相關(guān)方溝通管理制度

相關(guān)方溝通管理制度一、背景與目的為了保障企業(yè)與相關(guān)方之間的高效溝通和良好合作，提高項(xiàng)目交付的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，訂立本《相關(guān)方溝通管理制度》。本制度旨在明確相關(guān)方溝通的流程和規(guī)范，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性及時(shí)性和全都性，促進(jìn)各方之間的理解與搭配，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的順利運(yùn)行和企業(yè)的可連續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于我公司內(nèi)的各級(jí)經(jīng)營活動(dòng)和項(xiàng)目的相關(guān)方溝通管理。三、相關(guān)方的界定本制度中的相關(guān)方指與我公司經(jīng)營活動(dòng)和項(xiàng)目直接相關(guān)或可能受到影響的各方，包含但不限于以下類型：內(nèi)部相關(guān)方：包含公司內(nèi)不同部門、職能團(tuán)隊(duì)及各級(jí)管理層。外部相關(guān)方：包含客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、投資者、媒體、政府機(jī)構(gòu)等。四、溝通管理原則信息準(zhǔn)確性原則：溝通內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性。及時(shí)性原則：及時(shí)傳遞信息，確保各方能夠在合適的時(shí)間取得所需信息。全都性原則：溝通內(nèi)容應(yīng)全都，確保各方對于信息的理解保持全都。雙向溝通原則：樂觀傾聽各方看法和反饋，建立良好的雙向溝通機(jī)制。敬重與信任原則：敬重各方權(quán)益，建立互信關(guān)系，形成良好的合作氛圍。五、溝通管理流程5.1溝通需求定義經(jīng)營活動(dòng)：相關(guān)部門和團(tuán)隊(duì)依據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確所需溝通的內(nèi)容、對象和目的。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目啟動(dòng)前，與相關(guān)團(tuán)隊(duì)確定需求溝通的內(nèi)容、頻次、方式和目標(biāo)。5.2溝通計(jì)劃訂立經(jīng)營活動(dòng)：相關(guān)部門和團(tuán)隊(duì)訂立溝通計(jì)劃，包含溝通內(nèi)容、對象、方式、頻次、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，訂立認(rèn)真的溝通計(jì)劃，包含溝通矩陣、溝通頻率、溝通方式、溝通目標(biāo)等。5.3溝通執(zhí)行與監(jiān)控經(jīng)營活動(dòng)：溝通內(nèi)容按計(jì)劃執(zhí)行，確保及時(shí)傳遞和準(zhǔn)確的信息。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)依照溝通計(jì)劃執(zhí)行溝通任務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)控溝通效果并及時(shí)調(diào)整。5.4溝通評估與改進(jìn)經(jīng)營活動(dòng)：定期對溝通效果進(jìn)行評估，依據(jù)結(jié)果調(diào)整溝通方式和頻次，不絕改進(jìn)溝通管理。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行溝通效果評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為將來項(xiàng)目的溝通管理供應(yīng)參考。六、溝通方式會(huì)議：定期組織、參加相關(guān)方會(huì)議，確保各方之間的溝通和協(xié)調(diào)。郵件：使用郵件進(jìn)行信息傳遞，確保準(zhǔn)確的記錄和轉(zhuǎn)達(dá)。電話：通過電話進(jìn)行緊急情況的溝通和解決。文件：以書面形式供應(yīng)認(rèn)真信息，確保準(zhǔn)確性和便于查閱。內(nèi)部通知：通過內(nèi)部通知、公告等方式轉(zhuǎn)達(dá)緊要信息。社交媒體：在經(jīng)過審批的前提下，可使用社交媒體平臺(tái)進(jìn)行信息發(fā)布與互動(dòng)。七、溝通記錄與歸檔溝通記錄：對緊要溝通內(nèi)容進(jìn)行記錄，包含會(huì)議紀(jì)要、郵件、通知、文件等。溝通歸檔：依照歸檔要求對溝通記錄進(jìn)行分類、整理、歸檔，確保其可查閱性和安全性。八、溝通風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：對可能產(chǎn)生溝通風(fēng)險(xiǎn)的因素進(jìn)行辨識(shí)和猜測。風(fēng)險(xiǎn)評估：對已辨識(shí)的溝通風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定其影響程度和可能性。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略：針對不同的溝通風(fēng)險(xiǎn)，訂立相應(yīng)的應(yīng)對策略和措施。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與掌控：依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控計(jì)劃，定期對溝通風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控和掌控。九、相關(guān)方溝通管理的責(zé)任與權(quán)益相關(guān)部門及團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)定期與相關(guān)方進(jìn)行溝通，確保信息的傳遞和共享。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)溝通計(jì)劃的訂立和執(zhí)行，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行和溝通的效果。相關(guān)方有權(quán)獲得項(xiàng)目和經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的溝通信息，并有權(quán)提出看法和反饋。相關(guān)方應(yīng)履行信息保密的義務(wù)，不得將機(jī)密信息泄露給非授權(quán)人員或機(jī)構(gòu)。相關(guān)方應(yīng)敬重并遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定，樂觀參加溝通，保持合作態(tài)度。十、制度遵守與改進(jìn)全體員工應(yīng)遵守并執(zhí)行本制度，若發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)上報(bào)并矯正。本制度的改進(jìn)和修訂由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人依據(jù)需要進(jìn)行，須經(jīng)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)和審批。以上就是我公司