電話的管理和使用

電話的管理和使用電話的管理和使用撥打電話基本流程事先準(zhǔn)備好通話內(nèi)容道別掛機(jī)調(diào)整好情緒檢查要撥打的電話號碼問候?qū)Ψ讲⒆晕医榻B確認(rèn)對方身份陳述內(nèi)容復(fù)述、確認(rèn)通話要點情境訓(xùn)練：找問題1、下午上班，秘書王麗做在辦公桌前，一副剛睡醒的樣子。電話鈴響了。王麗還沒緩過神，半天才接起電話。有氣無力的聲音：“喂，你找誰？”電話是一位客戶打來的，他想找總經(jīng)理了解企業(yè)宣傳冊設(shè)計的情況，王麗讓他直接打給總經(jīng)理。過了一會兒，總經(jīng)理來電話，告訴王麗，凡是找他的電話，除了要了解情況外，可以通過內(nèi)線電話，征詢一下他的意見，以免打擾他的工作。王麗這才從恍惚中回過神來。她向總經(jīng)理道了歉。2、沒多久，有一個電話打進(jìn)來，王麗拿起聽筒，聽完對方的要求，說了一句：“你打錯了?！北銙煜码娫?。辦公室李主任告訴王麗：“接到打錯電話不要一掛了之，這樣不禮貌。應(yīng)告訴對方自己公司名稱。如果你知道對方要找的公司或部門的電話，不妨告訴他，說不定對方正是我們的客戶呢。即便不是，從維護(hù)公司形象出發(fā)，也應(yīng)熱情幫助對方?！?、正說著，電話又響了。王麗在第二遍鈴聲后拿起電話筒，原來是找總經(jīng)理的。王麗放下電話筒，用內(nèi)線電話詢問上司?？偨?jīng)理說：“現(xiàn)在不行，請他等一會兒打來?！庇谑?，王麗回答對方：“總經(jīng)理現(xiàn)在不在，等會兒再來電話行嗎？”看有沒有摁下“保留鍵”，如果沒有，對方肯定會聽到內(nèi)線電話，這樣王麗就又出錯了。4、接著總經(jīng)理開會了，王麗松了一口氣，坐下稍微休息一下，沒想到電話又響了，雙方的對話如下：王麗：你好，這里是開元文化傳播公司。對方：你好，我找你們總經(jīng)理。王麗：我是總經(jīng)理的秘書小王，請問有什么可以幫助你的嗎？對方：我想和你們總經(jīng)理談?wù)?，向貴公司訂購一批書的折扣能不能從5折降到4.5折。王麗：不好意思，總經(jīng)理正在開會。我們公司一直都是新書打5折，4.5折不行。對方：這樣啊，那就算了，目前我們資金緊張，我們不想訂了。王麗：我也沒辦法啊。對方：謝謝，再見。王麗：再見。

5、剛掛下電話，鈴聲又響了，王麗有點不耐煩了：“你好，開元文化公司，請講?！薄拔沂晴婌`，請轉(zhuǎn)告李主任，我明天9點下飛機(jī)，叫他派車來接我，同時帶上編號TG519那份合同，我有急用。千萬別忘了?！边@個電話聲音有點含糊不清，顯然是用手機(jī)遠(yuǎn)距離打的。李主任從會議室走過來拿一份資料，順便問道：“小王，鐘經(jīng)理有沒有電話？”王麗：“她剛來過電話。說要你接機(jī)，好像帶什么文件?！崩钪魅危骸澳膫€航班？那份文件？”王麗：“哎呀，這個我沒記清！”訓(xùn)練：模擬接聽撥打電話1、一位報社廣告部的客戶要找公關(guān)部經(jīng)理，經(jīng)理不在。2、一位客戶來電話咨詢宣傳畫冊設(shè)計的費(fèi)用，秘書回答或轉(zhuǎn)接。3、某噴繪公司經(jīng)理來電，此前，平面設(shè)計部經(jīng)理曾交代秘書不要轉(zhuǎn)給他。4、某作者來電，投訴簽約書籍印刷質(zhì)量太差，火氣很大。5、一位客戶來電話了解公司新代理銷售的某部暢銷書是否已經(jīng)開始批量銷售，秘書需要查資料回答，故讓對方等候。6、一個推銷電話嘮嘮叨叨地跟秘書套近乎。7、同時處理兩個來電。8、又到周四，按照公司的日常