食品有限公司行政管理制度

xxx食品有限公司PAGEPAGE6行政管理制度目錄總則 2第一章考勤管理 2一、上班考勤： 2二、會議考勤： 3第二章辦公室管理 3一、儀容儀表與行為規(guī)范： 3二、安保： 4三、接待接訪： 5四、衛(wèi)生和后勤： 5五、通訊： 5六、工作計劃（總結）管理： 7七、辦公用品與設備： 7第三章會議管理 8一、會議設備： 8二、會議組織與召開： 8三、會議紀律： 8第四章出入管理 9一、人員出入： 9二、物品出入： 10第五章證照管理 10第六章文件管理 11一、文件分類： 11二、文件職責： 11三、發(fā)文格式： 11四、文件管理： 12附則 13總則為了維護正常的工作秩序，規(guī)范辦公流程，提高辦公效率，依據(jù)公司經(jīng)營管理實際需要和《員工手冊》相關規(guī)定及公司實際情況，特制定本制度。第一章考勤管理一、上班考勤：1、作息時間：（1）每周星期一至星期六上午12：00，星期六下午，星期日為休息日，（如遇法定節(jié)假日，以公司文件為準）；（2）每天上班時間上午8:30-12:00、下午13:00-17:30，（如有調(diào)整，以行政部發(fā)文通知為準）；2、公司員工不得遲到、早退，上班時間不得擅自脫崗、離崗；3、行政部設置指紋打卡機進行考勤管理。（1）員工外出辦事未能按時到公司打考勤者，需在OA上打未打考勤證明，部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽字后，行政存檔。（行政人事部的考勤原始資料每月需匯總進行統(tǒng)計并公布）；（4）行政人事部每月以考勤機數(shù)據(jù)和OA未打考勤證明為準，并嚴格考勤。4、請假管理，員工請假采取直接領導負責制：（1）請假時間24小時以內(nèi)：在OA填寫《請假條》直屬上級簽字確認告知行政人事部確認、備案《請假條》行政人事部考勤、存檔；（2）請假時間24小時以上：填寫《請假條》直屬上級或人力資源部門核審核總經(jīng)理核準告知行政人事部確認、備案《請假條》交行政人事部考勤、存檔；5、節(jié)假日加班調(diào)休流程：調(diào)休人（行政部備案）填寫《調(diào)休單》直屬上級簽字確認告知人事部確認、備案《調(diào)休單》交行政部考勤、存檔；行政管理人員不得提前調(diào)休。6、如因出差不能打考勤者：出差人填寫《出差申請單》直屬上級和人力資源部審核總經(jīng)理核準告知人事部確認、備案《出差申請單》復印件交行政部考勤、存檔；7、突發(fā)緊急事件，直接報總經(jīng)理辦批準，返回公司三小時內(nèi)補齊相關請假手續(xù)，否則視為曠工處理；8、凡無故未打考勤（在辦公室工作時間須達4小時以上）一次罰款10元，3次以上未打考勤以30元/次計；9、月考勤無故遲到總時間超過30分鐘按每分鐘1元給予處罰；10、無故遲到60分鐘以上，視為曠工半天（扣除一天半工資）；遲到120分鐘以上，視為曠工一天，（扣除3天工資）；如全天無考勤記錄視為曠工一天（扣除3天工資）；曠工三天，視為自動離職；11、未經(jīng)上經(jīng)許可，考勤登記負責人員不得擅自修改及變更考勤記錄，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予罰款100元并作勸退處理；二、會議考勤：1、公司組織的會議有例行會議、專題會議和臨時會議，相關會議各參會人員需按時參加，不得無故遲到、早退和缺席并遵守會議室管理規(guī)定；2、因故不能參加的，需向會議主持人或總經(jīng)理辦請假，經(jīng)同意后方可；3、遲到、早退10分鐘以內(nèi)罰款10元/次、10—30分鐘罰款30元/次并行政警告一次、30分鐘以上視為缺席罰款50元并行政警告一次，無故缺席的作曠工半天論處并記過一次。第二章辦公室管理一、儀容儀表與行為規(guī)范：1、工作人員在上班時間內(nèi)應保持良好儀容儀表，總體要求是得體、大方、整潔。辦公區(qū)內(nèi)禁止著奇裝異服、濃妝艷抹、著曝露裝或穿拖鞋上班；2、保衛(wèi)、保潔人員和前臺人員必須穿著相應制服；3、工作人員在上班時間(即進入辦公樓大門后的全部時間)必須正確配佩工牌；違者處以罰款10元/次，三次以上行政警告一次；4、所有人員對工牌必須嚴加愛護，不得私自修改工牌內(nèi)容、銷毀工牌及外借他人；違者處以罰款50元/次并行政警告一次，人為損壞或遺失工牌需在人力資源部補辦，并繳納工本費10元/次；5、每位員工應保證自己辦公桌面的整潔，員工的辦公桌內(nèi)不要存放大量現(xiàn)金及貴重物品，以免造成不必要的損失，工作時間不得做與工作無關的事；6、辦公時間員工應堅守崗位，需暫時離開時應向職務代理人交待；7、妥善對文件資料進行保存保管，嚴防資料及公司機密外泄；8、強化消防安全意識，不私接亂接電線、違規(guī)使用火種、違規(guī)使用弱電信號等；9、愛護公物，對公司配發(fā)的辦公用品嚴加愛護，妥善使用，出現(xiàn)故障立即報修，公用設施要按要求使用，故意損壞的要照價賠償并進行處罰；10、語言文明、行為端莊，不說粗話臟話，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吵架或打架，違者罰款50—200元/次并進行相應行政處罰。二、安保：1、辦公樓各種安全、事故預防、警戒；2、辦公樓突發(fā)事故的應急措施并及時呈報上級；3、出入辦公樓的來訪人員應登記，上班時間除公事接洽外，一律謝絕會客，因公來訪人員需先在前臺登記、因工作原因需在公司加班或其它特殊原因在非上班時間逗留公司的工作人員需到安保人員處登記；4、進出辦公樓物品查驗及放行（若因特殊原因需攜帶公司物品外出，需事先由行政部開具出門條）；5、辦公區(qū)工作人員有責任協(xié)助、配合安保人員完成對辦公區(qū)的安全秩序的維護，主動接受安保人員檢查，如有異常情況應及時上報行政部經(jīng)理或公司總經(jīng)理；6、防止盜竊，協(xié)助維持辦公區(qū)域秩序；7、定期進行消防檢查，更新設備、排除隱患、確保安全。三、接待接訪：1、前臺文員對來訪人員要禮貌大方，熱情周到，主動電話告知受訪員工，經(jīng)受訪者同意后方可允許來訪人員上樓。對拜訪總經(jīng)理的客人，要先問清有無預約，并主動電話告知總經(jīng)辦，經(jīng)允許后，再帶至總經(jīng)理辦公室，并主動遞送茶水，來訪人員離開后，應及時收拾桌面及水杯；2、如有公司內(nèi)部員工辦理入、離職手續(xù)，需先到前臺處登記并得到應允后，方可有秩序地進入辦公區(qū)辦理；3、外來人員需進入辦公區(qū)的，受訪人應全程陪同，以確保公司相關資料、物品的安全；四、衛(wèi)生和后勤：1、公司工作人員必須了解衛(wèi)生的重要性與應用知識并認真執(zhí)行；2、保持辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔，不得隨地吐痰，亂扔垃圾，不得堆放發(fā)出臭氣或有礙衛(wèi)生的垃圾；違者處以罰款10元/次；3、辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，并保持空氣流通；違者處以罰款30元/次并行政警告一次；4、工作時間（8：30－17：30）嚴禁在辦公區(qū)域用餐、吃零食、大聲喧嘩、嘻戲、打鬧。違者處以罰款10元/次；5、洗手池、廁所及其他衛(wèi)生設施，必須特別保持清潔（每天分時段按時清理）；6、辦公區(qū)域地面、樓梯、窗面均需保持清潔（每天清潔，定期大掃除）；7、垃圾、廢棄物等的清除，必須合乎衛(wèi)生的要求，放置于制定垃圾箱內(nèi)，不得任意亂倒亂堆，違者處以罰款10元/次；五、通訊：（一）公司固定電話：1、公司電話，主要作為方便工作人員與外界溝通，方便工作業(yè)務之用，不允許工作人員使用公司電話撥打私人電話；違者處以罰款30元/次；2、公司工作人員撥打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間；3、前臺電話接聽應做到接、轉(zhuǎn)迅速（電話鈴響三聲），前臺文員接聽外線電話標準用語為：“您好，廖記！”當對方告知分機電話時，說：“請稍等！”，如分機占線，說“電話占線，請稍后再打！”接聽內(nèi)線電話時的用語為“您好，前臺！”其他內(nèi)容視情況回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌；4、辦公區(qū)工作人員在工作時間負責自己辦公桌上的電話接聽，如該接聽人不在，則辦公區(qū)其他工作人員應協(xié)助及時接聽電話、記錄信息、轉(zhuǎn)告經(jīng)辦人；5、前臺接待人員接聽電話時應采用禮貌用語，接、轉(zhuǎn)電話及時，對重要來電信息進行登記，并及時轉(zhuǎn)告相關經(jīng)辦人；6、辦公區(qū)工作人員接聽電話時應注意接聽禮儀，以及公司信息的保密工作，接聽電話時不應影響辦公區(qū)其他員工的正常工作。（二）個人電話：1、為保證公司與員工之間和部門與部門之間溝通渠道的暢通，以及提升有效辦公效率，公司給相關崗位工作人員配備移動通訊設備或補貼一定的通訊費；2、配備移動通訊設備或補貼通訊費用根據(jù)崗位不同而定，其范疇和額度以人力資源部《崗位說明書》與《薪資管理方案》為準，補貼費用每個月在員工工資表中體現(xiàn)；3、公司移動通訊設備作為公司的固定財產(chǎn)，使用人必須嚴加愛護，妥善使用，人為的損壞來丟失按財務資產(chǎn)管理相關制度處理；4、公司配備了移動通訊設備的和享受了通訊補貼的必須保證24小時處于正常待機狀態(tài)，非主觀因素不能保持通訊暢通的應在行政部前臺備案；5、員工不得隨意更換電話號碼，必須更換的須提前在行政部備案并在更換后及時報行政部備案，同時在OA系統(tǒng)中自行修改，有備用電話號碼的須在行政部備案；6、行政人事部不定期對通訊狀態(tài)進行檢查，對通訊設備停機、關機、不接聽或長時間處于無法接通狀態(tài)的（因會議或其它工作不方便接聽電話的，可以進行代接或呼叫轉(zhuǎn)接），違者罰款50元/次；7、其它部門人員可以向行政部進行投訴，行政部將進行核查，依據(jù)行政部的核查和檢查將對當事人進行處罰并告知本人；8、凡離職、換崗的員工須按程序及時辦理退機退號手續(xù)，否則所產(chǎn)生的通訊費用和經(jīng)濟損失由當事人承擔。六、工作計劃（總結）管理：1、公司各部門工作實行工作計劃和工作總結制；2、工作計劃分為年度計劃（總結）、月度計劃（總結）和周工作計劃（總結）；3、計劃（總結）的具體實實施參見《工作計劃（總結）實施細則》；4、工作計劃（總結）的監(jiān)督檢查與效果評估由總經(jīng)辦負責執(zhí)行。七、辦公用品與設備：1、辦公用品實行計劃內(nèi)請購，以舊換新，合理利用，杜絕浪費的原則；2、辦公室水、電費開支控制責任人為保安；2、辦公樓開燈時間：8：30—12：00，13：00—17：30（加班除外），開燈期間管理員可根據(jù)室內(nèi)亮度合理控制燈光；3、空調(diào)開放時間（專人負責）：辦公室安放溫度計，溫度高于28攝氏度低于10攝氏度可開放空調(diào)；4、辦公室飲用水管理：飲水機電源開放時間：8：30—17：30（由專人負責）；5、復印機電源開放時間：8：30—17：30（由專人負責）;6、電腦實行使用人管理，開機時間根據(jù)個人工作所需，非工作時間一律關機（加班除外），若違反以上規(guī)定并由此造成電腦損壞，責任人應承擔全部維修費用（注：其中連接三星打印機的電腦，由行政部負責開、關機8：30—17：30）；7、公司工作人員有義務愛護辦公區(qū)域內(nèi)的一切公共設施、設備，如有損壞，照價賠償；8、辦公室（獨立）、財務室、會議室和溝通室的使用管理由行政部負責。董事長、總裁、總經(jīng)理及總監(jiān)的辦公室未經(jīng)許可任何人不得隨意進出，因緊急情況必須打擾的僅能由行政專員通知；違者罰款10元/次，情節(jié)嚴重的加倍處罰并給予相應行政處分。第三章會議管理一、會議設備：1、會議設備由會議室、桌椅、投影儀、白板、紙筆等組成；2、會議設備的日常管理由行政部負責，召開會議需向行政部申請備案，并填寫《會議申請單》（例行會議可不填寫），說明所需物品、召開時間、會議時長等；3、會議設備應保持能正常使用狀態(tài)，如有故障應及時排除，使用人在使用時應嚴加愛護，如有損壞照價賠償。二、會議組織與召開：1、公司會議分為例行會議、專題會議和臨時會議；2、例行會議由總經(jīng)辦組織召開，專題會議由總經(jīng)理或總經(jīng)辦指定負責組織召開，臨時會議由發(fā)起部門報總經(jīng)辦批準后組織召開；3、會議室、溝通室的使用實行預約登記（前臺登記），未進行登記不得使用，會議室、溝通室在使用過程中其它人不得打擾，因緊急情況必須打擾的僅能由行政專員通知；違者罰款10元/次；4、會議主持人按正規(guī)程序申請會議，并安排做好會議紀要，必要時將紀要進行轉(zhuǎn)發(fā)。三、會議紀律：1、會議現(xiàn)場組織遵循“誰發(fā)起，誰組織”的原則。會議主持人負責會議召開時的現(xiàn)場管理工作，所有參會人員應積極配合會議主持人，確保會議的順利召開。未指定會議主持人的，由會議發(fā)起人擔任會議主持人；2、會議主持人需提前10分鐘進入會場，確保會前準備工作就緒，確認會議記錄人員準備好會議記錄工作；3、參會人員須準時參加會議，不得缺席、遲到和早退，如有違反按考勤管理規(guī)定處理，因故不能參加的，需向會議主持人或總經(jīng)辦請假，經(jīng)同意后報行政部備案；4、遵守并保持會場紀律，通訊設備應保持靜音狀態(tài)，會場內(nèi)禁止隨意走動和外出，如若會議需要可將通訊設備交由行政人員或他人代為處理，緊急情況下，前臺工作人員可以進入會場，向會議主持人匯報情況，在獲得會議主持人允許的情況下，相關人員可以接聽重要電話，違者處以罰款10元/次；5、會前做好準備，會中積極參與，會后認落實，確保會議的高效性；積極發(fā)言，力爭而合，不惡意搗亂會議秩序，確保會議有序進行。第四章出入管理一、人員出入：（一）公司員工：1、進入辦公區(qū)應配戴工牌；否則，保衛(wèi)人員有權拒絕進入或進行相應處罰，進入辦公區(qū)必須保持衣冠、頭發(fā)整潔，穿著大方得體，否則，保衛(wèi)人員有權拒絕進入；2、因事臨時外出需按考勤管理進行登記。（二）來訪人員：1、來司訪客、外來業(yè)務人員、供應商、行政檢查和參觀團體統(tǒng)稱來訪人員；2、來訪人員進入公司首先應憑個有效證件在前臺進行登記，說明來由領取《來賓證》并佩戴好《來賓證》方可進入；帶小孩進入的需在監(jiān)護人的陪同下進入；3、有預約的來訪人員應在前臺的帶領安排下到指定地點受訪，沒有預約的來訪人員在前臺與受訪人確認同意后方可進入；4、受訪結束后到前臺歸還《來賓證》后方可離開。二、物品出入：1、公司物品出入須在行政部門或資產(chǎn)管理部門辦理“出門條”；2、保衛(wèi)人員必須仔細核對“出門條”的記載是否與實物相符；如有不符，不得出門，并報告上級進行處理；3、物品進出時，保衛(wèi)人員必須認真檢查，如有危險品、易燃品、兇器、等，禁止進入辦公區(qū)并報告上級進行處理；禁止帶寵物進入辦公區(qū)；4、公司員工應自覺、主動維護出入管理規(guī)定，確保公司、個人財物的安全，違反上述條款的處以罰款10—30元/次并給予行政處分。第五章證照管理一、公司證照由行政部統(tǒng)一管理；二、證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等；三、如：營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、代碼證、稅務登記證、車身廣告登記證書等等；四、證照的使用包括借用、復印等；五、證照使用必須填寫《證照使用申請單》；六、證照借用程序：借用人申請→行政經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→歸還（借用完畢后，應在時限內(nèi)歸還證照保理人）；七、證照復印程序：借用人申請→行政經(jīng)理審核→辦理借用手續(xù)→歸還（如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人）；八、證照復印件必須注明“此復印件僅辦理······使用”并加蓋“再復印無效章”；九、證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》；十、證照使用過程中間若有遺失、破損，使用情況與申請單填寫內(nèi)容不符，視情節(jié)給予相應處罰；第六章文件管理一、文件分類：公司文件分為正式文件、普通文件：1、正式文件包括：（1）通告：在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件；（2）公告：向公司內(nèi)外宣布重大事件；（3）規(guī)定：發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施；（4）決定：對某些問題或重大行動作出安排；（5）決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。2、普通文件包括：（1）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項和需要共同執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文；（2）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題；（3）報告：向上級匯報工作；（4）請示：請上級指示批準；（5）批復：答復請示事項；（6）指示：對下級指示工作，闡明工作活動的指導原則；（7）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守執(zhí)行的文件。3、正式文件（規(guī)定、決定、決議）內(nèi)容需包括：（1）目的：對本文件的目的進行簡單扼要的闡述；（2）范圍：本文件適用范圍；（3）定義：本文件所涉及名詞術語在本文件中含義的解釋；（4）權責：本文件賦予涉及文件的崗位、部門的權利和責任；（5）程序：本文件執(zhí)行的程序和在執(zhí)行過程中應遵守的原則、程序以及使用的方法的具體規(guī)定；（6）相關文件：與本文相關的其他文件；（7）附件：本文所涉及的附件，應注明附件的名稱和件數(shù)；二、文件職責：1、總經(jīng)辦：公司文件統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、催辦、用印、保管和立卷歸檔。2、其他部門：主辦部門：文件起草、文件處理3、協(xié)辦部門：配合主辦部門完成文件處理三、發(fā)文格式：（參見附件《文件管理實施細則》）四、文件管理：1、文件層次管理（1）公司級文件：該類文件為整個公司（各分公司）都必須執(zhí)行的制度，如：財務管理制度制度，該類文件由該制度的執(zhí)行部門制定，由公司主管副總審核，董事長批準；（2）分公司級文件：該類文件為整個分公司都必須執(zhí)行的制度，如：考勤制度，該類文件由該制度的執(zhí)行部門制定，由分公司主管副總審核，分公司總經(jīng)理批準；（3）多部門級文件：該類文件為在公司幾個部門間執(zhí)行的制度，如：生產(chǎn)計劃管理規(guī)定,該類文件由該制度的執(zhí)行部門制定，由分公司主管副總審核，分公司總經(jīng)理批準（4）部門級文件：該類文件為在文件制定部門內(nèi)部實施的管理辦法或規(guī)定，如：檢查現(xiàn)場管理規(guī)定,該類文件由部門所屬班組起草，經(jīng)主管副總審閱后由部門負責人批準，報主管副總備案。2、文件處理程序，文件的處理程序分為發(fā)文、辦文、收文和執(zhí)行：（1）發(fā)文：發(fā)文一律分類別采用以上統(tǒng)一文件格式；發(fā)文程序：a、部門級文件：部門所屬班組起草→OA中審批→電子文