成功會議主持培訓(xùn)講義

成功會議主持主要內(nèi)容為什么要開會什么是有效的會議有效會議組織的一般步驟如何扮演一個成功的會議主持人什么是會議？

會議是由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或作出決定。為什么要開會?發(fā)布政策或指令交流信息或溝通協(xié)調(diào)尋求問題解決方案人員培訓(xùn)指導(dǎo)任務(wù)的布置或傳達(dá)業(yè)務(wù)總結(jié)或回顧會議的頻率：請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來

A、固定的部門會議 ①一般每兩月一次B、一對一會議 ②隨時C、處理突發(fā)事件的會議 ③按需要D、全體會議 ④一般每月一次考慮其他交流方式

電話會議

視頻會議電子郵件其他

會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

無效會議的后遺癥與會人員會抱有消極態(tài)度借故不參加會議結(jié)論無法有效執(zhí)行高效會議的八大特征有效會議組織的一般步驟會前準(zhǔn)備主持會議會后跟蹤會前準(zhǔn)備檢查會議召開的必要性確定會議的主題及目的選擇會議的類型確定會議主持人會議程序和安排準(zhǔn)備參加者的確定和通知資料事先備妥，會中或會后分發(fā)電腦幻燈片制作時要注意：醒目的標(biāo)題用足夠大的字體僅包括重要的單詞立意新穎會前準(zhǔn)備電腦幻燈片制作時要注意：文字易讀簡明扼要(僅包括重要的單詞)主題突出注意字體/大小/顏色避免不必要的裝飾字?jǐn)?shù)不能過多字句以片語為佳會前準(zhǔn)備電腦幻燈片制作時要注意：圖形視覺線條圖/柱形圖/圓形圖一覽表:表格/組織圖/過程圖/流程圖地圖/圖畫/照片會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備會議室安排會議室寬敞，大小適中（屋長是屏幕的6倍，長*寬=4*3）電源/設(shè)備到位避免干擾聲音通風(fēng)設(shè)備良好、溫度適宜采光好、柔和光線座位寬敞，高低適中講臺預(yù)留大空間正確的位置安排會議室安排（3）（2）（1）主持會議營造合適的會議氣氛控制會議主題和時間安排記錄鼓勵參與尋求反饋協(xié)調(diào)與會人的關(guān)系避免沖突或冗長的爭論鼓勵及引導(dǎo)會議結(jié)果會后跟蹤會議評估、明確會議決議撰寫會議紀(jì)要或決議發(fā)送會議紀(jì)要或決議檢查落實情況、確定最后期限協(xié)調(diào)有關(guān)部門的工作追蹤決議事項之進(jìn)度如何扮演一個成功的會議主持人會議主持人的特質(zhì)思維敏捷、清晰分析概括能力中立的態(tài)度無偏見的立場有耐心、善觀察有協(xié)調(diào)能力機(jī)智靈活沉著安然自制力強(qiáng)善表達(dá)富有幽默感解決問題的技巧了解及分析與會者誰將參加此次會議？誰是決策者？其影響力如何？做決定的人對情況的了解程度如何？做決定的人對目前情況的看法如何？是想強(qiáng)化/弱化/改變他的看法？評估做決定的人對建議案會有何種反應(yīng)？做決定的人是屬于哪種類型的？還有誰會參加此次會議？他們會有多大程度上會影響到?jīng)Q定的形成？會議主持人對自己的了解與分析自己對會議涉及問題所了解的程度如何？自己對會議其他參加者的了解和熟悉程度？自己的觀點給其他參與者的信服度有多大？自己是屬于哪一種類型的人？自己的觀點優(yōu)勢在哪里？有利的一面？自己的觀點有哪些部分可能會被挑戰(zhàn)的？會議主持人緊張心理分析-固有的膽怯-缺少自信-缺少經(jīng)驗-對會議內(nèi)容缺乏把握-擔(dān)心會議不成功會帶來的負(fù)面效果-過于但心與會者的反應(yīng)-過度負(fù)責(zé)感-語言不熟練如何緩解你的緊張充分的準(zhǔn)備熟悉并檢查場地和各種設(shè)備帶齊所需資料及輔助材料對緊張的認(rèn)識，適度的緊張會產(chǎn)生一定的興奮（有益的）正面思考，重新整理思路，但不要太多考慮細(xì)節(jié)排除各種干擾因素（如；遲到、空泛私語等）在開場前幾分鐘，和與會者聊天如何緩解你的緊張適當(dāng)使用開場白調(diào)整呼吸/放松肌肉避免語速過快/過慢手中持握小件物品適當(dāng)走動心理暗示上場后，首先環(huán)顧四周開場白使用“開場白”的目的

-營造會議的氣氛-吸引與會者的注意-提出會議的意圖-引出所談的話題開場白開場白：以什么切入主題（IceBreak)-自我介紹及認(rèn)識與會者-說明此次會議的目的及要達(dá)到的效果-說明這個會議對與會者的重要性-說明這個會議將涉及哪些內(nèi)容-說明將如何展開及安排整個會議-詢問與會者所關(guān)心的開場白開場白：巧妙而獨特的方式-戲劇性的開場白-詢問式的開場白-笑話/玩笑/游戲式的開場白-自我介紹-直截了當(dāng)式的開場白掌握議題6個要領(lǐng)1.先安排好會議的程序，然后按部就班地進(jìn)行2.了解問題－當(dāng)然是了解我們能了解及能解決的問題3.控制及掌握與會者的建議4.分析比較要客觀，最好要有數(shù)據(jù)及圖形的實際資料5.好的決議應(yīng)由民主的方式來達(dá)成6.要保證決議的貫徹與執(zhí)行會議主持人的語言表達(dá)技巧演示中的語言特點

-鮮明的目的性-感人的藝術(shù)性-諧和的綜合性會議主持人的語言表達(dá)技巧語言表達(dá)時要注意：-簡潔、明了…易于理解-具親和力…愿意聽,樂于接受-形象生動…印象深刻,經(jīng)久不忘-啟發(fā)性…思維活躍,富于創(chuàng)造會議主持人的語言表達(dá)技巧聲音的控制-說話口齒清晰-音量必須適當(dāng)-語速需要控制-避免語調(diào)平淡-注意運用語氣會議主持人的語言表達(dá)技巧語言的表現(xiàn)力/感染力-陳述/祈使/疑問/感嘆/排比-舉例/順承/轉(zhuǎn)承/假設(shè)/因果運用不同的轉(zhuǎn)承表現(xiàn)方式來表達(dá)情緒 愛與恨、悲與喜、憂與懼、信與疑運用語氣的升、降、平、仄注意：主次、繁簡、呼應(yīng)、過渡過渡的技巧要做到過渡輕松自然不生硬，你可以：用問題激起與會者的興趣，然后再展開新內(nèi)容闡明新內(nèi)容在整體結(jié)構(gòu)中的地位及其重要性，從而使與會者明確目的用與主題相關(guān)的幽默、故事或?qū)嵗齺黹_頭/過渡依靠視聽手段或?qū)嵨飦黹_始過渡會議主持人的非語言表達(dá)技巧非語言表達(dá)功能：有聲語言的輔助和補(bǔ)充具有暗示和替代作用有助于會議氛圍的控制有助于會議主持人樹立良好的個人形象會議主持人的非語言表達(dá)技巧非語言表達(dá)的注意點：盡可能站著講盡可能不使用麥克風(fēng)和講桌與與會者保持適當(dāng)距離控制表情與格調(diào)保持眼神的接觸適當(dāng)?shù)淖邉雍褪謩荽┲虬绲皿w會議主持人的非語言表達(dá)技巧視線接觸眼睛會把我們所聽到的話的情緒反應(yīng)透露出來不注視對方會弱化溝通的效力，甚至?xí)徽J(rèn)為不禮貌視線接觸的方法選定目標(biāo)，一次只看一個人一次一句話不要逐排逐行的看，避免掃描避開挑戰(zhàn)目光給重要的人士多一點視線接觸會議主持人的非語言表達(dá)技巧會議主持人的非語言表達(dá)技巧姿勢和手勢適當(dāng)走動/手勢，但不要成為頻繁的兜步者站直站立，不要長時間倚靠一物體用手勢強(qiáng)調(diào)重點手勢要大到全部與會者看得到手勢有變化，不要長時間糾和在一起動作與動作之間有適當(dāng)?shù)耐ｎD暫時結(jié)束有爭議性的會議會議的結(jié)尾歸納與總結(jié)了解反應(yīng)解答疑問與開場白聯(lián)系下一步行動計劃結(jié)束語會議主持人“守則”對事不對人讓他人有自信、有“面子”保持建設(shè)性互動關(guān)系預(yù)見問題并先行處理以身作則過分表達(dá)個人立場---要客觀替與會者做決定用威脅口吻表達(dá)意見言之無物

會議主持人“守則”總結(jié)會議的目的和主題讓每一個人都講話不要讓某一個人控制會議或講無關(guān)事宜安排議題的順序和控制議題的時間主要會場的變化及時調(diào)整一旦形成一致，立即結(jié)束該問題的討論以總結(jié)來結(jié)束會議、明確各自的任務(wù)小結(jié)：有效會議的注意要點（一）不能為了貪圖自己的方便，找一堆人來開會找真正相關(guān)的人來開會，不要找專門負(fù)責(zé)開會的人千萬不能找那些無關(guān)、又沒有決定權(quán)的人來開會明確會議的具體目的。確定是真正必須的。單向的溝通不需要要求會議。考慮會議的替代品，例如備忘錄或電話會議當(dāng)你必須舉辦一個會議時，一定要制定會議日程并嚴(yán)格遵守。明確會議的具體目的。確定是真正必須的。單向的溝通不需要要求會議?？紤]會議的替代品，例如備忘錄或電話會議當(dāng)你必須舉辦一個會議時，一定要制定會議日程并嚴(yán)格遵守。小結(jié)：有效會議的注意要點（二）設(shè)定時間期限。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時進(jìn)行，準(zhǔn)時結(jié)束允許人們按照是否能對會議做出貢獻(xiàn)來自由參加各項日程開會前就要先發(fā)給與會所有人有關(guān)會議的資料要不斷控制。不要偏離主題，按目標(biāo)進(jìn)行會議規(guī)模不要太大，人數(shù)要盡可能地控制試著站著開會，這樣，以很少的時間就會達(dá)到很多目的總結(jié)會議結(jié)果。闡明和回顧分配的任務(wù)準(zhǔn)備跟蹤的行動計劃。注明必須做什么，誰來做，什么時間做。會議結(jié)束時給每人一份會議結(jié)束時花幾分鐘時間評價一下會議質(zhì)量。討論和認(rèn)定下次會議的改進(jìn)方法附錄：當(dāng)...…時，如何辦?有人總是遲到

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準(zhǔn)時開始謝謝其它人的準(zhǔn)時全體共同訂立罰則用標(biāo)語提醒請勿遲到通知他主管 當(dāng)...…時，如何辦?有人總是在接聽或打手機(jī)

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會議一開始就訂立公約關(guān)機(jī)或者是改成振動準(zhǔn)時中間休息休息次數(shù)增加，每次時間減少當(dāng)手機(jī)響，會議暫停，用眼神提醒他當(dāng)...…時，如何辦?有人在打瞌睡:

表示出對大家工作辛苦的理解鼓勵大家多站起來走動注意室內(nèi)溫度是否太熱了增加聲音語調(diào)抑揚(yáng)頓挫會議步調(diào)加快問與會者問題短暫休息當(dāng)...…時，如何辦?你不知道答案時:

說:“對不起,我不了解這些信息?！?/p>

然后:征詢與會者中專家的意見

問:“你是怎么想的?”籠統(tǒng)回答一下問題,并承諾日后會給提問者提供詳細(xì)的信息

提供資源

當(dāng)...…時，如何辦?有人問你一個對立的問題時:尊重提問者并避免自我防衛(wèi)

避免與其陷入一場唇槍舌戰(zhàn)

邀請其在會后同你進(jìn)行交談

當(dāng)...…時，如何辦?你提問冷場時:重新復(fù)述問題

解釋沉默請具體人員給予評論當(dāng)...…時，如何辦?與會者過分積極時:

提醒注意“游戲規(guī)則

提限制式問題

要求結(jié)合主題發(fā)言

復(fù)述并轉(zhuǎn)移話題

征求其他人的意見

當(dāng)...…時，如何辦?有人私下交談時:

“你們所談的內(nèi)容是否我們大家也應(yīng)該知道?”對方錯了時:

“這是看待這個問題的一種方法?！?/p>

“我能明白你的意思,但是如何運用到目前的情況中去?”

當(dāng)...…時，如何辦?你可能卷入一場爭論時:

保持冷靜

傾聽！復(fù)述?？赡軙r表示贊同

你不斷被征詢觀點時:見機(jī)行事！需要時回答問題。不然的話，讓其他人參與

當(dāng)...…時，如何辦?對方固執(zhí)已見時:

“我們能否暫時談到這?”征詢其他人的看法

對方不善于表達(dá)時:

換種說法（復(fù)述他/她所講的話）,但不是說:“讓我重復(fù)一下!”

對方羅嗦時:

用引導(dǎo)的方法進(jìn)行“打斷”

當(dāng)...…時，如何辦?你引導(dǎo)討論時:始終集中注意力于要點

采用間歇性小結(jié)

作出有效打斷

有效地改變方向

控制時間

當(dāng)...…時，如何辦?有人攻擊其它與會者的意見:對大家的勇于表達(dá)謝謝與理解。問其它與會者的看法。重新強(qiáng)調(diào)會議公約，尊重每個人的意見，如果沒有馬上訂定。休息時與他談?wù)劊埶麕兔?，多尊重每個人的意見。

當(dāng)...…時，如何辦?9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Monday,February10,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。20:33:3720:33:3720:332/10/20258:33:37PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。2月-2520:33:3720:33Feb-2510-Feb-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。20:33:3720:33:3720:33Monday,February10,202513、志不立，天下無可成之事。2月-252月-2520:33:3720:33:37February10,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'th