Excel 2010 工作表中數(shù)據(jù)的輸入

Excel2010工作表中數(shù)據(jù)的輸入

Excel2010工作表中數(shù)據(jù)的輸入啟動(dòng)Excel2010時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開一個(gè)空白工作簿。也可以像新建Word文檔一樣通過“文件”選項(xiàng)卡中的“新建”選項(xiàng)建立新的工作簿，不僅可以建立空白工作簿，而且可以根據(jù)工作簿模板來建立新工作簿。一個(gè)新的工作簿默認(rèn)包含3張工作表，創(chuàng)建工作表的過程實(shí)際上就是在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)、運(yùn)用公式和函數(shù)計(jì)算的過程。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入數(shù)據(jù)的輸入方法和質(zhì)量直接影響到工作的效率，在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)的方法有4種：直接輸入數(shù)據(jù)、快速輸入數(shù)據(jù)、使用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)、導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)。1.直接輸入數(shù)據(jù)單擊欲輸入數(shù)據(jù)的單元格，從鍵盤直接輸入數(shù)據(jù)，按Enter鍵、Tab鍵或上下左右方向鍵移動(dòng)到下一個(gè)單元格。若要在單元格中換行，則按Alt+Enter快捷鍵輸入一個(gè)換行符。輸入的數(shù)據(jù)可以是文本型、數(shù)值型、時(shí)間和日期型，默認(rèn)情況下文本型的數(shù)據(jù)左對(duì)齊，數(shù)值、日期和時(shí)間型右對(duì)齊。（1）文本型數(shù)據(jù)的輸入。文本是指鍵盤上可以直接輸入的符號(hào)。對(duì)于數(shù)字形式的文本型數(shù)據(jù)，如編號(hào)、學(xué)號(hào)、電話號(hào)碼等，應(yīng)該在數(shù)字前添加英文單引號(hào)。例如，輸入電話號(hào)碼的區(qū)號(hào)0431，應(yīng)該輸入“’0431”。當(dāng)輸入的文本長度超出單元格寬度時(shí)，若右邊單元格無內(nèi)容，則擴(kuò)展到右邊列顯示，否則截?cái)囡@示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入（2）數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入。數(shù)值型數(shù)據(jù)除了由數(shù)字0～9組成的字符串外，還包括+、-、*、/、E、e、$、%及小數(shù)點(diǎn)（.）和千位分隔符（，）等特殊字符。對(duì)于分?jǐn)?shù)的輸入，為了與系統(tǒng)日期進(jìn)行區(qū)別，應(yīng)先輸入0和空格，例如，要輸入2/5，應(yīng)該輸入“02/5”，如果直接輸入，則系統(tǒng)自動(dòng)按日期處理。Excel數(shù)值的輸入與顯示并不是相同的，計(jì)算時(shí)以輸入的數(shù)值為準(zhǔn)。當(dāng)輸入的數(shù)字太長（超過單元格的列寬或超過15位），Excel自動(dòng)以科學(xué)計(jì)數(shù)法表示。如果單元格的列寬較小，不足以顯示全部數(shù)字，屏幕上會(huì)出現(xiàn)“####”符號(hào)，此時(shí)加大單元格列寬即可。（3）日期與時(shí)間的輸入。Excel內(nèi)置了一些日期、時(shí)間的格式，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)與這些格式相匹配時(shí)，Excel自動(dòng)識(shí)別它們。Excel常見的日期和時(shí)間格式是“mm/dd/yy”和“hh：mm：（AM/PM）”，其中AM/PM與分鐘之間應(yīng)該有空格，如7：30AM，否則將被當(dāng)成字符處理。輸入當(dāng)天的日期和時(shí)間可分別用快捷鍵“Ctrl+；”和“Ctrl+Shift+；”。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入3種數(shù)據(jù)類型輸入的示例如圖4-9所示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入2.快速輸入數(shù)據(jù)在工作表的某一列輸入一些相同的數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用Excel2010提供的記憶式輸入法和選擇列表輸入法。（1）記憶式輸入法。記憶式輸入法是指當(dāng)輸入的內(nèi)容與同一列已經(jīng)輸入的內(nèi)容相匹配時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)填寫其他字符。例如，在F8單元格輸入“研”的時(shí)候，和F列的“研究生”相匹配，系統(tǒng)自動(dòng)顯示了后面的“究生”兩字（見圖4-10），按Enter鍵，表示接受提供的字符，若不想采用提示的字符繼續(xù)輸入即可。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入（2）選擇列表輸入法。在輸入數(shù)據(jù)時(shí)按Alt+↓組合鍵會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，里面的選項(xiàng)是對(duì)本列上面內(nèi)容的分組，即所有出現(xiàn)過的內(nèi)容。例如，單擊C8單元格，按Alt+↓組合鍵出現(xiàn)的下拉列表中有兩項(xiàng)：男、女。單擊G8單元格，按Alt+↓組合鍵會(huì)出現(xiàn)3項(xiàng)，即副教授、講師、教授，如圖4-11所示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

（3）為了保持某些名稱的一致性和提高輸入效率，可以利用“數(shù)據(jù)有效性”功能，在數(shù)據(jù)輸入前創(chuàng)建一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)來達(dá)到此目的。例如，要在H列創(chuàng)建一個(gè)包含經(jīng)濟(jì)、法學(xué)、計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)4個(gè)選項(xiàng)的下拉列表，步驟如下：①單擊H列列標(biāo)，選中H列。②切換至“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)工具”功能組中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，從彈出的下拉菜單中執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，如圖4-12所示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

③在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中切換至“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”選項(xiàng)，選中“忽略空值”和“提供下拉箭頭”復(fù)選框，在“來源”文本框中輸入“經(jīng)濟(jì)，法學(xué)，計(jì)算機(jī)，數(shù)學(xué)”，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，如圖4-13所示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

設(shè)置完成后，單擊H8單元格，其右側(cè)會(huì)出現(xiàn)下拉按鈕，單擊它會(huì)出現(xiàn)下拉列表（見圖4-14），選擇需要的內(nèi)容即可完成輸入。如果輸入列表以外的內(nèi)容，會(huì)彈出對(duì)話框提示“輸入值非法”，如圖4-15所示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

3.使用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)有規(guī)律的數(shù)據(jù)指等差、等比、系統(tǒng)預(yù)定義序列和用戶自定義序列。當(dāng)某列或者某行是有規(guī)律的數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用Excel2010提供的“自動(dòng)填充”功能?！白詣?dòng)填充”功能根據(jù)初始值來決定以后的自動(dòng)填充項(xiàng)，用鼠標(biāo)指針指向初始值所在單元格右下角的小黑方塊（稱為填充句柄，見圖4-16），此時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谑中?，然后向右（行）或向下（列）拖?dòng)即可完成填充。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

（1）填充相同數(shù)據(jù)。單擊數(shù)據(jù)所在的單元格，沿水平或垂直方向拖動(dòng)填充柄，便會(huì)產(chǎn)生相同的數(shù)據(jù)。

（2）填充序列數(shù)據(jù)。要填充日期行序列，只需輸入一個(gè)初始值，然后拖動(dòng)填充柄接口；如果是數(shù)值型數(shù)據(jù)，則必須輸入兩個(gè)單元格的數(shù)據(jù)，然后同時(shí)選中這兩個(gè)單元格，系統(tǒng)默認(rèn)為等差關(guān)系，拖動(dòng)填充柄，在經(jīng)過的單元格內(nèi)會(huì)生成等差序列的數(shù)據(jù)；如果需要填充等比數(shù)列，可以單擊“開始”選項(xiàng)卡“編輯”功能組中的“填充”按鈕，在打開的“序列”對(duì)話框中選擇類型為“等比序列”，并設(shè)置步長值和終止值來實(shí)現(xiàn)，如圖4-17所示。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

（3）填充用戶自定義的序列。在實(shí)際工作中，經(jīng)常要輸入商品名稱、課程名稱、城市名稱等，可以將這些有序數(shù)據(jù)定義為用戶自定義序列，以節(jié)省錄入的工作量，提高工作效率。依次執(zhí)行“文件”→“選項(xiàng)”→“高級(jí)”→“常規(guī)”（注意是高級(jí)選項(xiàng)里面的“常規(guī)”）→“編輯自定義列表”命令，可以打開“自定義序列”對(duì)話框，如圖4-18所示。在“輸入序列”文本框中直接輸入數(shù)據(jù)，每輸入一項(xiàng)按一下Enter鍵，輸入完畢后單擊“添加”按鈕，即可完成自定義序列。另外，自定義序列可以直接從工作表中導(dǎo)入，單擊“導(dǎo)入”按鈕左邊的“折疊對(duì)話框”按鈕，用鼠標(biāo)在工作表中選擇序列數(shù)據(jù)，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕即可。

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

1.1原始數(shù)據(jù)的輸入

4.導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)Excel2010可以導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫，如Access、FoxPro、SQLServer等產(chǎn)生的文件，還可以導(dǎo)入文本文件。導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)的操作可以在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“獲取外部數(shù)據(jù)”功能組完成，如圖4-19所示。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

如果工作表中只是輸入文本、數(shù)值、日期和時(shí)間，那么文字處理軟件完全可以取代它。Excel的主要功能不只是顯示、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更重要的是其對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算能力，它可以對(duì)工作表中的某一區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值、計(jì)數(shù)等基本運(yùn)算，還可以進(jìn)行更為復(fù)雜的運(yùn)算，從而避免手工輸入的煩瑣，保證計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確性；數(shù)據(jù)修改后，公式和函數(shù)的計(jì)算結(jié)果會(huì)隨之自動(dòng)更新，這是字處理軟件所無法比擬的。

1.使用公式計(jì)算數(shù)據(jù)

Excel使用公式可以對(duì)單個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算，涉及常量和運(yùn)算符的概念。常量是不用計(jì)算的值，如日期、數(shù)字等，表達(dá)式或由表達(dá)式計(jì)算得到的結(jié)果不是常量。運(yùn)算符用于指定要對(duì)公式中的元素執(zhí)行的運(yùn)算類型，分為算術(shù)運(yùn)算符、關(guān)系運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符4種類型，如表4-2所示。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

4類運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)從高到低依次為引用運(yùn)算符、算術(shù)運(yùn)算符、文本運(yùn)算符、關(guān)系運(yùn)算符，其優(yōu)先級(jí)別從高到低如表4-3所示。當(dāng)多個(gè)運(yùn)算符同時(shí)出現(xiàn)在公式中時(shí)，先執(zhí)行優(yōu)先級(jí)別高的，優(yōu)先級(jí)別相同時(shí)，從左至右依次運(yùn)算。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

公式是利用單元格的引用地址對(duì)存放在其中的數(shù)值型數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和計(jì)算的等式，如“=A2+B2”，它與普通數(shù)據(jù)之間的區(qū)別在于公式以“=”開頭，后面是計(jì)算內(nèi)容。公式包括常量、單元格地址、運(yùn)算符和函數(shù)等。

公式可以在單元格或編輯欄內(nèi)直接輸入，在輸入公式時(shí)，為了使計(jì)算結(jié)果始終能準(zhǔn)確地反映單元格當(dāng)前的數(shù)據(jù)，要輸入單元格的引用地址，而不是數(shù)據(jù)本身。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

2.使用函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)（1）函數(shù)組成結(jié)構(gòu)。函數(shù)一般包含等號(hào)、函數(shù)名和參數(shù)3個(gè)部分，結(jié)構(gòu)如下：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）

其中，函數(shù)名是函數(shù)的名稱，每個(gè)函數(shù)由函數(shù)名唯一標(biāo)識(shí)；參數(shù)是函數(shù)的輸入值，用來計(jì)算所需數(shù)據(jù)，可以是常量、單元格引用、數(shù)組、邏輯值或者其他函數(shù)，如“=SUM（A4:F9）”表示對(duì)A4:F9單元格區(qū)域內(nèi)的所有數(shù)據(jù)求和。

函數(shù)按照參數(shù)的數(shù)量和使用區(qū)分為無參數(shù)型和有參數(shù)型，有參數(shù)型函數(shù)要求參數(shù)必須出現(xiàn)在括號(hào)內(nèi)，否則會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤信息。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

（2）常用函數(shù)舉例。Excel2010中包括上百個(gè)具體函數(shù)，每個(gè)函數(shù)的應(yīng)用各不相同。下面對(duì)幾種常用的函數(shù)進(jìn)行講解。

①SUM函數(shù)。SUM函數(shù)用于計(jì)算單個(gè)或多個(gè)參數(shù)的總和，通過引用進(jìn)行求和，其中空白單元格、文本或錯(cuò)誤值將被忽略。函數(shù)語法格式如下：SUM（number1，number2，…）

②AVERAGE函數(shù)。AVERAGE函數(shù)可以對(duì)所有參數(shù)計(jì)算平均值，參數(shù)應(yīng)該是數(shù)字或包含數(shù)字的單元格引用。其語法格式如下：AVERAGE（number1，number2，…）

③MAX和MIN函數(shù)。MAX和MIN函數(shù)將返回一組值中的最大值和最小值?？梢詫?shù)指定為數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式，如果參數(shù)為錯(cuò)誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將產(chǎn)生錯(cuò)誤，如果參數(shù)為數(shù)組或引用，則只有數(shù)組或引用中的數(shù)字被計(jì)算，其中的空白單元格、邏輯值或文本將被忽略，如果參數(shù)不包含數(shù)字，函數(shù)MAX將返回0。其語法格式分別如下：

MAX（number1，number2，…）

MIN（number1，number2，…）

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

（3）函數(shù)的輸入。在Excel2010中，函數(shù)可以手動(dòng)輸入，也可以使用函數(shù)向?qū)Щ蚬ぞ邫诎粹o輸入。

①手動(dòng)輸入。輸入函數(shù)最直接的方法就是選中要輸入函數(shù)的單元格，在單元格或者其編輯欄中輸入“=”，然后輸入函數(shù)表達(dá)式，最后按Enter鍵確定。

②選擇要輸入函數(shù)的單元格，單擊編輯欄左側(cè)的“插入函數(shù)”按鈕或在“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中單擊“插入函數(shù)”按鈕，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，從中選擇需要的函數(shù)，單擊“確定”按鈕，打開“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，設(shè)置需要的函數(shù)參數(shù)，單擊“確定”按鈕即可完成函數(shù)的輸入。

③使用工具欄按鈕輸入。選擇需要輸入函數(shù)的單元格，在“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中單擊“自動(dòng)求和”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇相應(yīng)函數(shù)，按Enter鍵即可。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

（4）函數(shù)的使用示例。

①SUM（）函數(shù)的使用。以計(jì)算員工上半年總工資為例［員工工資表（SUM（）函數(shù)的使用）.xlsx］，講解SUM（）函數(shù)的使用方法?！?zhí)行“求和”命令。選擇H3單元格，在“公式”選項(xiàng)卡中單擊“函數(shù)庫”組中的“自動(dòng)求和”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“求和”命令，如圖4-20所示。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

·確認(rèn)求和區(qū)域。需要框選求和的區(qū)域，如果區(qū)域正確，按Enter鍵確認(rèn)即可，如圖4-21所示。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

·對(duì)計(jì)算結(jié)果進(jìn)行填充。將鼠標(biāo)指針移至計(jì)算結(jié)果單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成“＋”形狀時(shí)，按住左鍵不放進(jìn)行拖動(dòng)填充，結(jié)果如圖4-22所示。

1.2使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)

②AVERAGE（）函數(shù)的使用。以求工作表中每個(gè)員工的平均工資為例[員工工資表（AVERAGE（）函數(shù)的使用）.xlsx\]，講解AVERAGE（）函數(shù)的使用方法。

·執(zhí)行“平均值”命令。選擇存放結(jié)果的單元格，切換到“公式”選項(xiàng)卡，在“函數(shù)庫”組中單擊“自動(dòng)求和”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行