工程物品采購管理辦法及流程

歡迎閱讀歡迎閱讀歡迎閱讀工程物品采購制度及流程制度目的為了更加規(guī)范采購流程，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化流程作業(yè)，提高工作效率，確保工程質(zhì)量和進(jìn)度提升工程建設(shè)效益，特制定此制度！適用范圍包含工程部、業(yè)務(wù)部、采購部、行政部等關(guān)聯(lián)部門流程及各部門崗位職責(zé)2、工程預(yù)算1、下單3、采購申請4、訂貨5、收貨2、工程預(yù)算1、下單3、采購申請4、訂貨5、收貨9、盤點(diǎn)10、工地收貨6、付款7、發(fā)貨8、工地收貨9、盤點(diǎn)10、工地收貨6、付款7、發(fā)貨8、工地收貨（詳細(xì)流程圖見附件）（一）、大宗物品或需外地采購物品下單1.1《工程合同》由業(yè)務(wù)部簽訂以后及時(shí)返回公司，分別交財(cái)務(wù)一份、商務(wù)一份正式文件，業(yè)務(wù)部、工程部各保留一份復(fù)印件。1．2工程合同正式簽訂后，業(yè)務(wù)部下單，工程部經(jīng)理安排，業(yè)務(wù)下單遵照下單流程執(zhí)行，下單必須清晰的詳細(xì)寫明下單表上的各項(xiàng)內(nèi)容，若有補(bǔ)充附件，補(bǔ)充附件也必須附上下單。1．3涉及到超出工程合同內(nèi)的采購必須有補(bǔ)充合同，工程部或業(yè)務(wù)部同樣要按流程下單，額外出貨的必須補(bǔ)充合同，同樣流程下單。1．4處罰細(xì)則2、工程預(yù)算2.1預(yù)算員根據(jù)業(yè)務(wù)部《下單表》及《工程合同》，制定《工程總預(yù)算表》，確定采購物品型號(hào)及總量，然后預(yù)算員將《工程總預(yù)算表》經(jīng)工程部經(jīng)理簽字后找總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)交給采購部，采購部根據(jù)《工程總預(yù)算表》和《工程合同》確定價(jià)位后跟財(cái)務(wù)核算出申購預(yù)算總額。然后由采購部將《工程總預(yù)算表》經(jīng)總經(jīng)理簽字后，采購部保留原件，業(yè)務(wù)部跟工程部各持一份復(fù)印件！2.2處罰細(xì)則：2．2.3《采購預(yù)算表》必須在下單后一周內(nèi)做出來上報(bào)，否則按工作拖延處分。采購申請工程部根據(jù)工程進(jìn)度填寫《采購申請表》，《采購申請表》由工程部項(xiàng)目經(jīng)理提交給采購部，由采購部找業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人、工程部經(jīng)理人及總經(jīng)理簽字后復(fù)印兩份一式三份由工程部交采購部一份，業(yè)務(wù)部、工程部項(xiàng)目經(jīng)理保留一份。然后由采購部進(jìn)行采購。處罰細(xì)則：采購申請表必須嚴(yán)格按照工程進(jìn)度及采購預(yù)算表來進(jìn)行填寫，否則上級(jí)有權(quán)打回采購申請。并處50元罰款材料申購人必須對材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、廠家、到貨日期等嚴(yán)格審核，若因申購人出錯(cuò)導(dǎo)致采購材料出錯(cuò)，則造成的損失、浪費(fèi)及工期延誤損失，由該員工負(fù)責(zé)。除賠償損失外罰款200元。申購時(shí)間必須及時(shí)有效一般情況至少提前一周申請，若由于申請時(shí)間拖延導(dǎo)致延誤工期則給予200元罰款，延期按每天50元罰款。采購申請單各部門嚴(yán)格保管，以便周會(huì)及日后核對，單據(jù)遺失者每張罰款20元。訂貨4.1采購部根據(jù)工程部的《采購申請表》進(jìn)行采購，大宗物品必須與供貨商簽訂《采購合同》，另附供貨商收款賬號(hào)加蓋公章一份，供貨方必須提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件加蓋公章各一份進(jìn)行備案，另外必須提供產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告各一份提供給甲方。合同簽訂必須嚴(yán)格按照合同要求填寫，確定貨到時(shí)間及數(shù)量各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤后，采購部必須在其指定到貨日期內(nèi)完成采購并在指定時(shí)間內(nèi)發(fā)到工地，若有特殊情況不能按時(shí)完成，要及時(shí)向工程部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理（即申購人）說明情況，并確定最遲到貨日期。4.2處罰細(xì)則4.2采購人員若訂到假冒偽劣產(chǎn)品則由采購人員跟供貨商處理，另延誤工期按每天50元處罰。收貨清點(diǎn)：采購部在收到貨后，首先要驗(yàn)貨，必須依照《采購合同》和《采購申請表》和供貨商的《發(fā)貨清單》仔細(xì)清點(diǎn)貨物，若出現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)跟對方協(xié)商錯(cuò)誤損失要求對方賠償(如運(yùn)費(fèi)等)。入庫：清點(diǎn)完畢無誤后填寫《材料入庫單》，在《日明細(xì)匯總表》上填寫清楚《材料入庫單》第一聯(lián)采購部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部做賬，并通知業(yè)務(wù)部和工程部貨物已到。并給對方一份收貨回執(zhí)單當(dāng)日付款貨款的，采購部填寫《付款申請單》、《采購合同》經(jīng)總經(jīng)理審批后找出納辦理付款手續(xù)；已付款項(xiàng)目必須在付款申請單上由出納簽字確定已付貨款，并復(fù)印一份交給采購部備案。采購部必須在《總盤點(diǎn)表》上標(biāo)明“貨款已付”貨到辦理入庫填寫《材料入庫單》若遇周付款、月付款的必須將《材料入庫單》、《采購合同》供貨商的《驗(yàn)貨單》準(zhǔn)備保管好，到期填寫《付款申請單》經(jīng)總經(jīng)理審批后，跟出納辦理付款手續(xù)，（6）、處罰細(xì)則（6）.1清點(diǎn)錯(cuò)誤導(dǎo)致數(shù)量、型號(hào)、廠家等不對，罰款50元，并處理供貨商發(fā)錯(cuò)的貨物。（6）.2未入庫罰款150元，入庫數(shù)據(jù)錯(cuò)誤20元每處錯(cuò)誤罰款。（6）.3入庫單按正常要求簽字或簽字后未交給相關(guān)部門，罰款50元（6）.4付款申請表必須嚴(yán)格按要求填寫，按流程審核不得違規(guī)操作，若違規(guī)操作這給予100-300元處罰（6）.5采購人員必須嚴(yán)格審核供貨商收款賬號(hào)，是否加蓋公章，是否是公司賬號(hào)，現(xiàn)金收款是否有委托書等，若違規(guī)操作這給予100元處罰。若應(yīng)采購部賬號(hào)提供有誤導(dǎo)致公司受損則一切責(zé)任由采購人員來承擔(dān).（6）.6單據(jù)遺失者每張罰款20元。（6）.7付款期限及付款已否必須嚴(yán)格記錄。（6）.8貨物已到昆明必須及時(shí)提貨，為及時(shí)提貨在成的損失由采購人員負(fù)責(zé)賠償，另罰款150元。6、付款出納付款：（一）對外付款（主要是材料采購付款）1、兩種付款情況：訂貨預(yù)付款，付款經(jīng)辦人持有請款部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字的《付款申請單》到出納處申請付款；貨到付款，出納必須在付款經(jīng)辦人交來填寫齊備的《付款申請單》及《材料入庫單》審核完《工程合同》、《補(bǔ)充合同》、《采購合同》、《采購申請表》、《工程總預(yù)算表》的情況下方可付款，若有簽訂《采購合同》的還必須核查《采購合同》方可付款；已付款項(xiàng)目必須在付款申請單上由出納簽字確定已付貨款，并復(fù)印一份交給采購部備案。2、貨到付款：審核完《付款申請單》、《材料入庫單》、《工程合同》、《補(bǔ)充合同》、《采購合同》、《采購申請表》、《工程總預(yù)算表》的情況下方可付款，提前付款：審核完《付款申請單》、《工程合同》、《補(bǔ)充合同》、《采購合同》、《采購申請表》、《工程總預(yù)算表》的情況下方可付款，預(yù)付款：審核完《付款申請單》、《工程合同》、《補(bǔ)充合同》、《采購合同》、《采購申請表》、《工程總預(yù)算表》的情況下方可付款，并在自己做好記錄的同時(shí)提醒采購作好記錄。2、付款申請單的填寫要求：（1）先由會(huì)計(jì)審核后，總經(jīng)理、請款部門負(fù)責(zé)人及請款經(jīng)辦人簽字（2）收款人戶名、開戶行及其收款賬號(hào)（出納必須以此信息打款），出納必須保存好來往單位的收付款賬號(hào)，所有單位來往的賬號(hào)必須由來往單位提供加蓋其公章后有效，出納對加蓋單位公章的賬號(hào)存檔。（3）出納確認(rèn)打款前必須提前和付款人單位聯(lián)系確認(rèn)賬號(hào)有效。若是私人賬號(hào)必須有對方公司出示加蓋公章的公函。（4）付款金額的一致性要求：大小寫一致、申請單與入庫單一致（如若有出入必須在申請單上注明原因）；（5）付款事由及用料項(xiàng)目填寫清楚（二）費(fèi)報(bào)單付款：出納必須在見到填寫完備的且有會(huì)計(jì)、總經(jīng)理、經(jīng)報(bào)人及其部門負(fù)責(zé)人簽字的費(fèi)報(bào)單時(shí)方可給予報(bào)賬并加蓋現(xiàn)金付訖章二、會(huì)計(jì)復(fù)核1、月底對出納打來的單據(jù)（費(fèi)報(bào)單及付款憑證）進(jìn)行匯總整理并與出納進(jìn)行賬面核對，做到賬賬相符即總賬與明細(xì)賬，總賬與現(xiàn)金及銀行日記賬相符；不定時(shí)對出納現(xiàn)金抽點(diǎn)，保證帳實(shí)相符2、月底通過銀行對賬單與銀行進(jìn)行核對余額及發(fā)生額3、月底會(huì)計(jì)對公司當(dāng)月收付款的采供合同進(jìn)行復(fù)核，確保款項(xiàng)支付正確無誤三、處罰細(xì)則1、會(huì)計(jì)對《付款申請單》及《材料入庫單》審核松懈導(dǎo)致出錯(cuò)的，給予100元罰款，并賠償相關(guān)損失。2、會(huì)計(jì)必須保證打款賬號(hào)的準(zhǔn)確性，賬號(hào)有誤導(dǎo)致公司受損，則一切責(zé)任由出納來承擔(dān).3、會(huì)計(jì)必須在月底對采購單據(jù)進(jìn)行核對，次月5號(hào)前將核對后情況按實(shí)際情況向上級(jí)匯報(bào)，若未核對給予50元罰款，若匯報(bào)時(shí)間超時(shí)則按工作拖延處分。4、會(huì)計(jì)核對出現(xiàn)的錯(cuò)誤，將給予出納，20元每處處罰，并承擔(dān)造成的損失。5、若會(huì)計(jì)審核出錯(cuò)將給予會(huì)計(jì)，每處20元處罰，并承擔(dān)造成的損失。6、會(huì)計(jì)必須對《工程合同》、《補(bǔ)充合同》、《采購合同》、《采購申請表》、《工程總預(yù)算表》嚴(yán)格審核避免超支，并于次月第一周制作《應(yīng)收應(yīng)付報(bào)表》進(jìn)行匯報(bào)。未做按工作拖延處理。7、發(fā)貨（1）后建立《隨貨清單》附復(fù)印件，開具《領(lǐng)料單》，領(lǐng)料單必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字，清點(diǎn)準(zhǔn)確貨物型號(hào)數(shù)量后附上《隨貨清單》方可發(fā)貨。若出現(xiàn)工程部無人在公司情況，《領(lǐng)料單》回昆周會(huì)時(shí)補(bǔ)簽后連同《隨貨清單》一起上交采購部備案，《領(lǐng)料單》、一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案，另復(fù)印一份給工程部申請人保管。在《日明細(xì)匯總表》標(biāo)明出庫貨物，做好結(jié)存統(tǒng)計(jì)處罰細(xì)則（3）.1貨物與發(fā)貨清單不符，采購人員須查清原因并做好下一步處理，若是采購人員將數(shù)據(jù)及收貨地點(diǎn)寫錯(cuò)則罰款200元，另承擔(dān)延誤工期及相關(guān)損失。（3）.2領(lǐng)料單未正常填寫罰款50元，領(lǐng)料單未簽字則給予30元每張?zhí)幏?。?）.3單據(jù)分發(fā)保管，采購人員未將單據(jù)分發(fā)到各部門手中則罰款50元，單據(jù)丟失則以30元每張?zhí)幜P。（3）.4到貨時(shí)間保證，指定時(shí)間內(nèi)未將貨物發(fā)到工地則以工作拖延處理，產(chǎn)生的損失由采購人員承擔(dān)。（3）.5隨貨清單上采購未簽字一次罰款20元8、工地收貨（1）驗(yàn)收：工地收到貨物后并必須按《隨貨清單》嚴(yán)格清點(diǎn)貨物，清點(diǎn)驗(yàn)收無誤后在《隨貨清單》上簽字確認(rèn)，并及時(shí)電話知會(huì)采購部貨物已收到，并保管好貨物避免出現(xiàn)工地現(xiàn)場遺失現(xiàn)象。（2）單據(jù)處理：項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)收后，將《隨貨清單》簽字后帶回公司周會(huì)匯報(bào)后交付采購部備案。《領(lǐng)料單》回昆周會(huì)時(shí)補(bǔ)簽后連同《隨貨清單》一起上交采購部備案，《領(lǐng)料單》、一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部存檔，第二聯(lián)交工程部申請人，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案。(3)處罰細(xì)則：（3）.1貨到工地以后2天內(nèi)未電話知會(huì)采購部則罰款20元/次。（3）.2周會(huì)未將隨貨清單簽字上交，則按工作拖延處分（3）.3驗(yàn)貨不到位導(dǎo)致貨物缺失，或數(shù)據(jù)不對，則由工程部自行承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。9、倉庫盤點(diǎn)：每月進(jìn)行一次盤點(diǎn)，核對倉庫結(jié)存數(shù)，出納進(jìn)行核查是否有誤。做好《月盤點(diǎn)匯總表》制作并在次月第一周周會(huì)上匯報(bào)處罰細(xì)則:次月第一周進(jìn)行匯報(bào)，未作好盤點(diǎn)則按工作拖延處分。（2）會(huì)計(jì)審核盤點(diǎn)表出錯(cuò)一處罰款10元，丟失物品由采購人員賠償。（二）、當(dāng)?shù)刭徺I的小宗物品1、公司采購公司采購零星工地貨物同樣按上述流程走必須由工程部填寫《采購申請表》，同樣辦理入庫登記及付款或報(bào)賬手續(xù)2、工地采購施工過程中臨時(shí)需要訂購材料要及時(shí)跟項(xiàng)目經(jīng)理溝通，200元以下的項(xiàng)目經(jīng)理跟工程部經(jīng)理溝通后可直接購買，但要記錄好一周所買物品數(shù)量，并且電話通知采購部，周會(huì)上匯報(bào)完畢后交給采購部備案，200元以上物品同樣按采購流程辦理，由在昆工程部負(fù)責(zé)人填寫《采購申請表》業(yè)務(wù)部、工程部、總經(jīng)理簽字后，確定購買后可支款自行在下面購買，周會(huì)時(shí)根據(jù)購貨程序填寫《材料申購單》，填寫《入庫單》《領(lǐng)料單》，同樣辦理入庫手續(xù)后將購買單據(jù)準(zhǔn)備好辦理報(bào)賬手續(xù)，《領(lǐng)料單》、一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案，另復(fù)印一份給工程部申請人保管。《入庫單》一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，人保管，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案。另外復(fù)印一份交工程部處。若申購人不在公司則按一下3.1條處理。3、特殊情況3.1申購人不在公司：若出現(xiàn)工程部無人在公司情況，則工程部將《采購申請單》以短信、傳真或電子檔文件發(fā)給采購部，由采購部打印、填寫或?qū)髡婕覙I(yè)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可采購，采購后采購部同樣要填《入庫單》，采購部將電子檔打印或傳真件保管好備案?！恫少徤暾埍怼芬皇饺萁?jīng)由工程部負(fù)責(zé)人找業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人、工程部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字后由工程部交采購部一份，業(yè)務(wù)部、工程部各執(zhí)一份。申購人簽字在回公司后補(bǔ)簽。《入庫單》一式三聯(lián)，補(bǔ)簽后第一聯(lián)采購部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，人保管，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案。另外復(fù)印一份交工程部處。4.處罰細(xì)則4.1臨時(shí)購買200元以下貨物必須經(jīng)上級(jí)工程部經(jīng)理同意后方可購買，否則產(chǎn)生費(fèi)用自行承擔(dān)。4.2特殊情況（無工程人員在公司）采購物品時(shí)采購部必須落實(shí)相關(guān)人員簽字或意見后方可采購，并且要有工程人員的采購申請憑據(jù)，若違規(guī)操作，罰款200，造成損失自行承擔(dān)。4.3單據(jù)分發(fā)保管，采購人員未將單據(jù)分發(fā)到各部門手中則罰款50元，單據(jù)丟失則以30元每張?zhí)幜P。四、注意事項(xiàng)1、采購過程若出現(xiàn)客戶跟業(yè)務(wù)部溝通所需貨物材料，則業(yè)務(wù)部要跟工程部溝通清楚，溝通清楚后發(fā)起采購申請。3、材料貨物到達(dá)各部門時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格按照流程辦理手續(xù)，若因個(gè)人違規(guī)操作造成公司損失的，由該負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。4、材料到達(dá)各部門時(shí)必須嚴(yán)格妥當(dāng)保管，切忌疏忽大意或隨意浪費(fèi)，由于個(gè)人原因造成的浪費(fèi)及損失，由該員工自行承擔(dān)，另按公司制度給予嚴(yán)厲處分5、若出現(xiàn)徇私舞弊弄虛作假的，按公司制度處理完畢后，公司將直接移交司法機(jī)關(guān)處理，追究其法律責(zé)任。6、各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人必須對貨物材料的數(shù)量、型號(hào)、廠家、金額、期限、接受人等嚴(yán)格審核把關(guān)，謹(jǐn)慎簽字，若出現(xiàn)過失將追究連帶責(zé)任承擔(dān)