公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度第一章總則第一條為確保公司文件檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性，便于高效查找與利用，規(guī)范文件檔案的收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，特制定本文件檔案管理制度。第二條本制度適用于公司各部門在工作中形成或使用的各類文件、記錄、檔案資料的管理，涵蓋紙質(zhì)文件、電子文檔、音視頻資料等多種形式。第二章文件資料的收集第三條收集范圍凡是公司在經(jīng)營管理、業(yè)務開展、技術研發(fā)、黨團活動等工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括但不限于以下各項：3.1上級來文-上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；-上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。3.2公司文件材料-會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；-公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；-公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；-公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；-反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料；-公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；-公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；-公司黨、團和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；-公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；-公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；-公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；-公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；-公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；-公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；-公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；-公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；-公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；-公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；-公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；-各種普查工作中形成的文件材料。第四條收集中應注意的問題-公務電報要同其他文件材料一起收集立卷，確保信息的完整性與連貫性；-正文和附件要同時收集，避免因缺少附件導致文件信息不全，影響后續(xù)查閱與使用；-一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件應保留底稿，以備查考；-作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔，確保文件的規(guī)范性與準確性；-有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔，以便了解文件的處理過程與領導意圖；-有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章，保證文件的完整性；-用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制，確保文件的清晰度與保存期限；-經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔，以減少因文件丟失帶來的影響。第三章立卷歸檔第五條公文立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。立卷時要注重文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，合理分類，確保同一事件或項目的文件集中歸檔，便于后續(xù)查閱與研究。第六條文件材料的分類應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應的措施進行分門別類。永久保存的文件包括公司重要的決策文件、歷史沿革資料、重大活動記錄等；長期保存的文件包括公司的業(yè)務往來文件、工作計劃與總結(jié)、人事檔案等；短期保存的文件主要是日常工作中產(chǎn)生的臨時性文件。第七條立卷分工-各單位形成的文件，自行立卷，負責本單位文件的整理與歸檔工作；-下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷，確保文件的處理過程與結(jié)果得到完整記錄；-上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷，統(tǒng)一管理與歸檔。第八條歸檔-各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理），確保文件檔案的及時歸檔與集中管理；-各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄，便于檔案的查找與使用；-不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷，避免文件混雜，確保檔案的有序性與安全性；-卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱，保證檔案的完整與規(guī)范。第四章檔案保管第九條檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放，確保檔案的物理安全與便于管理。檔案室要保持整潔、干燥、通風，配備必要的防潮、防蟲、防火設施，定期檢查檔案的保存狀況，及時處理檔案的破損、霉變等問題。第十條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放，防止相互影響與損壞。對于這些特殊載體的檔案，要定期進行清潔與維護，確保其清晰度與保存期限。第十一條底圖入庫要認真檢查，平放或卷放，避免折疊與損壞。底圖是公司重要的技術資料，要妥善保管，確保其完整與可用。第十二條庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符，及時發(fā)現(xiàn)檔案的缺失與錯誤，保證檔案的準確性與完整性。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制，延長檔案的使用壽命。第五章檔案借閱第十三條借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱人、借閱時間、借閱內(nèi)容等信息，以便于檔案的管理和追蹤。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，確保檔案的安全與完整。第十四條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱，防止檔案信息的泄露與丟失。對于涉密檔案，要嚴格按照公司的保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，任何人不得擅自借閱或復制。第十五條借閱時間最長不得超過一個月，確因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)檔案管理人員同意后方可繼續(xù)借閱。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還，并按規(guī)定進行處理。第十六條歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷，確保檔案的歸還與記錄的準確性。對于歸還的檔案，要進行檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況要及時處理，并追究相關人員的責任。第十七條凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。對于這些重要資料，要嚴格控制借閱范圍與使用權(quán)限，確保公司的核心機密不被泄露。第十八條底圖一般不予外借，確因工作需要外借時，要經(jīng)過嚴格的審批程序，并采取相應的保護措施，確保底圖的安全與完整。第六章檔案銷毀第十九條對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領導批準，可以定期銷毀。銷毀前要進行嚴格的鑒定，確保銷毀的文件材料確實無保存價值，避免誤銷毀重要文件。第二十條銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。銷毀過程要符合保密要求，采用碎紙機、焚燒等方式徹底銷毀，確保文件內(nèi)容無法被恢復。第七章檔案統(tǒng)計第二十一條要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計，定期編制檔案統(tǒng)計報表，為公司的檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計數(shù)字要準確真實，不得虛報、瞞報。第二十二條除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應做好檔案統(tǒng)計的基礎工作，建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，詳細記錄檔案的收進、移出、保管、利用等情況，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的全面性與準確性。第二十三條對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢，為公司的檔案保管與利用提供依據(jù)。通過統(tǒng)計分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題與不足，及時采取改進措施，提高檔案管理水平。第八章檔案保密第二十四條檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。檔案室要安裝防盜門、防盜窗等安全設施，確保檔案的物理安全。第二十五條不得傳播、議論有關機密問題，對于涉密檔案的內(nèi)容要嚴格保密，不得向無關人員透露。檔案工作人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責任與義務。第二十六條檔案資料不準帶到公共場所，確因工作需要攜帶時，要采取嚴格的保護措施，如使用保密箱、加密存儲設備等，確保檔案資料的安全。對于攜帶檔