)備應(yīng)保持靜音狀態(tài)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止隨意走動(dòng)和外出，如若會(huì)議需要可將通訊設(shè)備交由行政人員或他人代為處理，緊急情況下，前臺(tái)工作人員可以進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，向會(huì)議主持人匯報(bào)情況，在獲得會(huì)議主持人允許的情況下，相關(guān)人員可以接聽重要電話，違者處以罰款10元/次；5、會(huì)前做好準(zhǔn)備，會(huì)中積極參與，會(huì)后認(rèn)落實(shí)，確保會(huì)議的高效性；積極發(fā)言，力爭(zhēng)而合，不惡意搗亂會(huì)議秩序，確保會(huì)議有序進(jìn)行。第四章出入管理一、人員出入：（一）公司員工：1、進(jìn)入辦公區(qū)應(yīng)配戴工牌；否則，保衛(wèi)人員有權(quán)拒絕進(jìn)入或進(jìn)行相應(yīng)處罰，進(jìn)入辦公區(qū)必須保持衣冠、頭發(fā)整潔，穿著大方得體，否則，保衛(wèi)人員有權(quán)拒絕進(jìn)入；2、因事臨時(shí)外出需按考勤管理進(jìn)行登記。（二）來(lái)訪人員：1、來(lái)司訪客、外來(lái)業(yè)務(wù)人員、供應(yīng)商、行政檢查和參觀團(tuán)體統(tǒng)稱來(lái)訪人員；2、來(lái)訪人員進(jìn)入公司首先應(yīng)憑個(gè)有效證件在前臺(tái)進(jìn)行登記，說(shuō)明來(lái)由領(lǐng)取《來(lái)賓證》并佩戴好《來(lái)賓證》方可進(jìn)入；帶小孩進(jìn)入的需在監(jiān)護(hù)人的陪同下進(jìn)入；3、有預(yù)約的來(lái)訪人員應(yīng)在前臺(tái)的帶領(lǐng)安排下到指定地點(diǎn)受訪，沒(méi)有預(yù)約的來(lái)訪人員在前臺(tái)與受訪人確認(rèn)同意后方可進(jìn)入；4、受訪結(jié)束后到前臺(tái)歸還《來(lái)賓證》后方可離開。二、物品出入：1、公司物品出入須在行政部門或資產(chǎn)管理部門辦理“出門條”；2、保衛(wèi)人員必須仔細(xì)核對(duì)“出門條”的記載是否與實(shí)物相符；如有不符，不得出門，并報(bào)告上級(jí)進(jìn)行處理；3、物品進(jìn)出時(shí)，保衛(wèi)人員必須認(rèn)真檢查，如有危險(xiǎn)品、易燃品、兇器、等，禁止進(jìn)入辦公區(qū)并報(bào)告上級(jí)進(jìn)行處理；禁止帶寵物進(jìn)入辦公區(qū)；4、公司員工應(yīng)自覺(jué)、主動(dòng)維護(hù)出入管理規(guī)定，確保公司、個(gè)人財(cái)物的安全，違反上述條款的處以罰款10—30元/次并給予行政處分。第五章證照管理一、公司證照由行政部統(tǒng)一管理；二、證照是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等；三、如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、代碼證、稅務(wù)登記證、車身廣告登記證書等等；四、證照的使用包括借用、復(fù)印等；五、證照使用必須填寫《證照使用申請(qǐng)單》；六、證照借用程序：借用人申請(qǐng)→行政經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還（借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人）；七、證照復(fù)印程序：借用人申請(qǐng)→行政經(jīng)理審核→辦理借用手續(xù)→歸還（如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人）；八、證照復(fù)印件必須注明“此復(fù)印件僅辦理······使用”并加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”；九、證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》；十、證照使用過(guò)程中間若有遺失、破損，使用情況與申請(qǐng)單填寫內(nèi)容不符，視情節(jié)給予相應(yīng)處罰；第六章文件管理一、文件分類：公司文件分為正式文件、普通文件：1、正式文件包括：（1）通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件；（2）公告：向公司內(nèi)外宣布重大事件；（3）規(guī)定：發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施；（4）決定：對(duì)某些問(wèn)題或重大行動(dòng)作出安排；（5）決議：經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。2、普通文件包括：（1）通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文；（2）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；（3）報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作；（4）請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示批準(zhǔn)；（5）批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；（6）指示：對(duì)下級(jí)指示工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則；（7）會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守執(zhí)行的文件。3、正式文件（規(guī)定、決定、決議）內(nèi)容需包括：（1）目的：對(duì)本文件的目的進(jìn)行簡(jiǎn)單扼要的闡述；（2）范圍：本文件適用范圍；（3）定義：本文件所涉及名詞術(shù)語(yǔ)在本文件中含義的解釋；（4）權(quán)責(zé)：本文件賦予涉及文件的崗位、部門的權(quán)利和責(zé)任；（5）程序：本文件執(zhí)行的程序和在執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)遵守的原則、程序以及使用的方法的具體規(guī)定；（6）相關(guān)文件：與本文相關(guān)的其他文件；（7）附件：本文所涉及的附件，應(yīng)注明附件的名稱和件數(shù)；二、文件職責(zé)：1、總經(jīng)辦：公司文件統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、催辦、用印、保管和立卷歸檔。2、其他部門：主辦部門：文件起草、文件處理3、協(xié)辦部門：配合主辦部門完成文件處理三、發(fā)文格式：（參見(jiàn)附件《文件管理實(shí)施細(xì)則》）四、文件管理：1、文件層次管理（1）公司級(jí)文件：該類文件為整個(gè)公司（各分公司）都必須執(zhí)行的制度，如：財(cái)務(wù)管理制度制度，該類文件由該制度的執(zhí)行部門制定，由公司主管副總審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)；（2）分公司級(jí)文件：該類文件為整個(gè)分公司都必須執(zhí)行的制度，如：考勤制度，該類文件由該制度的執(zhí)行部門制定，由分公司主管副總審核，分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；（3）多部門級(jí)文件：該類文件為在公司幾個(gè)部門間執(zhí)行的制度，如：生產(chǎn)計(jì)劃管理規(guī)定,該類文件由該制度的執(zhí)行部門制定，由分公司主管副總審核，分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)（4）部門級(jí)文件：該類文件為在文件制定部門內(nèi)部實(shí)施的管理辦法或規(guī)定，如：檢查現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)定,該類文件由部門所屬班組起草，經(jīng)主管副總審閱后由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)主管副總備案。2、文件處理程序，文件的處理程序分為發(fā)文、辦文、收文和執(zhí)行：（1）發(fā)文：發(fā)文一律分類別采用以上統(tǒng)一文件格式；發(fā)文程序：a、部門級(jí)文件：部門所屬班組起草→OA中審批→電子文