專題地方課程教材采購教材供貨實(shí)施方案

專題地方課程教材采購教材供貨實(shí)施

方案

專題地方課程教材采購教材供貨實(shí)施

方案

目錄

第一節(jié)教材總體采購計(jì)劃........................2

一、采購計(jì)劃................................2

二、采購原則................................3

三、采購流程................................5

四、采購管理................................7

第二節(jié)具體采購實(shí)施方案.......................13

一、供應(yīng)商的選擇及資質(zhì)考核.................13

二、成本控制...............................16

三、教材的質(zhì)量檢驗(yàn).........................18

四、采購進(jìn)度控制措施.......................19

第三節(jié)供貨實(shí)施方案...........................20

一、供貨計(jì)劃安排...........................21

二、供貨流程...............................22

三、供貨響應(yīng)程度...........................24

1

第一節(jié)教材總體采購計(jì)劃

一、采購計(jì)劃

1.在部門負(fù)責(zé)人的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)教材的采購、包裝

等具體工作。

2.具體執(zhí)行公司制定的教材管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，按照

教材管理工作程序，努力完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

3.負(fù)責(zé)教材的全面管理工作，具體負(fù)責(zé)組織教材的采購

工作，負(fù)責(zé)擬訂合同和合同執(zhí)行全過程的動(dòng)態(tài)管理。

4.根據(jù)教材準(zhǔn)備需求，認(rèn)真編制并執(zhí)行教材采購計(jì)劃，

控制采購教材的質(zhì)量、價(jià)格，協(xié)助庫房做好教材的收發(fā)管理

工作。

5.做好市場(chǎng)調(diào)查，正確分析、判斷，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)行情。

6.熟悉教材采購項(xiàng)目程序，建立教材臺(tái)賬，隨時(shí)跟蹤掌

握教材的發(fā)運(yùn)和到貨情況，掌握教材具體情況，把握使用規(guī)

律，確保正常供應(yīng)。

7.負(fù)責(zé)按要求對(duì)采購教材供貨、質(zhì)量、價(jià)格等信息做出

總結(jié)、分析和匯報(bào)；及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)批教材用款計(jì)劃。

8.協(xié)助庫房做好教材管理工作，隨時(shí)掌握庫存情況，在

保證需要的前提下，合理平衡庫存，減少積壓。

9.建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理檔案，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行跟蹤管理。

10.根據(jù)教材管理系統(tǒng)軟件的要求認(rèn)真履行自己在系統(tǒng)

中應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)。

2

11.具體協(xié)調(diào)項(xiàng)目之間的教材調(diào)度調(diào)劑工作。

12.立足需求、服務(wù)一線，真正做到供貨質(zhì)量好、產(chǎn)品

價(jià)格低、服務(wù)質(zhì)量優(yōu)。

13.積極配合倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)部門，做好協(xié)助

工作。

14.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

二、采購原則

（一）適價(jià)原則

價(jià)格永遠(yuǎn)是采購活動(dòng)中的敏感焦點(diǎn)，教材企業(yè)在采購中

最關(guān)心的要點(diǎn)之一就是采購能節(jié)省多少采購資金，因此采購

人員不得不把相當(dāng)多的時(shí)間與精力放在跟供應(yīng)商的“砍價(jià)”

上。教材的價(jià)格與該教材的質(zhì)量、是否為長期購買、是否為

大量購買及教材市場(chǎng)供求關(guān)系有關(guān)，同時(shí)與采購人員對(duì)該教

材的市場(chǎng)狀況熟悉狀況也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市

場(chǎng)脈搏，供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)就有可能“蒙騙”采購人員。一個(gè)

合適的價(jià)格往往要經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得。

多渠道獲得報(bào)價(jià)：這不僅要求有渠道供應(yīng)商報(bào)價(jià)，還應(yīng)

該要求一些新供應(yīng)商報(bào)價(jià)。教材企業(yè)與某些現(xiàn)有教材供應(yīng)商

的合作可能已達(dá)數(shù)年之久，但它們的報(bào)價(jià)未必優(yōu)惠。獲得多

渠道的報(bào)價(jià)后，企業(yè)就會(huì)對(duì)該教材的市場(chǎng)價(jià)有一個(gè)大體的了

解，并進(jìn)行比較。

（二）適合的質(zhì)量

一個(gè)不重視品質(zhì)的教材企業(yè)在今天激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭環(huán)

3

境中根本無法立足，一個(gè)優(yōu)秀的教材采購人員不僅要做一個(gè)

精明的商人，同時(shí)也要在一定程度上扮演管理人員的角色，

在日常的教材采購工作中要安排部分時(shí)間去推動(dòng)供應(yīng)商改

善、穩(wěn)定教材品質(zhì)。采購教材品質(zhì)達(dá)不到使用要求的嚴(yán)重后

果是顯而易見的：教材品質(zhì)不良，往往導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人

員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，會(huì)增加大量的管理費(fèi)用。

教材質(zhì)量不佳，往往在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，

造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加；教材質(zhì)量不佳而導(dǎo)致其他計(jì)劃推遲進(jìn)

行，有可能引起不能按承諾的時(shí)間向需求方交貨，會(huì)降低客

戶對(duì)企業(yè)的信任度，若因教材質(zhì)量不佳引起客戶退貨，有可

能令企業(yè)蒙受余種損失，嚴(yán)重的還會(huì)丟失客戶。

（三）合適的時(shí)間

教材企業(yè)已安排好向需求方的供貨時(shí)間，若教材未能如

期達(dá)到，往往會(huì)引起教材企業(yè)內(nèi)部混亂，當(dāng)教材不能按計(jì)劃

送達(dá)需求方時(shí)，會(huì)引起需求方強(qiáng)烈不滿。若教材提前太多時(shí)

間采購好放在教材倉庫里，有可能造成所購教材并非需求方

所需教材，大量積壓采購資金，是教材企業(yè)很忌諱的事情，

故教材采購人員要扮演協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者的角色，去促使教材

供應(yīng)商按預(yù)定時(shí)間交貨。教材具有時(shí)效性，對(duì)教材企業(yè)來說，

合適的交貨時(shí)機(jī)很重要。

（四）合適的地點(diǎn)

天時(shí)不如地利，教材企業(yè)往往容易在與距離較近的教材

供應(yīng)商的合作中取得主動(dòng)權(quán)，教材企業(yè)在選擇試點(diǎn)教材供應(yīng)

商時(shí)最好選擇近距離供應(yīng)商來實(shí)施。近距離供貨不僅使得買

4

賣雙方溝通更為方便，處理事務(wù)更快捷，亦可降低教材采購

物流成本。

三、采購流程

1.采購申請(qǐng)

采購部根據(jù)實(shí)際需要，填寫《請(qǐng)購單》，請(qǐng)購單要求注

明教材名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途

等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采

購申請(qǐng)流程，由項(xiàng)目副經(jīng)理直接審批，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后交

采購部門采購。

2.詢價(jià)比價(jià)議價(jià)

每一種教材原則上需3家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，采購

員接到報(bào)價(jià)單后，需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，并填寫詢比價(jià)報(bào)告，

在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等

因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，各條件相同時(shí)，按低價(jià)原則進(jìn)

行采購。

屬下列情況者，無須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)：獨(dú)家代理、獨(dú)

家制造、原廠零配件無替代用品，但仍需留下報(bào)價(jià)記錄。若

需進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購人員負(fù)

責(zé)追蹤，收到教材樣品后，須第一時(shí)間送交質(zhì)檢部門進(jìn)行確

認(rèn)，必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員予以確認(rèn)。對(duì)于需要

保存樣品的，須做封樣處理，以便日后做收貨比較。

3.采購合同簽訂

供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商

5

簽訂合同，提醒供應(yīng)商及時(shí)接收。交易發(fā)生爭執(zhí)時(shí)，依據(jù)采

購合同的對(duì)應(yīng)違約條款進(jìn)行處理。

4.進(jìn)度跟催

為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話或親自到供

應(yīng)商處跟催，以確保教材能適時(shí)供應(yīng)。若采購的教材無法在

預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知部門經(jīng)理，尋求解

決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會(huì)項(xiàng)目經(jīng)

理。因?yàn)榻桓稌r(shí)間造成的損失，按照采購合同的約定進(jìn)行索

賠處理。

5.驗(yàn)收入庫

采購的教材到公司后，經(jīng)質(zhì)檢員驗(yàn)收合格后，倉儲(chǔ)員建

入庫單進(jìn)行記錄，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格的，

當(dāng)場(chǎng)退貨給供應(yīng)商。若供應(yīng)商在送貨時(shí)順帶了付款發(fā)票，采

購員需及時(shí)在百卓優(yōu)采購管理軟件內(nèi)完成信息登記。

6.對(duì)賬付款

6

采購的教材辦理入庫后，且已有對(duì)應(yīng)額度的發(fā)票，由采

購員憑入庫單按采購合同或采購訂單的付款方式辦理付款

手續(xù)。如下圖所示：

四、采購管理

1.總則

（1）采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商合作及所有的商業(yè)活動(dòng)必

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須遵循誠信與商業(yè)道德準(zhǔn)則的原則。

（2）采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵循采購流程與制度規(guī)范，圍

繞“價(jià)值采購、陽光采購”的總體采購策略，遵從公正、公

開、公平的原則，采購人員負(fù)責(zé)獲取最佳的總體價(jià)值，確保

每一項(xiàng)采購活動(dòng)和決策都能為公司帶來最佳綜合利益。

2.細(xì)則

（1）采購業(yè)務(wù)人員定義

采購業(yè)務(wù)人員不僅指采購部門的專職采購人員，還包括

所有參與采購業(yè)務(wù)或參與采購授權(quán)業(yè)務(wù)履行的其他相關(guān)人

員。

（2）采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程行為要求

1）采購業(yè)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商的承諾必須得到公司合法授

權(quán)，不得以個(gè)人名義對(duì)外承諾。

2）采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)合法發(fā)展與所有供應(yīng)商的關(guān)系，在

執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中，要遵守所有適用于業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)。

3）不論是接待供應(yīng)商或參加談判，我方參與人員不能

少于兩人，禁止與供應(yīng)商單獨(dú)接觸。

4）原則上不許動(dòng)用供應(yīng)商資源為自己及親朋好友、部

門活動(dòng)辦事，所有員工如有特殊需求，按市場(chǎng)價(jià)格結(jié)算及付

費(fèi)并申報(bào)。

5）禁止貪污受賄。凡是貪污受賄，一律按照公司相關(guān)

規(guī)定嚴(yán)肅處理，并對(duì)涉及違反相關(guān)法律的，移交司法機(jī)關(guān)處

理。

6）采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)致力于使公司整體利益最大化，在

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任何一次采購項(xiàng)目中獲得盡可能優(yōu)惠的商務(wù)條件和服務(wù)。在

采購項(xiàng)目有關(guān)責(zé)任人員可以控制的范圍內(nèi)，要為公司獲得最

大的當(dāng)前利益和長遠(yuǎn)利益，不得以業(yè)已存在的供應(yīng)渠道、采

購價(jià)格和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為理由而降低工作的質(zhì)量。

3.接受饋贈(zèng)管理規(guī)定

（1）嚴(yán)禁員工在非正式商業(yè)活動(dòng)中私自收取供應(yīng)商任

何形式的禮品，違反者將按照公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處

理；并對(duì)涉及違反相關(guān)法律的，移交司法機(jī)關(guān)處理。

（2）與供應(yīng)商正式交往中，要尊重供應(yīng)商在正常商務(wù)

活動(dòng)的商業(yè)習(xí)慣。員工可接受諸如宣傳贈(zèng)品、文化禮品、紀(jì)

念品等價(jià)值不超過人民幣XX元的禮物。在任何情況下，如

果收到的禮品價(jià)值超過上述標(biāo)準(zhǔn)，只能以公司的名義接受。

收到超過人民幣XX元的禮品后應(yīng)及時(shí)到所在部門處進(jìn)行登

記，并按下列方法進(jìn)行處理：

1）收到禮品的員工登記禮品后，如因工作需要，該員

工即可領(lǐng)用該禮品；

2）采購部門人員對(duì)于庫存的供應(yīng)商贈(zèng)送禮品，申請(qǐng)人

需提出正式的書面申請(qǐng)，經(jīng)對(duì)應(yīng)的部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可以領(lǐng)

用；

3）非采購部門人員經(jīng)對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，也可領(lǐng)

取；

4）部門秘書對(duì)禮品進(jìn)行集中管理，具體用途為：工作

需要、獎(jiǎng)品、部門正式活動(dòng)等。

（3）員工及親屬不能接受可能影響或是令人懷疑將影

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響供應(yīng)商與公司之間的業(yè)務(wù)關(guān)系的任何贈(zèng)禮。

（4）嚴(yán)禁直接或間接索取供應(yīng)商的禮物或利益，嚴(yán)禁

接受任何回扣、傭金、小費(fèi)、現(xiàn)金代用券等現(xiàn)金形式的饋贈(zèng)。

（5）對(duì)供應(yīng)商也應(yīng)做到有禮有節(jié)，相互尊重，杜絕“一

唬、二兇、三罵人”。

4.采購信息的保密和使用

（1）采購信息是公司信息資產(chǎn)的重要組成部分，屬于

公司的經(jīng)營秘密，包括但不限于采購價(jià)格、采購比例分配、

采購策略、供應(yīng)商選擇評(píng)估方案等。采購業(yè)務(wù)人員對(duì)采購信

息有義不容辭的保密責(zé)任和義務(wù)。

（2）對(duì)采購信息的訪問和授權(quán)應(yīng)遵循工作相關(guān)性、最

小授權(quán)和審批受控的原則。采購業(yè)務(wù)人員原則上只應(yīng)獲得被

授權(quán)范圍內(nèi)的采購信息，并承擔(dān)保密責(zé)任；如因業(yè)務(wù)需要、

必須獲取超出被授權(quán)范圍的采購信息，應(yīng)當(dāng)通過合法的渠道

申請(qǐng)，并對(duì)獲取的信息承擔(dān)保密責(zé)任。

（3）對(duì)供應(yīng)商及其他業(yè)務(wù)伙伴的商業(yè)信息應(yīng)保守秘密。

供應(yīng)商的產(chǎn)品狀況、報(bào)價(jià)等相關(guān)資料，以及公司對(duì)供應(yīng)商的

評(píng)估資料，均為商業(yè)秘密，不得向其他供應(yīng)商透露這些商業(yè)

秘密，不得在工作以外運(yùn)用這些資料。

（4）在采購業(yè)務(wù)履行過程中，搜集其他公司（包括友

商）的資料以進(jìn)行評(píng)價(jià)或信用評(píng)估，是正常的業(yè)務(wù)行為，但

應(yīng)從公開渠道搜集信息（例如教材的披露），不允許使用任

何足以引起爭議的方式。

（5）禁止向任何供應(yīng)商做錯(cuò)誤或不實(shí)的說明，禁止與

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供應(yīng)商談?wù)摷皞鞑ビ焉虒?duì)我司的流言蜚語，如果對(duì)方談起，

采購業(yè)務(wù)人員可以正面回答，拒絕談?wù)?，并按公司要求做?/p>

簡要說明。禁止與供應(yīng)商談?wù)撆c工作無關(guān)的事宜，更不能有

意或無意地泄露公司的商業(yè)和技術(shù)機(jī)密。

（6）為保護(hù)公司采購信息資產(chǎn)安全，采購業(yè)務(wù)人員離

職2年內(nèi)，不得到供應(yīng)商處任職或兼職。

5.個(gè)人品德操守

員工個(gè)人品德操守直接影響公司的形象與信譽(yù)，采購業(yè)

務(wù)人員應(yīng)注重個(gè)人品德修養(yǎng)，嚴(yán)格遵守公司關(guān)于員工的品行

操守要求，包括但不限于：

（1）嚴(yán)禁出入不健康的場(chǎng)所；

（2）不參與賭博；

（3）不應(yīng)有可能被認(rèn)為性騷擾的言行或舉止；

（4）在家庭生活中，要遵守法律和基本的社會(huì)公德；

（5）不應(yīng)誹謗、詆毀他人；

（6）不應(yīng)有違反國家法律禁止的其他行為；

（7）尊重差異，對(duì)來自全世界的供應(yīng)商的文化、宗教

信仰，應(yīng)予以尊重和公正對(duì)待；

（8）在與供應(yīng)商的接觸界面，只談業(yè)務(wù)，不要涉及宗

教、政治及種族等。

6.員工與部門經(jīng)理責(zé)任

（1）員工責(zé)任

采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)了解和認(rèn)真理解行為準(zhǔn)則內(nèi)容，

并承擔(dān)如下責(zé)任：

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1）對(duì)于自己或他人違反行為準(zhǔn)則的事件或疑慮，有責(zé)

任及時(shí)反饋；

2）接到投訴信息，應(yīng)按程序向相關(guān)部門報(bào)告，禁止將

信息反饋給被投訴者；

3）反饋問題應(yīng)實(shí)事求是，以署名方式提出，不應(yīng)匿名

或聯(lián)名，不得誹謗和詆毀他人；

4）有義務(wù)配合有關(guān)人員對(duì)違反行為準(zhǔn)則事件的調(diào)查工

作；

5）確保采購業(yè)務(wù)，按流程要求歸檔所有相關(guān)采購文檔。

（2）部門經(jīng)理責(zé)任

除上述員工責(zé)任外，各級(jí)部門經(jīng)理還應(yīng)擔(dān)負(fù)起更多的責(zé)

任，包括：

1）根據(jù)項(xiàng)目需要，制定相應(yīng)的行為細(xì)則，并通過溝通、

培訓(xùn)、監(jiān)督和檢查，確保下屬對(duì)行為準(zhǔn)則的理解和遵守；

2）身體力行，樹立誠信的榜樣，營造正向的組織氛圍；

絕不利用自身的職權(quán)和關(guān)系，影響或誘導(dǎo)員工違反行為準(zhǔn)

則；

3）要尊重員工，不能訓(xùn)斥、辱罵員工；

4）采購崗位屬于關(guān)鍵和敏感性崗位，應(yīng)特別注意選拔、

任用恰當(dāng)?shù)膯T工，并通過崗位輪換等措施保護(hù)公司利益；

5）對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取補(bǔ)救行

動(dòng)，將違紀(jì)行為的損失降到最低，嚴(yán)禁姑息和縱容違紀(jì)的行

為。

7.違紀(jì)處罰

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對(duì)違反行為準(zhǔn)則的事件或問題，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定處

理。

第二節(jié)具體采購實(shí)施方案

一、供應(yīng)商的選擇及資質(zhì)考核

（一）供應(yīng)商的選定

1.合格供應(yīng)商必備條件

（1）必須具備有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、注冊(cè)資

金。

（2）必須具有國家相關(guān)法規(guī)要求的生產(chǎn)營業(yè)場(chǎng)所；有

必需的行業(yè)法規(guī)，具有相應(yīng)的生產(chǎn)、供應(yīng)交付與服務(wù)能力。

（3）具備符合要求的質(zhì)量保證和檢測(cè)能力，并對(duì)自己

的產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。

（4）供應(yīng)商必須以“誠信、質(zhì)量第一”的原則提供產(chǎn)

品及服務(wù)。

2.選擇原則

（1）采購員在采購教材時(shí)應(yīng)按比質(zhì)、比價(jià)原則。

（2）在市場(chǎng)上有一定的知名度，有醫(yī)療行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，

可以提供相關(guān)客戶使用案例。

（3）體系建立前已與公司有往來且績優(yōu)的供應(yīng)商。

（4）公司指定承認(rèn)的供應(yīng)商。

（5）若供應(yīng)商已取得第三方質(zhì)量管理體系認(rèn)證合格證

書的，則優(yōu)先考慮。

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（二）新供應(yīng)商評(píng)價(jià)

1.采購業(yè)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力、質(zhì)量保證體系基

本了解后，填寫《供應(yīng)商基本情況調(diào)查表》。

2.采購業(yè)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商情況基本了解后，應(yīng)組織售后

部、倉儲(chǔ)部人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量、供應(yīng)能力現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，現(xiàn)

場(chǎng)評(píng)審一般由采購部等一起進(jìn)行。

3.現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估結(jié)束后應(yīng)組織評(píng)審會(huì)議，對(duì)存在的問題進(jìn)行

總結(jié)并告知供應(yīng)商以及采取相應(yīng)的改善措施。

4.現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估完成后，參與評(píng)審的采購、技術(shù)等相關(guān)人員

應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況在《供應(yīng)商供貨能力評(píng)價(jià)表》上打

分并出具評(píng)審意見，對(duì)達(dá)到合格條件要求的供應(yīng)商，采購部

門將此表及供應(yīng)商基本情況調(diào)查表、供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)

登記證等其他資料，按照供應(yīng)商審批程序上報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

后列入合格供應(yīng)商名單。

5.需要行政許可或者注冊(cè)管理的產(chǎn)品，必須核對(duì)供應(yīng)商

營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記，生產(chǎn)許可證等基本信息的真實(shí)性、有

效性。

6.對(duì)一次性采購或偶爾采購（同樣產(chǎn)品采購不超過XX

次）的產(chǎn)品供應(yīng)商，視具體情況可以免除供應(yīng)商評(píng)估，但必

須核對(duì)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記及基本信息的真實(shí)性、有

效性。且在做采購呈批時(shí)，應(yīng)在呈批表上注明是“一次性采

購”，且將供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記及其他相關(guān)資料附后。

（三）質(zhì)量異常的處理

1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)合格供應(yīng)商供貨質(zhì)量發(fā)生波動(dòng)時(shí)，采購部門應(yīng)

14

配合倉儲(chǔ)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量驗(yàn)證，分析原因，提出

改善措施。并由雙方書面確認(rèn)。

2.當(dāng)發(fā)生重大質(zhì)量問題，應(yīng)按合同和內(nèi)控指標(biāo)向供應(yīng)商

扣款或者退貨處理。經(jīng)評(píng)審后整改不力、質(zhì)量仍不穩(wěn)定的應(yīng)

予以撤銷供應(yīng)資格。

（四）教材供應(yīng)商考核

1.為規(guī)范對(duì)供應(yīng)商的管理，采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名

錄，并及時(shí)更新，在未經(jīng)公司允許的情況下，采購部門不得

向未列入合格供應(yīng)商名錄里的供應(yīng)商采購。

2.為確保教材供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交付期限持續(xù)不斷滿

足公司要求，必須強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)的日常管理工作，采購部負(fù)責(zé)

將供應(yīng)商的交貨狀況及服務(wù)記錄在《供應(yīng)商供貨情況統(tǒng)計(jì)

表》中，采購部將供應(yīng)商的交貨質(zhì)量記錄在《供應(yīng)商供貨質(zhì)

量合格率統(tǒng)計(jì)表》中，作為供應(yīng)商考評(píng)依據(jù)。

3.在指定期內(nèi)由采購部組織對(duì)供應(yīng)商的業(yè)績考核一次，

考核時(shí)間有項(xiàng)目部根據(jù)具體情況而定，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)按照《供應(yīng)

商業(yè)績考核表》，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、輕微不合格、

嚴(yán)重不合格四種，考核結(jié)果按照公司審批程序批準(zhǔn)后生效。

4.對(duì)評(píng)為優(yōu)秀的教材供應(yīng)商應(yīng)視具體情況適當(dāng)增加采

購量予以表彰，對(duì)不合格的供應(yīng)商終止采購并發(fā)出整改通

知，整改評(píng)審合格后方可繼續(xù)供貨。

5.未經(jīng)審核的教材供應(yīng)商財(cái)務(wù)有權(quán)不支付貨款，并由評(píng)

審小組對(duì)經(jīng)辦人進(jìn)行嚴(yán)肅查處，追究相關(guān)責(zé)任，直至辭退。

15

二、成本控制

（一）采購計(jì)劃控制

1.教材的采購計(jì)劃由采購部計(jì)劃管理人員根據(jù)采購申

請(qǐng)、庫存情況及需求計(jì)劃制定，經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報(bào)項(xiàng)目

經(jīng)理審批。

2.教材以外的其他需要采購的產(chǎn)品的采購計(jì)劃由采購

部計(jì)劃管理人員根據(jù)各部門的采購申請(qǐng)制訂，經(jīng)采購部經(jīng)理

審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。

3.采購計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)人員審核，以利于公司資金

的安排。

4.采購部在實(shí)施采購的過程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)

劃。若采購計(jì)劃變更，必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可執(zhí)行。

5.未列入采購計(jì)劃內(nèi)的設(shè)備一般不能進(jìn)行采購。如確屬

急需設(shè)備，應(yīng)填寫“緊急采購申請(qǐng)表”，經(jīng)本項(xiàng)目經(jīng)理審批、

采購部核準(zhǔn)后方能列入采購范圍。算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資

料。

（二）采購價(jià)格控制

1.采購部實(shí)施采購時(shí)需填制“采購申請(qǐng)表”，“采購申

請(qǐng)表”中的價(jià)格要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)人員核定的采購最高限價(jià)。

2.采購方式包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價(jià)

采購等。采購部應(yīng)將各種采購方式進(jìn)行對(duì)比，找出成本最低

的采購形式組合，降低采購成本。

3.采購部在確定采購價(jià)格時(shí)，可遵循以下四個(gè)步驟。

（1）詢價(jià)

16

利用網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)協(xié)會(huì)、市場(chǎng)采價(jià)等多種渠道，快速獲取

市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格這三類信息，從而保障采購

詢價(jià)效率。

（2）比價(jià)

分析各供應(yīng)商提供的教材規(guī)格、品質(zhì)、性能等信息，建

立比價(jià)體系。

（3）估價(jià)

成立估價(jià)小組（小組由采購管理人員、營運(yùn)人員、財(cái)務(wù)

人員組成），自行估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。

（4）議價(jià)

采購部根據(jù)底價(jià)資料、市場(chǎng)行情、采購量大小和付款期

的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價(jià)格。

4.如果實(shí)際教材采購價(jià)格低于最高限價(jià)，公司將給予經(jīng)

辦人一定比例的獎(jiǎng)勵(lì)；如果實(shí)際采購價(jià)格高于最高限價(jià)，則

必須獲得財(cái)務(wù)部核價(jià)人員的確認(rèn)和項(xiàng)目經(jīng)理的批準(zhǔn)，同時(shí)給

予經(jīng)辦人一定比例的罰款。

（三）采購訂貨量控制

1.倉儲(chǔ)部倉儲(chǔ)員應(yīng)每日填寫庫存日?qǐng)?bào)表，反映現(xiàn)有存貨

的名稱、單價(jià)、儲(chǔ)存位置、儲(chǔ)存區(qū)域及分布狀況等信息，并

及時(shí)將此信息報(bào)送給采購部。

2.采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方運(yùn)輸服務(wù)的庫房保管

人員通過傳真、電子郵件等方式，及時(shí)提供已訂購的但未達(dá)

存貨日?qǐng)?bào)表。

3.采購部根據(jù)各部門采購申請(qǐng)制訂教材采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)

17

在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的運(yùn)輸計(jì)劃的基礎(chǔ)

上，協(xié)助采購計(jì)劃人員確定最佳安全庫存。

4.采購部根據(jù)教材采購耗時(shí)的不同及教材的緊缺程度

等，借助歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)等方法確定安全庫存量。

5.采購部人員在制訂教材采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分分析現(xiàn)

有存貨量（包括供應(yīng)商或第三方運(yùn)輸服務(wù)的未達(dá)存貨）、配

送能力情況、訂貨所需時(shí)間、教材需求量、教材運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)

間等因素的基礎(chǔ)上，結(jié)合教材的安全存貨量確定最佳訂貨量

及訂貨時(shí)點(diǎn)。

（四）采購入庫及付款控制

1.相關(guān)人員辦理采購教材入庫時(shí)，必須同時(shí)滿足以下兩

個(gè)條件，否則倉儲(chǔ)部一律不予受理。

（1）到庫的教材符合采購訂單要求。

（2）到庫的教材經(jīng)倉儲(chǔ)部檢驗(yàn)合格。

2.采購的教材登記入賬時(shí)，價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型

號(hào)須完全符合采購訂單的要求。

3.支付采購教材費(fèi)用時(shí)，必須同時(shí)滿足以下三個(gè)條件，

否則財(cái)務(wù)部一律不予付款。

（1）已經(jīng)列入當(dāng)期貨幣資金支出預(yù)算。

（2）雙方往來賬核對(duì)無誤。

（3）“付款申請(qǐng)單”已經(jīng)綜合部部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

三、教材的質(zhì)量檢驗(yàn)

輸入流程實(shí)施采購戰(zhàn)略收到商品差異商品處理

18

輸出流程供應(yīng)商資質(zhì)管理庫存/存儲(chǔ)/移送差異商品的處理

目的確保商品質(zhì)量的所有活動(dòng)。

確定收到的教材商品是否符合質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗(yàn)

內(nèi)容說明

人員通過標(biāo)準(zhǔn)的操作流程進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。

參與部門業(yè)務(wù)部批銷

四、采購進(jìn)度控制措施

（一）為保證教材的采購進(jìn)度，我公司將嚴(yán)格保證采購

相關(guān)人員的素質(zhì)，并保證教材于運(yùn)輸前檢驗(yàn)合格，且能滿足

該項(xiàng)目質(zhì)量檢測(cè)要求。

（二）為保證教材的質(zhì)量，讓貴方滿意，我公司將熱忱

歡迎貴方、提供更好的方法和中肯的批評(píng)，隨時(shí)改正和提高

采購進(jìn)度保證方法。

（三）由采購部負(fù)責(zé)人控制公司采購的進(jìn)度，跟催采購

訂單的，防止缺料，確保在及時(shí)采購教材的同時(shí)降低庫存成

本。

（四）制定并執(zhí)行采購作業(yè)期限：

1.項(xiàng)目經(jīng)理向采購部經(jīng)理下達(dá)采購目標(biāo)；注明采購物料

的名稱、規(guī)格、技術(shù)要求、采購數(shù)量及交貨期等要求；

2.采購部部門經(jīng)理制定并向下屬人員下達(dá)交期指令；

3.采購明確采購交期控制目標(biāo)；

4.采購員發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》給供應(yīng)商，了解其公司

背景及有關(guān)事項(xiàng)，要求對(duì)方回復(fù)?？梢詮钠渌玖私獗徽{(diào)

查供應(yīng)商以往的品質(zhì)記錄，并制定作業(yè)期限。

19

由項(xiàng)目經(jīng)理達(dá)采購目標(biāo)交給采購部經(jīng)理，由采購部經(jīng)理

向下屬下達(dá)交期，采購員明確采購交期控制目標(biāo)，收集相關(guān)

資料與信息并制定采購作業(yè)期限，上報(bào)采購部經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng)

理審核。

（六）下單前采購交期控制：

1.采購員向供應(yīng)商詢價(jià)談判并交涉進(jìn)度控制；

2.采購員收集并了解供應(yīng)商信息資料；

3.采購員與供應(yīng)商協(xié)商采購合同內(nèi)容

由采購員進(jìn)行詢價(jià)談判及進(jìn)度控制，了解供應(yīng)商生產(chǎn)及

交貨計(jì)劃，協(xié)商交期期限和違約責(zé)任，選擇合適的運(yùn)輸方式。

（七）訂單跟蹤掌握進(jìn)度：

1.第一步：采購員向供應(yīng)商下單采購；

2.第二步：采購資料員跟進(jìn)訂單

由采購員下單采購，交給采購資料員填寫采購預(yù)定進(jìn)度

交期并進(jìn)行訂單跟催。

（八）逾期處理：

由采購員發(fā)送催貨通知給供應(yīng)商，并協(xié)助其他采購員分

析原因，提出處理方法，上報(bào)采購部門經(jīng)理與采購部負(fù)責(zé)人

審批，再由采購員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行逾期處理。

（九）改善交期控制：

由采購員制定并執(zhí)行改善交期控制方案。

第三節(jié)供貨實(shí)施方案

20

一、供貨計(jì)劃安排

我公司保證采購的教材滿足招標(biāo)文件要求，從采購、檢

驗(yàn)、運(yùn)輸、到貨驗(yàn)收、交付使用XX天完成。

（一）采購時(shí)間安排

按照訂貨合同內(nèi)容分批次、分階段采購，自中標(biāo)后按時(shí)

間進(jìn)度計(jì)劃開始采購。

（二）檢驗(yàn)時(shí)間安排

采購的教材進(jìn)場(chǎng)前，交給專業(yè)質(zhì)檢部門進(jìn)行檢測(cè)并出具

檢測(cè)報(bào)告。

（三）運(yùn)輸時(shí)間安排

本公司直接安排技術(shù)熟練的駕駛員駕駛該運(yùn)輸工具到

目的地，有效縮短運(yùn)輸時(shí)間。

（四）我公司安排專職專人負(fù)責(zé)采購方的教材，負(fù)責(zé)送

貨上門服務(wù)。

（五）我方送貨人員根據(jù)采購方的教材情況，根據(jù)教材

的價(jià)值，需辦理保險(xiǎn)的我方承擔(dān)保險(xiǎn)的相關(guān)費(fèi)用。

（六）教材到達(dá)地點(diǎn)后，第一時(shí)間通知收貨人帶有效證

件進(jìn)行交貨手續(xù)。

（七）到貨交付時(shí)間安排

到達(dá)采購人指定地點(diǎn)后，我公司派出專業(yè)技術(shù)人員協(xié)助

采購人教材驗(yàn)收并做好交貨驗(yàn)收記錄和填寫接收單據(jù)。

（八）交付安排

教材驗(yàn)收完畢之后，按采購方要求在指定地點(diǎn)存放教

材，確保教材質(zhì)量及數(shù)量符合采購方要求并進(jìn)行記錄。

21

供貨進(jìn)度計(jì)劃表

序號(hào)項(xiàng)目內(nèi)容進(jìn)度時(shí)間

開始

1采購部門采購相應(yīng)教材

采購

質(zhì)量

2對(duì)教材進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)

檢驗(yàn)

教材根據(jù)訂單的數(shù)量和交貨日期開

3

發(fā)運(yùn)始發(fā)貨及運(yùn)輸

到貨

采購根據(jù)采購人要求和合同內(nèi)容驗(yàn)

5

人驗(yàn)收

收

按照公司售后服務(wù)方案提供質(zhì)

售后

6保期內(nèi)上門服務(wù)及免費(fèi)更換服

服務(wù)

務(wù)

（說明：根據(jù)實(shí)際情況填寫。）

二、供貨流程

（一）確定教材訂單

1.我公司接受貴方各種形式的訂單，并嚴(yán)格按照貴方選

定的教材訂單供貨。我公司建有功能完善、性能穩(wěn)定的專業(yè)

化教材電子表商務(wù)網(wǎng)站，方便于雙方高效開展業(yè)務(wù)工作。貴

方向我公司提交教材訂單，我公司在收到訂單后立即回復(fù)。

收到訂單（包括發(fā)文、征訂單、電子郵件、電話、傳真等均

22

視為訂購合同）后及時(shí)反饋貴方確認(rèn)訂單收到，并告知訂單

所處的狀態(tài)。（如果因出版變更或無書不加印的原因無法供

書，我公司將及時(shí)通知貴方）

2.我公司將做好查重服務(wù)，并保證提供現(xiàn)場(chǎng)查重器及其

軟件。

3.我公司本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：XXX

（二）訂單數(shù)據(jù)整理

1.把教材采購訂單交由公司采購部進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，查

重。確定并分類：庫房有貨教材、非庫房現(xiàn)貨教材和庫房有

貨但數(shù)量不夠的品種。

2.工作人員安排：采購部數(shù)據(jù)組人員。

3.采購部負(fù)責(zé)人：XXX

（三）采購部制單出單

1.由采購部整理教材采購訂單。將庫房有貨的教材配貨

單下達(dá)到庫房。

2.工作人員安排：采購部人員組人員

3.采購部負(fù)責(zé)人：XXX

（四）調(diào)貨

1.把非庫房現(xiàn)貨教材和庫房數(shù)量不夠的，分別從現(xiàn)采基

地或出版社調(diào)貨回庫房。以確保教材訂單供貨率。

2.工作人員安排：采購部。

3.綜合部負(fù)責(zé)人：XXX。

（五）配貨及打包

1.配貨

23

（1）嚴(yán)格按貴方訂單要求配貨，

（2）對(duì)所配教材嚴(yán)格把關(guān)，保證所供教材和出版物均

為國家正式出版物，杜絕盜版等教材。

2.組織打包

由倉儲(chǔ)部進(jìn)行同時(shí)包裝，教材打包嚴(yán)格按照貴方的要求

進(jìn)行打包，（每包外面標(biāo)明批次和包號(hào)，并注明清單包），

提供三聯(lián)打印清單（提供電子版），一聯(lián)隨教材打包，內(nèi)容

包括注明合計(jì)（書名、種數(shù)、冊(cè)數(shù)、碼洋、實(shí)洋）；每包詳

單注明每種教材的題名、ISBN、出版社、單價(jià)、冊(cè)數(shù)。和折

扣率）、總種數(shù)、總冊(cè)（件）數(shù)，方便貴方驗(yàn)收，另外兩聯(lián)

放在清單包里，作為核查資產(chǎn)清單和付款對(duì)賬單。教材包裝

保證嚴(yán)密完整，無彎折、破損、受潮等現(xiàn)象。

3．工作人員安排：倉儲(chǔ)部

4.倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人：XXX

5.運(yùn)輸：我公司采取陸路運(yùn)輸及汽車運(yùn)輸，派專人跟車

押運(yùn)，確保教材不受潮、不破損等安全交付給采購人使用。

三、供貨響應(yīng)程度

（一）響應(yīng)程序

1.當(dāng)客服專員接到客戶投訴或服務(wù)需求時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即將

相關(guān)信息整理上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。

2.項(xiàng)目經(jīng)理接到整理報(bào)告后，立即通知調(diào)度員和車隊(duì)負(fù)

責(zé)人做好教材裝運(yùn)前的準(zhǔn)備工作。

3.由項(xiàng)目經(jīng)理帶隊(duì)，與招標(biāo)方業(yè)務(wù)人員及時(shí)聯(lián)系，準(zhǔn)確

24

掌握發(fā)運(yùn)時(shí)間、發(fā)運(yùn)數(shù)量、教材流向及相關(guān)信息。

4.合理地調(diào)配和使用運(yùn)輸車輛，提前一天向招標(biāo)方業(yè)務(wù)

員通報(bào)次日裝運(yùn)車輛的詳細(xì)情況。

5.車隊(duì)負(fù)責(zé)人接到發(fā)運(yùn)計(jì)劃后，編排好《車輛安排計(jì)劃

表》，掌握教材發(fā)運(yùn)近期的天氣變化情況做好預(yù)報(bào)，詳細(xì)了

解運(yùn)行路線。

6.調(diào)度員應(yīng)在接到發(fā)運(yùn)計(jì)劃后及時(shí)與車隊(duì)負(fù)責(zé)人取得

聯(lián)系，組織車輛做好教材裝運(yùn)前的準(zhǔn)備工作。

7.對(duì)招標(biāo)方下達(dá)的運(yùn)輸計(jì)劃做到24小時(shí)響應(yīng)。

（二）響應(yīng)原則

1.以業(yè)務(wù)為中心的可行性原則

運(yùn)輸服務(wù)應(yīng)以滿足采購方的業(yè)務(wù)需求為首要目標(biāo)，要保

證采購單位工作正常運(yùn)行，盡快為客戶解決問題，避免和減

少客戶損失。“任何時(shí)候必須以準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)送達(dá)教材、保證采

購單位正常工作為第一要素”，本項(xiàng)目的最終目標(biāo)是滿足采

購單位的工作需求。

2.重在措施的可靠性原則

（1）注重預(yù)防

我們將在傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)的基礎(chǔ)上提供主動(dòng)式的服

務(wù)，和客戶一起做好教材的運(yùn)輸配送工作