DB14-T 2498-2022 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理指南

ICSCCS03.120.20A0914IDB14/T2498—2022前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4總則 5歸檔范圍 26管理 37應(yīng)用 48維護(hù)與改進(jìn) 49保管與處置 4附錄A（資料性）人員技術(shù)檔案目錄 5參考文獻(xiàn) 6DB14/T2498—2022本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由山西省市場監(jiān)督管理局提出、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。山西省市場監(jiān)督管理局對標(biāo)準(zhǔn)的組織實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。本文件由山西省認(rèn)證認(rèn)可和檢驗(yàn)檢測監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會歸口。本文件起草單位：山西省檢驗(yàn)檢測中心（山西省標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量技術(shù)研究院）。本文件主要起草人：賈亮、王瑞琦、唐名芳、王永勝、郝利斌、王鵬、李易斯、侯大慶、郭沐昀、張洪亮。1DB14/T2498—2022檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理指南本文件提供了檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理的指導(dǎo)和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應(yīng)用、維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置等方面內(nèi)容。本文件適用檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范RB/T214—2107檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價(jià)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通用要求CNAS-CL01：2018檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中從事技術(shù)管理和專業(yè)技術(shù)工作的人員，包括但不限于：管理層、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、授權(quán)簽字人、提出意見和解釋的人員、內(nèi)審員、質(zhì)量監(jiān)督員、操作各類儀器設(shè)備、從事檢驗(yàn)檢測、抽（采）樣人員、合同評審人員、樣品管理人員、技術(shù)檔案管理人員、儀器設(shè)備管理人員等。4總則4.1檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)宜明確人員技術(shù)檔案全程化和集中化管理的職能部門。4.2負(fù)責(zé)人員技術(shù)檔案的部門宜指定專人進(jìn)行技術(shù)檔案的管理工作。負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理的工作人員熟悉檔案管理的法律、法規(guī)和政策，具有檔案管理專業(yè)知識與技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定是十分必要的。4.3有條件的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)宜按GB/T18994的要求建立專業(yè)技術(shù)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管4.4歸檔范圍、管理、利用與服務(wù)、維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)指南見第5章～第9章。4.5人員技術(shù)檔案的內(nèi)容根據(jù)不同工作崗位職責(zé)可以包括第5章中的全部內(nèi)容，也可以只包含其中若干項(xiàng)，但是滿足RB/T214—2017和CNAS-CL01：2018要求是至關(guān)重要的。2DB14/T2498—20224.6本文件建議收集和管理的人員技術(shù)檔案，其規(guī)格除特殊外部文件外，紙張大小宜采用A4規(guī)格。5歸檔范圍5.1歸檔內(nèi)容宜考慮基本材料；職業(yè)資格、任職要求、評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料；社會團(tuán)體材料；授權(quán)（任命）證明材料；教育、培訓(xùn)材料；科研項(xiàng)目材料；論文、論著、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)明專利材料；能力監(jiān)控材料等。5.2基本材料基本材料宜考慮以下內(nèi)容：——身份證；——人員履歷表；——畢業(yè)證；——學(xué)位證書；——英語等級證書；——計(jì)算機(jī)等級證書；——人事（勞動）合同；——專業(yè)技術(shù)人員年度考核登記表；——檢驗(yàn)檢測人員公正性和保密承諾書；——人員離職證明相關(guān)資料等。5.3職業(yè)資格、任職要求、評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料職業(yè)（任職）資格、評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料宜考慮以下內(nèi)容：——專業(yè)技術(shù)資格證書；——專業(yè)技術(shù)聘任證書；——職業(yè)資格證書；——技術(shù)比武、勞動競賽獲獎證書等。5.4參加社會團(tuán)體材料參加社會團(tuán)體材料宜考慮以下內(nèi)容：——理事證書；——委員證書；——其他技術(shù)類聘書等。5.5授權(quán)（任命）證明材料授權(quán)（任命）證明材料宜考慮以下內(nèi)容：——最高管理層；——技術(shù)負(fù)責(zé)人；——質(zhì)量負(fù)責(zé)人；——提出意見和解釋的人員；3DB14/T2498—2022——質(zhì)量監(jiān)督員；——內(nèi)審員；——檢驗(yàn)檢測；——儀器設(shè)備操作；——抽（采）樣；——合同評審人員等。5.6教育、培訓(xùn)材料教育、培訓(xùn)材料宜考慮以下內(nèi)容：——內(nèi)部培訓(xùn)登記表；——培訓(xùn)結(jié)果評價(jià)表；——進(jìn)修學(xué)習(xí)證明；——專業(yè)學(xué)術(shù)會議/科技研討會邀請函/通知書；——繼續(xù)教育、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)證書等。5.7科研項(xiàng)目材料科研項(xiàng)目材料宜考慮以下內(nèi)容：——項(xiàng)目/課題/成果專業(yè)技術(shù)工作立項(xiàng)、過程、驗(yàn)收證明材料；——結(jié)題、鑒定證書；——獲獎證書等。5.8論文、論著、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)明專利材料論文、論著、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)明專利材料宜考慮以下內(nèi)容：——論文、論著、軟著；——發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)文本及其他公告、備案等文件；——發(fā)明及實(shí)用新型專利證書；——專利轉(zhuǎn)化成果證明材料；——技術(shù)報(bào)告等。5.9能力監(jiān)控材料能力監(jiān)控材料宜考慮以下內(nèi)容：——參加新檢驗(yàn)檢測項(xiàng)目的相關(guān)材料；——能力驗(yàn)證結(jié)果、證明；——人員監(jiān)督及評價(jià)記錄；——人員監(jiān)控及評價(jià)記錄——人員能力評價(jià)確認(rèn)記錄等。6管理6.1收集6.1.1人員技術(shù)檔案管理者全面、完整、客觀、真實(shí)、及時地收集每位機(jī)構(gòu)人員的技術(shù)材料是至關(guān)重4DB14/T2498—2022要的。6.1.2人員技術(shù)檔案管理者收集每位機(jī)構(gòu)人員第5章中相關(guān)材料時，宜先核驗(yàn)確認(rèn)所有原件準(zhǔn)確無誤，再復(fù)印所有材料，然后將原件退還回，保留復(fù)印件。6.1.3人員技術(shù)檔案管理者宜主動提醒新入職人員，在規(guī)定的時間內(nèi)提交第5章中相關(guān)的技術(shù)材料。6.1.4檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)人員符合第5章中的技術(shù)材料存在更新或新生成時，如參加新的培訓(xùn)活動、發(fā)表新的專業(yè)論文等，宜主動向技術(shù)檔案管理者提交新生成的技術(shù)材料。6.1.5人員技術(shù)檔案管理者宜按照策劃的周期，核查確認(rèn)本機(jī)構(gòu)人員第5章中的尤其是動態(tài)生成的技術(shù)材料是否全部收集。6.2整理與歸檔6.2.1人員技術(shù)檔案宜按照一人一檔的原則進(jìn)行整理歸檔。6.2.2人員技術(shù)檔案材料宜按照生成的時間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列，做到目錄清楚、分類準(zhǔn)確、編排有序是至關(guān)重要的，可以參照附錄A進(jìn)行分類。6.2.3對人員技術(shù)檔案宜進(jìn)行紙質(zhì)版與數(shù)字化同步編目，分類排列。7應(yīng)用7.1人員技術(shù)檔案的應(yīng)用遵守資質(zhì)認(rèn)定和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可相關(guān)保密原則是至關(guān)重要的。借閱、歸還時宜履行登記手續(xù)。7.2資質(zhì)認(rèn)定管理部門和中國合格評定國家認(rèn)可委員評審組開展現(xiàn)場或遠(yuǎn)程評審時，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)宜按照評審專家的要求，提供相關(guān)人員的技術(shù)檔案。7.3檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)按策劃的周期開展內(nèi)部審核和管理評審時，關(guān)注人員技術(shù)檔案的管理情況是十分必要的。7.4檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)制定人員培訓(xùn)方案或計(jì)劃時，宜查閱人員技術(shù)檔案，科學(xué)地識別培訓(xùn)需求。7.5檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)宜根據(jù)人員技術(shù)檔案開展人員技術(shù)能力評價(jià)工作。7.6機(jī)構(gòu)人員離職時，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)宜根據(jù)人員技術(shù)檔案向離職人員出具相關(guān)從業(yè)技術(shù)證明。8維護(hù)與改進(jìn)由于管理政策和規(guī)定要求變更；外部評審、內(nèi)部審核和管理評審發(fā)現(xiàn)等原因，人員技術(shù)檔案需要補(bǔ)充或更新時，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)宜按照相關(guān)程序及本文件的規(guī)定采取維護(hù)與改進(jìn)措施。9保管與處置9.1與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)簽訂勞動合同的人員其技術(shù)檔案宜保管至其離職時當(dāng)期資質(zhì)認(rèn)定和/或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可有效期滿后，再保存6年。與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)簽訂人事關(guān)系的人員技術(shù)檔案，其退休或辭職后應(yīng)保存至當(dāng)期資質(zhì)認(rèn)定和/或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可有效期滿后，再保存6年。9.2當(dāng)人員技術(shù)檔案滿足保管期限后銷毀時，宜參照國家關(guān)于檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。5DB14/T2498—2022（資料性）人員技術(shù)檔案目錄人員技術(shù)檔案目錄格式見表A.1人員技術(shù)檔案目錄。表A.1人員技術(shù)檔案目錄姓名：上崗證編號：123456789開展新檢驗(yàn)檢測項(xiàng)目可研性報(bào)告、立項(xiàng)報(bào)告、模擬試注：有相關(guān)資料的資料名稱后面的□處打√,歸檔資料包括但不限于以上信息。6DB14/T2498—2022參考文獻(xiàn)[1]GB/T118