文書及檔案管理基礎(第三版)四單元2

第四章紙質(zhì)檔案管理任務一辦公文書檔案管理

任務二企業(yè)檔案工作任務三科技檔案管理任務四會計檔案管理任務二企業(yè)檔案工作

任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作是指企業(yè)履行檔案管理職責行為和活動。從廣義上說，企業(yè)檔案工作由兩大部分組成：一是企業(yè)檔案行政管理工作；二是企業(yè)檔案業(yè)務工作。一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案行政管理工作程序統(tǒng)籌規(guī)劃——組織協(xié)調(diào)——管理工作——業(yè)務指導——監(jiān)督檢查一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案行政管理工作程序統(tǒng)籌規(guī)劃——組織協(xié)調(diào)——管理工作——業(yè)務指導——監(jiān)督檢查按照有關方針政策和法律法規(guī)的要求，從企業(yè)長遠發(fā)展的實際需要出發(fā)，對整個企業(yè)檔案工作進行總體規(guī)劃，確定中長期發(fā)展的方向和近期工作計劃，保證企業(yè)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案行政管理工作程序統(tǒng)籌規(guī)劃——組織協(xié)調(diào)——管理工作——業(yè)務指導——監(jiān)督檢查搞好企業(yè)檔案工作的內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，正確處理宏觀與微觀的關系，“塊塊”與“條條”的關系，局部與全局的關系、內(nèi)部建設與外部環(huán)境關系，以求得思想上的一致和行動上的配合。一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案行政管理工作程序統(tǒng)籌規(guī)劃——組織協(xié)調(diào)——管理工作——業(yè)務指導——監(jiān)督檢查依據(jù)國家有關方針政策和法律法規(guī)，從企業(yè)檔案工作的規(guī)律和特點出發(fā)，制定和實施企業(yè)檔案工作的規(guī)章制度，對檔案工作的內(nèi)容、要求、程序和方法等作出具體規(guī)定，并切實貫徹落實，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作制度化和規(guī)范化。一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案行政管理工作程序統(tǒng)籌規(guī)劃——組織協(xié)調(diào)——管理工作——業(yè)務指導——監(jiān)督檢查通過召開會議、樹立典型、推廣經(jīng)驗、業(yè)務培訓、檢查評比、提供咨詢和現(xiàn)場參觀等多種形式，對本系統(tǒng)、單位各部門及有關人員進行檔案管理方面有關業(yè)務問題的具體指導。一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案行政管理工作程序統(tǒng)籌規(guī)劃——組織協(xié)調(diào)——管理工作——業(yè)務指導——監(jiān)督檢查通過定期檢查、抽查和調(diào)查等形式，對企業(yè)內(nèi)部各部門及有關人員貫徹執(zhí)行檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和規(guī)章制度的情況進行檢查和監(jiān)督，及時解決工作中的問題和缺陷。一、企業(yè)檔案行政管理任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案業(yè)務工作，是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成，是指依據(jù)有關企業(yè)檔案業(yè)務規(guī)范和標準，對企業(yè)各項活動中形成的檔案進行加工、控制等業(yè)務處理過程。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營過程中形成的有保存價值的各種形式的文件，它是企業(yè)各種因素相互作用的產(chǎn)物，綜合反映企業(yè)的基本面貌和全部活動。二、企業(yè)檔案業(yè)務工作任務二企業(yè)檔案工作(一）文件整理與歸檔①文件整理 文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、人事等門類文件的整理，應符合相關標準。

二、企業(yè)檔案業(yè)務工作②文件歸檔范圍企業(yè)在籌備、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動，以及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件，都應納入歸檔范圍。

任務二企業(yè)檔案工作③歸檔文件來源 ①本企業(yè)形成的文件②本企業(yè)引進項目、外購設備等接收的文件③所屬單位及參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件④本企業(yè)參與合作的項目，合作單位按要求向本企業(yè)提交的文件⑤本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件

二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(一）文件整理與歸檔任務二企業(yè)檔案工作④文件歸檔時間①經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。②科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。③產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時歸檔。④會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(一）文件整理與歸檔任務二企業(yè)檔案工作④文件歸檔時間⑤電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。⑥磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。⑦更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件應隨時歸檔。 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(一）文件整理與歸檔任務二企業(yè)檔案工作1、企業(yè)檔案收集①接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案②根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限，接收無法人資格的所屬單位檔案③根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料④根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關的資料⑤向社會、離退休人員征集與本企業(yè)活動相關的檔案、資料 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(二）檔案收集與移交任務二企業(yè)檔案工作2、文件歸檔的交接企業(yè)的文件形成部門，應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。檔案部門接收時，應認真核對并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(二）檔案收集與移交序號題名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注檔案交接登記表移交時間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：任務二企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案整理工作主要包括：檔案分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、案卷裝訂、案卷封面的編目、案卷的排列及案卷目錄的編制。（與文書檔案主要區(qū)別，是企業(yè)檔案的分類）二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類任務二企業(yè)檔案工作1、分類層次的確定 企業(yè)檔案的分類層次不是固定的，應根據(jù)單位性質(zhì)與規(guī)模、檔案種類與數(shù)量等多種因素來決定。①在不同性質(zhì)和規(guī)模的企業(yè)，其檔案的分類及其層次有所不同。②同一單位的不同門類的檔案材料，其分類層次也的所區(qū)別③在同一個企事業(yè)單位的檔案分類體系中，只要條理清晰，標識規(guī)范，保持相對穩(wěn)定，即使不同門類的檔案的分類層次有一些差異，也不會產(chǎn)生副作用。從總體上看，企事業(yè)單位檔案的分類層次不宜過多。 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類任務二企業(yè)檔案工作2、一級類目 一級類目就是企業(yè)檔案分類的第一個層次，即企業(yè)檔案分類的基本大類。 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類國家檔案局1991年頒布《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》設置十個一級類目任務二企業(yè)檔案工作2、一級類目 在實際工作中可以根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模等方面的異同而靈活地調(diào)整。二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類①增加必要的一級類目②減少或合并一級類目③既增加一級類目，又減少或合并一級類目任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二級及以下類目的設置，應以企業(yè)管理職能分工為主，結(jié)合檔案形成的特點來設置。二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（1）設置方法①按職能結(jié)合問題設置適用于黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理四個大類②按性質(zhì)（或?qū)I(yè)）結(jié)合對象設置適用于產(chǎn)品檔案、科研檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案四個大類③按形式或性質(zhì)設置適用會計檔案、干部職工檔案任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考①黨群工作檔案 黨務工作組織工作宣傳工作統(tǒng)戰(zhàn)工作紀檢工作工會工作共青團工作協(xié)會工作 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考②行政管理檔案 行政事務公安保衛(wèi)法紀監(jiān)察審計工作人事管理教育工作醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考③經(jīng)營管理檔案 經(jīng)營決策計劃工作統(tǒng)計工作財務管理物質(zhì)管理產(chǎn)品銷售用戶檔案 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考④生產(chǎn)技術管理檔案 生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量管理勞動管理能源管理安全管理科技管理環(huán)境保護計量工作標準化工作檔案和信息管理 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考⑤產(chǎn)品類檔案一般按產(chǎn)品種類或型號設置二級類目 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考⑥科學技術研究檔案 其二級類目一般按拉研課題來設置 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考⑦基本建設檔案 一種是按工程性質(zhì)或用途，另一種是按某一具體的建筑物或構(gòu)筑物。 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考⑧設備儀器檔案 設備儀器種類生產(chǎn)裝置設備型號 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考⑨會計檔案檔案 按核算單位設置二級類目一般企事業(yè)單位可設置企事業(yè)單位會計檔案、工會會計檔案、三產(chǎn)會計檔案 任務二企業(yè)檔案工作3、二級以下類目 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類（2）設置參考⑩干部職工檔案檔案 ①干部檔案②工人檔案③離退休職工檔案④死亡職工檔案任務二企業(yè)檔案工作4、企業(yè)檔案檔號編制方法 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理等門類檔案的檔號編制，因企業(yè)單位檔案分類層次、檔案數(shù)量及案卷排列方式的不同，可以采取不同的方法。其差異主要表現(xiàn)為在檔號是否標記年度特征和保管期限，以及采取何種方式編制案卷流水號。任務二企業(yè)檔案工作4、企業(yè)檔案檔號編制方法 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作(三）檔案整理分類①按“大類—年度”編制案卷流水號。在檔號中標注出年度特征，這是企業(yè)單位常用的檔號編制方法。如B·1992—20B：大類（行政管理）；1992：年度；20：案卷順序號②按“大類—保管期限”編制案卷流水號如：A·1—15A：大類（黨群工作）；1：保管期限特征（永久）；15：案卷順序號③按大類編制流水號：對于一般的小型企事業(yè)單位，保管檔案的數(shù)量不多，在編制檔號時可不標注年度特征和保管期限特征。如A—5（大類—流水號）任務二企業(yè)檔案工作（1）知識管理 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(一）知識管理簡介知識管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對企業(yè)內(nèi)外信息和知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用，以促進知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值。它是利用企業(yè)集體智慧來提高企業(yè)應變能力和創(chuàng)新能力。知識管理主要包括：知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。

知識資源管理是知識管理的基礎工作任務二企業(yè)檔案工作（2）檔案與知識管理 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(一）知識管理簡介企業(yè)的文件、檔案作為企業(yè)活動的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經(jīng)驗和教訓，是企業(yè)最主要的顯性知識。企業(yè)顯性包括兩個方面：一是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件、檔案。（它構(gòu)成企業(yè)具有競爭價值的核心顯性知識）；二是從企業(yè)外部收集而來的圖書、情報。一般說來，隱性知識比顯性知識更豐富，價值更重要。隱性知識管理的一個重要途徑是將隱性知識顯性化，只有當顯性知識固化為文件或檔案形式，才能有效地管理。任務二企業(yè)檔案工作知識積累—知識組織—知識評價—知識服務 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(二）檔案知識管理流程

1、知識積累對應于檔案的收集，是指通過生成文件，將隱性知識顯性化；然后通過文件歸檔，將檔案集中存儲于知識檔案庫，使易于流失的知識變成固化的知識。具體地說，知識積累就是通過文件材料歸檔和檔案移交等途徑，將企業(yè)各項工作和活動中分別形成的各種檔案向檔案部門集中，進行統(tǒng)一管理。知識積累是“檔案知識管理”的基礎工作。①隱性知識固化：⑴生成程序化文件，⑵形成總結(jié)性文件、⑶產(chǎn)生彌補性文件。②顯性知識的收集：⑴對非正式或一般性文件歸檔、⑵對電子文件收集、⑶外部信息收集。③顯性知識的存儲：對于收集而來的非電子形態(tài)的文件、檔案，需要將其進行數(shù)字化處理，以標準格式集中存儲于知識庫。任務二企業(yè)檔案工作知識積累—知識組織—知識評價—知識服務 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(二）檔案知識管理流程

2、知識組織知識組織對應于檔案整理，是指對知識庫的文檔進行分類、組合、編號和排架，使無序的知識變成有序知識的過程。隨著企事業(yè)活動的不斷積累，企業(yè)知識庫中的知識文檔數(shù)量會不斷膨脹。如果不對這些知識文檔進行有效組織，使之有序化、條理化、系統(tǒng)化，就可能導致信息無序膨脹。知識組織是在檔案實體分類的基礎上，進行檔案信息內(nèi)容的分類，從一維層次結(jié)構(gòu)的分類體系，拓展到多維層次結(jié)構(gòu)的分類體系。任務二企業(yè)檔案工作知識積累—知識組織—知識評價—知識服務 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(二）檔案知識管理流程

3、知識評價知識評價就是判斷、評估知識價值，將無價值的知識剔除知識庫。知識評價對應于檔案鑒定，是指對知識庫中的文檔進行評價，剔除錯誤的、價值較小的知識文檔，修正、更新過時的知識文檔，使低質(zhì)的知識變成優(yōu)質(zhì)的知識。知識評價過程分兩步：一是入庫評價，二是定期評價。任務二企業(yè)檔案工作知識積累—知識組織—知識評價—知識服務 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(二）檔案知識管理流程

4、知識服務知識服務對應于檔案開發(fā)利用，是指通過各種途徑和方法，對知識庫中的知識文檔進行挖掘、提煉，然后傳遞給用戶，使知識真正應用于工作，實現(xiàn)知識的價值。也就是說，通過對檔案信息進行加工，形成不同層次和內(nèi)容的檔案參考資料，以滿足企業(yè)各項工作和活動的需求，提高檔案服務的水平。企業(yè)的知識通過積累、組織、評價，得以固化、序化和優(yōu)化，為實現(xiàn)知識價值奠定了基礎。任務二企業(yè)檔案工作知識積累—知識組織—知識評價—知識服務 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(二）檔案知識管理流程

4、知識服務①服務理念:從以檔案機構(gòu)為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?。實現(xiàn)知識服務，檔案人員要以用戶需要為導向、以用戶滿意為目標、以用戶便利為原則開展工作。②服務目的：知識服務的目的是為用戶提供知識。提供解決問題的具體方案。它關注的焦點和最終評價是“是否通過我的服務解決了您的問題”。③服務主體：從由單個員工提供服務轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓪＜覉F隊提供服務。④資源基礎：從基于分散的檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩傻闹R資源。任務二企業(yè)檔案工作知識積累—知識組織—知識評價—知識服務 三、了解以知識管理為基礎的企業(yè)檔案工作(二）檔案知識管理流程

4、知識服務⑤服務方式：從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?。（主動服務是知識服務的基本特征）⑥服務手段：從機械化服務轉(zhuǎn)變智能化服務。知識服務強調(diào)借助數(shù)字化、網(wǎng)絡化手段，使用戶可以隨時隨地利用知識。⑦服務策略：標準化服務轉(zhuǎn)變?yōu)樾薷幕?。⑧服務過程：從階段性服務轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程服務。⑨服務時效：從滯后服務轉(zhuǎn)變?yōu)槌胺铡?任務三科技檔案管理一、掌握科技檔案整理方法（一）科技檔案整理程序①分項目②組卷③文件排列④去釘、折疊⑤編號⑥編制內(nèi)目、備考表⑦裝訂、裝盒⑧編制封面、脊背⑨編制案卷目錄⑩入庫上架 任務三科技檔案管理①分項目科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設備等四大類。每個大類中有若干個科技項目。一個項目的文件材料作為一個集合體，具有成套性特征，不能分散，其他項目的文件材料不能混入。一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理②組卷（1）組卷原則：遵循成套性原則，遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）組卷要求：①科技文件材料務必準確、齊全、完整；②科技文件材料應當原件歸檔；③書寫和字跡材料要符合耐久性要求。一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理（3）組卷方法科研檔案組卷

按照“調(diào)研—申報立項—研究—試驗—總結(jié)—鑒定—報獎—推廣”等不同階段的時序，組合文件材料數(shù)量多少進行組卷。產(chǎn)品檔案組卷

要求同一產(chǎn)品型號內(nèi)，包含產(chǎn)品從其開發(fā)到生產(chǎn)定型驗收和評優(yōu)受獎全過程中形成的全部文件材料，都要按產(chǎn)品統(tǒng)一整理歸檔。設備檔案組卷

按照同一設備，從設備的市場調(diào)研、審批、購置合同、商務洽談，到設備開箱驗收、安裝調(diào)試、維護修理和設備管理等形成的文件材料，進行分別組卷?；n案組卷

按照工程立項到工程的勘探測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)全過程的文件材料。一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程③文件排列 （1）科技檔案案卷是一個有機的組合體，案卷及卷內(nèi)文件排列，一是要遵循其形成規(guī)律，二是要尊重文件之間的自然聯(lián)系和邏輯關系，以保持文件材料的歷史面貌。通常是按照課題立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段依次排列。（2）產(chǎn)品檔案按照產(chǎn)品開發(fā)設計、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序排列；或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。（3）設備檔案按照設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維護進行排列。一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程（4）基建檔案按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列（5）圖樣材料的排列，有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒有圖紙目錄的按總體與局部的關系排列。（6）文字材料的排列，按重要程度、時間、邏輯關系和譯文在前，原文在后的四種方法排列。（7）圖文混合材料的排列，文字在前，圖樣材料在后。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理④去釘、折疊 文件材料中有金屬物裝訂的要拆除。以件為單位的還需要用不銹鋼釘或用線裝訂。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理⑤編號 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號，正面在右下角，反面在左下角。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理⑥編制內(nèi)目、備考表 按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫，卷內(nèi)文件目錄應放在文件最前邊，用鋼筆填寫。卷內(nèi)文件目錄包括：⑴序號：卷內(nèi)文件的順序號，從1開始流水編制。⑵文件編號：即文件的發(fā)文字號，圖紙為圖號。⑶責任者：制發(fā)文件的組織，即文件的發(fā)文機關。⑷文件（材料）名稱：文件的標題。沒有標題或標題不規(guī)范時須重新擬制標題，并加[]號。⑸日期：文件的成文日期，格式如“2015.5.25”⑹頁數(shù):每份文件的總頁數(shù)。⑺備注：文件需要說明的情況。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理⑦裝訂、裝盒 （1）裝訂方式：用無酸軟卷皮，按照卷內(nèi)目錄、文件材料和備考表順序，依次排列整齊，“三孔一線”方式裝訂成冊。再裝入符合國家檔案標準的無酸科技檔案盒內(nèi)進行保存。（2）不裝訂方式：按照卷內(nèi)目錄、文件材料和備考表順序，裝入符合國家檔案標準的無酸科技檔案盒內(nèi)進行保存。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理⑧編制封面、脊背基建檔案案卷封面的填寫及要求：①檔號：即本卷基建檔案的編號。②檔案館號：不填。③縮微號：不填。④案卷題名：即案卷標題。（不超過50字）⑤編制單位：本卷內(nèi)所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱或通用簡稱。⑥編制時間：本卷內(nèi)文件形成時間跨度。⑦保管期限：基建檔案的保管期限根據(jù)《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》確定。⑧密級：基建檔案的密級一般為“秘密”。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理⑨編制案卷目錄 科技檔案案卷目錄要求按一級類目分別編制，即分別編制科研檔案、產(chǎn)品檔案、設備檔案、基建檔案的案卷目錄。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理⑩入庫上架 科技檔案排列按最小類目排列?？萍紮n案的排架一般不考慮年度、保管期限的特征，重點要考慮的是保持同類項目形成的文件材料的系統(tǒng)性、成套性，以便系統(tǒng)、完整地提供利用。 一、掌握科技檔案整理方法（二）操作流程任務三科技檔案管理科技檔案 科技檔案是指在科學技術活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就其本質(zhì)而言，它構(gòu)成一個企業(yè)、研究機構(gòu)乃至國家的知識資源。 二、了解科技檔案的特點與種類任務三科技檔案管理科技檔案的種類及特點①科研檔案 指在包括基礎研究、應用研究和開發(fā)研究等科學技術研究活動中形成的各種原始記錄，又稱科研檔案?？蒲袡n案以科研課題為核心進行分類、立卷、歸檔，一個課題的全部檔案。是一個有機聯(lián)系的整體，具有成套性的特點②產(chǎn)品檔案 又叫生產(chǎn)技術檔案。是指在工業(yè)產(chǎn)品的設計、研制和生產(chǎn)制造活動中形成的科技檔案。基本特點是：型號成套，一個型號產(chǎn)品的檔案材料是有機聯(lián)系的整體。③設備檔案 是反映設備儀器的結(jié)構(gòu)及其使用、維護過程的原始記錄。特點是以型號成套，一機一檔。

④基建檔案 是在基本建設活動中形成的，反映各類工程規(guī)劃、設計、施工和維護使用活動真實面貌的原始記錄。

二、了解科技檔案的特點與種類任務三科技檔案管理1、分類方法①按類型分類主要用于對企事業(yè)單位產(chǎn)品檔案或設備檔案的實體分類，能夠保證產(chǎn)品檔案、設備檔案按照產(chǎn)品型號、設備型號成套區(qū)分歸類，相同的產(chǎn)品檔案、設備檔案相對集中，方便日后的保管和利用。②按工程項目分類主要適用于基本建設檔案。③按課題分類主要用于對科研檔案的實體分類，使科研檔案按照課題成套保管，同一課題的檔案相對集中。三、了解科技檔案分類的方法任務三科技檔案管理2、編號方法

①分類號的編制②保管單位順序號的編制3、科技檔案的編目

①科技檔案總目錄 一般包括：總順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、編制單位、編制日期、密級、保管期限、份數(shù)、張數(shù)、備注等項目②科技檔案分類目錄 分類順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、份數(shù)、張數(shù)、編制單位與日期、密級、保管期限、備注等項目③底圖目錄 底圖檔案是一種特殊載體形式的科技檔案，平時一般以單張圖紙為保管單位使用。 三、了解科技檔案分類的方法任務三科技檔案管理（一）鑒定程序1、準備工作鑒定工作不僅是檔案部門的重要工作，而且因涉及單位內(nèi)部各職能部門，關系到歷史記錄的去留問題，因而必須慎重對。①要認真計劃，周密安排，制定出切實可行的方案。②要成立臨時鑒定工作小組。③有關成員要學習國家關于檔案工作的相關法律及有關鑒定工作的制度和規(guī)范，以便于掌握政策，統(tǒng)一標準。④還需要準備必要的檔案鑒定表、銷毀清冊及其他物質(zhì)材料。四、科技檔案的鑒定任務三科技檔案管理（一）鑒定程序2、鑒定工作第一步，個人初步鑒定。鑒定小組成員按照分工，對需要鑒定的案卷進行分別審閱，進行價值判定，形成初步鑒定意見并填寫在檔案鑒定表上。第二步集體審查。召開鑒定小組全體成員會議，對個人鑒定過程所形成的檔案鑒定表逐張進行審查，聽取鑒定人的說明，形成小組審定意見，由小組負責人將意見填寫到相關欄目。

四、科技檔案的鑒定任務三科技檔案管理（一）鑒定程序3、處理工作 即編制檔案銷毀清冊，鑒定報告，銷毀和掃尾。①編檔案銷毀清冊。即對失去保存價值的案卷，統(tǒng)一編制銷毀清冊，辦理報批手續(xù)。②編制鑒定報告。即對檔案工作的總結(jié)。（國有組織進行檔寧鑒定，其銷毀清冊和鑒定報告應一式三份）③銷毀工作，即對批準銷毀的檔案進行銷毀。④掃尾工作，已經(jīng)銷毀的案在案卷目錄中注明，調(diào)整保管期限或密級變動的案卷并在目錄中注明，調(diào)整庫房排架，對卷內(nèi)文件明顯減少的案卷進行重新組卷和調(diào)整編號，將檔案鑒定表、鑒定計劃、檔案銷毀清冊、鑒定報告等鑒定材料組成鑒定工作卷，存檔備考。四、科技檔案的鑒定任務三科技檔案管理（二）鑒定標準①技術因素；（這是影響科技檔案價值的決定因素）②功能因素；③典型因素；（是指科技檔案在技術發(fā)展方面所具有的歷史價值和典型意義）④時間因素；（年代久遠的檔案從某種意義上說便具有文物的屬性。1949年10月以前的科技檔案原則上不應銷毀）⑤人物因素 四、科技檔案的鑒定任務三科技檔案管理任務四會計檔案管理任務四會計檔案管理1、會計檔案的基本內(nèi)容會計檔案是指在各項財會活動中直接形成的、具有保存價值的各種會計核算記錄。可分為四個大類：①會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證和其他會計憑證等②會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿和其他會計帳簿等③財務報告類：月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管冊、會計檔案銷毀冊和其他應當保存的會計核算專業(yè)資料； 一、掌握會計檔案的內(nèi)容及整理方法任務四會計檔案管理2、會計檔案整理程序 區(qū)分會計核算單位—分會計年度和期限—會計案卷整理—排列—貼標簽—編制會計案卷目錄—入庫上架3、會計整理操作流程 ①區(qū)分會計核算單位 每個單位一般有多個會計獨立核算單位，一個核算單位形成的會計核算材料，是一個緊密聯(lián)系的文件集合體，既不能分散，也不能混雜其他文件材料。所以會計檔案整理首先要區(qū)分核算單位，并在單位檔案整體分類方案中標明代碼。一、掌握會計檔案的內(nèi)容及整理方法任務四會計檔案管理3、會計整理操作流程②分會計年度和期限 會計核算是以年度為核算單位進行的。保管期限分為永久和定期兩類。定期分為：3年、5年、10年、15年、25年5類，從會計年度終了后的第一天算起。③會計案卷整理 每個核算單位的會計檔案，按照會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他類，不同的會計材料采用不同的方法進行整理。④排卷 同一核算單位內(nèi)同一年度的會計檔案，按“憑證—賬簿—財務報告—其他”的順序進行排卷，從1開始逐卷編流水號。一、掌握會計檔案的內(nèi)容及整理方法任務四會計檔案管理3、會計整理操作流程⑤貼標簽

⑴憑證盒上用的標簽，最后一欄是“憑證號”。填寫時，要與憑證包角標簽上的內(nèi)容相同。⑵其他三種會計檔案標簽，最后一欄是“保管期限”。紅色代表永久，藍色代表定期。⑥編制會計案卷目錄 按每個核算單位，逐年編制，次年另起一頁。⑦入庫上加架 會計檔案排架按核算單位獨立排放，不同核算單位的檔案不在同一柜架中排放，以方便利用。 一、掌握會計檔案的內(nèi)容及整理方法任務四會計檔案管理1、收集的一般要求 ①會計檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領導，分組管理”的基本原則。②會計檔案收集活動必須遵循會計檔案的形成規(guī)律。③會計檔案的收集工作必須保證會計檔案的齊全完整、信息準確。④會計檔案的收集工作要注意質(zhì)量優(yōu)化、成分充實。二、了解會計文件材料的收集任務四會計檔案管理2、會計文件歸檔制度（1）建立會計文件歸檔制度，應包含以下內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔份數(shù)和歸檔手續(xù)。（2）歸檔范圍：包括各種會計報表、會計賬冊、會計憑證和有關會計業(yè)務工作以及在會計檔案管理中形成的文字性材料。二、了解會計文件材料的收集任務四會計檔案管理3、會計文件歸檔歸檔要求（1）各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照會計檔案整理的規(guī)范和標準，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。（2）當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，