湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司簡介....................................1

1.1公司特色...................................................1

1.2公司經營范圍...............................................1

2湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷制度中存在的問題................1

2.1費用報銷流程說明...........................................1

2.2費用報銷流程中發(fā)現的風險...................................3

2.3原因分析...................................................3

2.3.1公司對費用報銷流程的管控不嚴格.........................3

2.3.2報銷不實的問題頻繁的發(fā)生...............................4

3湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷制度優(yōu)化方案....................4

3.1對不切實際的報銷進行嚴格的管控.............................4

3.2提高員工的職業(yè)道德和素養(yǎng)...................................5

3.3定時進行總結會議...........................................5

3.4加強事后審核與監(jiān)督.........................................5

3.5重視費用預算的管理.........................................5

3.6優(yōu)化后的費用報銷流程.......................................6

4小結..............................................................6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷制度

優(yōu)化設計

1湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司簡介

1.1公司特色

湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司是具有獨特銻鎢高新開采分離技術、集采選

冶于一體的企業(yè)，企業(yè)地址位于黑茶之鄉(xiāng)湖南省安化縣奎溪鎮(zhèn)。企業(yè)憑借豐富

的礦產資源和我國重要銻鎢產品基地資源優(yōu)勢,成功運用按照國際標準制造的"

辰州牌"銻錠、白鎢產品,在市場上久負盛譽,主要銷往歐美、東南亞地區(qū)等各國和

區(qū)域。。

1.2公司經營范圍

其它有色金屬壓延加工;在國家許可審批項目內進行金屬、銻、鎢產品的勘

查、開發(fā)、選礦和冶煉加工;銻及銻產品、鎢及鎢產品、碎石等的加工制造、經

銷;建筑工程檢測、管理;地質測量、采礦檢測;銻、鎢礦制品的采購、生產、經銷

(國家限制的除外)。(依法須經批準的項目,經相關部門批準后方可開展經營活動)。

2湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷制度中存在的問題

2.1費用報銷流程說明

圖2-1湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷流程步驟

最初的流程審核人員較少，有相互包庇的風險，并且無論金額大小都交由

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總經理批準，使得報銷費用的效率變低，且存在報銷違規(guī)費用的風險。這種費

用報銷流程效率低，過程中可能會出現報銷不屬實的情況，不利于企業(yè)日后發(fā)

展，需加以改進。

表2-1湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷具體流程說明

責

流任

程部相關文執(zhí)行

編號流程說明

步門/檔制度

驟崗

位

報銷人員根據公司費用報銷

業(yè)

制度要求，整理好需要報銷的發(fā)

務《付款審

票或單據,并進行整齊粘貼。根據《資金

開相批單》、發(fā)

01報銷內容填寫《費用報銷單》，外管理辦

始關

地出差的填寫《差旅費報銷單》。票等原始

人法》

注:有發(fā)票單據跟無發(fā)票單據分票據

員

開寫報銷單

報銷單填寫要求不得涂改，

業(yè)

不得用鉛筆或紅色字體的筆填寫，

務《付款審

并附上相關的報銷發(fā)票或單據?！顿Y金

審相批單》、發(fā)

02若屬于出差的費用報銷，必須附管理辦

核關票等原始

上經過批準簽字的《出差審批法》

人票據

單》。采購物品報銷需附上總經理

員

簽字確認的《采購申請表》。

《費用報銷單》及相關單據

準備完成后，報銷人員提交給部

部門負責人審核簽字，部門負責人

《付款審

門須對以下方面進行審核:《資金

審批單》、發(fā)

03負1)費用產生的原因及真實性;管理辦

核票等原始

責2)費用的合理性;;法》

票據

人3)票據及單據的規(guī)范性。

若發(fā)現不符合要求，立即退還給

相關報銷人員重新整理提報。

部門負責人審核簽字后，將

報銷單據交給財務部，由財務部

門會計人員進行報銷費用的確認，《付款審

財《資金

審主要內容:批單》、發(fā)

04務管理辦

核1)產生的費用是否符合報銷標準;票等原始

部法》

2)單據或票據是否符合財務規(guī)范票據

要求.

3）若發(fā)現不符合要求，立即退還

2

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責

流任

程部相關文執(zhí)行

編號流程說明

步門/檔制度

驟崗

位

給相關部門重新整理提報。

總經理審查發(fā)票是否合規(guī)、

審發(fā)票信息是否準確，費用報銷單、《付款審

總《資金

核差旅費報銷單是否按財務制度要批單》、發(fā)

05經管理辦

審求填寫，相關的附件是否齊全，票等原始

理法》

批付款金額是否與發(fā)票金額一致等，票據

審核完成后，返回財務部

費費用會計根據領導審批簽字《付款審

《資金

結用后的付款單及合同等相關原始附批單》、發(fā)

06管理辦

束會件編制記賬憑證，并提交稽核主票等原始

法》

計管審核交出納付款。票據

2.2費用報銷流程中發(fā)現的風險

風險1：審批人未仔細審批招待事項，標準、類型，導致招待事項與實際發(fā)

生有差別，在后期入賬及審計時發(fā)現問題，不能入賬或入賬后審計追責整改，

對公司管理產生負面影響。

風險2：經辦人在招待過程中超標接待或違規(guī)用酒，違反業(yè)務接待管理辦法，

不能入賬或入賬后審計追責整改。

風險3：審批人未仔細審批差旅費報銷事項，標準、類型，導致住宿、補貼

超標，在后期入賬及審計時發(fā)現問題，不能入賬或入賬后審計追責整改，對公

司管理產生負面影響。

風險4：經辦人在出差過程中乘車超等級、住宿超標，違反差旅費管理辦法，

不能入賬或入賬后審計追責退款、整改。

2.3原因分析

2.3.1公司對費用報銷流程的管控不嚴格

公司在建立的費用報銷體系中,往往對費用報銷控制等方面不夠規(guī)范、不夠

重視,也沒有詳盡的、有效的、正確的管理條框,也比較空泛、沒有了具體的管理

規(guī)范，為員工謀取私利、鉆公司制度的空子提供了機會。

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2.3.2報銷不實的問題頻繁的發(fā)生

由于人工操作的費用報銷流程較為繁重、效率較低，并且有員工素質不高

的情況出現，使得費用報銷過程中往往會出現不屬實的情況。有一些工作人員

會因為某些工作失誤，讓一些不能夠報銷和核算的費用被錯誤的核算到公司總

費用上進行報銷，例如違規(guī)的招待費用、乘車費用和住房等不能報銷的費用被

加入，使得整體的費用報銷制度出現漏洞，進而降低了公司的經濟效益，造成

了許多不必要的損失。在相關的工作人員進行費用的報銷時，報銷的流程和操

作不夠規(guī)范與嚴格，導致很多員工可能會進行一些有意無意的人為造假，為再

次審批的過程中造成了極大的不便，很多工作人員會通過這種漏洞鉆空子，為

企業(yè)整體運行帶來了極大的不便。

3湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷制度優(yōu)化方案

3.1對不切實際的報銷進行嚴格的管控

表3-1湖南安化渣滓溪礦業(yè)有限公司費用報銷流程優(yōu)化方案

關鍵部門/崗控制手

控制目標控制流程執(zhí)行頻率實施證據制度索引

位段

第一道審批人應詳細把

關申請單，核實招待事

項，詳細了解公司業(yè)務

接待管理辦法，及時審

批，杜絕事后審批。

申請人（經辦人）應詳

《業(yè)務接

規(guī)范招待程細了解公司業(yè)務接待管

《公務/商待管理辦

序，保障招理辦法，遵循業(yè)務接待

務接待申請法》、《差

待事項真實申請單標準進行接待申請人及所

人工控單》、《出差旅費管理

且合規(guī)合理，第一道審批人應詳細把在單位/財按月報

制申請單》、辦法》、

嚴格控制四關出差申請單職別、出務部銷

《費用報銷《財務報

項費用，提差地點、出差事由、人

憑證》賬管理辦

高經營效率數、天數，派車申請單

法》

有無租用運輸公司車輛

接送、核實出差標準，

詳細了解公司差旅費管

理辦法，原則上誰出差

誰申請，及時審批，杜

絕事后審批。

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3.2提高員工的職業(yè)道德和素養(yǎng)

大部分費用報銷制度中出現的問題主要在于工作人員的職業(yè)道德和專業(yè)水

平不到位引起的，造成了費用報銷效率低下，準確度不高。按照每年會計人員

對公司利潤的提高程度發(fā)放合理合規(guī)的年終獎金，加強員工對公司的歸屬感，

減少虛報的風險。在會計操作中，需要工作人員擁有更高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技

能，才能提高費用報銷的準確度和效率。會計的政策更新換代很快，企業(yè)需要

對員工進行定時培訓，每年到總部進行會計辦公軟件和會計新規(guī)的學習，提高

員工專業(yè)素養(yǎng)，讓員工跟得上時代的腳步，提高工作效率，避免出現一些不必

要的錯誤。

3.3定時進行總結會議

要求每個分廠定時開展總結會議，至少一個月一次。要求員工做出每個月

費用報銷的月報進行總結，讓公司領導了解企業(yè)費用情況。將每個月的月報進

行對比，這樣更加能發(fā)現問題并加以改正，如此就能提高費用報銷的效率與準

確性。

3.4加強事后審核與監(jiān)督

在進行費用審核報銷期間，各分廠中的會計人員應該加強費用報銷的審核

監(jiān)督。在開展正常的費用報銷時，要及時查看和審核其原始憑證，要確保原始

憑證準確無誤、合法合規(guī)，負責人需要在報銷過程中審核監(jiān)督全過程，提高費

用報銷數據的準確度。如若發(fā)現不準確、不合法的原始憑證，該項原始憑證不

予受理，并且立刻向財務部報告真實情況。如果原始憑證中的數據信息的記錄

不清晰、不完整，要將原始憑證退回，并及時補充好原始憑證中的信息。

3.5重視費用預算的管理

預算管理在企業(yè)中屬于很重要的管理控制體系，開展預算管理有利于企業(yè)

更好的發(fā)展。在企業(yè)的財務管理中，企業(yè)各項用于生產的費用都要經過預算管

理才能進行下一步的操作。在年初開始時各部門中的會計人員需進行一年內粗

略的成本預算，每月根據大概的生產工時和上班員工數量做出每月費用的預算

報表，方便及時發(fā)現費用報銷過多、虛報等現象。在進行公司費用報銷時，工

作人員可以報銷的費用只可以是經過預算管理后的費用。沒有經過預算管理或

者超過預算的費用，在沒有經過有關部門的特殊批準后不予報銷。開展預算的

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管理有利于節(jié)省開支，合理的規(guī)劃每筆費用的支出，可以從源頭上解決問題。

3.6優(yōu)化后的費用報銷流程

12.07費用報銷

業(yè)務部門財務部經理層

相關人員負責人費用會計稽核主管部長總經理

開始

01

填寫付款審批單

02

審核

03

審核

5000元

及以下

04

審核、審批

5000元

至2萬

元（含

2萬

元）