泰安銀業(yè)有限公司對(duì)銀器時(shí)代公司客戶的商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司背景簡(jiǎn)介與來(lái)賓情況...........................................1

2本次接待的目的...................................................1

3接待的準(zhǔn)備工作...................................................2

3.1主要接待地點(diǎn)................................................4

3.2接送車輛安排................................................4

3.3日程安排....................................................3

3.4早期準(zhǔn)備....................................................5

3.5接待當(dāng)天....................................................6

4商務(wù)接待具體流程.................................................6

4.1接待負(fù)責(zé)人員................................................6

4.2酒店房間預(yù)訂................................................7

5會(huì)前的籌備工作...................................................8

5.1會(huì)議室布置..................................................8

5.1.1座位安排..............................................9

5.1.2人員分工..............................................9

5.2安排會(huì)議....................................................9

5.2.1會(huì)議流程.............................................10

5.2.2會(huì)議禮儀.............................................10

5.2.3會(huì)后服務(wù).............................................11

5.3會(huì)議后續(xù)工作...............................................11

5.4就餐安排...................................................12

6接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算....................................................13

參考資料........................................................14

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

泰安銀業(yè)有限公司對(duì)銀器時(shí)代公司客戶的商務(wù)接待

方案設(shè)計(jì)

1公司背景簡(jiǎn)介與來(lái)賓情況

永興縣銀器時(shí)代銀制品有限公司于2017年09月25日成立。法定代表人郭

小菊,公司經(jīng)營(yíng)范圍包括：銀飾品、工藝品、銀茶具、銀餐具、銀杯等銀制品設(shè)

計(jì)、銷售及其進(jìn)出口業(yè)務(wù)等。

總部地點(diǎn)：湖南省郴州市永興縣便江鎮(zhèn)大橋路320號(hào)（永興縣中心商場(chǎng)3

樓8號(hào)）公司旗下?lián)碛校恒y友、喬妍珠寶、郭梓喬、對(duì)銀、郭銀匠等品牌。

表1來(lái)訪賓客名單

姓名職務(wù)年齡性別

郭小菊總經(jīng)理40女

劉強(qiáng)銷售部經(jīng)理41男

劉曉峰銷售部員工38男

曹娟財(cái)務(wù)40女

李玲玲秘書35女

2本次接待的目的

永興縣銀器時(shí)代銀制品有限公司與本公司曾于2021年有過(guò)一次業(yè)務(wù)往來(lái)，

現(xiàn)2023年再次進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)。此次永興縣銀器時(shí)代銀制品有限公司將采購(gòu)100

萬(wàn)人民幣的銀飾及銀制品，為了保證此次合作的順利進(jìn)行，銀器時(shí)代銀制品有

限公司將于2023年6月10日來(lái)本公司進(jìn)行考察。

此次銀器時(shí)代銀制品有限公司的代表是總經(jīng)郭小菊，其陪同人員有銷售部

經(jīng)理劉強(qiáng)、銷售部員工劉曉峰、總經(jīng)理秘書李玲玲、財(cái)務(wù)曹娟，共五人來(lái)本公

司進(jìn)行考察。為了確保業(yè)務(wù)期間銀器時(shí)代銀制品有限公司派出的代表能與本公

司順利達(dá)成此次合作，特制定以下接待方案。

1

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3接待的準(zhǔn)備工作

接待時(shí)間：2023年6月10日13：00——2023年6月11日10:00

接機(jī)地點(diǎn)：郴州高鐵西站

客戶乘坐車次：G6131（長(zhǎng)沙-郴州）12:57分抵達(dá)

接待酒店：榮裕國(guó)際酒店

會(huì)議室：榮裕國(guó)際酒店801會(huì)議室

地址：湖南省郴州市永興縣永興大道479號(hào)

3.1主要接待地點(diǎn)

泰安銀業(yè)公司總部

泰安銀業(yè)公司企業(yè)文化展覽

泰安銀業(yè)公司生產(chǎn)線

3.2日程安排

表2日程安排表

日程表

日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)陪同人員

6.1012:30派車抵達(dá)郴州郴州西站接待組李芬、劉陽(yáng)、

日高鐵西站，，準(zhǔn)后勤組趙蕓、劉偉剛、

備鮮花及標(biāo)語(yǔ)，行政部李敏。

注意接待禮儀。

6.1013:00順利接機(jī)，接待郴州西站接待組李芬、劉陽(yáng)、

日總負(fù)責(zé)人李芬后勤組趙蕓、劉偉剛，

安排車輛接客行政部李敏。

2

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戶至酒店休息。

6.1014:00抵達(dá)酒店，電梯榮裕國(guó)際酒店接待組李芬，劉陽(yáng)秘

日口安排接待組書部李瀟，周敏敏。

人員迎接，幫忙

提客戶的行李，

指引客戶到達(dá)

指定房間。

6.1016:30-17:00開展會(huì)議榮裕國(guó)際801會(huì)議本公司總經(jīng)理、設(shè)計(jì)

日室部總監(jiān)、接待組李芬、

劉陽(yáng)、后勤組趙蕓，

劉偉剛、秘書部李瀟，

周敏敏。

6.1017:30-18:00參觀本公司總泰安銀業(yè)有限公司本公司總經(jīng)理及其

日部秘書、設(shè)計(jì)部總監(jiān)、

6.1019:00-20:00晚餐就餐陳廚印象餐廳本公司總經(jīng)理接待組李芬，劉陽(yáng)、設(shè)計(jì)。

日秘書部李瀟部總監(jiān)、接待組李芬，周敏敏，

劉陽(yáng)、秘書部李瀟，

接待組李芬，劉陽(yáng)

周敏敏。

秘書部李瀟，周敏敏

6.1021:00派車輛接送客榮裕國(guó)際酒店接待組李芬、劉陽(yáng)、

日戶回酒店休息后勤組趙蕓、劉偉剛，

行政部李敏。

6.119:00接待組總負(fù)責(zé)榮裕國(guó)際酒店接待組李芬、劉陽(yáng)、

日人李芬，安排車后勤組趙蕓、劉偉剛，

輛到酒店接客行政部李敏。

3

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戶

參觀泰安銀業(yè)

6.119:30-10:30泰安銀業(yè)公司本公司總經(jīng)理、設(shè)計(jì)

公司企業(yè)文化

日部總監(jiān)、接待組李芬，

展覽

劉陽(yáng)、秘書部李瀟。

參觀泰安銀業(yè)

6.1111:00—12:00泰安銀業(yè)公司的生本公司總經(jīng)理、設(shè)計(jì)

公司生產(chǎn)線

日產(chǎn)廠部總監(jiān)、接待組李芬，

劉陽(yáng)、秘書部李瀟。

中餐用餐

6.1112:30—14:00郴州松花江餃子館本公司總經(jīng)理、設(shè)計(jì)

日（南嶺大道店）部總監(jiān)、接待組李芬，

劉陽(yáng)、秘書部李瀟，

周敏敏。

送別客戶，贈(zèng)伴

6.1114：00郴州松花江餃子館本公司總經(jīng)理、設(shè)計(jì)

手禮。

日（南嶺大道店）部總監(jiān)、接待組李芬，

劉陽(yáng)。

3.3早期準(zhǔn)備

（1）宣傳部聯(lián)系安排攝影攝像組。

（2）行政部制定活動(dòng)流程并做好內(nèi)部確認(rèn)。

（3）由接待組劉陽(yáng)負(fù)責(zé)預(yù)定餐廳、會(huì)議室、接駁車輛，制定會(huì)議及用餐

座位表。

3.4中期準(zhǔn)備

對(duì)客戶:

（1）接待總負(fù)責(zé)人李芬告知對(duì)方最終活動(dòng)流程。

（2）跟對(duì)接人確認(rèn)座位安排是否妥當(dāng)。

4

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對(duì)內(nèi)部：

（1）接待組劉陽(yáng)將活動(dòng)流程通知到參與接待的各部門和人員。

（2）秘書部李瀟，周梅梅對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，做好各環(huán)節(jié)的活動(dòng)準(zhǔn)備。

（3）后勤組趙蕓，劉偉剛準(zhǔn)備接待物資以及活動(dòng)指引。

（1）3.5接待當(dāng)天

對(duì)客戶：

（1）秘書部李瀟負(fù)責(zé)時(shí)刻關(guān)注客人需求，照顧客人情緒。

（2）秘書部周梅梅拍照環(huán)節(jié)留意安排人手幫客人拿包/衣物。

（3）接待總負(fù)責(zé)人李芬活動(dòng)尾聲安排送出伴手禮。

對(duì)內(nèi)部:

（1）安排公司人事部代表在客人到達(dá)到前15分鐘提醒領(lǐng)導(dǎo)下樓迎接。

（2）人事部主管周美莉負(fù)責(zé)每個(gè)環(huán)節(jié)開始前十分鐘提醒各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人做

好準(zhǔn)備。

4商務(wù)接待具體流程

4.1接待負(fù)責(zé)人員

表3人員安排表

總負(fù)責(zé)人李芬負(fù)責(zé)整個(gè)行程的指揮和協(xié)調(diào)工作

接待組劉陽(yáng)解說(shuō)員，接待員

秘書組李瀟，周梅梅負(fù)責(zé)接待和會(huì)議的相關(guān)文件起草文

件資料

后勤組趙蕓，劉偉剛負(fù)責(zé)接送客戶和保安等相關(guān)工作

5

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4.2酒店房間預(yù)訂

酒店房型圖

圖1標(biāo)準(zhǔn)單人間

6

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圖2雙人標(biāo)準(zhǔn)間

入住時(shí)間：2023年6月10日14:30

退房時(shí)間：2023年6月11日12：00

表4房間預(yù)定表

客戶住房類型房間號(hào)費(fèi)用

郭小菊標(biāo)準(zhǔn)單人間610380元/晚

劉強(qiáng)、劉曉雙人標(biāo)準(zhǔn)間605450元/晚

峰

曹娟、李玲雙人標(biāo)準(zhǔn)間601450元/晚

玲

要求:

（1）由總負(fù)責(zé)人李芬檢查用房設(shè)施、設(shè)備是否完好;

（2）秘書部周梅梅負(fù)責(zé)檢查全部用品是否齊全;

7

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（3）由秘書部李瀟待客人進(jìn)店后,負(fù)責(zé)將客人引進(jìn)房間;

（4）由秘書部李瀟協(xié)作本公司采供部保證房間的水果等到位;

（5）由后勤部劉偉剛提前做好房?jī)?nèi)及過(guò)道的滅蚊、滅蒼蠅等工作;

（6）由后勤部趙蕓對(duì)上眼用房提前做好通風(fēng)工作,確保房?jī)?nèi)無(wú)異味;

（7）安排采供部人員準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)充全部用房的小食品。

5會(huì)前的籌備工作

5.1會(huì)議室布置

由本公司人事部員工提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需物件及資料，主要如下：

（1）水果及點(diǎn)心、紙巾、水果盤、垃圾桶。

（2）速溶咖啡、茶水、飲料、煙灰缸。

（3）臺(tái)面綠植。

（4）投影儀、激光筆、電腦、紙筆。

（5）投影儀，音響。

5.1.1座位安排

圖3會(huì)議座位安排圖

8

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5.1.2人員分工

主持人：李芬（介紹客戶，會(huì)議主題展開交流，組織領(lǐng)導(dǎo)或重要客人致辭、

安排合影等）

秘書：李瀟（做好本次會(huì)議中重要講話的記錄，整理文件和給客戶傳發(fā)資

料），周梅梅（負(fù)責(zé)會(huì)議過(guò)程中茶水供應(yīng)，拍照合影記錄，會(huì)后整理會(huì)議桌）

5.2安排會(huì)議

（1）會(huì)議主題：銀器時(shí)代公司與本公司采購(gòu)合作交流座談會(huì)

（2）會(huì)議時(shí)間：6月10日16：00—17：00

（3）會(huì)議地點(diǎn)：榮裕國(guó)際801會(huì)議室

（4）參會(huì)人數(shù)：10人

5.2.1會(huì)議流程

（1）客戶到公司，由人事部核心成員，在門口接送負(fù)責(zé)接客戶的同事需

要提前15分鐘通知。

（2）行政部將辦公室，樣品室，客戶參觀的地方，事先打掃和布置。

（3）接待總負(fù)責(zé)人李芬引導(dǎo)客戶參觀，介紹相關(guān)同事給客戶認(rèn)識(shí)，接待

人員劉陽(yáng)負(fù)責(zé)講解和分析。

（4）秘書部李瀟帶客戶去會(huì)議室，相關(guān)同事帶上資料就位。

（5）秘書部周敏明負(fù)責(zé)大致介紹飲料小吃，請(qǐng)客戶自便。

（6）講解員劉陽(yáng)對(duì)公司介紹(新客戶)大致，產(chǎn)品，供應(yīng)商，客戶群，整

體演示介紹公司組織架構(gòu),簡(jiǎn)單梳理。

（7）由講解員推薦產(chǎn)品。根據(jù)客戶的市場(chǎng)現(xiàn)狀，推薦適合他的產(chǎn)品(樣品

前期都要事先準(zhǔn)備好)。

（8）銷售渠道，營(yíng)銷方向。深度合作,比如自有品牌的分銷，客戶的營(yíng)銷

策略，在產(chǎn)品的生產(chǎn)與定位方向匹配客戶。

（9）特定優(yōu)勢(shì)。自有工廠,自有的實(shí)驗(yàn)室，成熟的供應(yīng)鏈配合。

5.2.2會(huì)議禮儀

（1）簽到。打印一張簽到表，配秘書部工作人員周敏敏準(zhǔn)備好簽字筆，

向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。

9

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（2）引座。由解接待員劉陽(yáng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)，安排賓客落座，

打開投影儀及電腦。

（3）接待。賓客坐下后，接待人員李瀟應(yīng)遞茶，或遞上水果，熱情向賓

客解答各種問(wèn)題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

（4）自我介紹。在實(shí)施自我介紹的時(shí)候，介紹人需要注意以下四點(diǎn)。首

先，要在相互交換名片以后再進(jìn)行自我介紹。其次，自我介紹的時(shí)間要短暫。

再次，自我介紹要包括姓名，單位，部門和職務(wù)等信息。

（5）介紹他人。在介紹中，要注意介紹順序。一般介紹中，應(yīng)首先介紹

女性和高級(jí)職位人士。

（6）握手禮儀。握手禮儀在中國(guó)式商務(wù)活動(dòng)中是最普遍的禮儀。握手將

影響個(gè)體，甚至企業(yè)的形象。它還可能影響談判的成敗，雖然握手是很普通的

禮儀行為。

5.2.3會(huì)后服務(wù)

（1）對(duì)客戶：由秘書部負(fù)責(zé)人李瀟將活動(dòng)中拍攝的優(yōu)質(zhì)照片發(fā)給對(duì)方。

（2）對(duì)內(nèi)部：安排宣傳部員工整理活動(dòng)精華，安排相關(guān)人員做好對(duì)外宣

傳。

（3）伴手禮：由總負(fù)責(zé)人李芬準(zhǔn)備伴手禮，禮物不宜過(guò)重，用心思，用

心意。小而輕，方便客戶攜帶。

5.3會(huì)議后續(xù)工作

（1）會(huì)談結(jié)束后，由次接待人員趙蕓打掃會(huì)議室衛(wèi)生，并將相關(guān)資料設(shè)

備交還給相關(guān)部門。

（2）主接待業(yè)務(wù)員李芬應(yīng)陪同客戶共進(jìn)晚餐。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客

戶。

（3）主接待業(yè)務(wù)員李芬應(yīng)隨時(shí)保持和后勤部的溝通，以保證用車的順利。

5.4就餐安排

時(shí)間：6月10號(hào)18:00-20:00

就餐餐廳：陳廚湘南印象

地址：永興縣便江街道人民路41號(hào)

用餐人數(shù)：11人

10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

（1）接待負(fù)責(zé)人劉陽(yáng)提前統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)，檢查好餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺

設(shè)，預(yù)訂包廂，核實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。

（2）秘書部負(fù)責(zé)掌握客人的口味喜好，做好住宿和餐飲安排工作。

（3）后勤組餐后安排司機(jī)趙蕓，劉偉剛送客戶到達(dá)入住酒店，安排服務(wù)

人員帶入房間休息。

表5晚餐用餐菜品表

序號(hào)菜品/酒水價(jià)格數(shù)量口味

1陳廚酸菜魚72元1中辣

2水晶雞69元1不辣

3干鍋牛雜49元1中辣

4紅棗肉丸湯39元1甜咸

5玉米龍骨湯80元1不辣

6蘿卜干炒臘肉39元1中辣

7野山椒炒牛肉58元1中辣

8腐竹炒肉18元1中辣

9美味花甲42元1中辣

10粉絲煲29元1中辣

11手撕包菜22元1中辣

12藕粉悶牛腩72元1不辣

14水果拼盤38元1/

11椰汁20元5/

12白酒158元2/

13啤酒10元6/

合計(jì)：1103元

6月11日中餐用餐

時(shí)間：6月11號(hào)12:30-14:00

就餐餐廳：郴州松花江餃子館（南嶺大道店）

地址：郴州市北湖區(qū)南嶺大道886號(hào)

用餐人數(shù)：11人

表6晚餐用餐菜品表

序號(hào)菜品/酒水價(jià)格數(shù)量口味

1干鍋鴨59元1中辣

11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2豬肚包雞湯78元1不辣

3鍋包肉48元1中辣

4香干炒豬耳39元1中辣

5干煎黃花魚42元1中辣

6毛血旺