湖南山潤油茶科技有限公司材料采購制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計湖南山潤油茶科技有限公司材料采購制度優(yōu)化設計1公司簡介湖南山潤油茶科技有限公司（以下簡稱山潤科技公司）坐落于湖南平江高新技術產業(yè)園區(qū)，公司注冊資本為4000萬元，現有員工2300余人（含季節(jié)性用工），注冊資本為4000萬人民幣，公司經營范圍主要有山茶油、菜籽油、芝麻油、玉米油、花生油、大豆油、葵花仁油、棉籽油、植物調和油等。所需主要原料有山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等，輔助材料主要有包裝箱、各種瓶子、標簽紙等。2山潤科技公司材料采購制度現狀及存在的問題2.1公司材料采購制度現狀及現有采購流程圖山潤科技公司所需要的原材料主要有山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等，這些原材料供應商大部分是各個地方的農業(yè)生產合作社，目前公司材料采購方面采取的是最為傳統(tǒng)的辦法。公司的供應商一直以來都是固定的，因為合作了很多年，在采購原材料時基于信任沒有過多的檢查原材料質量，并且公司只派一名采購員前往農村合作社商談合作細節(jié)，無法確保采購員是否會秉持著公平公正的原則來為企業(yè)采購原材料。由于是固定供應商，沒有其余備選供應商，在現在這個變化莫測的市場，如果有突發(fā)事件，公司甚至來不及找的新的供應商來維持生產運營，因此，在原有固定供應商的基礎上，還應該再找到2-3家材料供應商，防止突發(fā)狀況帶來的原材料短缺情況。目前公司材料采購制度流程圖如圖1所示：對流程圖的解析：圖1目前公司材料采購制度流程圖流程圖解析：（1）制定采購計劃。按照公司的年度預計生產計劃以及年度預計銷售計劃來制定本年度采購計劃。（2）選擇供應商。采購員要進行實地考察，檢查供應商提供的原材料是否符合要求。（3）詢價、比價、議價。采購員要進行價格詢問、比較多家供應商價格、商議）價格。（4）合同簽訂。確定原材料品質價格無誤后，雙方按照約定簽訂合同。（5）交貨驗收。由驗收員清點數量，檢查是否與合同數量相符。（6）材料入庫。材料與合同數量相符后就將材料進行入庫。2.2目前公司材料采購制度存在的問題通過對山潤科技公司材料采購制度的認識、分析，了解到該公司目前還是采用最為原始簡便的沿用了多年的材料采購管理制度，管理步驟簡化單一，過去材料采購雖然在某種程度上達到了生產需求，但是沒有完全結合公司生產銷售情況來制定材料采購計劃，現有的材料采購制度存在一些問題的,以下是材料采購制度存在的幾個問題：2.2.1材料采購計劃制定不合理采購原材料的前提是制定一個合理的采購計劃，因此，在制定采購計劃時是需要非常謹慎的，山潤公司在制定采購計劃時有以下幾個方面的問題：（1）沒有進行充分的市場調查，在制定采購計劃時，應對企業(yè)現在面臨的市場進行充分的調研，調研內容應包括居民對產品需求量，對哪一種產品需求量最大，供應就要相對應大，還應該包括競爭對手的采購策略，以方便及時做好應對準備。（2）不應該只由采購經理來制定材料采購計劃，公司相關部門和采購人員應該同樣參與其中，提出建議，應當聽取各部門的意見，吸收采納合理的意見，來完善材料采購計劃，讓材料采購計劃更加符合企業(yè)的真實情況。（3）在制定采購計劃的時候沒有參照以前年度的生產計劃以及實際銷售情況，以前年度實際銷售情況更明確的反應了產成品的銷售數量以及實際應該生產的數量。2.2.2供應商選擇標準不夠科學采購好到原材料，選擇科學合理的供應商也是非常重要的，從目前公司的采購制度看公司選擇供應商的時候有以下幾個方面的欠缺:（1）在進行供應商選擇的時候沒有一個更具體的標準。采購員應該對供應商原材料的生產能力、物流運輸能力、原材料質量等進行嚴格要求。當采購員進行實地考察時，沒有一個更為具體的標準來挑選原材料，只挑選純天然的山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等原材料質量標準過于簡單，對產成品質量沒有保證。（2）公司選擇供應商以后就一成不變。雖然維持供應商的穩(wěn)定性是必要的，但是不能不了解市場上其他供應商的發(fā)展情況。隨著市場競爭越來越激烈，經營不善的供應商正在逐漸被淘汰，實力較強的供應商在日益發(fā)展，所以供應商應該適時更新，選擇優(yōu)秀的，淘汰低劣的。對于只有固定供應商的局面，當供應商出現異常情況不能供貨時，就會造成原材料供應斷檔，嚴重影響企業(yè)正常生產經營。2.2.3材料驗收環(huán)節(jié)不嚴格材料在交貨驗收時，公司沒有專職質量檢查人員檢查材料是否符合標準，山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽也是種植在較遠的農村土地，運送過來有一定的距離，路途中不免會有一定的損耗。如果不仔細檢查原材料質量，就可能會將殘次材料驗收入庫，將會導致產品質量也不過關。材料驗收入庫環(huán)節(jié)只有保管員一人，不能保證保管員沒有與供應商用以次充好的原材料蒙混過關，而且追責起來也不能確保材料到底是在運輸途中發(fā)生的損壞還是在入庫后因為存放問題出現的質量問題。3公司材料采購制度優(yōu)化設計方案及優(yōu)化后的流程圖3.1公司材料采購制度優(yōu)化的目的山潤科技是食用油生產企業(yè)，原材料作為產品生產的基礎，原材料質量、價格的控制與管理尤其的重要。原材料是企業(yè)流動資產中的一大部分，所以原材料采購質量、價格可以直接影響到企業(yè)的資金占用水平以及產品成本高低，加強對原材料采購環(huán)節(jié)的管理，也是企業(yè)提高經營管理水平的需要。對企業(yè)來說，若產品價格不能隨意變更，那么想要獲得更高的利潤就要降低產品的總成本，而要降低產品總成本首先要采購質優(yōu)價廉的原材料，所以制定材料采購優(yōu)化設計方案的目的就是為了降低材料成本，提高經濟效益。采購人員進行采購時，不僅要考慮原材料的價格、質量、運輸方式，同時還要考慮能否與供應商建立長期合作的關系。因為在長期合作中，固定的原材料供應商供貨會更有保障。企業(yè)要全方面考慮材料采購成本，制定出最優(yōu)的材料采購管理流程，從而使公司選擇便宜優(yōu)質原材料，用性價比高的產品滿足客戶的需求，從而增強企業(yè)的市場競爭力。針對山潤科技公司材料采購中存在的問題，我做了一個材料采購制度優(yōu)化設計方案。3.2材料采購制度優(yōu)化設計方案3.2.1完善材料采購計劃（1）在制定采購計劃之前，采購部門應該對市場進行調研，可以對周圍居民進行調研，同時可以發(fā)布電子調查問卷，用來了解目前食用油市場情況以及人們喜好，為制定采購計劃做基礎準備。（2）在制定采購計劃時，應該參照以前年度的實際銷售情況來制定，根據用戶的需求量來確定本年度的采購計劃，不參照以前年度的實際銷售數量容易造成產成品的積壓以及原材料的浪費，同時也會增加材料采購資金占用成本，從而增加采購成本。因此只有制定合理的材料采購計劃才可以減少原材料庫成積壓情況，減少材料采購成本。3.2.2加強對供應商的科學管理（1）供應商的選擇，必須堅持貨比三家的原則，并且盡量擴大選擇的范圍，多向幾家供應商進行詢價、議價，在價格和質量方面進行綜合考慮，選擇合適的供應商進行采購。首先，材料品質的保證是非常重要的，直接關系到產成品的質量，因此在問價的同時，觀察原材料的質量也是必須要做的，原材料的成熟度、色澤等的品質。其次，選擇供應商還需要了解供應商長期以來在合作方面有沒有不誠信的行為，交貨期是否按時，材料的質量是否能得到保障，信譽高、質量好的供應商才能更加放心合作。（2）根據公司所需產品數量及市場供貨情況，合理選擇供應商，至少要有2-3家供應商作為備選，一方面可以保證某個供應商出現異常情況時其它供應商可以及時供貨，另外還可以比較價格、質量，降低采購成本。供應商的選擇，事關企業(yè)生產經營的順利進行和企業(yè)采購成本，應該加以重視，慎重選擇，規(guī)范管理。3.2.3建立完善的材料驗收制度針對山潤科技公司材料采購中存在的問題，建議在原材料驗收環(huán)節(jié)再增加一名質檢員，質檢員的工作職責是：對原材料的質量把關，材料入庫前要進行抽樣檢查。山潤科技公司使用的原材料如山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等，由于原材料的特點，在運輸途中很有可能產生自然損耗或損壞，所有入庫前必須及時進行挑選整理，收貨前要嚴格檢查材料質量，不合格材料不予接受，直接退貨，確保入庫材料的質量，從而確保產成品的質量。加一名質檢員檢查材料質量，保管員負責材料的數量，分工協(xié)作，可以有效堵絕徇私舞弊現象的產生。3.3優(yōu)化后的材料采購流程圖在對山潤科技公司的采購制度進行優(yōu)化之后，我制定了一個優(yōu)化后的材料采購制度流程圖，如圖2所示：圖2優(yōu)化后的公司材料采購流程圖對流程圖的解析：（1）制定材料采購計劃。采購部門根據以前年度實際銷售量來確定本年度的材料采購計劃，銷售量也需分季度與年度來作為參考依據，根據不同季度不同時期的銷售情況制定合理的材料采購計劃。（2）審核材料采購計劃。銷售、生產、質檢等相關部門一起對采購計劃進行審核，如果有疑問，應該重新修改材料采購計劃。（3）選擇供應商。嚴格篩選原材料供應商，在選擇供應商時，對原材料的品質、農殘等食品安全要素需要提前把關，對油果成長過程進行不定期檢查，嚴格控制農藥的使用，確保食品安全。所以主要原材料供應商要選擇2-3家，有備選供貨基地。供應商是材料的源頭，為確保萬無一失，選擇2-3家供應商更安全。（4）簽訂采購合同。在簽訂合同時，需要仔細確認合同是否合法，是否有存在對本公司有不利的情況。同時需要簽訂質保協(xié)議，以確保材料質量能得到保障。（5）合同審批。簽訂采購合同后，還需對合同進行審核，如果供應商方面對提供材料有困難或者對產品的標準要修改，就需要修訂合同，并且將原來的合同收回。（6）合同分發(fā)。審核好合同以后就開始分發(fā)合同，有關部門拿到合同后做好采購跟進工作。（7）執(zhí)行合同。確定無誤后開始按照合同上執(zhí)行，有預付貨款的按合同先支付預付貨款。（8）材料進場檢驗。對運輸進來的原材料需要檢驗是否合格，是否有存在運輸途中發(fā)生的合理損耗，數量與合同是否符合，質量合不合格，如果存在問題，就要退貨重訂。（9）材料入庫。確認無誤后將材料驗收入庫，在驗收入庫時，對于油果之類原材料，保存方法是非常重要的，按照材料的適存溫度與濕度，存進不同的倉庫，確保材料完好無損以及產品的質量不會出現問題。4對山潤科技公司材料采購制度優(yōu)化設計方案的評價公司材料采購制度優(yōu)化前后對比，優(yōu)化后的材料采購流程比較之前的有了以下幾點優(yōu)勢：（1）制定了更加完整的材料采購計劃，按照更加合理的材料采購計劃購買材料，能一定程度的減少采購成本，節(jié)約資金，也不會造成資源浪費，并且也能確保生產需要。（2）選擇好合適的供應商，在價格、質量、信譽方面綜合考慮的情況下，貨比三家，可以降低采購成本，可以收購到質優(yōu)價廉的油料，油產品的質量