巧用對(duì)報(bào)刊進(jìn)行編輯排版剖析

巧用Word對(duì)報(bào)刊進(jìn)行編輯排版

筆者在單位負(fù)責(zé)一個(gè)內(nèi)部雜志的編輯工作，由于僅供內(nèi)部參考的刊物印刷數(shù)量比較少，就沒有再去專門安裝一個(gè)排版軟件了，而是直接采用了大家都非常熟悉的辦公軟件——Word2000來編輯，效果也不錯(cuò)。一、分欄的操作雜志中的頁面通常都是分兩欄來排版的，對(duì)于這種版面，用Word的分欄功能就能輕易地實(shí)現(xiàn)。分欄的基本操作①執(zhí)行“格式→分欄”命令，打開“分欄”對(duì)話框（圖1）。

②在“預(yù)設(shè)”下面選中“兩欄”選項(xiàng)。③調(diào)整好“欄寬”或欄“間距”（由于二者是相互關(guān)聯(lián)的，故只需要調(diào)整一項(xiàng)就行了）；如果需要在欄間添加分隔線，請(qǐng)選中“分隔線”選項(xiàng)。④確定返回，文章即按兩欄顯示出來（圖2）

二、將表格和圖片插入到文檔中在文檔中插入表格和圖片，可以增強(qiáng)文章的可讀性。因此，將表格和圖片插入到文檔中，并進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，也是我們編輯、排版的一項(xiàng)重要工作。（一）將表格插入到文檔中1.用菜單命令插入表格。將光標(biāo)定在需要插入表格的行首處，執(zhí)行“表格→插入→表格”命令，打開“插入表格”對(duì)話框，根據(jù)表格的需要，設(shè)置好行、列數(shù)目后，確定返回，一個(gè)規(guī)范的表格便即刻插入到文檔中。2.用快捷按鈕插入表格。將光標(biāo)定在需要插入表格的行首處，然后按“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中拖拉至需要的行、列數(shù)目后，松開鼠標(biāo)，一個(gè)規(guī)范的表格即被快速插入到光標(biāo)處。提示：如果表格是通欄顯示的，在進(jìn)行分欄操作前，在表格將要插入的位置預(yù)留一個(gè)空行（或者先將表格直接插入到文檔中），然后再對(duì)表格的前、后文本單獨(dú)進(jìn)行分欄操作。（二）將圖片插入到文檔中

③單擊“選項(xiàng)”按鈕，打開“域選項(xiàng)”對(duì)話框（圖6），切換到“樣式”標(biāo)簽下，選中“名稱”下面的“標(biāo)題3”選項(xiàng)，然后按“添加到域”按鈕，再按“確定”按鈕返回“域”對(duì)話框。

④按“確定”按鈕返回，欄目名稱即被提取到頁眉處（參見圖4）。⑤右擊中文輸入法狀態(tài)條上的小鍵盤按鈕，在隨后彈出的菜單中，選擇“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”選項(xiàng)，打開“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”軟鍵盤，將“間隔號(hào)（﹖）”插入到頁眉區(qū)中。⑥仿照上面③至⑤步的操作，將“標(biāo)題1”域插入“間隔號(hào)”后面的頁眉區(qū)中，實(shí)現(xiàn)文章標(biāo)題提取到頁眉中。⑦按“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕，退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。提示：建議在編輯時(shí)，每一篇文章都從新一頁開始（原文章結(jié)尾處留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等進(jìn)行補(bǔ)白），這樣文章一開始，該頁的頁眉上就顯示出該文章的標(biāo)題。（二）編輯頁腳我習(xí)慣將雜志的名稱、頁碼、期數(shù)等內(nèi)容放在頁腳處（圖7），由于這些內(nèi)容可以直接輸入，編輯起來就方便多了。

①在“頁眉”處雙擊鼠標(biāo)，再次進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。②按“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到“頁腳”編輯區(qū)（或者直接在頁腳區(qū)雙擊，快速進(jìn)入頁腳編輯區(qū)）。③將雜志名稱（如“建設(shè)工程監(jiān)督簡(jiǎn)訊”）輸入到頁腳區(qū)中；按“頁眉和頁腳”工具欄上的“插入頁碼”按鈕，將頁碼插入到頁腳區(qū)中；將雜志的期數(shù)等（如“2003年2期（總第116期）”文本插入到頁腳區(qū)中。

④調(diào)整好上述文本及頁碼的顯示位置，退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)（效果參見圖8）。

提示：在頁眉和頁腳區(qū)不僅可以輸入文本、域等內(nèi)容，而且可以將圖片（徽標(biāo)等）插入到其中，讓它顯示在每一頁上（圖8）。四、復(fù)雜版面的編輯對(duì)于較為復(fù)雜的版面，我通常用文本框來編輯排版。（一）用文本框組成復(fù)雜的頁面對(duì)于由多個(gè)短稿件（如“信息”和“照片”等）組成的頁面，可以插入多個(gè)文本框，然后根據(jù)稿件的內(nèi)容量，調(diào)整好文本框的大小，再將每一篇稿件內(nèi)容分別輸入到一個(gè)文本框中（或者預(yù)留好照片的位置），最后將文本框設(shè)置為“四周型”版式，并進(jìn)行移動(dòng)定位（參見圖8），即可完成一些復(fù)雜頁面的編排工作。提示：如果不需要文本框的邊框，可以仿照上述的操作，將邊框設(shè)置為“無顏色線條”即可。如果需要文本框的邊框，還可以在“設(shè)置文本框格式”對(duì)話框的“顏色和線條”標(biāo)簽中，更改“線條”的“虛實(shí)”，再調(diào)整好“線型”和“粗細(xì)”以更改邊框的樣式，達(dá)到活躍版面的目的。（二）用文本框?qū)崿F(xiàn)文本的跳轉(zhuǎn)我們?cè)诰庉嬰s志時(shí)，常常會(huì)遇到這樣一種情況：一篇文章占了幾個(gè)整頁面后，余下的內(nèi)容只占一個(gè)頁面的一小部分（如1/4版面），如果讓余下的部分接著原文從新一頁開始，而讓一篇新文章從其下面開始，顯然會(huì)影響版面的觀感質(zhì)量。處理這種情況，通常的做法是，將余下的部分剪切、粘貼到其它文章后面的空白處。而此時(shí)，如果在定稿前需要對(duì)文章進(jìn)行修改，則操作起來不僅非常麻煩，而且容易出現(xiàn)版面混亂。我對(duì)付這種情況的做法是，用文本框的鏈接來實(shí)現(xiàn)文章的跳轉(zhuǎn)。例如，某篇稿件估計(jì)要占16頁和17頁兩個(gè)頁面，外加18頁的1/4頁面，現(xiàn)在我準(zhǔn)備將這1/4的頁面跳轉(zhuǎn)到9頁下面的空白處，具體的編輯過程如下：①執(zhí)行“插入→文本框→橫排”命令，在16頁和17頁各插入一個(gè)文本框，并將文本框的邊框線設(shè)置為“無顏色線條”格式，同時(shí)調(diào)整文本框，使之與頁面大小一致。②在9頁下面的空白處再插入一個(gè)文本框，同樣去掉邊框，并調(diào)整好文本框的大小。③選中16頁的文本框，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選“創(chuàng)建文本框鏈接”選項(xiàng)（此時(shí)鼠標(biāo)變成茶杯狀）；再將鼠標(biāo)移至17頁的文本框中（此時(shí)鼠標(biāo)成茶杯傾倒?fàn)睿瑔螕粢幌率髽?biāo)。④仿照上面的操作，將17頁的文本框與9頁下面的文本框鏈接起來。⑤然后從第一個(gè)文本框開始輸入文章的內(nèi)容，當(dāng)?shù)谝粋€(gè)、第二個(gè)文本框容納不下時(shí)，輸入的文字會(huì)自動(dòng)流到第二個(gè)、第三個(gè)文本框中（此時(shí)如果要修改文章，則是非常方便的）。⑥文章定稿好，在17頁的文本框右下角外面（在前面調(diào)整文本框的大小時(shí)，預(yù)留好該位置）再插入一個(gè)小文本框，輸入“（下轉(zhuǎn)第9頁）”字樣，在9頁文本框的左上角外面也插入一個(gè)文本框，輸入“（上接第17頁）”字樣，并除去邊框。提示：文本框內(nèi)的文本是不支持分欄的，如果想讓這樣的文章也分兩欄顯示出