項管上線指南財務(wù)云組有關(guān)項管系統(tǒng)上線的注意事項培訓(xùn)

財務(wù)云組有關(guān)項管系統(tǒng)上線的注意事項培訓(xùn)讓

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言項目管理系統(tǒng)，是一個經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)起端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，項管系統(tǒng)的上線，將使得財務(wù)系統(tǒng)需要的經(jīng)濟數(shù)據(jù)都能實現(xiàn)自動推送，是實現(xiàn)傳統(tǒng)財務(wù)向智慧財務(wù)轉(zhuǎn)變的重大突破。財務(wù)人員進行賬務(wù)處理更加及時、準(zhǔn)確、高效?；谇捌谪攧?wù)云上線時，數(shù)據(jù)治理不徹底等引起的系列運行問題，財務(wù)共享中心就合同審核和業(yè)務(wù)處理中發(fā)現(xiàn)的一些系統(tǒng)應(yīng)用問題和經(jīng)濟風(fēng)險事項做如下宣貫。一、財務(wù)核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題二、合同合規(guī)風(fēng)險管控方面三、項管系統(tǒng)上線注意事項２３１目錄四、業(yè)財融合流程優(yōu)化方面401PARTONE一、財務(wù)核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題一、財務(wù)核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題財務(wù)云上線時，原則上要求一項目一個行政組織，一個行政組織一個賬套，但是各單位普遍存在“大賬套”的問題，即一個賬套中核算了N個項目的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，一個賬套涵蓋了多個行政組織。123事實上，盡管財務(wù)云上線的時候要求各單位按照“一項目一賬套”進行賬套拆分，各單位也都做了大量工作，但基于拆分過程很復(fù)雜，執(zhí)行難度較大，有些單位上云和數(shù)據(jù)治理的時候，并未將賬套拆分工作全面落實至每一個項目。結(jié)果是造成后期財務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)的時候存在很多內(nèi)容缺失和信息偏差的問題，為后期的工作帶來了很大的困擾。比

如：其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款、原材料、減值等科目需另行申請?zhí)砑釉O(shè)置多項目輔助核算（“產(chǎn)品項目輔助”），屬非標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，系統(tǒng)單據(jù)沒有強關(guān)聯(lián)，易出錯，需手工調(diào)整，增加工作量。否則難以準(zhǔn)確劃分各項目的具體數(shù)據(jù)；應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)的平衡性檢查通不過；部分項目的資產(chǎn)負(fù)債表經(jīng)常性的出現(xiàn)不平衡的情況。一、財務(wù)核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題總賬科目余額遷移財務(wù)云系統(tǒng)里沒有適用的單據(jù)來處理賬套拆分和遷入的業(yè)務(wù)，只能在原賬套手工制證將明細(xì)科目金額的轉(zhuǎn)出，對應(yīng)科目借方余額在其他應(yīng)收款-代墊款-其他科目，貸方則在其他應(yīng)付款-代墊款-其他核算，與遷入賬套掛往來。在財務(wù)云行政組織及項目映射變更為遷入的賬套后，再手工生成憑證做明細(xì)科目金額轉(zhuǎn)入。1財務(wù)云映射在原賬套數(shù)據(jù)遷出，且保證數(shù)據(jù)無誤后，由系統(tǒng)管理員對行政組織及項目映射賬套做變更，一經(jīng)變更為遷入賬套后，原賬套內(nèi)項目（行政組織）停用，不可選擇，無法再做憑證生成、修改操作。該映射變更后，應(yīng)收、應(yīng)付會根據(jù)原行政組織相應(yīng)遷入對應(yīng)新賬套，無需做處理。其他系統(tǒng)變更項目合同推送需在各單位的工單平臺（比如三航局是“云上三航”）提工單變更實際“履約主體”（核算組織），在工單中需詳細(xì)注明原行政組織名稱及編碼，變更前賬套名稱及編碼，變更后賬套名稱及編碼。工單提交至各單位業(yè)務(wù)信息化組處理。為了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化管理，財務(wù)云組在上線后也大力推進了賬套拆分工作，推動了所有在建的大型項目重新單獨建賬，但是完工百分比較高的項目以及收尾賬套仍然是保留了“大賬套”模式。項管系統(tǒng)的原則要求以項目為獨立核算組織，所以在上線項管系統(tǒng)之際，一定要密切關(guān)注這個問題，分類施策，要注意核算組織、行政組織、部門等設(shè)置關(guān)系。避免后續(xù)產(chǎn)生業(yè)財融合深度不足的問題。在此我們也建議各單位還是能拆盡拆，前期經(jīng)過多個項目的拆分工作，我們也梳理了一套流程，可提供專業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)。賬套拆分主要方法和流程是：23聯(lián)系人：三航南京分公司：王彥

三航江蘇分公司：李利芳

02PARTTWO合同合規(guī)風(fēng)險管控方面財務(wù)共享中心主要職能之一是合同合規(guī)性審核和合同履約審核。二、合同合規(guī)風(fēng)險管控方面各單位還有很多合同基本要素存在問題的情況，比如合同文本不規(guī)范、合同數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確（大小寫金額不一致）、關(guān)鍵條款不合規(guī)等等。項管系統(tǒng)上線初始階段，各類合同在導(dǎo)入系統(tǒng)的過程中，最好設(shè)置一個合同基本要素的檢查和審核節(jié)點，以減少在系統(tǒng)中的合同基本信息的出錯率，如合同主體與印章不符、簽訂日期缺失、印章或簽字缺失、大小金額不付等等。財務(wù)共享中心目前是外置了自行研發(fā)小程序進行合同合規(guī)審核，目前是梳理了24項規(guī)則，基本實現(xiàn)自動化比對并出具報告。各家如有需要，財務(wù)共享中心可以提供專項培訓(xùn)服務(wù)，提高合同基本要素的準(zhǔn)確性，在業(yè)務(wù)前端實現(xiàn)合同基本要素自動化的審核。

聯(lián)系人：華東財務(wù)共享中心張丹丹在合同合規(guī)審核方面每月的審核中超額計量、超比例付款、超合同結(jié)算等現(xiàn)象時有發(fā)生，財務(wù)共享中心將發(fā)現(xiàn)的典型問題收集到了典型案例庫，并做專題宣貫和通報。在合同履約審核方面：二、合同合規(guī)風(fēng)險管控方面項管系統(tǒng)上線后，業(yè)財系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性也將得到提升，問題合同的整改閉環(huán)問題也將得到改善。項目合同將與業(yè)務(wù)強關(guān)聯(lián)，對業(yè)務(wù)端的要求大幅提高，業(yè)務(wù)端工作務(wù)必認(rèn)真細(xì)致，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確，可謂牽一發(fā)而動全身。比如計量是強關(guān)聯(lián)工程量清單，要求計量與工程量清單形成閉合，業(yè)務(wù)人員必須要提交準(zhǔn)確詳細(xì)的工程量清單和單價，進而自動計算已完工作量生成每一期計量數(shù)據(jù)，形成應(yīng)收或應(yīng)付的債權(quán)債務(wù)，然后進行后續(xù)的資金計劃和結(jié)算支付。通過系統(tǒng)進行規(guī)則控制，超額計量、超比例付款、超合同結(jié)算等風(fēng)險也將大大降低。同時，還存在問題合同整改不能閉環(huán)的問題，主要表現(xiàn)為：一

是

合同審核結(jié)果與實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)脫鉤，財務(wù)共享中心審核結(jié)果不影響問題合同的計量、支付業(yè)務(wù)單據(jù)發(fā)起，合同審核工作無法做到系統(tǒng)強控。目前由于系統(tǒng)無法強控，導(dǎo)致風(fēng)險發(fā)生的可能性相應(yīng)增加。以后項管系統(tǒng)強關(guān)聯(lián)后，將大大降低此類風(fēng)險。二、合同合規(guī)風(fēng)險管控方面二是物資供應(yīng)鏈系統(tǒng)推送至財務(wù)云合同審核系統(tǒng)時，部分合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)未對接，導(dǎo)致財務(wù)共享中心合同履約審核時無法判斷結(jié)算金額是否超合同。03PARTTHREE項管系統(tǒng)上線注意事項三、項管系統(tǒng)上線注意事項1.要高度重視前期數(shù)據(jù)治理集團業(yè)態(tài)復(fù)雜，項目特點各不相同，各項經(jīng)濟數(shù)據(jù)最終通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸?shù)截攧?wù)云系統(tǒng)，通過集中處理和存儲轉(zhuǎn)換為財務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的即時更新和共享，為企業(yè)決策提供了強有力的支持。而前期數(shù)據(jù)治理的完整性和準(zhǔn)確性對于后期財務(wù)賬務(wù)處理的暢通和時效性具有決定性的影響。前期財務(wù)云上線的時候，由于相關(guān)人員經(jīng)驗不足，判斷不準(zhǔn)確，導(dǎo)致一些完工很多年的項目和數(shù)據(jù)都統(tǒng)統(tǒng)導(dǎo)入系統(tǒng)，做了很多無用功，增加了很多工作量，并且對后面數(shù)據(jù)錄入和分析有一定的干擾?；谏显频那败囍b，在項管系統(tǒng)上線的過程中，主要有以下建議：一是建議各單位安排業(yè)務(wù)財務(wù)骨干人員全程參與。確保有豐富項目經(jīng)驗的財務(wù)骨干參與到數(shù)據(jù)的治理和導(dǎo)入過程中來，通過掌握的經(jīng)濟數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系，對數(shù)據(jù)進行有效的梳理和疏通，進而進行準(zhǔn)確的判斷和處理，打通各個流程節(jié)點，確保初始化信息準(zhǔn)確無誤。二是數(shù)據(jù)導(dǎo)入前做好充分準(zhǔn)備。在數(shù)據(jù)導(dǎo)入項管系統(tǒng)之前，要做好對歷史數(shù)據(jù)的清洗，各相關(guān)部門要統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，清理非必要的項目和歷史悠久的數(shù)據(jù)入系統(tǒng)，比如對于基本或已經(jīng)完成的項目，應(yīng)該有選擇性地導(dǎo)入數(shù)據(jù)，避免胡子眉毛一把抓的情況發(fā)生，形成高效有用的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。三、項管系統(tǒng)上線注意事項2.系統(tǒng)設(shè)置方面項管系統(tǒng)實現(xiàn)了大部分項目合同的強關(guān)聯(lián)，但是有些服務(wù)類合同沒有強關(guān)聯(lián)，如費用類，支付類，導(dǎo)致有些數(shù)據(jù)不能自動反映，還需要人工回寫，才能最終生成完整的項目經(jīng)濟活動分析報告。各單位在進行系統(tǒng)設(shè)置時要注意到該板塊內(nèi)容，以確保全口徑數(shù)據(jù)均能得到覆蓋。項管系統(tǒng)已經(jīng)考慮到這項內(nèi)容了，就是各單位在使用的時候注意一下設(shè)置就行了。04PARTfour業(yè)財融合流程優(yōu)化方面ONETHREETWO目前各項目部在財務(wù)云系統(tǒng)外的流程基本還是先完成手工制單、線下審核、簽字，再上傳簽字影像至財務(wù)云進行線上審批流程。業(yè)務(wù)人員在在辦理業(yè)務(wù)提單時，前期找各部門、各個領(lǐng)導(dǎo)簽字的工作量比較大，流轉(zhuǎn)周期也比較長，上傳的附件較多、甚至二級單位內(nèi)附件不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化水平不足。四、業(yè)財融合流程優(yōu)化方面項管系統(tǒng)